行政总务管理实务.ppt

1 宁波威霖塑料有限公司 行政总务管理实务 基础管理训练之一 天马行空官方博客 2 目录 壹 总务行政管理一 观念之建立二 本质学能及工作方法三 组织及其功能贰 一般行政一 文书管理二 事务用品采购与管理三 固定资产管理参 庶务工作一 工作环境二 车辆管理三 宿舍管理肆 涉外作业一 警卫管理二 服务台之接待管理三 公关管理伍 环境安全陆 总务行政人员如何协助企业降低成本 天马行空官方博客 3 壹 总务行政管理 一 观念之建立1 企业之永续经营 总务人员之角色定位 4 1 不正确之观念a管理杂务的单位b 不重要的单位c 只会花钱的单位d 没有绩效的单位e 冗员的单位f 任何人都会做 2 观念之革新 5 2 观念革新a 重要的幕僚单位b 经营管理之参与单位c 协助团队整合之单位d 良好之效率 服务是提高员工士气重要因素e 企业竞争力之提升f 成功的总务人员需具备良好之本质学能 3 服务理念及敬业精神a 积极主动b 负责担当c 良好之协调性d 诚恳踏实e 持续之学习f 热爱工作 6 1 需具备之本质学能a 企业整体活动及经营目标之了解b 企管知识之持续学习c 法规 法令之熟悉 2 工作方法a P D C A工作循环b 目标管理c 成本之观念d 效率e 合作和协 二 本质学能及工作方法 7 1 企业内总务部门之组织小型企业中型企业大型企业 三 组织及其功能 8 2 总务部门之功能 9 一 文书管理1 收发及归档 1 外来文件收发 2 内部文件归档 贰 一般行政 10 2 信息管理 1 建立档案管理制度 2 定期整理 过期文件之清除 3 文件制式化 A4为主最佳 4 制定保存期限 5 集中管理 6 分类编号管理 7 调阅管制 8 无纸化管理 11 3 保存期限原则上可区分为永久保存 保存十年 保存五年 保存三年 保存一年等五大类 参照如下 12 1 事务用品之种类 1 非消耗性物品a 办公设备 桌 椅 柜 电话 传真机 复印机 个人计算机等 b 研发行销用品 研发或品管部门的实验器具 计测计及行销部门搬运用品等 2 消耗性物品a 消耗用品 制造部门及办公室之器具 工具 消耗品等 b 印刷品 空白窗体 公文纸张 传票 卷宗夹 宣传品 说明书等 二 事务用品采购与管理 13 2 事务用品采购 1 事务用品采购作业流程 14 2 事务用品采购管理重点 15 1 固定资产之定义税法规定2000元以上 使用年限2年以上者列入资本支出 一般企业以2000元为基础较多 2 固定资产之种类有形资产 土地 建物 设备 机器 车辆 工具 器具 杂项购置 无形资产 专利权 商标权 著作权 营业权等 三 固定资产管理 16 3 财产管理作业重点 17 参 庶务环境 一 工作环境1 办公室管理办公室令人困扰问题 依日本能率协会问卷调查 依序为 文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全2 厂房环境管理同办公室管理方式 除注意空调 照明 安全三项 并注意噪音 振动问题 18 3 工作环境管理重点 19 1 车辆分类公用车辆 大客车 卡车 公务车 机车等 2 专用车辆 高级主管用车 3 私车公用 自购或公司贷款 油料补贴 二 车辆管理 20 2 车辆管理重点 21 1 宿舍管理之观念 1 确保劳动力充足 减少人员流动率 2 女性员工夜班加班之安全2 员工宿舍分类 1 主管宿舍 依职业或眷属之需要提供单户 单人房或双人房 2 员工宿舍 一般员工依需要情形申请分配 3 外劳宿舍 另行就外籍劳工提供宿舍集中管理 三 宿舍管理 22 3 宿舍管理重点 23 一 警卫管理1 警卫管理方式 1 公司员工担任 国内企业早期警卫均属由公司a 优点 属公司之一份子 向心力强 便于直接管理 并可做其它职务支持及调迁b 缺点 专业性不足 并常因人情门禁松散或成为员工聊天休息场所 2 保全公司 现国内企业已多采保全公司担任a 优点 有较充足专业训练 门禁管理严格b 缺点 成本较高 且为间接透过保全公司管理保全人员 肆 涉外作业 24 2 警卫管理重点 25 1 访客之类型 1 预定来访之访客 与公司人员约定好之访客 2 没有约定 但对公司有益之访客 3 没有约定 且对公司无益之访客2 接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 1 应请各单位人员事先连络服务人员 告知来访者姓名 人数 时间 招待地点等以利于接待作业 2 应告知接待人员与公司友好厂商名称 以做适当应对接待 3 不知名厂商或访客意图不明 应训练接待人员应对方式及连络总务人员处理 二 服务台之接待管理 26 3 接待管理重点 27 1 企业公关之对象 1 政府机关 学校 慈善单位 福利团体 研究单位 2 财团 公众团体 交易往来厂商2 企业公关之目的 1 希望社会大众对企业保持良好的印象与风评之活动 2 向社会大众提供企业信息之管道 3 与各机关企业建立良好之互动关系及友谊 三 公关管理 28 3 公关管理之作法及重点 29 一 员工上班的目的 生活安定 安全无忧 身心健康的工作是生活安定的要件安全卫生管理 为防止职业灾害 保障劳工安全与卫生二 职业意外伤害分类劳委会分类 职业意外伤害可分为坠落 滚落 跌倒 冲撞 物体飞落 物体飞落 物体倒塌 崩塌 被撞 被夹 被卷 被切割 擦伤 采踏 踏穿 溺毙 与高温低温之接触 与有害物之接触 感电 爆炸 物体破裂 火灾 不当动作 其它不能归类 公路交通事故 铁路交通事故 船舶 飞机交通事故 其它交通事故等23类 三 安全 卫生设备规定 工厂法 第四十一 四十二条 工厂应具备a 安全 工人身体上 工厂建筑上 机器装置 防火防水灾之设备b 卫生 空气流通 饮料清洁 盥洗及厕所 光线 防卫毒质之设备 伍 环境安全 30 四 需遵照办理之相关法规a 劳动法b 劳动法施行细则c 公司法d 社会保险条例e 社会保险条例施行细则f 劳动安全卫生法g 劳动安全卫生法施行细则h 劳动安全卫生组织管理及自动检查办法i 消防法j 精密作业劳工视机能保护设施标准k 工业安全标示设置准则l 危险性工作场所审查暨检查办法m 锅炉及压力容器安全规则n