xx公司文件收发制度.doc

Xx公司QB/LS2013-10-01 文件收发制度1. 收文1.1所有来文（含上级党组织、政府、工会、共青团、妇联、协会及其他有关部门）统一由办公室按收文时间、顺序登记编号后再做进一步流转。2.2各部门在收到政府（含其他有关单位）对本企业及本行业相关政策性规定时，应及时向办公室提交一份备份文件，经查实未上报或迟报而影响公司业务扣责任人1-10分/次。2. 发文2.1文件发放由公司办公室统一发放、登记。发放登记时，发给单位的，应由各收文单位负责人或委托代理人签收；发给个人的，应由被发者本人签收。2.2关于内部组织机构的调整、中层及以上管理人员的任命、重大活动安排、规章制度的补充与调整等事项以红头文件发布。红头文件由办公室或相关部门拟稿，总经理签发。文号为“路字（ ） 号”。2.3其它一般会议通知与临时性的工作安排，由办公室或相关部门拟稿、主管领导签发。2.4 部门之间正常工作沟通可通过内部工作联系函发文。2.5 与公司外的合作公司（供货商、代理商等）进行书面沟通时使用对外工作联系函，该函由发起部门填写，并在办公室编号、登记，由发起部门转相关合作公司，办公室协助督办。2.6 各部门需呈报公司领导的请示、申请等文件，填写请示报告单通过办公室编文件号，由主管部门领导会签意见后呈报公司领导批示。2.7 文件的传阅需由发起部门填写文件审批传阅单，合同审阅填写合同审核（批）表传阅、上报之前须由办公室统一编号、登记方可传阅。传阅意见简单扼要，建议要实用，传阅要求及时性，最长不超过一天，传阅过程由发起部门跟进传阅效果。3.发文格式要求3.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体）3.2文件字号：黑体小四号字居中3.3文件正标题：黑体三号字居中3.4文件正文：宋体四号字3.5发文单位/发文时间：宋体四号字加粗3.6主题词/呈/发：宋体小四号字3.7行间距：1.5倍（未定义文档网格）3.8页边距：上为5，下为2.5,左右各为2.53.9公司简称：在文件正文内可简称“路神公司”3.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。4. 阅办及存档4.1办公室按领导审批权限规定范围，将文件批转至有关人员传阅并根据领导批示落实人员办理。文件传阅原则上在三个工作日内完成，工作联系函原则上在24小时内回复，每迟一天扣2分。4.2督办与催办文件督办由发文部门负责，办公室给予配合，禁止出现将文件往办公室一放就不再过问的情况；总经理批示的文件由办公室负责跟进催办督查，文件督办人员要将跟进工作的进展情况及时向领导汇报，为领导指导工作和决策提供可靠依据。4.3存档文件收发要做好存档工作，发文存档要包含发文原件；收文办结后要附注办理结果，有附加材料的要同时附相关材料，一并交档案室存档。4.4 对个人提交的报告等必须在文件的结尾部分有手写签名。6.本制度由公司办公室负责制定、修改、解释。9附件1：发文格式Xx公司文件 路字20* X号 签发人：文件正标题正文：Xx公司二零一X年X月X日主题词：呈报：抄送：存档一份附件2：Xx工 作 联 系 函编号： 日期： 年 月 日 致： 发函部门： 发函人：事由：签发人意见（部门经理）： 单位公章年 月 日 紧急 请回复 请传阅 请协助 请执行回复内容：签收人： 年 月 日名称邯郸路神编号日期 年 月 日xx文件传阅审批单拟文部门拟文时间文件主题请示内容请示人传阅意见审阅人审阅日期总经理批示意见：名称xx编号日期 年 月 日xx请示报告单请示部门时间报告主题请示内容 请示人：主管部门领导意见审阅人审阅日期总经理批示意见：名称Xx编号日期 年 月 日xx公司合同审核(批)表保密级别 绝密 机密 保密 普通对方单位合同编号合同主要内容合同种类 合同标的 经济(技术)指标单价 数量 金额 付款时间方式 交付时间方式 租期 保证金 违约责任条款公司违约责任