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中管中华区行政管理制度 公司行政管理制度总则 l. 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 2. 本规定所指行政事务包括办公室管理、电脑及网络管理、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、名片印制管理等。(一) 办公室管理制度1. 上班时着装整齐、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象。2. 每位员工均应将本人工作场所必需物品依规定位置摆放，并放置整齐。公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。3. 电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。4. 办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊。营造良好的工作环境。5. 公司电脑专人使用，并有保密措施。上班时间不得使用电脑练习打字、玩游戏、上网浏览与工作无关内容。5at范文搜6. 禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说7. 有刺激性气味物品、危险物品等与工作无关的物品一律不得带入办公室。8. 各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。9. 电话机、传真机、复印机、碎纸机、空调及其他电器用品应按规定使用，妥善保管。10. 开会时，各参会人员须关闭手机或设置静音状态，不准随意接听电话，以免影响会议的进行。11. 有来电时，员工应尽快接听、应答电话，并要热情及尽力帮助对方。每一名员工都代表公司，打电话的人会根据员工接电话的语言及态度做出对公司的判断。12. 工作来客的接待工作一律在接待区域和会议室进行，不得随便进入工作区，并提醒访客不在办公楼及会议室内吸烟。13. 所有公司员工，都有责任对所遇客人或陌生人主动询问，礼貌接待。14. 公司名片按固定格式统一印制。任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经批准印刷的名片。(二) 电脑及网络管理制度15. 计算机（及附带产品）的产权归公司所有，任何人不得将计算机或其附件的部分或全部移离办公室。16. 公司对于公司管理层及重要管理人员、出差时间占工作时间三分之一或以上、高级销售人员公司予以配备笔记本电脑，其他部门员工配备台式电脑。管理员人员应对计算机的类型、相关附件、使用者、领取时间等有关事项进行详尽、准确的登记。计算机使用者应配合管理人员的工作，并签名登记使用。17. 电脑购置按固定资产采购和管理办法执行。18. 计算机使用者应爱惜计算机，正确使用计算机。全体员工要爱护公司机器设备，在没有得到部门负责人和公司计算机维护员的同意，不得私自拆机。如遇到自己不能解决的问题，由公司计算机系统维护员协助解决。19. 中午休息时间和下班后请关机，并关闭电源。确保计算机系统的安全。20. 任何人不得进入未经许可的计算机系统,更改系统信息和用户数据；未经系统管理员及行政部门许可，任何人不得更换电脑硬件，不得随便移动电脑设备的定置位置。21. 未经系统管理员及行政部门许可，任何人不得擅自安装和卸载电脑软件，安装和卸载 电脑软件必须由公司网络管理员负责完成。因此引起的电脑系统损坏或版权纠纷，由员工自己负责。22. 未经系统管理员及行政部门许可，不得在互联网上下载文件，以防病毒感染公司电脑 网络系统。23. 不要用公司给每个员工提供的电子邮件信箱发送和接收与工作无关的信件，以减少公司网络被病毒和黑客攻击的机率。24. 公司的标准软件不得安装在公司以外的电脑上。25. 公司由网络管理员负责公司电脑网络系统的维护管理。电脑发生故障时，使用者经简 易处理仍不能解决的，应立即报告网络管理员。26. 对重大的电脑软件系统和硬件的人为损害事故，公司列入专案调查处理。27. 对重要的电脑资料，必须进行软盘拷贝或光盘刻录拷贝。28. 公司使用统一的电脑杀毒产品。电脑出现病毒必须报网络管理员进行处理。(三) 文件审批制度29. 审批文件范围: l 向第三方出具的对我司有法律约束力的文件,如合同,协议,备忘录,声明,承诺,证明,授权书等.股东会决议等;l 公司设立,变更,终止,年检过程中的相关重要文件,如章程,董事会决议,股东会决议等;l 公司内部规章制度;30. 审批要素: 各部门负责对外联系,对真实性,商业,技术/质量内容及可行性等负责;31. 审批程序:l 合同及协议须经部门以上负责人及公司法律顾问审核并签字;l 审批人不在同一地的,可采用传真,扫描等方式进行审批和签字;l 文件在盖章/及签字前,需按本制度的规定进行审核并签字,程序不全部得盖章/签字. (四) 档案管理制度 32. 归档文件包括: 公司证照、人事档案、 财务审计、会议记录、决议、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。33. 公司证照及公司与外部公司签定的所有合同，由公司行政部门指定的人员统一负责存档保管；公司各部门与其业务重要环节的相关文件：由各部门指定的人员存档及保管。 34. 档案管理员应建立档案借阅登记表。凡借阅档案应先登记，按其工作范围借阅有关档 案和资料， 并应在最短的时间内返还。要经主管副总经理批准，方可办理借阅手续；35. 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制,必须由总经理批准方可摘录和复制。36. 除与公司签定服务协议并在服务范围内的人员（如审计师），原则上外单位人员不可借 阅公司档案。返还档案、资料时，档案保管员应清点和检查，确定没有遗缺时可履行 注销手续。37. 档案工作人员对机密文件应做到保密，发现档案字迹不清和损坏及时上报及时复。 档案室工作人员必须遵纪守法，加强保密观念，严格保守公司的机密。38.公司及各部门应对其档案进行分析，在符合相关法律法规的情况下，确定各类档案的存档年限。 39. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；档案管理员应定期（不少于一年一次）对于到期的档案提出销毁申请，经过各部门负责人审批后销毁，或根据档案性质，由总经理审批后销毁。 所有文件在销毁必须进行登记。 销毁文件时要有专人监销，将准备销毁的档案与销毁清册核对无误后，二人监督核销。销毁清册专卷保存。 (五) 印鉴管理 40. 印章是指在公司发出或管理的文件、凭证、文书等与公司权利义务有关的文件上，因需经公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章，包括：公司公章、各分公司公章、合同专用章、财务印章、业务专用章及海关报关章等。其中财务印章包括财务专用章、发票专用章和法人印鉴章等。(附件一)41. 印章刻制由公司行政部负责。印章刻制、更换或者报废都必须报总经理批准。如有需要更换或废止的印章应由规定的各保管人迅速将旧印章交总公司行政部保管及销毁。印章的刻制应按当地工商部门、税务部门和公安机关等相关管理部门的要求刻制。42. 公司的各类印章由公司行政部负责保管（合同专用章、财务专用章及业务章除外）各分、子公司的各类印章由总公司认可的受托人保管，保管人应按公司的各项规定对受托留存的印章进行合理使用，同时签署印章管理授权委托书。(附件二)43. 印章保管者要填写印章保管单(附件五)。一式两份，分别由分、子公司和总公司予以归类存档。44. 若遇特殊情况，印章需委托给第三人临时保管时，需获得总公司行政部及当地总经理的书面或电子邮件同意，并由原保管人签发书面的印章管理授权委托书给受托人，委托书上需注明授权期限。印章管理授权委托书一式四份，委托人和受托人分别一份，分、子公司和总公司各保管一份。45. 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，经当地公司总经理批准，亦由申请人写出借据并标明借用时间。46. 使用印章前应填写“印章使用申请表”，(附件三)写明申请原因，经授权之主管同意后，连同需盖章文件一并交印章保管人。 47. 印章保管人凭审批后的“印章使用申请表”加盖印章，并在“印章使用登记簿” (附件四)上登记。 (六)合同管理 48. 范围:有财务、销售、采购、设计、借款、维修、保险等方面的合同。除即时结清者外， 合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等一经确认均为合同的组成 部分。 49合同管理程序l 常规性合同审查合同草稿由业务主办部门负责起草，并负责合同所涉及商务内容的审核；合同内容涉及技术性内容的，业务主办部门应先将合同草案交由技术部门对技术性条款进行审核；随后合同草案应交付财务部门对付款、收款、发票条款等财务性条款进行审核；最后合同草稿送律师或法务人员进行法律条款的审核。业务主办部门在审核合同过程中，应向各审核部门提交或说明所拟合同的背景及权利及义务，以便于各审核部门就合同内容及合法性进行审核。技术部门法律部门财务部门业务主办部门l 属重大性的合同，业务主办部门应会同律师或法务人员共同拟订。l 合同核准及合同续约管理流程 参见附件七l 合同签章：经核准后的合同依据“公司印章管理制度”的规定送印章管理部门签章。l 合同修改及提前终止管理：因业务需要修改已核准合同的条款或需提前终止合同，在 征求法律部的建议后，应按核准流程办理核准手续。50.合同保管l 法律部作为合同印章管理部门应该指定专人保管所有合同的原件（劳动合同除外），各业务部门应指定专门人员负责保管合同（复印件或副本）。l 凡涉及款项支付的合同，业务部门应将核准并盖章的合同复印件一份送财务部，作为付款的依据。l 各部门保管的合同（包括原件及复印件）应定期整理，编制目录并装订成册，便于合同的保管及查阅。l 合同借阅应办理借阅手续(附件八)。合同原件原则不同意借阅；与合同约定业务无关的人员，原则不批准借阅合同。符合借阅条件的业务人员借阅合同的，应由借阅人填写合同借阅登记表，经部门副总裁审批后方可办理，且应在借阅登记表登记的借阅期限内及时交还合同保管部门，未在指定期限内返还合同借阅文本并且无正当理由，由公司视情节严重程度给予经济处罚。51.对于已盖章的作废合同，业务人员应将作废合同退回，由法律部负责登记并会同业务人 员销毁。52.对于我方已盖章而业务取消，业务员应保证拿回我方已盖章合同，交由法律部登记后销 毁。 (七)办及及劳保用品的管理 53. 所有办公用品由行政部统一采购、统一保管、按需分发。 54. 各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部。55. 各需求部门根据填写办公用品采购申请单的内容到行政部领用，并填写办公用品领用记录卡，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人赔偿或自购。 56. 除正常配给的办公用品外，各部门若还需用其他用品的，须经行政部主任批准方可自行购买。 57. 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。 58. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；严格按照规章制度办事。 (八) 名片印制管理59. 名片印制申请程序：员工填写名片印制申请单(附件六)，经部门主管以及人力资源经理审批后，送交行政部统一安排印制。60. 部门经理如在新员工入职前申请名片的印制，需先经人力资源部经理审批方可印制。本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总经理批复。本规定从发布之日起生效。行政部负责解释、修改或补充相关条文。 二零一零年 月 日 附件一：印章类别及保管单位印章名称使用用途保管人公司公章公司对外以法人名义行使事务行政部合同专用章对外签订销售、采购等合同法律部财务专用章银行印鉴，办理银行相关业务，及相关财务对外资料财务部法人印鉴章银行印鉴，办理银行相关业务财务部发票专用章对外开具销售发票财务部报关专用章公司对外出口相关业务行政部业务专用章业务部与客户业务往来备案所用业务部附件二: 印章管理授权委托书为方便业务操作、提高办事效率，本委托人 （下称“本公司”）授权 （下称“受托人”）对本公司的 印章（其中印章的规格、数量、种类以本授权委托书附件预留印鉴处为准）（下称“留存印章”）进行妥善保管并予以合理使用，依法享有下列委托权限：一、有权对上述留存印章妥善保管，并保障其安全。根据约定，本公司于本授权委托书双方签署之日起将上述留存印章存放于 （下称“存放处）；上述存放处目前系受托人直接且唯一管控，并不受其他第三方的相邻制约及限制。受托人有权保障上述留存印章的安全良好、配套完整，非经本公司的特别同意及/或另行授权，任何人均不得对上述留存印章行使下列行为：1、进行隐匿、私藏、携带或者其他形式的转移置放；2、采用仿制、变造或者以其他方式进行复制；3、进行销毁、灭失、充抵以及其他形式的处分。根据本授权约定，受托人有权且有义务排除上述行为发生且防止不可抗力以外的人为因素、自然力的侵占与毁损。二、有权对上述留存印章进行合理使用。非经书面同意或批准使用上述留存印章所致本公司经济、名誉上的直接及/或间接损失，本公司依法保留追究相关当事人法律责任的权利。三、有权享有上述留存印章的签署权及其附属权利。对递交签署的合同、文件与报表，受托人有权根据本公司的流程与手续、复核是否符合本公司规定之制式、内容与用途，核实无误后予以盖章签署。对已经签署的合同、文件与报表，除按规定已留存备底外，受托人应对已经签署的合同、文件与报表的名称、用途、份数等信息加以登记保存，以供备查。四、有权对上述委托限权的内容进行变更。根据公司业务需要，委托双方对本授权书下留存印章之规格、数量、种类进行调整与变更的，均须在预留印鉴处予以体现，但这并不减损、影响本授权书的既有效力。五、上述委托权限的不可转移性。非经本公司的特别同意及/或另行授权，受托人不得委托任何第三方行使上述代理权，不具有转委托的权利。六、上述委托权限的可撤销性。根据本公司的工作安排、需要，或者上述受托人的书面申请并经本公司书面同意，本公司有权按有关规定和程序终止上述委托代理关系，即日时起受托人不再享有上述委托权限。本授权委托书自委托人、受托人签章并移交上述留存印章之日起生效，直至委托人依法撤销本授权委托书之日终止。本授权委托书共壹式两份，委托人、受托人各持壹份；其中预留印鉴处作为本授权书之附件，与本授权书具有同等效力。 委托人 受托人 （公章） （签章）二零壹零 年 月 日 二零壹零 年 月 日印章管理授权委托书附件预留印鉴