关于我县电子文档管理和档案信息化建设现状及对策建议.doc

陇西县档案局关于我县电子文档管理和档案信息化建设现状及对策建议的报告县委、县政府：为了促进档案工作适应政府信息化建设，根据省市业务部门的要求，5月10日20日，县档案局组织力量对全县电子文档管理和档案信息化建设情况进行了调研，并组织业务人员分别到安定区、庄浪县学习考察了周边县区信息化建设的先进做法和经验。从调研情况来看，我县档案信息化建设的历史欠账较大，任务十分艰巨。现将情况报告如下：一、基本情况县档案馆馆藏情况。现有馆藏档案以纸质档案为主，兼有磁性、光学性等多种载体。目前馆藏档案数达到 82个全宗61592卷，其中属于国家重点保护的民国时期档案1400余卷。纸质档案58641卷，其中文书档案38601 卷，会计档案3600卷（册），基建档案3100卷，教育教学档案620卷，公证档案636 卷，人事档案11041 卷，资产评估档案556 卷，实物档案488件。名人书画2810幅。声像档案141卷（盘），其中照片档案14卷2165张，录音录像档案89盘，磁盘26张，光盘12张。县档案馆信息化建设情况。档案馆现有微机7台，复印机1台，数码照相机2部。近年来特别是去年以来，县档案局（馆）克服人、财、物等方面的重重困难，建立各类档案信息数据库13种，输入电子文件级目录21万条；初步建成陇西档案信息网站，计划于今年6月份在全市率先并入互联网，分政府信息公开查询、资政新编、网上查档、展览大厅、视频点播、陇上名贤、品评陇西等10个栏目22个门类，网页新颖，内容丰富，成为今后县数字档案馆的核心子系统和信息服务平台。机关档案信息化情况。现阶段，县直各部门、各乡镇的文档以纸质和电子两种形式并存，分纸质性、磁性、光学性多种载体，其中中小学危房改造项目档案、教育人事档案、学籍档案、组织人事档案、社保档案、公安户籍档案、国土地籍档案、人口资源档案、国有资产及财务管理档案、统计数据档案等20多种专业档案实现了电子化管理，个别专业档案纳入专门的管理软件。二、存在的问题和困难一是管理手段和服务方式落后，档案服务对象和领域受到制约。全县档案部门特别是县档案馆仍然是传统的人口管理和人工检索。从浩瀚的档案堆里查清一份档案，往往需要一两个小时甚至半个工作日，可谓大海捞针。许多人民群众关注的新领域由于档案工作的人少量大而无法拓展。同时，由于频繁翻阅和查找，使利用率较高的专业档案受损严重，给档案的长久有效保护带来更大的难度和不必要的抢救任务。二是各机关电子文档管理混乱，档案信息安全保障受到严重威胁。电子文档管理的关键是标准化，标准化的标志是建设枢纽性的档案信息数据中心，并安装能够对接转换各部门档案数据的网络版管理软件。从各部门情况看，有些部门从2000开始就已经使用办公自动化网络系统，但是由于种种原因，电子文档处于无序、放任和无人管理的状态，大量的电子文件积压散存在机关各个电脑里。从县上来看，还没有建立一个对接各部门信息数据的档案信息数据中心，也没有安装网络版的档案管理软件。随着全县在今年7月1日起正式启动政务协同办公系统，档案载体将以电子为主，每年将产生大量的电子文件，如果在电子文件的形成、收集、整理、归档、检索、传递、保护、利用等各个环节上缺乏一套统一的数据模式和档案管理软件，电子档案就不能相互转化，文档不能有效对接，直接影响全县电子政务的正常运转，制约全县政务信息化进程。更为严重的是，一个部门或一个局域的电脑系统一旦出现灾难性事故，信息数据无法恢复生成，无数人旷日持久的劳动成果就会瞬间毁灭，将给党和国家造成无法弥补的损失。三是硬件投入严重不足，专业设施设备空白。搞档案信息化，需要有专用软件，配置计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机，开通内部局域网，连接外部因特网，配套信息安全防护措施等，这是一个系统工程，需要一次性投入一笔资金，这些设施设备在县档案馆还都是空白。从总体来看，县政府对全县档案工作给予了大力支持和资金投入，但在信息化建设上，我县与安定区等周边县份的差距较大，整体水平与国家和省市的要求还有很大差距，如果没有上述设备，信息化建设只能是纸上谈兵。四是档案信息专业人才奇缺。从县档案馆人员情况来看，现有17名工作人员中只有1名档案专业人才，其余职工大部分是初、高中文凭，有的甚至还是小学文化程度；50岁以上的占9人，大部分接近退休年龄或等待退休；机关只有1名电脑录入员，更不用说档案信息复合型人才。全县各机关的档案专兼职人员熟练掌握电脑操作技能的很少，档案人员年龄偏大、文化程度偏低、信息化人才缺乏的问题比较突出，严重制约了档案事业和信息化建设的发展。三、档案信息化建设的必要性和紧迫性档案信息化建设是政府信息化建设的重要组成部分，也是档案工作适应信息化发展的必然趋势。档案馆作为档案事业的主体，数字化建设应率先而行。加强档案信息化建设，尽快建立数字档案馆是新形势新任务的迫切需要。一是档案信息化管理是社会利用档案信息的现实要求。随着计算机的普及和网络的应用，人们渴望档案部门提供全文、异地、优质的信息服务，而档案部门数字化工作跟不上，缺乏丰富的计算机信息资源、检索系统和灵活多样的服务手段。因此要应尽快将馆（室）藏档案纸质资源转化为数字信息，主动按社会需求提供优质、方便、快捷服务。二是档案信息化管理是电子政务建设的迫切需要。随着政府办公自动化水平的提高，电子档案已成为当今档案的主体。由于电子文件信息是一种只能被计算机识别的数字信息，档案部门如果缺乏相对完善的管理设施，势必造成电子档案管理的混乱和利用效率的低下，管理一旦失控，给一个部门或区域的文档极有可能带来毁灭性的灾害，使得档案工作陷入被动。因此，只有提高档案的数字化水平，在档案的“收、管、用”等各个环节开展全程数字信息化管理，才能使档案工作适应形势、适应发展。三是档案信息化管理是实现档案工作跨越发展的客观要求。档案工作承担着维护国家档案的完整和安全，方便社会各界利用的职责，是国家政务工作的重要组成。将计算机网络技术应用于档案领域，提供在线信息服务，实现档案电子化管理势在必行。全县各级档案馆（室）保存大量现行机关事企业单位的档案，这些信息的网上发布，有利于推动政务公开和办事效率的提高。四是档案信息化管理是国家和省市业务部门对档案工作的硬性要求。信息化建设是“十二五”期间档案工作的主要任务。最近，国家、省档案部门专门下发关于加强档案信息化建设的通知，通知要求，从今年起到2012年前，县级档案馆馆藏80%的文件级目录要实现计算机检索，馆藏档案全文数字化要达到50%以上，并建成数字档案馆。同时，县内所有机关及企事业单位档案馆（室）档案工作要全部实现省三级以上规范化管理，全省所有县级档案馆全面完成重要档案异地备份和电子档案异质备份。今年，市委领导与各县县委领导签订的档案目标责任书中，要求启动建立县级档案信息数据中心，安装网络版管理软件，配套相应的设施设备，全文扫描档案20万幅。从周边县份情况看，安定区政府去年一次性投入65万元，按照电信级标准，建立区级档案信息数据中心，机房面积64平方米，配备了服务器、高速扫描仪等先进设备，信息化水平走在全市前列。四、加强我县档案信息化建设的对策建议档案信息化是推动档案事业发展的火车头，有利于推动全县电子政务的现代化管理，有利于档案工作更好地为经济社会服务。此项工作早抓早主动，迟抓就被动。因此建议：（一）启动建设县档案数据中心。建议县财政列出档案信息化建设专项经费，在县档案馆设立面积不少于60平方米的专用机房，安装网络版的档案管理软件，按照电信级标准，采取恒温系统、防静电地板、防火防水系统和电子监控系统，配备不少于2台的专业服务器及微机、高速扫描仪、刻录机、防磁柜等必备设备。在已完成目录数据库的基础上，重点建设重要档案全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库。（二）依法将电子文档管理纳入全县电子政务建设规划。根据国家和甘肃省关于加强档案信息化建设的有关法律规定，建议由县档案局研究，以县委、县政府文件出台陇西县电子文档管理办法，依法对全县各机关、事、企业单位的电子文档进行规范管理。建议县上将档案信息化建设与电子政务建设统筹安排，在资金、设备等方面给予必要的保障，保证电子文档管理与全县电子政务同步协调发展。（三）加强档案信息安全保障体系建设。要加强全县各馆（室）藏电子档案信息的安全管理，设置分级管理权限，杜绝非法操作情况发生，确保档案信息绝对安全。要建立重要电