业务招待费管理制度VIP

1 / 6 为了 有效控制公司的业务招待费支出， 节约成本费用 ， 提高公司的经营管理水平， 特制定本制度。 一 、 业务招待费用支出 范围 （一） 招待来访客人 、客户 的茶叶、水果、饮料等费用 。 （二） 宴请客人 、客户 （包括工作餐）的用餐、食品、酒水 、礼品 等费用 。 （三） 赠送客人、客户的纪念品等费用。 二、业务招待费用分管规定 （一） 用于接待客人的茶叶、水果、饮料 、 以公司名义制作的纪念品、礼品 等统一由人事行政 管理中心经过采购评估 （ 编号： TQ-QR-63.008） 后 购买、 订做 、 保管、发 放 。 各部门需领用时，按有关规定填写领用单办理领用手续。 （二） 公司举办的对外 客户 活动及员工活动的费用由 市场管理中心、 人事行政 管理中心和财务 管理中心 集中管理，联合控制。 （三） 宴请客人、客户发生的相关费用，遵从下文 “ 三、 四、 ” 中的具体规定执行。 三、业务招待费用 、客户会、年会、家属会 申请 工作流程 （一） 业务招待费用 -申请工作流程 各部门确因工作需要，必须宴请的，按 提倡勤俭节约，反 对铺张浪费的 原则和 方 法办理 。由主管部门实施招待，非相关人员一律不得参与 ， 具体工作流程如下： 1、 因正常业务需要招待外部来客时，应事前办理申请登记手续，并填写业务招待申请表 （编号： JPT-QR-CG-012） ， 经 运营公司负责人、各职能中心负责人 、 顾问公司 总经理批准后方可开支 ，具体审批权限如下： 市场管理中心、 人事行政 管理中心 和财务 管理中心 发生 业务招待费用 具体审批权限如下： A 业务招待费申请金额 300 元， 职能中心 负责人 批准后方可实施招待。 B 业务招待费申请金额 300 元，职能中心 负责人 审核， 顾问公司总经 理批准后方可实施招待 。 各运营公司发生 业务招待费用具体审批权限如下： A 业务招待费申请金额 300 元，经 运营公司负责人 批准后方可实施招待。 *有限公司 文件编号 JPT-QC-CG-006 版本 B 管理文件 业务招待费用管理 制度 起草部门 财务管理中心 页码 1/6 2 / 6 B 业务招待费 300 元 申请金额 500 元，经 运营公司负责人 及 业务对应 职能中心 负责人同时 批准后方可实施招待 。 C 业务招待费申请金额 500 元 ， 经 运营公司负责人、职能中心负责人 、 顾问公司总经理批 准后方可实施招待 。 2、 因工 作 外出或无法填写申请表时，由招待 申请 人 以 电话 或短信 的方式 向有关领导提出申请，经批准后方可实施招待，事后 两个工作日内 补办申请手续 （即填写业务招待申请表（编号： JPT-QR-CG-012） ） ，无补办手续的不得报销。 3、超出招待标准的费用， 无特殊情况 由 招 待 申请人 负担 （与顾问公司总经理同餐的情况除外） 。 如遇特殊情况，必须经过 “ 四 、（二） 7、 ” 工作流程方可办理报销 手续 。 4、申请限额只准一事一用，不得互相套用。 5、结算时招待申请人必须刷卡结算，并且向用餐地索要水单（消费明细单）。 （二）客户会、年会、家属会 -申请工作流程 1、公司召开客户会、年会、家属会，应事前办理申请登记手续，填 报 运营公司客户活动申请表、 _ _年家属会预算 表 、 _ _年年会预算表 。 如 有特殊情况需要延期报销 的 ， 需要在审批会议预算的同 时 审批 会议 费用 报销延期申请 表 （ 编号：JPT-QR-CG-015） ，经 运营公司负责人、职能中心负责人 、顾问公司总经理批准后方可开支，具体审批权限按照各类管理审批权限一览表（编号： JPT-QC-XG-002） 执行。 2、如遇特殊情况 ，必须经过 “ 四 、（二） 7、 ” 工作流程方可办理报销。 3、客户会、年会、家属会 一 事 一用 ， 会议 申请 项 目费用单项 之间不得互相套用。 4、结算时经办人尽量刷卡结算，发生餐费：必须向用餐地索要水单（消费明细单）；发生礼品费用：必须取得购买地购物小票；其他费用：必须取得购买地的购物小票或消费证明。 四 、业务招待费用 、客户会、年会、家属会 报销 工作流程 （ 一 ） 业务招待费用、 年会、客户会议 报销时间要求 1、发生业务招待费用 ， 招待申请人必须在 费用 发生后的 五 个工作日内办理报销手续。 2、 发生 客户会、年会、家属会费用， 申请人必须 在 会议结束 后的 十五 个工作日内办理报销手续。 （二） 业务招待费用报销 手续 *有限公司 文件编号 JPT-QC-CG-006 版本 B 管理文件 业务招待费用管理制度 起草部门 财务管理中心 页码 2/6 3 / 6 具体报销流程按照各类管理审批权限一览表（编号： JPT-QC-XG-002）办理相应报销审批手续。 招待申请人报销时必须 同时 提供 以 下资料 （若资料不齐，财务人员有权拒绝报销）， 方可办理报销手续。 1、 经审批的 业务招待申请审批单 （编号： JPT-QR-CG-012） 、 运营公司客户活动申请表、 _ _年家属会预算 表 、 _ _年年会预算表 、 会议费用报销延期申请表（编号： JPT-QR-CG-015） ； 2、 银行卡消费单据 ， 财务人员 需 核对 是否 与 用餐地 发票总金额 一致 ； 3、 用餐地提供的水单（消费明细单）； 财务人员 需 核对用餐地 水单（消费明细单）总金额是否 与 用餐地的发票总金额 一致； 4、 用餐地 的 发票 ，财务人员需核对申请用餐地 点 是否 与 发票 上加盖的单位印 章 一致 。 5、 如果报销时间超过规定 时 间 ， 不限金额 必须经 顾问公司总经理 审批 后 方可报销 。 6、 客户会、年会、家属会 根据 运营公司客户活动申请表、 _ _年家属会预算 表 、 _ _年年会预算表 申请的项目 ， 办理单项报销手续 ； 7、 如遇特殊情况 ， 报销 金额 超出 业务招待费用申请表 （编号： JPT-QR-CG-012） 申请金额 ， 报销 金额 超出 运营公司客户活动申请表、 _ _年家属会预算 表 、 _ _年年会预算表 单项 申请金额 。 需要 完成以下 工作流程方可办理报销手续。 申请人 编写“ 费用 超标说明”，经主管经理、 运营公司负责人 、 职能中心 负责人 审阅签字。 申请人 持经 审批后的“ 费用 超标说明”，重新填写 业务招待费用申请表 （编号：JPT-QR-CG-012） 、运营公司客户活动申请表、 _年年会预算表 不限金额，均需顾问公司总经理审批。 申请人 持重新审批后的 业务招待费用申请表 （编号： JPT-QR-CG-012） 、运营公司客户活动申请表、 _ _年家属会预算 表 、 _年年会预算表 办理报销手续。 以上 - 的工作流程必须在 五个工作日内办理 完毕，超期办理对 申请人 处以 100 元至200 元罚款 。 五 、业务招待费用 信息反馈工作流程 各运营公司的出纳人员按月统计各部门、招待申请 *有限公司 文件编号 JPT-QC-CG-006 版本 B 管理文件 业务招待费用管理制度 起草部门 财务管理中心 页码 3/6 4 / 6 人发生的招待费，督促各部门自觉控制业务招待费的发生。 各运营公司的出纳人员将上月发生的业务招待费用进行逐笔登记，按照公司编制业务招待费用 20 年 月统计表 （编号： JPT-QR-CG-013），并于每月 4 日前将本公司统计表（纸板 及电子版 ）报送至财务管理中心。财务管理中心出纳人 员负责汇总归集相应信息编制 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 1 （编号： JPT-QR-CG-014） 并于每月 6 日前将汇总统计表（纸板）报送至顾问公司总经理审阅。 六 、 表格样式 （一） 业务招待费用申请表 （编号： JPT-QR-CG-012） （二） 业务招待费用 20 年 月统计表 （编号： JPT-QR-CG-013） （三） 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 1 （编号： JPT-QR-CG-014-1） ， 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 2 （编号： JPT-QR-CG-014-2） （四） 会议 费用 报销延期申请表 （ 编号： JPT-QR-CG-015） 业务招待费用申请表 编号： JPT-QR-CG-012 申请时间： 20 年 月 日 申请部门 来客人数 申请人员 陪同人数 招待对象 供应商（ ）客户（ ）金融（ ）税务（ ）职能机关（ ）其他（ ） 申请金额 总额： 元。 用餐 时间 年 月 日 用餐地点 运营公司 及 各职能中心 负责人 审批意见 顾问公司总经理 批准意见 备注：报销时各运营公司财务部留存 ，按月装订存档 。 *有限公司 文件编号 JPT-QC-CG-006 版本 B 管理文件 业务招待费用管理制度 起草部门 财务管理中心 页码 4/6 5 / 6 业务招待费用 20 年 月 统计表 编号： JPT-QR-CG-013 单位名称： 编制时 间： 20 年 月 日 序号 部门名称 招待 申请人 业务招待费发生时间 业务招待费发生金额 （元） 最终 审批人 申请时间 报销时间 申请金额 报销金额 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 编制人： 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 1 编号： JPT-QR-CG-014-1 编制部门： 财务管理中心 编制时间： 20 年 月 日 序号 单位简称 申请人 报销信息汇总 超申请金额报销 超期报销 备注 金额 (元 ) 最终审批人 超期时间 (天 ) 最终审批人 编制人： *有限公司 文件编号 JPT-QC-CG-006 版本 B 管理文件 业务招待费用管理制度 起草部门 财务管理中心 页码 5/6 6 / 6 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 2 编号： JPT-QR-CG-014-2 编制部门： 财务管理中心 编制时间： 20 年 月 日 序号 单位简称 申请人 申请金额 报销金额 备注 编制人： 会议 费用 报销延期申请表 编号： JPT-QR-CG-015 申请 部门 ： 申请人：