浅议提高展览公司招商招展成效的思路.doc

浅议提高展览公司招商招展成效的思路 目录一、招展和招商的含义4二、决定招展招商成功的主要因素4三、有效招展招商的具体思路5（一）招展的具体思路51、展位和招展项目说明52、寻找目标参展商及观众63、招展方案的设计64、招展及招商工作的组织与管理65、会展产品营销合同7（二）有效招商的具体思路71、材料准备要充分72、样品种类要齐全73、展位布置要得当74、人员配备要到位85、服务解说要主动86、会后跟踪要及时8四、小结8摘 要会展是供需互通有无的平台，是信息、技术、产品交流的载体。纵观会展业发展规律，招商招展是展会成功举办的核心，参展商和观展者、硬件设施以及服务共同构成展会成功的要素。能否吸引足够数量、足够份量、足够层次的参展、参会客商是所有成功展会的基础。没有基本的受众群体，失去受众聚集效应，设施建设和展会服务就成了无源之水，会展的基本功能也将无从实现。本文就如何提高展览公司招商招展成效提出了一些具体思路和措施。关键词：招商 招展 展会 思路对策 浅议提高展览公司招商招展成效的思路会展企业的价值链有四个重要环节，它们对会展企业价值的实现起到决定性的作用。这四个环节分别是研究策划、招商招展、展会服务和客户管理。而每一个环节都需要会展企业具备相对应的关键能力才能使其产生的价值达到最大化。 会展业是经济发展的晴雨表，国际金融危机已经对我国会展业产生明显影响。据统计，2008年中国贸促会批准组展单位出国举办的经济贸易展览会有一千八百多项，但2008年底，实际举办的展览会只有一千项，实施率约百分之五十五，与2007年相比，实施率下降了五个百分点。在国内展览方面，组展单位也感受到了压力，展览面积与参展企业都在减少，招展招商困难突出。参展商为了节约成本，有选择地参加展会，导致会展数量明显下降。因此，在后金融危机时代，讨论如何提升会展企业招商招展的成效就具有十分重要的意义。一、招展和招商的含义招展是会展经营单位招揽企业租赁展位、参加展会展出的行为。招商是承办单位招徕专业观众（指从事专业性展览会上所展示产品的设计、开发、生产、销售、服务的观众，以及目标参展商的潜在客户）来参观展览的过程。招展和招商都是展览行业的两个重要的组成部分，是展览会发展的两翼，二者相互吸引，相互影响，缺一不可。招展和招商应相互影响、相互作用。招展成功了招商也就成功了，招商成功了又反过来促进招展的成功。二、决定招展招商成功的主要因素招商招展环节主要是营销策划、渠道建设、政府公关、媒介推广、展位销售等。在招商招展环节中，关键能力包括了政府和行业协会的公关能力、展会的营销推广能力、专业化的组展能力、营销网络的建设能力、销售能力等。招展招商是否成功需要考核两大指标：展商和观众。第一，展会要有一定数量和质量的参展商才能成为高质量展会，如果参展商数量不多或质量不好，展会的档次就难以提高，展会的发展前景也难以保证。而展览会的核心竞争力在于能否邀请到优秀的参展企业，能否邀请到最具潜在购买力的采购企业，所以招到足够多的同行业优秀企业是展览公司的目标。第二，会展招商就是邀请观众来参观会展，观众分为专业观众和普通观众。前者是指从事会展上所展示的某类展品或服务的设计、开发、生产、销售或服务的专业人士以及用户。与之相对应的是普通观众(除专业观众之外的其他观众)。高档次会展谢绝或限制普通观众(如广交会和广州国际汽车展)。专业观众的到场数量一直是检验一个展会成功的标志，也是参展企业最为关心的问题。只有观众组织好了，展览会才具备应有的功能，才能销售给参展商，组展成功的关键在于专业观众的质量。展会品牌和观众质量是成正比的，要维护好与参展商的关系，就必须确保专业观众的质量。具有一定质量的观众，对展会来说不可或缺。无效观众能够增加展会人气，活跃展会气氛、扩大参展商的广告效应和知名度。总之，招展和招商工作追求的是买家和卖家都满意，就是所有参与者都基本达到自己预期的目的，实现了多赢。三、有效招展招商的具体思路展会项目首先应该做市场调研，进行前期定位。首先，从地方产业环境、市场条件来看，这个项目能不能办。其次，从该展会项目对当地产业的指导意义如何着手进行分析。有了市场分析以后，才能来做正确的招展和招商工作，才能把招展和招商工作做好。招展招商做的不是销售，而是营销。如对展会进行市场定位、分析展商和观众群体、推广展会品牌等，树立展会形象，以便提高展会的知名度和认知度。（一）招展的具体思路1、展位和招展项目说明展位是参展商展示其产品或服务的地域空间范围，也是会展经营者用来获得会展经济利润的最主要资源，展位出租率的高低在很大程度上能够影响会展经营者的获利水平。而招展就是会展经营单位招揽企业租赁展位、参加展会展出的行为。会展经营者要想获得较好的经济效益和较高的社会影响，就必须对展位及招展项目进行详细而有效地说明和宣传。招展函是办展机构用来说明展会以招揽目标参展商参展的小册子。在编制招展函时一定要对其内容、图片和版面做仔细的规划和安排，使招展函在展会招展的过程发挥其应有的作用。2、寻找目标参展商及观众招展工作的第一步是通过广泛地收集目标参展商及观众的信息，建立一个完整实用的目标参展商及专业观众数据库，为展会招展做好基础性的准备工作。一个好的目标参展商数据库不仅是展会招展的基础，也是进行展会规模预测和制定展会规模预测和制定展会方案的基础。3、招展方案的设计招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制定的具体执行方案。编制展会的招展方案，要在全面掌握市场信息的基础上，结合展会的定位，参考展览题材所在行业的特点，对各项招展工作进行统筹规划和科学安排。在招展方案的设计中应重点注意以下几点：（1）招展代理对会展招展代理的选择、指定和管理作出安排，对代理佣金水平及代理招展的地区范围与权限作出规定。（2）招展宣传推广对配合会展招展所做的各种招展宣传推广活动作出规划和安排。（3）招展预算招展预算是为招展各项工作的顺利进行而做的费用支出预算，以便会展能及时、合理地安排各种所需要的费用支出。（4）招展进度计划对会展的各项招展工作进度作出总体规划和安排，以便控制会展招展工作的进程，确保会展招展成功。4、招展及招商工作的组织与管理成功的展会需要数量众多、质量较高的参展商和专业观众的有效支持，因此，招展及招商的工作进行得好坏将直接影响到展会主办方的利益。但盲目地进行大规模的招展及招商不但浪费资金，而且还未必能够取得较好的招展效果，会展企业必须对展会的招商及招展工作进行有效地组织管理。5、会展产品营销合同在客户决定将正式参加展会后，接下来的重要工作就是签定营销合同。只有签定了合同，双方的权益才能得到保证。合同的内容必须要全面、详细而准确，因为它是双方合作的基础，是会展企业为展会提供服务的依据。（二）有效招商的具体思路招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈，它是展览会的生命线。1、材料准备要充分会展前要充分准备相关材料。会展所需材料，分地区宣传材料和产品宣传材料两类。宣传材料需要涵盖本地区的硬件建设和软环境服务两个范围的内容。产品宣传材料应该含有宏观介绍本类产业在该地区所有规模和特色的内容，也要有具体介绍产品种类及相关情况如工艺，价位的内容。2、样品种类要齐全作为参加展会的主打部分，展品的选择十分重要。对于产品的种类，要根据所参加的展会性质及所预定展位大小制定分类方案。准备展品的时候，要遵循突出重点、市场优先的原则，即根据市场受欢迎程度来对不同产品在数量和样式上，进行有侧重点的准备。同时，针对展会情况，要根据展会整体规模合理准备小样。小样的规格不宜过大，应遵循便携、典型的原则。既能体现主体的花色和样式，又方便客商携带，便于发放。3、展位布置要得当展位布置在会展中相当于人的脸面，应遵循二适中的原则，即根据参展规模、旗域特色和经济发展形势相结合，使展位达到大小适中、位置适中、精简适中的效果。展位包装和布置上要突出主题，做到民族特色与产业特色相结合。展位特色与展品特色相结合。4、人员配备要到位参加会展的情况有很多形式，有政府组织企业参与的形式，也有政府或企业单独参与的形式。政府组织引导企业参与的样式比较全面，企业作为生产单位，可以就关于产品生产和销售的细节进行解释，政府作为宏观调控机构，可以就关于产业投资和延仲等问题为客商解答。二者相辅相成，却又无法互相替代。所以，在参展人员配备时，尽量周全的考虑和安排是十分必要的。5、服务解说要主动作为参展的一个团体，无论是企业还是政府单位，都是整个展会的一部分。在做了大量的准备之后，面对每天上千人次的客流量，一定要有一个积极主动的态度。对待来访客商，要热情服务，并耐心详细的解答对方的提问。展位上要实行访问登记制，并将访客登记和所收集名片分类保存。6、会后跟踪要及时会展期间会有很多客商来访问。询问的问题一般有关于产品代理与销售、关于产业链接与合作、产业投资相关政策等多方面内容。展会结束以后，根据访客登记和所收名片，积极主动联系到访客商，跟踪落实其会展期间意向，邀请对方投资考察，增加招商引资的成功率。四、小结在今天的中国，会展是一个朝阳产业，其市场容量将随着中国经济和社会的持续发展而成长壮大。对于竞争日趋激烈的中国会展行业，会展市场无疑是一块让人垂涎的巨大蛋糕。对于具备条件的会展企业，问题在于应该怎样尽可能地扩大自己的市场份额，这直接依赖于会展企业的各种销售努力、探索提高招商招展成效的具体方法。对于后危机时代的会展业发展，要提高招商招展的成效，总结起来做好以下几个环节就十分必要：首先，做强做大品牌展会，提高展会的知名度，树立良好的品牌形象。这是实现成功招商招展的首先条件。第二，做好完备的展前准备工作，资料、人员等各面的配备要及时到位。第三，展会过程中努力实现有效的组织管理与完善的服务，注意预防并及时解决任何