空运操作规范.doc

空运操作规范1. 目的规范公司空运进口货物操作，保证服务质量，提高操作效率，减少操作成本。2. 范围适用于公司操作部门所有员工，包括操作人员、单证人员、外勤人员、操作主管、部门经理等。3. 职责3.1 操作部经理负责对本部门的人事和业务操作实行有效管理，负责公司业务的具体操作，协调部门内部、本部门与相关业务部门之间，以及公司与相关业务单位的关系，为客户提供满意的货运代理服务，为公司创造最大经济效益。3.2 操作人员负责空运业务的具体操作，负责联系、协调本公司与承运人、同行、拖车公司、堆场、报关行等外协单位的关系，合理、及时安排所涉及的每一个操作环节，确保操作顺畅无误，为客户提供优质服务。3.3 单证人员负责联系、协调与本公司发生业务关系的客户，准确、及时地处理与客户往来的单证；快速反馈必要的信息给客户，做好全程跟踪；协助操作处理具体业务操作，合理安排外勤签发提单及交接其他单据；与操作分工协作提供，为客户提供优质服务。3.4 外请人员的责任是按照操作和单证人员的要求，安排货物排载、进场、申报等工作，合理安排线路，确保各种单据文件的交接安全、顺利、及时。4 .要求4.1 空运出口操作规范4.1.1 接受客户订舱必须要求客户填写托运单。(必须要了解发货人具体情况，如：公司地址，公司规模，是否有进出口权，等。 在接到新客户托运单后，需要交由部门经理审核客户情况后方可交由操作部进行操作。)4.1.2 接到托运单后主要评审下列内容并逐项要求托运人补齐或明确：1） 托运人栏是否有详细的中英文托运人全称、收货人全称。当托运人与报关单位不同时，须要求托运人提供报关单位的中英文名称；2） 港口需明确卸货港和交货地点所在国别，在美国卸港和交货地点是否已注明州名；3） 唛头、箱数、件数、包装形式、中英文货名、货物的海关商品编码，毛重、尺码是否清晰齐全，货物是否适运；4） 货物是否需要做动植物检验。若需做动植物检验的，在报关前要求客户提供动植物检验放行单。5） 运输条款、运费支付方式、付费方；6） 危险品货物是否注明危险品等级、联合国编号、国际危规页码及是否附有危险品说明书等；运往美、加的危险品是否注明应急电话号码；I类和VII类危险品是否能获得委托方/卸港代理的书面确认；7） 木制，草制包装货物是否按进口国的要求作熏蒸、热处理、高压处理；8） 如系冷藏货特种箱订舱，能否落实箱源；冷藏货托运单上是否注明温度要求，船舶是否有接载能力；9） 如委托为特种箱，收到委托后一个工作日内向船公司或其代理人发出书面查询能否按要求落实箱源。只有在收到船公司或其代理的书面确认后方可接受委托。特种箱包括：开顶箱、平板箱、框架箱等；10） 拖车或进仓地点、时间、联系人、联系电话是否详细清楚；11） 是否转关，如转关则必须落实报关地点；12） 要求代理报关、报检的是否附委托书；13） 货主的要求（如装运期、特殊条款、各类证明等）可否接受；14） 托运人是否已签章并注明电话、传真、联系人。4.1.3 确认运费在接受订舱时，要与客户确认运费、港口费、拖车费和其它有关费用（非协议客户必须有客户对运费的书面确认）。同时，明确付费方并向客户明确强调“见款放单”和“美元付费”原则。4.1.4 经评审符合要求的托运单复印一份连同以下业务交接表交操作部。4.1.5 经评审认为订舱不能接受的，则记录并通知委托人不能接受的原因及为使委托方能接受而需采取的措施。委托方采取措施后，委托可以接予以确认；如仍不能接受，经部门经理批准后，由评审人通知顾客，说明情况，取消委托，并在托运单上加注。4.1.6 填写业务交接表一式两份，一份留底；一份份交操作；业务交接表应送公司负责人审批，在排载前送操作部。4.1.7 新增：有关市场部分客户需要帮忙提供核销单，包柜，商检，包办产地证等附加服务。我司不提供此类服务。建议可以帮客户介绍此类服务供应商。 如客户一定要求我司各部门同事提供此类服务的，需由业务接单员个人填写担保函。此类业务所产生的一切后果由接单员个人承担。 接单员必须在清楚了解客户背景后填写个人担保函，交部门经理审核，并交公司主管批准后才可开始进行此类操作。4.2 空运进口操作规范4.2.1 接受客户的进口代办委托，需客户提供书面委托书；4.2.2 接到客户委托后，主要评审下列内容并逐项要求托运人补齐或明确：1）收货人栏是否有详细的中英文收货人；2）唛头、箱数、件数、包装形式、中英文货名、货物的海关商品编码，毛重、尺码是否清晰齐全；3）运输条款、运费支付方式、付费方；4）危险品货物是否注明危险品等级、联合国编号、国际危规页码及是否附有危险品说明书等；5）拖车或进仓地点、时间、联系人、联系电话是否详细清楚；6）是否转关，如转关则必须落实报关地点；7）要求代理报关、报检的是否附委托书；8）委托方是否已签章并注明电话、传真、联系人。4.2.3 动态跟踪：根据客户提供的有关资料，如提单、装船通知等，跟踪船舶的到港日期，及时通知客户。4.2.4 填写业务交