建构公司法律风险防范体系.doc

建构公司法律风险防范体系本文从法务部的职责设置及法务人员的结构，建立完善的合同管理制度，完善法律风险辨识等对建构法律风险防范体系方面进行初探。第一部分：法务部职责设置法务部的职责设置是建构公司法律风险防范体系的前提，只有明确了法务部的职责，才能充分发挥法务部的作用对公司法律风险进行有效的防范。根据集团公司管理的需要，法务部目前主要一下职责：一、参与公司股权设置研究，为实现公司的集团化运营出具法律意见。公司的股权设置是公司管理的基础，决定公司的基本框架，是公司的骨骼，公司股权设制的合理合法，直接决定管理职能的发挥，股权设置是公司的战略规划，对此应进行合规性研究。这就要求法务人员应具有以下基本素质；1、熟知公司集团化运营的模式，领会公司的战略管理意图2、熟知相关的法律法规3、提供有效地法规意见支持，4、追踪相关行业、国家的政策导向其主要职责就是：1、出具法律意见，规避公司现实和潜在的法律风险2、根据公司的战略意图，运用法律知识进行前瞻性研究二、参与公司重要规章制度的审核，对公司重要规章制度的合规性提出法律意见。公司重要规章制度的合规性，直接反应一个公司的素质，是公司软实力的体现，也是公司长远发展的需要。如果公司的大量规章制度不合规，不但会影响公司的形象，也会给公司带来不必要的麻烦。如公司的劳动规章制度不合理，一旦有诉讼将直接导致违反规定的条款无效。这就要求法务人员应具有以下基本素质1、全面熟知相关法律法规，特别是劳动、人事、安全等方面的法规2、熟知公司的管理流程其主要职责就是：审核公司的重要规章制度，对公司的重要规章制度提出法律意见，运用专业知识规避法律风险。三、参与公司对外合资、合作等重大事项，对出现的问题提出法律意见。资本的合作，实际上是人的合作，我们知道只有永远的利益，没有永远的朋友，对于资本的合作，应慎之又慎，对于相关的合作条款，应详尽预则可能发生的事。要求法务人员要熟知相关的法律法规，熟知公司合作的重大法律风险类型。四、参与合同的全面管理，对合同的签订、履行及出现的问题进行风险管理。经济合同的管理，要打破仅进行合同书的签订管理，签订后就放任的管理模式，要把合同的风险管理前移，主要的风险在合同的履行上，我们不否认合同书的签订是很重要的一个方面，但是在履行中出现的问题及时解决，就很好的控制了风险，法务部门对合同履行的跟踪监督，才是合同风险管控的最重要的方面。对于非经济合同，如征地合同、合作合同等履行时间较长的合同，对于合同书的条款应详尽，对合同的终止条款应明确，对合同的保存期限应归档长期保存。五、对公司的上市前期工作进行法律规范，公司上市是一个系统工程，要求我们从现在就应按上市公司的规范去对我公司的经营进行管理，以减少上市的前期准备工作。要求法务人员熟知相关上市法律法规。六、对公司员工进行基础法律知识教育，提高员工的整体法律素质，用法律和制度规范员工的行为，提升公司的软实力，要求利用各种形式开展普法教育。七、参与公司的诉讼工作，维护公司的权益。要求法务人员熟知相关的法律法规，诉讼技巧及丰富的诉讼经验。第二部分：法务部人员的设置法务部行管经理，主要职责：处理法务部的行政事务，协调公司有关部门，对外协调相关部门，办理法律事务。技能要求：较高的行政管理能力，相应的法务能力法务部法务专员：主要职责，指导法务部的法务工作，处理法律事务，技能要求：较高的法务处理能力，相应的行政管理能力法律事务员：主要职责：办理公司的法律事务技能要求：一定的法务处理能力，一定的行政管理能力合同管理员：主要职责：管理公司的经济合同，包括会谈、签订、履行管理和监督。技能要求：较好的法律知识，一定的行政管理能力。法务部的职责及技能要求见附图：法务部行管经理，主要职责，处理法务部的行政事务，协调公司有关部门，对外协调相关部门，办理法律事务。技能要求：较高的行政管理能力，相应的法务能力。法律事务员：主要职责：办理公司的法律事务技能要求：一定的法务处理能力，一定的行政管理理能力合同管理员：主要职责：管理公司的经济合同，包括会谈、签订、履行管理和监督。技能要求：较好的法律知识，一定的行政管理能力。法务部法务专员：主要职责，指导法务部的法务工作，处理法律事务，技能要求：较高的法务处理能力，相应的行政管理能力第三部分：公司法律风险防范体系的建立一、法律风险防控的基本原则：1、是合法合规原则。法律风险多数是由于违法、违规、违约引发的，防控法律风险首先要避免不当措施引发新的风险。2、是预防为主原则。潜在的法律风险可能导致严重后果和无法挽回的损失，必须从源头上进行防控，以事前防范、事中控制为主，事后补救为辅。3、是全面覆盖原则。法律风险防控应当贯穿企业经营管理的全过程，触及各个环节及所有部门和岗位。4、是动态调整原则。法律风险应当定期评估，并根据内外部环境的变化，及时调整工作方案，实现动态管理。5、是综合治理原则，防控法律风险必须加强部门之间的合作，多管齐下，标本兼治。二、建立和完善法律风险防范制度建立和完善公司制度规范，是有效防范公司法律风险的重要内容。公司必须根据自身参与市场竞争的内外部环境，对涉及法律风险的重要事项，以规章制度的形式对事前预防、事中控制和事后补救做出明确规定。1、建立完善的合同管理制度。集团公司应该建立并严格执行合同管理标准和授权管理办法等制度，规范合同管理的控制流程，强化合同签订和履行的审核与审批;编辑常用合同示范文本，建立合同范本库;法务人员参与重要项目的前期商务谈判、招投标、合同审查等事务。合同是什么？合同是交易各方对最终形成的整个交易模式的记载。它不仅仅是一些基本的交易条件的体现，更是整个谈判过程的思想产物。合同的形成一定要在各方的信息交流之后。如果交易各方不进行琢磨与推敲，合同则无从谈起。合同是一种行为，也是一种法律关系，这种关系可以通过可口头证据证明，也可以用书面证据证明。合同与证明其存在的合同书是不同的，合同书和其他有关合同的证据一样，如会谈纪要，都是证明合同的存在及内容的证据，但本身不能等同合同。因此，法务部的职责不是仅仅在合同上盖章，对合同书签订前进行管控，更重要的是对合同的履行进行管控，应建立合同督察机制，全面管理合同的履行。如对仅为付款而在履行完毕后补签合同书的；在履行一段时间后补签合同书的；在履行过程中遇客户投诉，原因经查明确属我方未按合同执行的;在合同履行过程中，对合同主要条款质量、价格、履行期限等的变更未采用书面形式的；（书面形式包括合同书、电传、传真等可再现的形式）；在履行过程中，公司业务部门未按合同执行的，给公司造成影响的；在履行过程中，公司有关部门未按合同执行的，故意不作为或乱作为给公司造成影响的等情况，在履行中及时的监督就能够把风险进行管控，掌握主动，变不利为有利。2、建立完善的公司规章审查管理制度。公司的规章制度是公司的法律，是保障公司正常运行的基础，一个良好的规章制度应当是既能保障公司的正常运行，又能够充分调动员工的积极性；既要赋予一定的权力，又要具有监督机制，权利和义务要相结合；既要反应公司的战略意图，又要照顾实际情况；要相互关照其他规章，又要保证和其他规章不冲突;公司规章制度既要符合国家法律法规，又要照顾公司实际；既要照顾相关部门，又要注意层级关系，下级规章要服从上级规章，规章制度的用语要一致，上下要连贯。总之，公司的规章制度是公司管理的基石，公司要做到管有法，罚有据，干事有章可循，权责明晰，相互协调，有效监督的规章体系。对公司的重要规章的合规性审查，是法律风险管控的重要工作。这就要求在规章制度的制定时要充分征求法务部们的意见，必要时法务部门要出具书面的法律意见书。法务部门要从规章是否和现行有效地法规冲突，是否符合公司的战略意图，是否和相关的规章制度相协调，制定程序是否合规等方面进行审查，并签署意见和建议。没有经过法务部门审查的重要规章是不能签发和生效的。这样就从源头控制法律风险的产生。3、建立和完善公司合资合作法律风险防范制度合资合作的目的是为了取得利益，取得利润是公司生存的基础，合作各方为了各自的利益产生冲突，合作共同体就是在合作和冲突这一对矛盾中发展，当矛盾上升时合作体的风险加大，当矛盾上升一定程度时，合作体无法经营，造成合资合作的目的不能达到。健全合作方的尽职调查程序，充分了解对手的情况，做到知彼。在合资合作合同中，要对原则性的事项详尽表述清楚。在公司章程制定上，要充分利用公司法赋予的权力，尽量制定一个可操作的，兼顾双方利益的章程，来规范公司的行为。法务部门不仅要进行尽职调查，更主要的是对合资合同和公司章程的审查，对法律风险进行辨识，制定管控方案。三、建立完善的法律风险防范体系（一）建立科学的工作流程：法律风险防控工作一般包括信息收集、风险识别、风险分析、风险评估、风险处理、沟通与协调、监督与改进等基本内容。要结合本公司实际，在现有工作基础上，梳理、规范有关工作内容，建立一套有效、迅捷的工作流程，确保能够及时发现风险、迅速预警、有效应对，为防控工作争取主动、创造条件。（二）广泛收集相关风险信息。要注意收集国内外法律风险案例及与本企业相关的风险信息，包括政治、经济、地域环境变化；新的法律法规和规范性文件；行业与产业政策；财务与税务政策；企业重要合同协议；企业重大纠纷案件；员工的基本状况；竞争对手的知识产权等，对重要信息进行跟踪监测，及时上报。（三）清理排查法律风险点。对企业各业务单元、各业务流程及各项经营管理活动中的风险点、风险源要进行集中清理，定期排查，并建立风险信息库。对发现的法律风险要及时进行分析、确认，形成预警报告逐级上报。建立法律风险举报制度，保障员工发现违法违规等法律风险时，能够主动、及时地向有关部门报告。（四）对风险定期进行评估。对上报和收集到的法律风险要及时进行评估，对法律风险的性质、特征、发生概率及对企业目标的影响程度等进行分析,并据此对法律风险实行分级管理。（五）及时采取应对措施。对法律风险可以根据具体情况采取规避、减轻、转移、化解、退出等处理手段。轻微的法律风险，可以交由企业部门或所属单位处理。一般的法律风险，法律事务机构应当提出风险处理意见，监督相关部门或单位进行处理。重大的法律风险，法律事务机构要提出风险处理的初步方案，经决策层批准后组织实施。（六）不断完善风险防控机制。法律事务机构针对法律风险暴露出来的问题要及时提出改进建议。企业应当根据实际情况采取相应整改措施，及时堵塞管理漏洞。应当根据法律风险的发生规律，分类制定处置预案，进行充分准备，保证预警后能够做出快速反应，采取有效措施。（七）细化涉及公司法律事务管理、合同管理、商标专利管理、公司招投标管理、诉讼项目管理等公司法律规章制度，完善操作流程，确保各流程控制点的全面到位；要突出建立风险预警机制，规避事前法律风险。根据公司整体战略目标确定对风险的分类方法，对各类法律风险进行评分和排序，划分风险高中低等级，提出化解和规避法律风险管理的有效措施，实现法律风险的最小化。针对不同级别的法律风险，重