第14章 后勤管理制度.doc

第十四章 后勤保障管理制度第一节 办公室环境管理（一）办公环境要保持安静，禁止高声喧哗、打闹、嬉戏及做与工作无关之事。（二）办公室内的清洁卫生由清洁人员负责，员工办公桌面的清洁卫生由员工自行负责。（三）办公区域的绿化摆放及花木的保养和维护由花工负责，后勤专员负责监督检查。（四）所有员工应自觉维护办公场所清洁卫生。（五）各部门要保证办公区域的设备设施的完好，做到人走关停所有设备电源第二节 办公室钥匙管理（一）办公室负责所有办公室钥匙的管理，对所有办公室钥匙及钥匙保管人员做好登记，并在钥匙箱里至少保留一套备用钥匙。（二）各办公室钥匙由专人负责保管、开门和锁门，除部门负责人和保管员外，其他人员不得私自配钥匙。（三）部门负责人或钥匙保管人员离职时，必须将钥匙交回办公室，由办公室做好登记后，交给其他人员保管。第三节 办公设备使用管理（一）办公设备由办公室统筹管理，各使用部门负责办公设备的日常管理。（三）自动化办公设备的维修保养统一由酒店信息资源部负责，非信息资源部技术人员禁止私自维修、增加或更换硬件配置，如违反规定并造成设备损坏，一律按重新购买价格的2倍赔偿。（四）电脑及其它自动化办公设备未经各相应职能部门负责人和办公室批准，禁止擅自调换。（五）为了保障公司信息网络的安全，所有办公软件、杀毒软件或因工作需要的专业软件统一由信息资源部负责下载及安装，个人禁止私自下载及安装。第四节 饮用水管理（一）饮用水由办公室负责统一订购、结账及付款，每月结账一次。（二）各部门领水时到管理员处做好登记，并交回空桶。（三）管理员每月对各部门的领水情况进行统计，并分摊费用。（四）每半年由管理员联系供应商对公司的所有饮水机进行一次清洗。第五节 名片使用管理（一） 名片印制工作由办公室统一负责。（二） 需印制名片的人员填写名片印制申请表（附件），按内容逐项填写，部门经理级以下人员由部门经理审核，办公室主任审批，部门经理及以上人员直接由办公室主任审核后，由办公室文员统一印制。（三） 名片要严格按照统一版本和规格印制，任何人不得随意改变；如更改版本和规格的，必须报总裁办批准后方可更改。（四） 名片印回后由办公室文员统一验收登记，由申请人签收领取。第六节 电话使用管理（一） 使用公司电话要本着节约的原则，长话短说，尽量控制时间，节省成本。（二） 办公电话原则上不开通长途功能，如需使用长途电话可到传真机上拨打，并做好登记。（三） 接听电话用语要简练、清晰、礼貌、规范。（四） 总机接听外线电话的基准用语为“您好，*公司”，当对方告知分机号码时，应说“请稍等”，如分机占线，应说“对不起，电话占线，请稍后再打”。（五） 总机接外线电话至分机时，一般电话铃响五次没人接听即挂线。（六） 如遇电话铃响，当事人不在座位上，同办公室的人员应帮忙接听，并做好记录，留言转告。第七节 安全保卫管理（一）安全保卫工作特指公司办公区域内的防盗、防火及其他保护公司财产和利益的工作。 （二）公司办公区域的安全保卫工作由办公室和酒店安监部负责。 （三）办公室人员下班前必须认真检查办公区域内的门窗是否关好，电源是否切断，保证无任何安全隐患。 （五）公司员工应将印章、钱款、贵重物品、重要文件等妥善保管，下班前将抽屉及文件柜锁好，关闭电源后离开。 （六）办公室负责组织有关人员不定期地对公司的安全实施监督检查，如有隐患，相关部门要及时整改直至解决。 （七）负责安全保卫管理人员应基本掌握和了解火灾的危险性，防火措施，火灾扑救方法，同时会使用公司的消防器材，会处理火险隐患，会报警，以及能自觉遵守公司的消防规章制度，能及时发现火险隐患，能有效扑