模块一办公室工作基础(xs).doc

办公室实务实训写在前面的话办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中，大都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几方面职能。模块一 办公室工作基础一、训练目的通过训练，使学生熟悉办公室工作内容，掌握办公室人员的工作方法，强化办公室人员职业意识，了解从事办公室工作应具备的职业素质和能力。二、案例导入：【案情】：刘诚大学毕业后进入应聘到一家集团公司做总经理办公室秘书。上班伊始，办公室主任安排老秘书老赵带他认认门，熟悉情况。老赵先带他来到档案室，介绍他认识档案科科长张华和科员小李，告诉他若想进一步熟悉公司情况，如历任领导、隶属关系等可到这里翻阅有关文件。离开档案科，老赵带他来到旁边的调研科，告诉他办公室要做好领导的辅助决策，不做好调研工作，领导者很难做出准确可行的决策；出了调研科，就听到旁边比较喧闹，原来这个办公室人很多，看起来不少人面有委屈之色，小刘抬头一看，这里是信访科。老赵告诉他，最近信访科来提意见的人较多，可能和不久前公司新出台的一项的政策有关。到了走廊尽头，小刘没等老赵带就自己进了这个办公室，想和老赵说话时发现老赵没跟进来。他扭头一看，老赵才进来，仅和对方说“这是单位新来的员工刘诚”，没呆一会儿就走了。小刘挺纳闷，问老杨怎么这么快就走了呢？老赵示意小刘看门牌。小刘这才注意到，这里挂着“机要科”三个字。转了一圈，老赵告诉小刘，在办公室里，不同岗位人员的工作职责不同。如秘书岗位人员主要负责文件起草、收发、党政会议记录、大事记撰写等工作，档案岗位人员主要负责单位档案文件的管理和利用，不过大家分工不分家。老赵要他不仅得熟悉办公室各岗位，还得熟悉一下公司各科室情况，以后和大家打交道的机会很多。 三、知识简介知识点一 办公室工作概述（一）办公室的含义概念：广义：办理日常公务的场所。狭义：办公室是指组织内部以服务为宗旨的综合性工作机构。（二）办公室工作的主要内容1办文工作。主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。2办会工作。指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。3办事工作。（三）办公室工作的特点办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要性等特点。（四）办公室的作用1参谋与助手作用2枢纽与心脏作用3协调与沟通作用4形象与管家作用知识点二 办公室人员（一）办公室主要工作人员办公室内部主要由以下几种工作人员构成：办公室管理人员、秘书、助理、其他文员。（二）办公室人员的职业素质“参与政务、协调事务、做好服务”的角色定位。对办公室人员的职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能力三方面。（三）办公室人员应该具备的工作作风思想作风修养、工作作风修养、生活作风修养等。用以下十个字概括：勤、深、实、谦、细、快、廉、严、稳、和。知识点三 办公室效率和时间管理（一） 树立正确的时间观念1目标管理，注重效益2根除浪费时间的习惯3循序渐进4加强工作的计划性（二）时间管理的原则1时间有序性原则2“要事第一”原则380/20法则，这一法则也叫 “犹太法则”。4切忌安排领导者事必躬亲的原则5日常性事务维护原则6对时间被占用说“不”原则（三）时间管理的方法表1-2 时间管理四象限不 紧 急紧 急重 要B（石块型的事务） 发掘新机会 规划 改进方法和技能 建立伙伴关系 防患于未然A（碎石型的事务） 危机 急迫的问题 有期限压力的计划不 重 要D（水型的事务） 一些可做可不做的杂事 一些不必要的应酬 有趣的活动C（细沙型的事务） 不速之客的接待 某些信件、文件、电话的处理 某些会议的出席 某些必要而不重要的会议、活动办公室人员每天事务较多，加强时间管理，提高办事效率需要遵循一定的方法和策略。1合理的分工与协作2区分常规工作和非常规工作3分清工作的轻重缓急和先后次序4合理分配自己的精力和时间5使用辅助手段帮助时间管理6并行串行兼顾，合并同类工作事项7遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限完成工作8工作环境优化四、实训内容： 1、教师向学生给出有关办公室实务基础准备内容的练习（选择、判断）、案例、实战训练资料，并进行酌情分析，便于学生实践训练时参考。2、讨论演讲、案例分析、实战演练。五、实训方式要求步骤：1、选择练习、判断练习完成方式：要求学生独立完成，教师在学生完成的基础上订正；2、思考练习完成方式：要求学生在讨论基础上完成，并在全体同学面前演讲（可多人）；教师点评。3、案例分析完成方式：将案例材料提前布置给学生（教师视情分配任务），要求学生运用所学知识对案例进行分析，拟定处理方法。要求学生分组制作ppt图示方案（或直接在教室黑板上图示），组员代表（可多人）小组在课堂上汇报，要求必须是先经由小组充分讨论后，最后由一名组员代表小组对讨论成果进行整合并在课堂上向全体同学讲述，其他组员可补充说明。教师评讲。4、实战实训要求：（要求见具体实战案例）。5、教学条件：学生应带电脑到教室上课，电脑装Office办公软件。六、考核办法 学生能自己动手按要求完成设计与实战等。七、练习思考分析实战（一）选择练习1、以下哪些不是办公室事务管理的特征（ ）A服务性 B决策性 C事务性 D综合性2、在办公室的布置方面，（ ）的位置是上座。A离入口最远 B离入口最近C靠近门口 D靠近窗口3、办公室布置要注意（ ）A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密(二)判断练习1、文员第一次做一项工作时应该快一些， 如果错误可以再做一遍。（ ）2、即使是上司私人的应酬， 文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ）3、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （ ）4、办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。 （ ）（三）思考练习1、你初到为华公司，担任文秘人员，你对上司主要工作的辅佐主要应包括哪些方面？（4条以上）2、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？ 3、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 4、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？5、描述一个你所熟悉的某办公室内部机构情况。（四）案例分析案例1 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?（用示意图表示，可用文字说明）案例2一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请求分管办会的黄副主任，黄答“举办电影晚会”。黄没有要求方秘书再往上请示，而方秘书自认为再请求一把手贾主任也许会更好办事。在请求贾时又没有把已请求黄所定的意见告诉贾，贾的批复为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现了两种不同安排的领导意见，该按谁的意见办呢？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄副主任对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。请你对方秘书的工作方法做出评价。案例3一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，是由一位与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信，并立即打印寄走。“我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于众!”。对于经理的命令，秘书可以选择的行为有：A“是，好的。”然后秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。B对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！”C不是回去打印，而是进前一步，提出忠告：“经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？”D当天快下班时，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理：“可以将这封信寄走吗?”作为秘书，你认为以上哪一种行为最适当？为何？案例4日本一公司的秘书A小姐与她的男朋友B在同一个公司工作。B在广告宣传部工作。他俩准备在第二年春暖花开的时节结婚。他俩的关系目前在公司内无人知晓，他们准备年底在公司里公开关系。10月的这天上午，公司开董事会，讨论人事问题。A小姐来到会议室给大家送茶。“最近澳洲分公司的C病得很厉害，那边的经理让总公司赶紧派人去接替他。”一位董事说。“大家看广告宣传部的B如何?他还没有结婚。”另一位董事提议说。“我看可以。”董事长说，“那就这么定了吧，这个月底就发调令。”“可以，我们在月底之前给B办好手续。”人事经理回答说。这天下午，A小姐和B在咖啡店约会。“A，我想我们明年结婚的时候还是去北海道吧。”B显然在憧憬着美好的未来.此时此刻，A小姐到底应不应该把在董事会上听到消息告诉他呢?背景介绍：日本的企业一般都有这样的规定，职员到国外工作，时间短的3个月,长的一年，平均半年，这期间不得回家探亲，即使过不习惯国外的生活，也必须忍耐。A小姐知道这些，当然十分苦恼，因为不仅明年结婚的计划可能泡汤,而且即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。案例5某所办公室信息科刘科长采写到一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，他兴冲冲地将稿件呈到所长办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年所在系统的优秀信息奖。不料，所长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，刘科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜！”“不行，得想个办法。”刘科长拿定了主意，回到自己办公室，经过一番修改，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给书记签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉所长。第二天，刘科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到所长办公室，在那里他受到了严厉的批评。请说明刘科长被批评的原因。 （五）实战实训办公室效率和时间管理实训：李非是一家机械工程公司总经理办公室行政助理，负责总体安排总经理办公事务，工作繁忙而琐碎。公司有张总经理，主管业务的丁副总和主管财务的胡副总。公司这几年发展快速，效益不断攀升，参观者、洽谈者、宴请者、访问者、拉赞助者、调研者等意想不到的人员接踵而来，各种约会、报告会、庆典等活动层出不穷。11月下旬的一天下午，李非正在参加公司的战略发展研讨会，会上他想起即将进入12月，得赶紧把下月领导层人员的各项活动安排好，并要协助各位领导参加有关活动。计划表的内容他以前看过，已确定的工作事项有：12月3日，上午接待经理人周刊记者来访，时间约2小时。12月7日，张总赴澳大利亚考察，时间7天。12月9日，中国机械建筑网络公司领导一行5人来公司参观，时间1天。12月17日，张总与泰国客商商谈，时间1天。12月20日，公司主管会议，讨论明年生产经营计划，下午半天。12月24日，市领导来企业调研，时间1天。（注：调研相关资料背景。主要解决问题及调研：1、员工宿舍遗留问题，公司划拨土地转让出让金希望同意减免；市领导同意专题研究，要求书面报告。2、公司新产品开发能否享受税收优惠，调研后因符合享受税收优惠条件，现场同意，需办相关手续。）12月25日，公司领导与员工座谈，时间半天。12月26日，公司财务年报会议，上午半天。12月28日，企业家协会年会，请张总出席，时间1天；工业园区管委会明年工作安排会议，上午半天。12月29日，公司召开表彰大会，下午半天；晚上，企业联欢慰问活动。他准备待计划初步安排后向3位老总请示后最后确定这份计划。然后他想起晚上要给女朋友过生日，心里盘算这件事。这时，他的手机突然震动起来，他悄悄打开手机，是条短信，两个大学同学从外地出差来此，约他晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。这段时间，李非的MBA学位论文也到了最后期限，想起这些公事和私事，他有点着急。刚一散会，销售部的一名员工跑进会场，拉着李非就往外走，原来几名销售人员与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，销售经理和在场的保安制止不了，因此派人来找他。1、实训要求：（1）以行政助理李非的身份制作一份12月份领导工作计划表。（2）填制李非和张总12月24日的工作日志。（3）将李非当