院体系文件编号与标识规则.doc

泸州医学院附属口腔医院服务质量体系文件编号与标识规则文件编号：LYKQ-P001版本/版次：A/01. 目的规范泸州医学院附属口腔医院服务质量管理体系（QMS）文件的格式，明确文件编号、排版等规则，确保文件编号、版本、格式的一致性。2. 适用范围适用于泸州医学院附属口腔医院服务质量管理体系文件编号和格式工作的管理。3. 质量体系文件编号原则3.1质量手册、程序文件、制度性体系文件、规范性文件、岗位说明书等均应当执行本文件要求。3.2 服务质量管理体系文件应保持唯一性编号。 4. 质量体系文件编号规则4.1 为区分文件的编制与控制部门，各单位文件一律采用代码标识，一般采用各单位的汉语拼音两位缩写字母，具体缩写代码如下：部门代码部门代码管理层LD纪监审办公室JSB党政办公室BGS消毒供应室XDS工会GH口腔内科KLK组织人事科RSK第一门诊部YMZ财务科CWK医疗美容科MRK学生科XSK口腔颌面外科（门诊）KWZ后勤保卫科HQK口腔颌面外科（病房）KWK医务科YWK口腔急诊室JZS护理部HLB口腔预防保健科BJK医疗技术科YJK口腔修复科XFK科教科KJK口腔正畸科ZJK院感办YGB质控办ZKB放射室FSS检验室JYS药剂室YJS宣传办XCB4.2泸州医学院附属口腔医院服务质量管理体系QMS文件构成：第一层文件-ISO9001:2008标准要求的质量手册第二层文件-ISO9001:2008标准要求的程序文件第三层文件-各科室管理手册4.3各科室管理手册构成1) 科室简介2) 组织结构图3) 部门职责4) 质量目标5) 工作流程6) 职务说明书7) 管理制度8) 工作规范9) 表格清单10)适用法律、法规11)部门工作流程接口表4.4 QMS体系文件编码说明1）QMS质量手册编号 LYKQQM2012 表示2012年发布 质量手册英文缩写 泸州医学院附属口腔医院院拼音缩写2）程序文件编号 LYKQ-QPXXX-Y 表示第一份程序文件，依次类推 程序文件英文缩写XXX表示对应要素 泸州医学院附属口腔医院院拼音缩写3）程序文件中应用的记录表单编号 QPXXX-X-R 01 表示第一份表单，依次类推 表示程序文件同一条款第几份文件 记录的英文缩写 对应程序文件编码4） 各科室管理手册总编码 MM/XX-2012 表示2012年发布 各单位代码，如：办公室代码为BGS 管理手册英文缩写5） 科室简介XX-01 科室简介 单位代码拼音缩写6）组织结构图XX-02 组织结构图 单位代码拼音缩写7）部门职责XX-03 部门职责 单位代码拼音缩写8）质量目标XX-04 质量目标 单位代码拼音缩写9）工作流程XX-05-001 表示第一份工作流程，依次类推 工作流程 单位代码拼音缩写10）职务说明书XX-06-001 表示第一份职务说明书，依次类推 职务说明书 单位代码拼音缩写11）管理制度XX-07-001 表示第一份管理制度，依次类推 管理制度 单位代码拼音缩写12）工作规范XX-08-001 表示第一份工作规范，依次类推 工作规范 单位代码拼音缩写13）表格XX-R001 表示第一份表格，依次类推 记录的英文缩写 单位代码拼音缩写14）适用法律、法规依相关法律法规编号，或按实施日期的先后，编号列出。4.5 文件顺序号- XXX每一类型中的文件顺序号按发文顺序以流水号的形式编排，每一类型中的起始文件号码为001，依次类推。4.6程序文件规范编制要求文件编制格式要求按以下排列顺序编制。1) 目的2) 适用范围3) 术语和定义4) 职责5) 工作程序6) 支持性文件7) 相关记录与表格8) 附件5. 服务质量管理体系文件修改及作废时编号的处理5.1服务质量管理体系QMS文件内容修改时，只更改文件版号，文件编号不变； 5.2体系文件废止后，原文件编号继续保留，不得用于新增加文件的编号；5.3新增加的文件编号，依序在现有最后一个文件编号基础上增加数字，不得采用原有废止文件编号； 5.4各单位文件管理人员必须确保当内部文件发生更改时，及时更新管理手册相应内容；5.5因泸州医学院附属口腔医院组织机构调整发生单位或科室合并、分离时，原单位管理手册废止，由新单位重新组织编制单位管理手册。5.6因单位岗位发生调整或改变时，职务说明书废止，文件编号随岗位职务说明书一同废止。6. QMS体系文件页面设置6.1字符数/行数使用默认字符数页边距上 - 2.0厘米下 - 2.0厘米左 - 2厘米右 - 2厘米装订订线- 0.5厘米页眉 - 2.0厘米页脚 - 1.0厘米6.2纸张大小A4版面顶端对齐6.3字体a. 页眉页脚页眉：主标题（3号）； 中文字体 方正姚体英文字体 Times New Roman中间字形 常规其它：仿宋_GB2312（小4号）页脚：仿宋_GB2312（小4号）b.文件内容中文字体 仿宋_GB2312英文字体 Times New Roman字形 常规（大标题：加粗）字号： 小4号字符间距-缩放100%；间距：标准；位置：标准c.质量手册、部门管理手册封页：大标题（方正姚体二号加粗）英文标题（方正姚体小二号加粗）、其它（小4号）d)段落行距：固定值21磅，段前段后0行，e)标题序号标题项目序号按1.；1.1；1.1.1； a)分级；按照以下规定进行设置对齐方式：左对齐大纲级别：正文文本缩进设置：级别项目序号制表位位置缩进位置11.0字符左0字符，右0字符21.10.5字符左0.5字符，右0字符31.1.11字符左1字符，右0字符4a)或1）1.5字符左1.5字符，右0字符在设定a)、b)、c)等序号时，默认制表位位置设定为：1字符f)段落特殊缩进格式带项目序号的文字选择