商场文员工作流程.doc

商场文员工作流程每天的工作一、每天邮件接收工作（密码1106）1、 在上班期间，养成习惯隔一段时间收取邮件，然后根据邮件内容作出回复。二、日业绩表（9:30分之前发送）1、营业额-MYSHOP客户端-报表查询-双击各部类级别销售报表-按报表日期填写-门店编码（0501建兴）-汇总类别（部门）-执行 （当日销售）2、去年营业额只需更改日期。3、日指标-直接复制日指标分解表中的合计日指标。4、人流量=客流量的合计；天气状况按当时实际情况填写。5、库存金额-数据查询系统（建兴店，密码1111）-销售相关资料-历史库存快照-查当日库存-部门-按店分开-查询-导出。6、食品=食品成本金额的合计，用品=用品成本金额的合计。7、时段销售表- MYSHOP客户端-报表查询-时段收银日报表-日期-门店编码(0501建兴店)-执行。8、客流量-时点客流量，客单价-时点客单价，收银金额-时点收银金额。三、生鲜营运分析表（10:30前发送）1、MYSHOP客户端-报表查询-双击各部类级别报表-建兴店-汇总类别（大类）-销售额。2、进货成本-MYSHOP客户端-采购管理子系统-收货作业-查询验收单-查找条件（审核日期：当日）-要含税成本、含税售价金额（=理论销售额）。3、退货作业-查询退货单-单据查找-审核日期（当日）-管理部类（=10、12、13、14）。4、调出、调入成本-MYSHOP-库存管理子系统-部门调拨作业-查询商品转码调拨单-单据查找-审核日期（当日）-转出默认成本金额。5、报损金额-MYSHOP-库存管理子系统-报损作业-查询报损单-审核日期（当日）。四、生鲜市调表（周一至周五 10:30分之前上传）（公司总部）1、数据查询系统-营运管理-市调售价建议-0501店-提取组别资料-双击生鲜-导出。2、只要商品编码-商品名称-规格-正常售价-执行售价-对手原价、特价，其余删除；然后打印出来，叫生鲜采购员上来填写。3、将市调上传到数据查询系统，对手名称：市场。4、物价主管周娇凤检查有误时将发邮件告知，更改后再将邮件发回去。五、广东省平价商店农副产品价格监测日报（周一至周五 11:30分之前做好）1、在收藏夹里找到链接地址，用户名：yfyc002 (密码：13143344)2、平价零售店-MYSHOP-档案管理子系统-资料查询-商品资料-输入要查找的商品名称。（莴笋：100665，西红柿：100238，鸡蛋：210492，上肉：前腿上肉，花生油5L：胡姬花特香花生油，调和油5L：金龙鱼浓香调和油，茄子：茄瓜）台账： 用户名：8929618 (密码：13143344)每周一的工作六、周销售对比样表（建兴门店）1、本期自营销售-数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（1号到每个周日）部门-按店分开-0501店-自营-全部。（=实际销售）2、上期、去年自营销售-按“本期自营销售”一样查询，只须更改日期。3、本期预估销售-本月日指标分解。（根据“每月日报表”按本月累计日填写）（自营销售-自营销售，联营销售-联营销售，合计销售-合计销售）4、客流量-数据查询系统-销售相关资料-客单数据查询-日期（1号到每个周日）-部门-按店汇总-查询导出。（=客流数）5、库存金额-数据查询系统-历史库存快照-日期（1号到每个周日），终止日期也是（1号到每个周日）-自营、百货-部门-按店汇总-查询导出。（生鲜不用做）6、联营销售只需做“销售额”部分。七、本周合计销售对比1、本周合计销售-数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（一周）部门-按店分开-0501店-全部-全部。（=实际销售）2、本周预估销售-本月日指标分解（一周的合计预估销售）。3、上周合计销售-按“本周合计销售”一样查询，只须更改日期。八、百货大分类销售对比（建兴店）1、数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（1号到每个周日）-大类-全部销售-按店分开-0501-全部、全部-查询导出。（去年销售，只须更改日期） 公式VLOOKUP匹配（分类至实际销售额）九、百货大分类销售明细/生鲜中分类销售明细（建兴店）1、数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（1号到每个周日）-大类-全部销售-按店分开-0501-全部、全部-查询导出。（去年销售，只须更改日期）公式VLOOKUP匹配（分类至实际销售额）2、数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-大类/中类-全部销售-商品汇总-0501-全部、全部-百货/生鲜-查询导出。公式VLOOKUP匹配（货号至实际销售额）3、根据导出的表，剪切分类至表格最前面，在分类后面插入一列空格。公式LEFT匹配分类 （去年销售，只须更改日期）（六、七、八、九，星期一早上必须打印出来交给百货部两位主管，生鲜部主管，鲜肉组组长，熟食组组长，星期二下午开会要用，并且要发送给董店，百货部，生鲜部）十、每周畅销商品缺货明细统计（数量、金额）（公司总部）1、数据查询系统-销售相关资料-销售排行榜-日期（一周）-部门-数量/金额-前300名-自营、百货-查询导出。2、排序：将购销天数小于7天的、库存数量少于10的商品明细（特殊商品除外），其余删除。十一、部门周销售对比（公司总部）1、本周销售额-数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（一周）-大类-按店分开-包含补差信息-查询导出。公式VLOOKUP匹配（分类至实际销售额、成本额、补差额）2、上周、去年的销售额和销售额查询方法一样，只需更改日期。3、毛利额-Myshop-各部类级别报表-日期（一周）-建兴店-大类-导出-输出到文件-EXCEL-销售毛利。公式VLOOKUP匹配（部类编码至销售毛利）十二、专柜周销售对比（公司总部）1、 数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（一周）-大类-按店分开-联营-查询导出。2、上周、去年的销售额和销售额查询方法一样，只需更改日期。十三、周来货跟踪及缺货率统计（建兴店）1、 数据查询系统-采购管理-街货到货统计-日期（一周）-排除综合到货率为100%-供应商明细-查询导出。（供应商至综合到货率保留，其余删除）十四、AA商品缺货率统计（公司总部）1、 数据查询系统-销售相关资料-品项资料查询-正常-部门-明细-判断库存数量不等于0-全部-自营-百货-带商品级别信息-查询导出。2、 根据导出的表，将每个部门相应的数量填写到“AA商品缺货率统计报表”。十五、正常商品缺货率统计（建兴店）1、 数据查询系统-销售相关资料-品项资料查询-正常-部门-明细-判断库存数量不等于0-全部-自营-百货-带商品级别信息-查询导出。2、 根据导出的表，将每个部门相应的数量填写到“正常商品缺货率统计报表”。十六、TOP300周转在7天内商品明细（数量、金额）（建兴店）1、 数据查询系统-销售相关资料-销售排行榜-日期（一周）-部门-数量/金额-前300名-自营、百货-查询导出。2、 将购销天数小于14天的用其他颜色标明。十七、街货缺货来货跟踪统计表（建兴店） 1、 销售额数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（一周）-分店日期-全部销售-日期分开-0501店-全部-全部-查询导出。（=实际销售额）2、 来客数=销售数量。3、 客品项-Myshop-门店收银日报表-日期（一周）-建兴店-执行。（=销售笔数）4、 订货品种-数据查询系统-销售相关资料-各类单据查询-日期（前一天）-验收单-商品明细-大类-0501店-查询导出-排序分类号-删除生鲜-排序数量。5、 订货品种=Excel表的所有商品品项；订货数量=Excel表订货数量总和。6、 来货品种=Excel表数量不为0的商品品项；来货数量=Excel表数量总和。十八、单双周一报表1、 单周周一：滞销商品清单（筛选条件：30天销售为0、期初和期末库存数均大于0）2、 双周周一：大库存商品清单（筛选条件：成本周转超过90天、30天内未进货、存货数量大于6、库存成本金额超过500元）的查询、筛选、统计，并发给店长抄送给采购经理、区域经理和郝总。以上报表必须每周一发送给董店、建兴店百货部，谨记！每月1号-4号的报表十八、TOP300周转在30天内商品明细（数量、金额）1、 数据查询系统-销售相关资料-销售排行榜-日期（一周）-部门-数量/金额-前300名-自营、百货-查询导出。2、 将购销天数小于14天的用其他颜色标明。十九、各部门月销售对比（同比、环比）1、 Myshop客户端-报表查询-各部类级别销售报表-日期（一个月）-建兴店-大类-查询导出。二十、月库存检汇总表1、结存成本-数据查询系统-销售相关资料-历史库存快照-日期（要最后一日）-大类-自营、百货-按店分开-查询导出。（公式：第一行至导出表分类至成本额）二十一、销售排行榜（建兴店）1、 数据查询系统-销售相关资料-销售排行榜-日期（一个月）-部门-金额-前100名-自营、百货-查询导出。2、 默认进价-Myshop-系统选择-档案管理子系统-资料查询-商品资料-进价-要实际进价。（实际进价只能一个一个地找）3、 默认售价-Myshop-系统选择-销售管理子系统-打印与电子称服务-按商品资料打印条码价签-数据导入-商品编码-浏览文件-（选择第一点操作导出的表）-导入-数据导出-要售价。4、 销售单位-按商品资料打印条码价签（销售单位）5、 销售数量-销售排行榜（销量），销售金额-销售排行榜（金额）6、部门占比-销售相关资料-销售数据查询-日期-部门-具体条件（例20，按部门）-按店分开-自营-查询-要实际金额-导出。（部门占比=销售金额/导出的实际销售额）7、 完成后，将表格打印出来给食品主管、用品主管，填写竞争对手（同福超市）。完成这个“销售排行榜”之后，还要去做“各部门销售前25名商品明细表”，操作方法一样。（食品：20、21、22、23部门；用品：3038部门）二十二、品相汇总（每月1号完成1-7报表/16号完成1-5报表）1、 正常商品有库存品项数-数据查询系统-品项资料查询-选择条件：正常、新品-部门-明细-全部门店-判断库存数量不等于0-全部-自营-百货-查询导出。2、 正常商品无库存品项数-数据查询系统-品项资料查询-选择条件：正常、新品-部门-明细-全部门店-判断库存数量等于0-全部-自营-百货-查询导出。3、 正常商品库存小于10品项数-数据查询系统-品项资料查询-选择条件：正常、新品-部门-明细-全部门店-判断库存数量小于10-全部-自营-百货-查询导出。4、 暂停订货9级/非9级有库存品项数-数据查询系统-品项资料查询-选择条件：暂停订货-部门-明细-全部门店-判断库存数量大于0-全部-自营-百货-带商品级别信息-查询导出-分开9级/非9级商品。5、 暂定订货有库存品项数汇总：暂定订货9级有库存品项数+暂定订货非9级有库存品项数。6、 无交易品种一个月：数据查询系统-查不动销商品-日期-百货-销售流水-分摊流水-负库存冲减-0501店-不选择库存情况-部门-商品明细-查询导出。（建兴店）7、 超120天品种：数据查询系统-库存周转分析-部门-商品明细-全部门店-判断库存周转天数-销售大于120（120天指售价周转天数）-自营-百货-查询导出。8、 库存金额=结存成本。9、完成8个报表后，将品项汇总到“品项汇总表”。 二十三、月销售对比表（发店长、行政部罗静芬、百货部、生鲜部）1、 本月自营销售-数据查询系统-销售数据查询-日期（一个月）-部门-按店分开-选0501店-自营-全部-查询-导出。（建兴店）2、 本月自营预估销售-即是本月分解指标，根据“门店经营预算表”，依月份填写。3、 上月、去年自营销售-按“本月自营销售”一样查询，只须改日期。4、 百货毛利额-数据查询系统-销售相关资料-销售数据查询-日期（一个月）部门-按店分开-0501店-自营-全部-包含补差信息（公司总部）。（“去年生鲜、百货毛利额” -样的方法查询）（毛利额=实际销售额-成本额+补差额）5、 生鲜毛利额-又收货部发送邮件得知。6、 如果是每月最后一日盘点则生鲜毛利额=上半月+下半月。7、 如果不是每月最后一日盘点的则先算出：生鲜各部类毛利率%=（上半月毛利额+下半月毛利额/上半月销售额+下半月销售额），以及2207的毛利率%（毛利率=毛利额/销售额）。8、 毛利额=总销售额*毛利率。9、 22部类的毛利-查出22、2207分类的销售，算出毛利差额（22-2207的毛利）+生鲜算出的2207毛利。（另外备注2207的毛利额）。10、客流量-数据查询系统-销售数据查询-客单数据查询-日期（一个月）部门-按店汇总-查询导出。（=客流数）。上月、去年客流量与本月客流量查询方法一样，只须更改日期。11、如果要查4月份库存金额，操作如下： 数据查询系统历史库存快照日期（4月1日），终止日期也是4月1日自营、百货部门按店汇总查询导出。 数据查询系统历史库存快照日期（5月1日），终止日期也是5月1日自营、百货部门按店汇总查询导出。 库存金额=（4月份的成本额+5月份的成本额）/212、 联营销售只需做“销售额”部分。13、 完成报表后将相应资料填入办公室黏贴的“指标看板”。销售达成率=（合计销售对比）中的本月达成率毛利额达成率=（自营销售对比）中毛利额达成率周转天数=（自营销售对比）中库存周转天数 二十四、14类盘点明细汇总和销售明细（每月4日，发给营运部陈芬芬）（公司总部）1、销售明细表-数据查询系统（公司总部）-销售排行榜-日期（盘点日期）-部门-具体条件（=14）-金额-前500名-自营、全部-查询导出。（保留货号-商品名称-销售金额-分类分类名称）2、14类盘点明细汇总表-Myshop-报表-分店盘点差异明细表-预盘单号（=每月2次盘点日期）-类别编码（=14）-执行-导出Excel表-保存。（一共两次导出）3、把第2点两次导出的表复制到同一个Excel表-将商品编码排序-数据-分类汇总-差异成本打“”-确定-差异成本为0的要删掉。（保留商品编码、商品名称、销售单位、类别名称、类别编码、差异成本）4、把第3点汇总的表复制到新建的Excel表（选择性黏贴，数值）-在“芫菜-14000000/类别编码”插入空格，单元格下移-商品编码排序-将前面的数据删掉（保留后面有汇总两个字的数据）-Ctrl+F（替换）-查找内容（汇总/计数），替换-全部替换-确定。5、14类盘点明细汇总表最后是不用合计的。每月25号的报表二十五、分店专柜水电表1、 每月25号通知电工将水电表发送到邮箱，根据提供的表再将数据填入报表中。 二十六、AA百货市调1、 数据查询系统-营运管理-市调售价建议-选0501店-提取级别资料-双击食品/用品-查询导出。2、 根据格式打印出来交给两位主管，由他们派员工出去市调。3、 食品/用品的对手名称-同福超市。4、 在每月规定时间上传的前34天就要整理好资料交给主管们。5、 每月的5、15、25号上传系统。6、 如果碰上规定时间是周日的，则需要提前一天上传。7、 资料有误是，物价主管会发送邮件通知，到时直接将商品价格回复即可。8、 百货市调是每个季度更换一次市调内容的，请注意每次换季时有关5号的市调，需要等物价主管更新内容后再打印出来。二十七、每月销售日指标分解1、 根据“门店预算表”相应月份的销售预估额复制到日指标分解表最后一栏。2、 格式表已附有公示表，只要将每日的比例算出来即可。3、 以4月份为例：4月份预销售总额：4549857 总天数：30天 平均每日销售=总额/天数=4549857/30=151661.90 平均每日销售比例=100/30=3.00%周日：5个周日*4.0（假设周日比例占4.0）=20周六：4个周六*3.8（假设周六比例占3.8）=15.20清明节：节假日销售可以当成是一个周日来计算，即1*4.0=4.0周六日比例合计=20+15.2+4=39.20 周六日天数合计=5+4+1=10则：其余周一至周五的比例就是100-39.2=60.8 周一至周五的天数=30-10=20现在可以算出周一至周五占的比例=60.8/20=3.04%，平均每日销售=4549857*3.04%=138315.654、 得出大概的比例后，需要根据情况再进行调整。5、 完成后，将报表发送给店长预览。再根据店长的要求进行修改报表，OK后发给百货部、生鲜部、团购。二十八、每月员工座谈会1、员工座谈会要提前通知各部门负责人安排员工开会，文员14:30分前要准备好开会的零食。2、每月下旬的周一下午14:30-16:00分，二楼办公室开会，文员需要做好会议记录，次日整理好完毕发送给燕姐修改，OK后就发送给店长、各个部门。二十九、物料汇总表1、 Myshop-用户名（501dz10，密码1111）-报表查询-销售查询报表-行政领用明细报表-店号（0501建兴店）-日期（一个月）-执行导出-在每一个部门插入一行-每个部门要含税成本合计，最后总计。2、 使用物料金额=每个部门合计。3、 销售- Myshop-报表查询-双击各部类级别销售报表-日期（一个月）-部门-要实际金额-合计。三十、如何查专柜销售情况1、 有时专柜需要文员帮忙查询他们的销售额情况，收到他们给的单子后，讲述对好便返还给各专柜。2、 Myshop-档案管理子系统-销售库存查询类-商品销售明细表-输入要查询的日期-建兴店-供应商编码（文具体育365078，精品365058）-只要实际销售。三十一、如何发传真1、 专柜上来要发传真，2元一份，将收发日期，专柜名称记录在本子上，每个月25号将金额统计后，交到收银部，并开单记录。2、 17909+区号+要传真的号码+听到滴的一声后按传真。3、 传真到深圳总部：17909+0755+82077409（这个号码是把传真传到电脑上）+分机号（如2002），这个是传真调休单的。4、 结算中心的传真：17909+0755+82077014。三十二、促销入场需要的资料如下：1、