ISO编写与编号导则.doc

文件编写与编号导则阳江市奇正建筑五金有限公司 版本：A版 修改：0文件号：RF -G办-001 页码：第6页 共6页1.0 目的和范围：本导则是为公司属下各个职能部门开展文件编写工作而制定的，目的是使公司内文件的编写与编号规范化、标准化和统一化。本导则适用于公司内所有文件的编写与编号。2.0 职责：2.1 行政部负责编制本导则。2.2 行政部负责编写质量手册。2.3 各部门指定的人员负责起草本部门的程序文件和工作文件。2.4 各部门负责人和起草人负责修改、更新本部门的程序文件和工作文件。2.5 文件的格式应与本导则一致。3.0 管理内容：3.1 文件的格式3.1.1 刊头部份采用统一的格式（见附录A，附录B）3.1.2 质量手册正文中各条款描述的格式：（1）标准条款的编号；（2）标准条款的描述内容；（3）有关工作程序。3.1.3 程序文件正文格式：（1）目的；（2）适用范围；（3）职责； （4）工作程序；（5）相关文件； （6）记录和报告。3.1.4 工作文件正文格式：（1）目的；（2）范围；（3）职责；（4）管理内容；（5）记录和报告；3.2 文件的内容：3.2.1 刊头刊头部份应包括下列内容：（1）标题：文件名称；（2）文件号；按统一规定的编号办法（见本导则3.7）；（3）版本号：以A、B、C表示，例如手册换版，手册的版本号由“A”改为“B”；（4）修改号：以0、1、2表示，例如需改手册的某章节内容，修改后的相应的修改标识由“0”改“1”；（5）页码号：标明页序和累积页数。3.2.2 质量手册的内容质量手册主要包括以下内容：（1）名称、范围和适用领域；（2）目录；（3）本公司的简介；（4）质量手册的颁布令；（5）本公司的质量方针和目标；（6）组织机构、职责和权限；（7）质量管理体系要求各条款的描述和程序文件的引用；（8）引用标准和术语（定义）；（9）质量手册管理办法。3.2.3 程序文件正文部分包括以下的内容和要求：（1）目的：为什么要开展此项活动；（2）适用范围：文件适用（或不适用）于哪些范围（含部门、活动、人员和产品）；（3）职责：指负责实施该文件的部门或人员的职责、权限及相互关系；（4）工作程序：依序阐述开展职能活动的内容和方法；（5）相关文件：明确文件涉及的相关程序、工作文件等； （6）记录与报告：明确文件使用记录或报告。3.2.4 工作文件正文部分：包括以下内容（1）目的：同程序文件的目的；（2）范围：同程序文件的适用范围；（3）职责：同程序文件的职责；（4）管理内容：同程序文件的程序要求；（5）记录和报告：同程序文件。3.3 文件编写的形式：采用文字叙述式。3.4 文件编写审批程序3.4.1 各部门按文件编写要求组织本部门负责文件的编写。3.4.2 在文件会签前，应预先在编制部门讨论，部门领导审核。质量手册上报总经理，程序文件上报管理者代表，工作文件（含管理性和技术性文件）上报各部门主管领导。3.4.3 质量手册由总经理组织会签，程序文件由管理者代表组织会签，工作文件由各部门主管领导组织会签。3.4.4 未通过会签的文件，根据会签中提出的问题进行修改后重新提交直至通过会签。3.4.5 质量手册最后由总经理批准，程序文件和工作文件由管理者代表批准。3.5 文件编写原则及有关说明。3.5.1 质量手册的编写按ISO10013质量手册编写指南等的有关规定执行。3.5.2 程序文件（1）程序文件只涉及质量活动，不涉及纯技术性细则；（2）程序文件必须与质量手册的规定保持一致；（3）程序文件应简明、准确、可操作性强。3.5.3 工作文件（1）工作文件涉及质量活动和纯技术性细则；（2）工作文件和程序文件的规定一致，是程序文件的细化和补充；（3）工作文件的描述要求详细、准确、可操作性强。3.6 引用文件的规定：3.6.1 引用上层或本层次的文件用 ，引用本层以下文件用，在程序文件、工作文件中出现的质量记录用“”。3.6.2 引用的文件和列出的质量记录和报告应在管理内容中出现。3.6.3 职责中有规定的“职责”应在管理内容中出现。3.6.4 程序条款号以3或4位数字为限，若有更具体的内容需区分，则以（1）、（2）和、以及小写英文字母作区别。3.7 文件的编号QZ2 0 1 0QMS F3.7.1 质量手册的编号： 颁布年号 手册代码 公司代码Q P0 0 13.2.1 程序文件编号：QZ 文件编号 程序代码 公司代码QZ生G3.2.2 工作文件编号：0 0 1 文件编号 部门代号 工作文件代号 公司代号3.2.3 原始记录（单、表、报告、卡、记录、汇总）等的编号：（A）0 1R0 0 1QZ 版本号 记录编号对应程序文件编号 表格代号 公司代号3.8 部门简称规定（例）： 行政部 行 采购部 采品管部 品 技术部 技IT部 电 工程部 工 3.9 编号举例 第001号程序文件：QZ-QP-001行政部第02工作文件：QZ-G行 -002第001号程序文件中第08号A版表格：QZ-R001-08（A）附录A质量手