电脑办公技巧.doc

1 电脑轻办工技巧目录电脑轻办工技巧目录 1 如何快速输入大写中文数字 如何快速输入大写中文数字 4 2 怎样输入 怎样输入 10 以上的带圈阿拉伯数字以上的带圈阿拉伯数字 4 3 如何快速输入常用短语 如何快速输入常用短语 4 4 怎样实现自动滚屏 怎样实现自动滚屏 5 5 如何快速打开上次编辑的文档 如何快速打开上次编辑的文档 5 6 怎样实现自动标注汉语拼音 怎样实现自动标注汉语拼音 5 7 如何实现双行合一 如何实现双行合一 6 8 怎样实现中文繁简字体转换 怎样实现中文繁简字体转换 6 9 怎样为 怎样为 WORD 文档添加行号文档添加行号 6 10 如何制作水印 如何制作水印 7 11 页眉中的横线怎样去掉 页眉中的横线怎样去掉 7 12 如何实现将 如何实现将 A3 纸的内容打印在纸的内容打印在 A4 纸上纸上 7 13 如何快速打印 如何快速打印 WORD 文档文档 8 2 14 怎样修改图片形状 怎样修改图片形状 8 15 如何精确调整行高或列宽 如何精确调整行高或列宽 9 16 如何使表格内数据按小数点对齐 如何使表格内数据按小数点对齐 9 17 怎样恢复未保存的文件内容 怎样恢复未保存的文件内容 9 18 如何手动恢复未保存的文档 如何手动恢复未保存的文档 10 19 如何减小 如何减小 WORD 文档占用的空间文档占用的空间 10 20 如何快速输入欧元字符 分币字符 英镑字符 如何快速输入欧元字符 分币字符 英镑字符 和人民币字符和人民币字符 10 21 如何快速输入部分重复的数据 如何快速输入部分重复的数据 11 22 怎样快速输入大量相同的数据 怎样快速输入大量相同的数据 11 23 能否让输入的日期自动转变为所需的形式 能否让输入的日期自动转变为所需的形式 12 24 如何将图表以图片的形式复制 如何将图表以图片的形式复制 12 25 EXCEL 中的中的 照相机照相机 工具有什么用工具有什么用 12 26 如何对数据进行筛选 如何对数据进行筛选 13 3 27 如何设置高级条件筛选 如何设置高级条件筛选 13 28 如何对齐表格中长短不一的人名 如何对齐表格中长短不一的人名 14 29 如何更改工作表标签的颜色 如何更改工作表标签的颜色 14 30 如何在幻灯片中插入 如何在幻灯片中插入 MP3 15 31 如何设置滚动字幕效果 如何设置滚动字幕效果 15 32 如何将幻灯片转换为图片 如何将幻灯片转换为图片 16 33 如何将幻灯片刻录成 如何将幻灯片刻录成 CD 16 34 在同一个文档里能否同时设置横向和纵向向两 在同一个文档里能否同时设置横向和纵向向两 种页面 种页面 17 35 如何将 如何将 EXCEL 表格转换成表格转换成 WORD 文档文档 19 36 在 在 WORD 里制表怎样插入列里制表怎样插入列 20 37 在电子表格里如何将一列数除以同一个数 在电子表格里如何将一列数除以同一个数 23 38 怎样才能使 怎样才能使 WORD 文件自动生成目录文件自动生成目录 24 39 广告设计小技巧 广告设计小技巧 25 4 1 如何快速输入大写中文数字 如何快速输入大写中文数字 在 Wond 中输入阿拉伯数字很容易 直接敲击键盘上数字就可以了 但是要输入大写中文数字就比较麻烦 方法 将光标放在需要插入 大写中文数字的位置 选择 插入 数字 菜单 在 数字 编辑 栏内填入数字 在数字类别列表中选择 壹 贰 参 选项单击 确定 即可得到大写的中文数字 2 怎样输入 怎样输入 10 以上的带圈阿拉伯数字以上的带圈阿拉伯数字 方法 选择 格式 中文板式 带圈字符 菜单 在 文字 编辑框中填入数字 18 在 圈号 列表中 选择 单击确定按钮 18 3 如何快速输入常用短语 如何快速输入常用短语 选择 插入 自动图文集 自动图文集菜单 打开自动更正 对话框 单击 自动图文集 选项中输入 短语 内容 单击 添加 按钮 单击 确定 按钮 此时的短语内容已 添加到自动图文集中 输入时只要在打开的自动图文集中选择即可 5 4 怎样实现自动滚屏 怎样实现自动滚屏 方法 选择 工具 自定义 菜单 选择 命令 选项卡 在 类别 列表中选择 工具 工具栏 新建 单击确定按钮 此时我们就新建了一个工 具栏 在 命令 列表中找到 自动滚动 项 并将它拖至新建的 工具栏中即可 5 如何快速打开上次编辑的文档 如何快速打开上次编辑的文档 方法 启动 Word 程序 在菜单栏中单击 文件 菜单 在弹出 的下拉菜单中显示了最近编辑过的 4 个文档 6 怎样实现自动标注汉语拼音 怎样实现自动标注汉语拼音 方法 选中需要标注汉语拼音的汉字 选择 格式 中文 板式 拼音指南 菜单 打开 拼音指南对 对话框 选择合适的 对齐方式 字体 偏移量 和 字号 等选项 单击确定按钮 6 7 如何实现双行合一 如何实现双行合一 选中需要进行双合一的文字 选择 格式 中文板式 双行合一 菜单 打开 双行合一 对话框 所选文字内容的 双行合一效果显示在 预览 框中 单击确定按钮即可 8 怎样实现中文繁简字体转换 怎样实现中文繁简字体转换 打开需要转换字体的文档 选择 工具 语言 中文 简繁转换 菜单 打开 中文简繁转换 对话框 根据需要选择 转换方向 然后单击 确定 按钮即可 9 怎样为 怎样为 Word 文档添加行号文档添加行号 打开需要添加行号的 Word 文档 选择 文件 页面设置 菜单 打开 页面设置 对话框 单击 板式 选项卡 单击行号 按钮 打开 行号 对话框 对话框 选择 添加行号 复选框 分别对 起始编号 行号间隔 和 编号方式 等选项进行设置 然后单击确定按钮 7 10 如何制作水印 如何制作水印 方法 单击 格式 背景 水印 菜单 打开 水印 对话框 选中 图片水印 单选钮 单击 选择图片 按钮 打开 插入图片 对话框 选择要作为文档水印的图片 单击 插入 按钮 返回 水印 对话框 单击 确定 或 应用 按钮即可 11 页眉中的横线怎样去掉 页眉中的横线怎样去掉 方法 双击文档页眉处 使其处于编辑状态 然后选择 编辑 全选 菜单 选中页眉内容 选择 格式 边框和底纹 菜单 打开 边框和底纹 对话框 单击 边框 选项卡 在设置 选项区中选择 无 在 应用于 下拉列表中选择 段落 然后 单击确定按钮即可 12 如何实现将 如何实现将 A3 纸的内容打印在纸的内容打印在 A4 纸纸 上上 方法 选择 文件 打印 菜单 打开 打印 对话框 在 按纸型缩放 下拉列表框中选择所需纸型 如选择 A4 纸型 单击确定按钮 8 13 如何快速打印 如何快速打印 Word 文档文档 方法 打开文件所在的文件夹 找到要打印的文件 用鼠标右键 单击该文件图标 在弹出的快速菜单中选择 打印 项就可以直接 打印了 14 怎样修改图片形状 怎样修改图片形状 方法 1 选择 视图 工具栏 绘图 菜单 打开 绘图 工具栏 选择 自选图形 基本形状 在展开的列表 框中选择一种图形样式 如 太阳形 2 按住鼠标左键并拖动 在文档中绘制一个图形 用鼠标右键 单击该图形 在弹出的快速菜单中选择 设置自选图形格式 项 3 在打开的 设置自选图形格式 对话框中单击 颜色的线 条 选项卡 单击 填充 设置区中的 颜色 下拉按钮 在弹出 的列表框中选择 填充效果 选项 4 打开 填充效果 对话框 单击 图片 选项卡 然后单击 选择图片 按钮 5 打开 选择图片 对话框 打到所需的图片 单击 插入 按钮 6 连续单击 确定 关闭对话框 完成操作 9 15 如何精确调整行高或列宽 如何精确调整行高或列宽 方法 在调整宽度或高度时 按住 Alt 键不放 然后使用鼠 标对表格边框进行拖动调整 标尺上即会显示出表格的长和宽的数 值 达到需要的位置时松开鼠标左键即可 16 如何使表格内数据按小数点对齐 如何使表格内数据按小数点对齐 方法 选择要设置小数点对齐的数据列 连续单击标尺左侧的 制表符 直至其显示为 小数点对齐制表符 然后在标尺上单击鼠 标 确定小数点对齐的位置即可 17 怎样恢复未保存的文件内容 怎样恢复未保存的文件内容 方法 选择 工具 选项 菜单 打开 选项 对话框 单击 保存 选项卡 选中 自动保存时间间隔 复选框 在 分 钟 编辑框中输入时间间隔 选中 允许后台保存 复选框 设置完成后 当遇到意外死机等情况 再次启动 Word2003 时 未保存的内容将显示在工作区中 程序主界面的左侧也将显示 文 档恢复 空格 将鼠标移到 文档恢复 空格中的文档名称上 在 其右侧会显示一个三角按钮 单击该按钮 在下拉列表框中选择对 该文档的处理方法 如 另存为 等 10 18 如何手动恢复未保存的文档 如何手动恢复未保存的文档 方法 打开任意文件夹窗口 如 我的电脑 选择 工具 文件夹选项 菜单 打开 文件夹选项 对话框 选择 查看 选项卡 在 高级设置 列表框中选择 显示所有文件和文件夹 单选扭 然后单击确定 打开对话框中找到存储恢复文件的文件夹 在 文件类型 下拉列表框中选择 所有文件 选中要恢复的文件 单击 打开 按钮 由于打开的文件为临时文件 我们需选择 文件 另存为 菜单 打开 另存为 对话框 在其中输入相应信息 对其进行保 存 19 如何减小 如何减小 Word 文档占用的空间文档占用的空间 方法 1 另存为 RTF 文件 在下面的保存类型中选择 2 取消 允许快速保存 功能 选择 工具 选 项 菜单 打开 选项 对话框 单击 保存 选项卡 取消 允 许快速保存 复选框 单击确定按钮 20 如何快速输入欧元字符 分币字符 如何快速输入欧元字符 分币字符 英镑字符和人民币字符英镑字符和人民币字符 方法 先选中目标单元格 然后按下 ALT 键 同时再在数 11 字小键盘上键入 0128 这 4 个数字 松开 ALT 键 欧元符号就输 入完成了 同理我们可以利用 ALT 0162 输入分币字符 ALT 0163 输入英镑字符 ALT 0165 人民币字符 21 如何快速输入部分重复的数据 如何快速输入部分重复的数据 方法 先选中要填充数据的单元格区域 选择 格式 单元 格菜单 打开 单元格格式 对话框 单击 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择 自定义 在 类型 列表框中选择任意一 种内置格式 在 类型 编辑中输入 071108 单击确定按 钮 此时 在单元格中输入 01 然后按 Enter 键 系统就会自 动在输入数字前面添加 071108 然后按住该单元格右下角的填充 柄不放下拉即可 22 怎样快速输入大量相同的数据 怎样快速输入大量相同的数据 方法 选中需要输入数据的所有单元格 对于不相邻的单元格 可在按住 Ctrl 键的同时依次单击单元格 输入需要填充的数据或 文字 按 Ctrl 键的同时敲回车键 就可以完成数据的填充 12 23 能否让输入的日期自动转变为所需的 能否让输入的日期自动转变为所需的 形式形式 方法 选中需要输入年份的单元格区域 单击鼠标右键 选择 设置单元格形式 选项 打开 单元格格式 对话框 单击 数 字 选项卡 从 分类 列表框中选择 日期 项 从 类型 列 表框中自己所需要的类型 单击确定按钮回到文档编辑状态 在选 定单元格中输入日期 如 07 03 27 则日期会自动转为 2007 年 3 月 27 日 的形式 24 如何将图表以图片的形式复制 如何将图表以图片的形式复制 方法 在 Excel 中选中需要复制的图表 按住 Shift 键的同 时选择 编辑 复制图片 菜单 打开 复制图片 的对话框 设置相关选项后单击 确定 按钮 此时 Excel 中的图表作为图片 形式复制到剪贴板中 将光标移到 Word 或 PowePoint 文档中要插入 图表的位置 粘贴图表图片即可 25 Excel 中的中的 照相机照相机 工具有什么用工具有什么用 1 添加 摄影 工具 方法 选择 工具 自定义 菜 单 打开 自定义 对话框 单击 命令 选项卡 在 类别 列 13 表框中选择 工具 选项 在 命令 列表框中找到 照相机 选 项 将 照相机 工具拖动到常用工具栏上 单击 关闭 按钮 3 此时工具栏中显示 照相机 工具图标 2 利用 摄影 工具复制 4 选中要复制的单元格区域 单击工具栏上的 照相机 工具 5 被选中的单元格区域周围出现虚线框 6 用鼠标 此时鼠标变成 形状 单击要粘贴的位置 系 统将所选内容以图片形式显示在指定区域 并出现 图片 图片工 具栏 26 如何对数据进行筛选 如何对数据进行筛选 方法 1 选择 数据 筛选 自动筛选 菜单 2 在成绩表的各个列标题旁边会显示一个下拉按钮 3 单击 总分 右侧的下拉列表框按钮 在弹出的下拉列 表框中选择 自定义 命令 在打开的 自定义自动筛选方式 对 话框中设置筛选条件为总分大于 330 或者说总分小于 350 单击 确定 按钮 14 27 如何设置高级条件筛选 如何设置高级条件筛选 1 在 H L J 列中输入列标题和该列的筛选条件 条件放在 同一行表示 与 的关系 条件不放在同一行的表示 或 的关系 综合总分数学 H语文 I总分 L 87349 5 80 80 65336 5 300 83324 6 82261 2 选择 数据 筛选 高级筛选 菜单 打开 高级筛 选 对话框 单击 数据区域 编辑框右侧的折叠按钮 在工作表 中选定数据区域 单击 条件区域 编辑框右侧的折叠按钮 在工 作表中选定条件区域 单击确定按钮即可 28 如何对齐表格中长短不一的人名 如何对齐表格中长短不一的人名 方法 输入人员名单 选中包含姓名的列 选择 格式 单 元格 菜单 打开 单元格格式 对话框 单击 对齐 选项卡 在 水平对齐 下拉列表框中选择 分散对齐 单击 确定 按钮 即可 15 29 如何更改工作表标签的颜色 如何更改工作表标签的颜色 工作表的标签 就是电子表格下面的 sheet1 hseet2 在需要设置颜色的工作表标签上单击鼠标右键 在弹出的快捷 菜单中选择 工作表标签的颜色 选项 打开 设置工作表标签颜 色 对话框 选择喜欢的颜色确定即可 30 如何在幻灯片中插入 如何在幻灯片中插入 mp3 方法 打开需要插入音乐的幻灯片 选择 插入 影片和 声音 文件中的声音 菜单 打开 插入声音 对话框 找到所 需的 mp3音乐 单击 插入 按钮 此时会弹出一个警示框 单击 在单击时 按钮 选择在放映时单击播放声音 在幻灯片中显示 一个喇叭状图标 在幻灯片放映时 将鼠标移到喇叭图标上指针将 变成手形 单击即可播放 mp3音乐 31 如何设置滚动字幕效果 如何设置滚动字幕效果 方法 在幻灯片中插入文本框并输入相应的文字后 齐整文字 的大小 将文本框移动到幻灯片以外的区域 如果此时用户发现文 字被遮住了 则需要将显示比例调小一些 选中文本框 在 自定 义动画 窗格中单击 添加效果 按钮 选择 进入 其他效 16 果 菜单 打开 添加进入效果 对话框 在 添加进入效果 对 话框中选择 基本型 列表中的 缓慢进入 效果 单击 确定 按钮 在 自定义动画 窗格中选择 方向 下拉列表框中的 自 左侧 速度使用默认的 非常慢 以免观众看不清字幕的内容 此时字幕的滚动效果已经制作完成 但要使字幕无限循环滚动 还需要进行一项设置 在 自定义动画 窗格中单击文本框动画右 侧的 三角形向下 按钮 在弹出的菜单中选择 计时 在打开 缓慢进入 的对话框中单击 计时 选项卡 在 重复 下拉列 表框中选择 直到幻灯片末尾 单击 确定 按钮 此后字幕会在 幻灯片放映的时候不断地从左向右滚动 直到本张幻灯片放映完毕 32 如何将幻灯片转换为图片 如何将幻灯片转换为图片 方法 1 打开要要保存为图片的演示文稿 选择 文件 另存为 菜单 打开 另存为 对话框 2 在 保存类型 下拉列表中选择想要保存的图片类型 如 gifgif 格式格式 在在 JPEGJPEG 文件文件 交换格式上面交换格式上面 3 单击 保存 按钮 打开对话框 若只将当前 幻灯片保存为图片 单击 仅当前幻灯片 按钮 若要将演示文稿 中的所有幻灯片都保存为单独的图片 则单击 每张幻灯片 按钮 4 在资源管理器中 进入保存图片的文件夹 可以看到每张幻灯 片都被保存成了图片 17 33 如何将幻灯片刻录成 如何将幻灯片刻录成 CD 1 在 PowerPoint 打开准备打包的演示文稿 然后选择 文 件 打包成 CD 菜单 2 在打开的 打包成 CD 对话框的 将 CD 命名为 文本框 中 为将要刻录的光盘指定命名称 在 在复制的文件 选项区中 列出了要刻录到 CD 的文件名称 3 若有多个 PowerPoint 文件需要打包 则单击 添加文件 按钮 打开 添加文件 对话框 在其中选择要添加的文件 单击 添加 按钮 4 单击 复制到 CD 按钮 弹出光驱的托盘 提示用户插入 一张空白光盘即可开始刻录选中的文件 完成后单击 完成 按钮 34 在同一个文档里能否同时设置横向和 在同一个文档里能否同时设置横向和 纵向向两种页面 纵向向两种页面 可以的 首先把光标定位于 要设置的页面首 然后文件 页 面设置 选择纵 横向 应用于 插入点之后 就可以 了 18 办法办法 2 1 将光标定位在第一页的末尾将光标定位在第一页的末尾 插入插入 分隔符分隔符 选择选择 分节符类型分节符类型 中的中的 下一页下一页 选项选项 单击单击 确定确定 2 然后将光标定位在第一页上然后将光标定位在第一页上 选择选择 文件文件 页面设置页面设置 在在 页边距页边距 选项卡中选择方向为选项卡中选择方向为 纵向纵向 3 将光标再定位于第二页中将光标再定位于第二页中 选择选择 文件文件 页面设置页面设置 在在 页边距页边距 选项卡中选择方向为选项卡中选择方向为 横向横向 在下边的在下边的 应用于应用于 中选中选 择择 本节本节 然后然后 确定确定 这样这样 第一页就是竖排第一页就是竖排 而第二页就是横排而第二页就是横排 使用分节符使用分节符 就就 可以实现可以实现 使每个页有不同的设置使每个页有不同的设置 包括纸张的大小包括纸张的大小 横排或竖排横排或竖排 页眉不一样页眉不一样 页郐不一样页郐不一样 总之你试一试就知道了总之你试一试就知道了 很好用的赞同很好用的赞同 19 35 如何将如何将 excel 表格转换成表格转换成 word 文档文档 Excel 强大的制表功能让很多办公一族都忘不了它的方便与实 用 可是在一些情况下 我们必须将 Excel 表格转换成 Word 文档 例如个人简历表格一般都是 doc 文档 当前普遍的做法是 先用 Excel 做好表格 再把表格粘到 Word 里 可是粘到 Word 里后表的 格式全变了 还得重新进行调试 费时又费力 其实 265 提醒大家完全可以按下述方法来轻松转 换 首先 用 Excel 编辑好个人的简历表 然后点击 文件 另存为 web 页 web 页就是网页文件 在 保存选项 处把 保存整个工作簿 调整成 选择 工作表 把默认文件名 page htm 根据实际情况改成你所需要的名字 如 工作表 htm 再点击 保存 注意 在改名时绝对不可以把后面的 htm 去掉 只要改 前面的部分就可以了 找到刚才保存好的 工作表 htm 如果你所安装的操作系统 是 WindowsXP 或 Windows2000 可以在文件上面直接点击鼠标右键 选择 打开方式 最下面的 打开程序 选项 在列表中找到 Word 选中并确定 用 Word 程序打开转换后的简历表格模板文件后 不要做任何编 辑操作 直接点击 文件 另存为 把文件名改成 工作表 Word 版 把保存类型选成 Word 文档 再点击 保存 即可 20 现在再打开刚才保存的 工作表 word 版 文件看看 是不是转 换得很完美呢 36 在在 Word 里制表怎样插入列里制表怎样插入列 在实际操作中经常会遇到由于创建表格时未充分考虑而要向表 格中插入 删除行或列的情况 例如在 Word2003 表格的最右边一列 的右侧插入一列作为 备注 列 操作步骤如下所述 步骤 方法 将鼠标指针移至最右边一列的顶端 当指针变为黑色粗箭头时单击 鼠标左键选中该列 然后在菜单栏依次单击 表格 插入 列 在右侧 菜单命令 如图 此时可以看到在表格最右侧插入了一列 在该列的第一行输入 标题 备注 即可 除了上述插入列的方法 还可以通过以下两种方式向表格中插入列 1 用鼠标右键单击选中的列 在弹出的快捷菜单中执行 插入 列 命令 或者单击 常用 工具栏上的 插入列 按钮 不过 需要注意的是 通过这种方式默认只能在选定列的左侧插入列 21 2 如果这种一次插入一列的方法不能满足需要 可以采取 复 制 粘贴 的方式来大量插入列 先选中多个列并执行 复制 命令 然后再执行 粘贴 命令粘贴到当前表格中 在 WORD 中如何插入表格 如上图 执行 表格 插入 表格 会弹出一个对 话框 输入欲插入表格的行与列 点确定即可 第二种方法是 直接点击常用工具栏对于的表格插入按钮 直接拖出一定行列 的表格即可 当然了 这种方法不太适合初学者 建议使用第 一种办法 能精确的插入一定数量的行与列表格 如何增加表格列 如图 要想增加表格的列 必须注意的一个问题就是 当前插 入条的位置 以为插入条是一个参考对象 所插入的列以此为参考 对象 分别可以插入到其左右 什么是插入条啊 你将鼠标左键在 WORD 编辑区的空白任意一点 会看到一个不断闪烁的黑色竖线 这个就是插入条 有的地方也称 为光标 比如 如果你想在表格第二列的右边插入一新列 那么 请将插 入条定位在表格第二列的任何一个单元格内 之后执行 表格 插入 插入列 在右侧 即可 当然了 操作方法很灵活 上面的步骤 你同样可以这样执行 能达到同样效果 将插入条到 第三列任何一个单元格内 执行 表格 插入 插入列 22 在左侧 即可 如何增加表格行 第二步都会了 相信这一步就不难了 同样的道理 首先将插 入条定位到表格行的任何一个单元格内 执行 表格 插入 插入行 在上方 或者 表格 插入 插入行 在下方 即可 如何删除表格 表格行和表格列 别犯同样的错误拉 要想删除表格对象 行和列 首先定位好插 入条的位置 按上图操作即可 插行新招 把鼠标的指针放在最右边 点击回车键即可 3 给图片注解文字 选中要注解说明文字的图片 单击鼠标右键 在快捷功能菜单中 选择 题注 以打开题注窗口 然后在 标签 栏里选择 公式 表格 或 图表 最后在 题注 栏里写好注解的文字 再 点 确定 按钮结束 23 37 在电子表格里如何将一列数除以同一个在电子表格里如何将一列数除以同一个 数数 公式中不需要用 如 A 列的数要除以 5 结果放在 B 列 直接在 B1 里输入公式 A1 5 向下拉复制 式中的 A1 会随着 拖动变为 A2 A3 而除数 5 不会变的 这个 5 是应用的数值 不是 A1 引用的单元格 以除以 2 举例 AB A1 2 24212 6231 8442 4824 6432 鼠标点在 C 栏的右下角 当出现 往下拉就可以了 OK 又出新招 一次性清除又出新招 一次性清除 Word 表格里的内容表格里的内容 你不要选择表格 而是选择表格中的内容 然后按 del 删除键 键就清除内容了 如果选择的是表格 那么按 del 之后连表格都没 有了 这就是选择的区别 删除都是一样的 选择表格内容的时候 从第一个单元格内容单机拉到最后一 个单元格这样去选择 而不是鼠标单击表格这种选择