毕业论文格式设置速成(Word_长文档编辑技巧).pdf

毕业论文格式设置速成 2005 版 第一章引言 1 第二章论文写作前的准备工作 1 2 1word 软件设置为显示所有选项 1 2 2论文写作中不要设置格式 2 2 3注意设置分节符 3 第三章分阶段设置论文格式 4 3 1封面与授权说明部分 4 3 2正文 包括摘要 Abstract 正文 4 3 3参考文献 5 3 4辅助内容 5 3 5注意事项 5 第四章合并文档与最终整理 6 4 1合并文档 6 4 2制作目录 7 4 3最终整理 7 第五章论文中 Word 使用技巧 8 5 1分节符的制作 8 5 2自动生成目录的制作 附 正文的格式设置 11 5 3页眉页脚的制作 含页码的制作 16 5 4脚注的制作 21 1 第一章引言 在毕业论文的制作过程中 笔者发现格式问题是困扰很多同学的一个大问题 大部分同 学对于格式的调整少则要花费一天的时间 多则近乎两天 笔者通过对我校硕士生论文格式 要求的细心研究 加之对数位同学论文格式的修改经验 总结出一套快速设定论文格式的方 法 希望对同学们的论文写作起到直接的帮助 使用这套论文格式设置方法 可以有效地节约设置时间 并且修改方便 其主要原则有 以下三点 第一 论文写作与论文格式设置分开 不要在写作过程中调整任何格式 第二 将论文分为四个部分 分别设置格式 最后合并文档形成完整的论文文档 第三 针对格式 要求逐项设置 不要使用模板 避免遗漏和套用格式会发生的冲突 第二章论文写作前的准备工作 文章写作前要做好以下几个准备工作 2 1word软件设置为显示所有选项 具体方法如下 在 word 软件下 点击 工具 选项 视图 格式标记 在 全部 一框前面打勾 之后 您会发现 在 word 的页面上包括空格 回车等隐形的符 号都可以看清 这样可以避免在论文写作过程中 多加空格或者回车格式不对等问题 2 2 2论文写作中不要设置格式 在论文写作过程中 注意对 word 文档不要设置格式 这样有利于我们在文章写完后根 据要求统一设置格式 1 在有其他格式的文本 如网页内容 caj 格式内容 pdf 格式内容 拷贝到论文文 档中时 注意将原有的格式清除掉 具体方法有二 1 将复制的内容拷贝到记事本中 在从记事本中拷贝到 word 文档中 2 将复制的内容拷贝到 word 文档中 选中拷贝的内容在工具栏中 选择清除格式 将格式清除 3 2 大家注意到对于拷贝来的文档在编辑时 会发生这样一种现象 在修改时 增加 的内容会覆盖后面的文字 这是由于 word 打开了改写模式 即大家发现在最下面的改写两 字由无色变为了黑色 这时我们双击变黑的 改写 两字 就可以关闭改写功能 可以正常 地使用了 2 3注意设置分节符 一般而言 在写作过程中在以下地方必须及时设定分节符 封面与授权说明之间 授权 说明与中文摘要之间 中文摘要与英文摘要之间 英文摘要与目录之间 目录与第一章之间 各章之间 最后一章与参考文献之间 参考文献与致谢与声明之间 致谢与声明与个人简历 在学期间发表的学术论文与研究成果部分之间 即所有独立的部分之间必须加入分节符 4 第三章分阶段设置论文格式 在论文写作完成之后 采用针对内容的不同部分分别设置论文格式是比较方便的方法 对不同部分设置完毕之后 再合并文档 便可以得到一篇完整的毕业论文 一般而言 笔者 习惯于将论文分为封面与授权说明部分 正文部分 包括摘要 Abstract 正文 参考文献 部分 其他辅助内容部分 包括致谢与声明 个人简历 在学期间发表的学术论文与研究成 果部分 即四个 word 文档 下面按步骤逐个介绍其格式的设置 3 1封面与授权说明部分 这一部分完全可以按照提供的格式要求 将论文的相关信息填入其中 唯一需要注意的 是在封面和授权说明部分需要加入分节符 下一页 设置方法参见第 8 页 3 2正文 包括摘要 Abstract 正文 这一部分就是我们最后写完的论文的主体部分 这一部分是论文格式设置的核心部分 可以按以下几个步骤设置 较为方便快捷 在做这一阶段之前 所要做好的准备工作是 1 清除文档所有格式 具体方法是选择整个部分的文档 目录等第三章合并文档时 进行设置 选中 在工具栏中 选择清除格式 将格式清除 清除的方法见 2 2 2 设置文章整体部分的字体和格式要求 针对 05 年的论文格式要求具体而言 可以 分为以下几个步骤 1 全选文档 设置 采用小四号 12pt 字 汉字用宋体 英文用 Times New Roman 体 两端对齐书写 段落首行左缩进 2 个汉字符 行距为固定值 20 磅 段落中有数学表达 式时 可根据表达需要设置该段的行距 段前空 0 磅 段后空 0 磅 2 设置各层的标题 具体方法为 首先按照格式要求 设置各章标题 例如 第 1 章引言 章序号与章名之间空一个汉字符 采用黑体三号字 居中书写 单倍行距 段 前空 24 磅 段后空 18 磅 论文的摘要的标题也使用上述格式 论文 Abstract 部分的标 题 Abstract 采用 Arial 体三号字加粗 在设置完第一章的标题之后可以使用格式刷 将第二章直到最后一章的标题格式统一 此时有一个检验办法 即打开 视图 文档结构图 会发现各章的标题 检验是否有 遗漏 5 按照这一方法 逐层设置各级目录 具体格式要求请参见写作指南 同样在文档结构图 中可以发现设置好的各级目录 进一步检验是否有遗漏 3 设置脚注 1 首先许多同学会发现自己的脚注的模板与其他同学不同 此时首先需要按照第四 章脚注的制作将自己的脚注格式模板进行修改 2 按照格式要求的内容将脚注内容和格式进行核实 要达到这一目的可以按照第四 章的要求完成 4 设置分节符 即在每一章的结束设置分节符 具体方法参见第四章分节符的制作 5 页眉页脚的设置 请参见第四章页眉页脚的设置 通过以上五个步骤 正文部分已经基本完成 3 3参考文献 参考文献的制作必须参照文科注释和参考文献的要求 具体步骤为 1 用格式刷按照各章名称的格式要求将 参考文献 标题统一 2 按格式要求写完参考书目 并按格式要求设置其格式 3 设置页眉页脚 页眉页脚的内容和正文部分基本一致 3 4辅助内容 辅助内容部分包括致谢与声明 个人简历 在学期间发表的学术论文与研究成果部分 这一部分完全可以按照提供的格式要求 将论文的相关信息填入其中 唯一需要注意的是在 各部分之间需要加入分节符 下一页 设置方法参见第 8 页 3 5注意事项 1 有时个别注释比较长 因而会发生在一页上未写完的注释拖到下一页中 这是不合 理的 解决办法有三 第一 通过对内容进行稍许改写 将注释统一到一页上 第二 通过 页面下方留白 将注释统一到一页上 第三 通过分页符将注释整理到一页中 2 有时我们论文一章结束在一个单独的页面上只有一行或者两行 十分不雅观 这也 是不合理的 解决办法有二 第一 通过对内容稍许改写 将内容精简或扩充 第二 通过 6 更改该节的页面设置 页边距 页眉页脚距边界各增加或减少 0 5 磅 这在外观上看不出来 却能有效地解决问题 3 有时我们论文的中文摘要可以统一在一页内 但是英文摘要却有两页 此时不能在 中文摘要的反面打印英文摘要 否则目录等的首页就会到页面的反面 十分不雅观 此时 应将中文摘要的背面空白 可以解决问题 第四章合并文档与最终整理 在各部分的内容设置完毕之后 最后需要合并文档和进行最终的整理 以使得文章的格 式要求符号要求 4 1合并文档 即将前面所述四个部分合并到一个最终文档之中 具体方法就是新建一个最终文档 按 照最终顺序 将各部分复制粘贴到一起 此时要注意两个问题 1 在复制每一部分之后会发现右下角一个图标 点击它 选择保留源格式 这样原来 设置的格式不会改变 7 2 在复制完每一部分之后一定要加入分节符 否则 1 此后操作无法进行 2 前面 复制的页眉和页脚容易被后面所更改 4 2制作目录 具体方法见第四章目录的制作 4 3最终整理 这一部分是最后的整理和检查过程 十分重要 主要方法和步骤是 1 分别检查每一部分的页面的大小是否符合要求 如封面的要求是上下页边距是 170 1 磅 左右页边距是 113 4 磅 正文部分的页边距和页眉页脚距边界的距离按格式要求进行检 查 2 分别检查各部分的字体间距要求是否符合要求 3 检查脚注是否符合要求 4 检查页眉页脚是否正确 整理完成 8 第五章论文中 Word 使用技巧 在论文制作过程中许多新型 word 的使用方法是我们日常不常用的 主要有以下几种 下面分别进行介绍 详细内容可以参见制作的 ppt 5 1分节符的制作 1 分页符与分节符 1 什么情况下需要插入分页符 在希望文档的某一部分从新的一页开始时 有些人 对未写满的页面用回车符来开始新的一页 建议不要用这种方法 而是在需要从新的一页开 始的字符前插入分页符 以保证光标的跨页定位 2 在什么情况下需要插入分节符 1 封面 声明 目录页一般不标注页码 在需 要和不需要页码的分界处插入分节符 2 在需要设置不同的页码格式 如 阿拉伯数字和 罗马数字 或分段页码 如 各章的页码都从 1 开始 的分界处插入分节符 3 在需要进 行不同页面设置 如插入的表格需要页面由纵向变为横向 而表格结束后又需要将页面恢复 为纵向 的分界处插入分节符 2 在毕业论文的写作过程中 我个人比较习惯于都用分节符 这样便于页面格式的设 置 简单来说 分节符设置后 每一节相当于一个独立的文本 可以自由进行设置格式 3 插入分节符的方法如下 1 找到需要插入的点 将光标定位于此处 9 2 点击 插入 分隔符 3 选择 分节符类型 下一页 点击 确定 即可 10 4 完成 11 5 2自动生成目录的制作 附 正文的格式设置 1 使用自动目录的两大优点 避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷 当文档修 改使得页码变动时 可以实现目录的自动更新 2 推荐方法 通过设置大纲级别生成自动目录 3 主要操作步骤 操作步骤 1 设置页码 根据文档不同部分的页码设置需求 插入分节符 使文档形成若干部分 节 然后为不 同的 节 分别设置页码 页码设置问题请参见页眉页脚制作的内容 操作步骤 2 设置标题级别 在大纲视图下为文章设置各级标题 大家可根据自己的需求设置标题级别 所有设置了 级别的标题都将在目录中显示出来 标题级别的设置方法 1 将页面视图切换到大纲视图 将光标移到将要设置的标题前 打开大纲级别选择框 确定标题级别 12 所有级别的标题设置完毕 打开 显示级别 下拉框 显示所有级别的标题 检查是 否有未设置的标题 13 操作步骤 3 插入自动目录 各级标题设置好之后 将视图从 大纲 视图切回 页面 视图 再将光标移到目录页 准备插入自动目录的位置 点击 插入 引用 索引和目录 选择 目录 并选好显示级别 点击 确定 14 系统即可自动生成目录 对目录的格式也可以进行调整 操作步骤 4 更新自动目录 如果因为修改文档内容 使得页码发生变化 就需要相应地更新目录 具体为在生成的 目录上的任一位置 点击右键 点击更新域 便可选择对目录整体或者仅仅是页码进行更新 15 4 结束语 自动目录的生成除了本文中推荐的设置大纲级别这种方法外 还可以通过设置标题的样 16 式等方法来生成 在此不做介绍 如有需要请联系 lawliweiguo 5 3页眉页脚的制作 含页码的制作 页眉页脚的制作是在论文格式设置中最为困难的一点 笔者建议在合并文档 并添加目 录之后可以进行设置 1 设置页眉 在需要设置页眉的页面上 点击 视图 页眉和页脚 便可打开页眉的设置工具栏 在页眉中输入该部分的页眉设置 包括其字号和格式 17 在下一部分 一般而言分节符后 修改新的页眉 但是很容易发现 下一章节的页眉也 换成了上一章节的页眉 如 18 此时点击右上方页眉与页脚工具栏的链接到前一个 便可以断开与前一章页眉的联系 使得可以重新编辑本章的页眉 而此时原本有的与上一节相同 也将不存在 页眉可以得到修改 19 2 设置页脚 页脚主要是页码 其与页眉的设置基本相似 不同的是存在连续编码或 者不连续编码的情况 根据 2005 的格式要求 方法如下 1 对于用罗马数字的页码 在需要页码的第一页页脚 选择插入页码 并选择格式 20 此后在以下需要接着编码的一节 重复上述工作 但需选择续前节 这样便可以连续编码了 21 2 对于用阿拉伯数字的编码 同理在第一页设置格式 但不选择续前节 而选择起 始页码为 1 这样此后为阿拉伯数字连续编码 5 4脚注的制作 1 默认格式的修改 部分同学发现在开始写论文时 其脚注的格式就同别人的不一样 那是因为脚注分隔符的默认设置不同 如 重新设置脚注分隔符的步骤如下 1 切换至普通视图 2 执行 视图 脚注 在 查看脚注 对话框中 选择 查看脚注区 显示脚注编辑窗格 3 在窗格中的下拉列表中选择 脚注分隔符 4 选择分隔符 可进行颜色 边框等格式的修改