1文件控制程序.doc

化工有限公司编号：文件控制程序版本/版次：A/1 页码：3/5文件控制程序1 目的对质量管理体系的文件和资料进行控制，确保所使用的文件和资料为现行有效版本。2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件控制（包括体系文件、技术文件、管理文件和外来文件等）。3 职责3.1总经理负责批准发布质量手册3.2管理者代表负责审核质量手册和批准程序文件。3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3.4 行政部负责按本程序文件对现有质量管理体系文件进行管控。4 程序概要4.1文件的分类和管理4.1.1质量手册为第一层次文件。4.1.2程序文件为第二层次文件。4.1.3第三层次文件包括：管理制度，产品设计文件，生产作业指导书，产品检验和试验指导书等。4.1.4 第四层文件为体系运行所产生的记录。4.1.5外来文件指公司引用的标准或相关方提供的文件。4.2文件的编号4.2.1 第一层次文件：质量手册 Q/JA-QM - 0X 0X为质量手册序号 QM:质量手册Q是质量，JA企业代号(金奥)4.2.2 第二层次文件：程序文件JA - MP/QP-0X 0X为程序文件序号 MP/QP程序文件 企业代号JA4.2.3 第三层次文件：生产作业指导书，检验指导书，产品设计文件，管理制度等4.2.3.1管理制度 JA/GL-CD顺序号管理制度（简称）企业代号4.2.3.2 检验、生产作业指导书及设计文件 JA/QC、PD、DS-XXXXXXXX为序列号QC检验作业指导书，PD为生产作业指导书，DS为设计文件企业代号4.2.3.3外来文件 -使用年号顺序号部门代号（见4.2.4） 4.2.3.3.4部门代号部门名称部门代号行政部XZ总经办ZJ供销部GX生产部SC质管部PG财务部CW4.3文件的编写、审核、批准、分发文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。a)质量手册由行政人事部负责组织编写，由管理者代表审核，总经理批准、发布，由行政人事部负责登记、分发；b) 程序控制文件由实施部门编制，实施部门主管审核，相关部门会签，管理者代表批准；c) 质量管理第三层次文件由各相关部门组织编写和汇总，部门主管审核，管理者代表批准，行政人事部负责登记备案；d) 确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。文件的分发和作废文件的回收要填写文件分发和回收登记表。4.4文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件均应受控，由各部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角或标明受控状态处加盖“受控”章，并注明分发号。4.5文件的更改4.5.1质量手册由行政人事部组织更改，填写文件更改申请单，经管理者代表审核，上报总经理批准后实施更改并保留文件更改内容的记录。4.5.2所有被更改的原文件必须由相应部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.5.3文件的更改方式及要求如下：4.5.3.1划改：划改应使用钢笔或签字笔，并在更改处标明修改代号（用a、b、c表示同一文件中的不同修改地点，用1和2表示第一次修改和第二次修改，如a1表示a处第一次修改，a2表示a处第二次修改）。4.5.3.2换页：同页划改次数超过五次时应换页，并对修改状态进行记录。4.5.3.3换版：文件更改次数超过10次或内容需进行大幅度修改时应换版，并对换版状态进行记录。4.5.3.4对磁盘、磁带、光盘的更改应按经批准的文件更改申请单要求进行修改或换版更改，并应做出更改记录和更改后的版本号。4.6文件的领用4.6.1文件使用者因丢失或破损需重新领用时应提出申请，经相应的文件分发部门主管审批后方可领用。4.6.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；分发部门作好相应签收记录。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放于适宜安全的地方；b) 质量体系文件由行政人事部保管，其他部门文件由各部门保管。c) 各部门对受控文件应及时填入受控文件清单。d) 任何人不得随意在受控文件上乱涂乱画或修改，不准私自外借和复印，确保文件的清晰，易于识别和检索。e) 磁盘、磁带、光盘类文件应存放在常温、防尘、防磁的保险柜中，并定期（每一年）检查是否有病毒或变质。尤其是磁盘磁带应有备份，以防病毒的侵入。4.7.2 文件的作废与销毁a) 所有失效文件由相关部门及时从所有分发或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。b) 对需要保留的作废文件，应加盖“作废”与“保留”印章；c) 需销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请单，经管理者代表批准后，由品质部授权相关部门销毁并作好记录。4.7.3 文件的借阅与复印（复制）与管理体系有关文件的借阅、复印（复制）需经管理者代表审批并填写文件借阅登记表。4.8外来文件的控制4.8.1收到外来文件的各部门，需识别其适宜性，由行政人事部确认并备案登记。4.8.2行政部负责收集与环境和质量相关的国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并负责旧版本标准的收回。对各种专业领域内的标准收集由各相关部门负责，并在行政人事部备案登记。4.8.3备案登记的外来文件需填入受控文件清单。4.9作为质量记录的文件应执行记录控制程序。5 相关文件5.1记录控制程序 JA -MR-MP 026 记录6.