管理信息的收集与处理(实践)复习资料.doc

管理信息的收集与处理实践考试复习资料代码：00528一、简答题1、 信息收集的原则包括哪些？（1）针对性原则。信息工作人员要根据本机构的性质、任务和服务对象确定信息收集的范围和重点。（2）真实性原则。真实性原则要求信息收集要坚持实事求是的原则，力戒主观臆断，不搞人为地夸大缩小，拔高贬低。（3）时效性原则。讲求实效，快速及时地收集信息，这是信息收集工作的一条基本原则。（4）系统性原则。要求信息工作人员注重信息收集的连续性和完整性。（5）全面性原则。一是指服务对象要全面，而是指信息的内容要全面。2、 简述信息工作的全程式模式：（1）管理信息处理工作的全程式模式，即：信息收集信息整理信息传递信息反馈信息储存信息利用。（2）其中收集信息是起点和基础，信息管理是提高信息质量的关键，传递是管理信息价值得以实现的关键，信息的反馈保证领导管理过程的正常运行和决策的实现，信息的存储是信息管理整个运动过程中的重要环节，信息的有效利用则是信息价值的实现形式。3、 观察法的缺点包括哪些？（1）难以揭示深层次的原因（2）信息难以量化（3）收集信息的范围有限（4）费用高4、 简述访谈调查法的主要优点。（1）可以确定被调查者的身份（2）有利于得到更多信息（3）所得信息便于处理（4）被拒绝的可能性小（5）反馈及时5、 简述管理信息的含义和基本功能（1）管理信息是指反映事物在管理过程中的活动特征及其发展变化情况的，以文字、数据、图表为多种表现形式的消息、情报和资料等的统称。（2）管理信息的基本功能有：在智能开发领域，信息具有传播知识的功能在经济领域，信息是一种生产力在管理系统，信息是变经验管理为科学管理的前提 在领导机关，信息是决策的基础和依据6、在信息理论的发展过程中，对信息本质的认识有哪些共同之处？（1）信息是客观存在的，是客观世界各种事物的特征、联系及其变化状态的反映。（2）不同的物质和事物有不同的特征，不同的特征会通过不同的物质形式发出不同的信息。（3）信息与客观存在的物质世界以及人的意识是密不可分的，但它既不属于物质又不属于意识，它是各种物质意识及其变化的表征。（4） 信息有与物质载体不可分割的特征，必须借助载体才能得以传播。7、信息收集有哪些主要渠道？（列举4个即可）（1）信息网络渠道：信息网络是收集、传递和加工信息的主要渠道，是信息源与信息需求者之间的媒介。（2）文书渠道：如各种指示、通知、通告、请示、报告、会议纪要等文件。（3）调研渠道：是一种有目的、有重点、主动收集信息的一种方法。（4）会议渠道：运用多种手段了解国内外各种会议信息，是秘书部门信息工作人员的一项重要职责。（5）信访渠道：该渠道收集信息的直接性、广泛性、迅速行、真实性是其他渠道不可替代的。（6）书刊渠道：即充分利用图书馆、资料室收藏的国内外书籍、杂志、报刊等获取信息。（7）新闻媒体渠道：以报纸、广播、电视为信息载体的新闻媒体所反映的信息。（8） 档案渠道：人们社会生活中形成的文、形、声等历史真迹材料。8、残缺信息的填补方法有哪些？（1）向信息提供者索要（2）向有关方面查询（3） 利用手中掌握的材料填补9、管理信息有哪些基本功能？（1）在智能开发领域，信息具有传播知识的功能（2）在经济领域，信息是一种生产力（3）在管理系统，信息是变经验管理为科学管理的前提（4） 在领导机关，信息是决策的基础和依据10、根据问卷填答者的不同，可以将问卷分成哪几类？（1）按照问卷填答者的不同，可分为自填式问卷调查和代填式问卷调查。（2）其中，自填式问卷调查，按照问卷传递方式的不同，可分为报刊问卷调查、邮政问卷调查和送发问卷调查；代填式问卷调查，按照与被调查者交谈方式的不同，可分为访问问卷调查和电话问卷调查。11、简述实验法的主要优点。（1）可以获取在真实状况下用观察法和调查法无法获取的数据（2） 可以在一定程度上获取某些变量之间的因果关系（3）可以获取在问卷调查中难以获取真实回答的数据12、从广义和狭义两个方面简述信息的含义。（1）从广义上来定义，信息是事物运动的状态与方式，是表征事物的性质、运动状态及其相互关系和联系的信号、情报、指令、数据中所包含的内容。（2）从狭义上来定义，信息则是反映事物存在的新知识、新内容和消息。13、简述问卷调查法的主要优点和缺点。（1）问卷调查法的优点：成本低 调查范围广 信息可以方便处理（2）问卷调查法的缺点：回答的真实性相对较差 拒答率较高14、简单介绍现场调查法的优缺点有哪些（1）优点：现场调查法能保证调查对象的行为客观性能弥补其他调查法的不中有利于纵向的分析。（2）不足：第一，调查者在通常情况下会影响被调查者的正常的活动，并且程度不好确定；第二，个人进行观察有时容易为主观偏见所感，缺乏系统性和完整性；第三，调查者往往难以进入实地观察；第四、调查者只能消极、被动地等待所要研究的对象。15、信息反馈的定义？其具有的重要意义是什么？答：信息反馈指的是施控系统将信息输出，输出的信息对受控系统的作用的结果又返回施控系统的信息再输出发生影响的过程，起到调整未来行为的作用，达到预期的目的。意义：（1）有益于决策的正确实施，及时纠正实施中出现的偏差。（2）有利于进一步完善决策本身存在的不完善方面。（3）有利于在总结经验教训的基础上制定新的决策。16、企业信息的处理是整个信息系统中的关键环节，简述信息分析处理和原则有哪些？（1）在进行分析工作时，必须坚持去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的原则，抓信事物的本质和规律。（2）分析信息资料的目的是为企业经营管理决策服务，是了解信息资料与企业经营管理相关程度、相关性质、影响大小等情况。就必须坚持为解决企业经营管理特定问题服务的原则。（3）进行分析时，必须坚持有力出力后续环节，归根到底是有利于利用的原则。17、简述如何利用发展需要信息进行变革参谋？在组织求变图发展的过程中，秘书人员的信息服务和参谋建议，对领导决策有着不可低估的辅导作用。具体体现在以下方面：探寻制约发展的障碍因素信息；寻找发现有利组织发展富有潜能与活力的因素；获取创新民展的群众智慧18、计算机信息网络在信息工作中的作用有哪些地？信息收集的自动化； 信息处理的计算机化；信息检索的自动化； 信息传递的高速化；信息共享19、在实践中，酿成劣势信息的原因有哪些？一是组织在资源占有和资源配置上原来就存在不足和弱点，在新的环境条件下，这种不足和弱点显得更为严重，可能酿成影响组织发展的主要问题和主要矛盾。二是组织原有的功能结构中，已出现了与环境变化和形势发展不协调或不相容之处，若不及时发现并妥善处理，很可能酿成组织运转的严重危机。三是组织运转的诸要素中，原来并非劣势要素，甚至是优势的要素，受环境变化的影响，正在或将要迅速变为劣势。四是在环境变化中，会产生一些不利于组织发展的因素。20、信息文字综合重点不突出的原因及相应措施有哪些？主要原因：一是信息文字综合者的综合分析能力和文字表达能力不强，抓不住要领；二是对所收集的材料缺乏深入细致的分析，没有分清材料的主次、轻重，这样，撰写时就能兼收并蓄，一一罗列，结果是说不清，讲不透；三是一些执笔者片面求全，总觉得什么都应该写，都想反映，结果写出来的材料水平不高。相应措施：一是要下大力气，下苦功夫，提高自己的文字表达能力。二是要深入细致地分析、研究选用的材料，分清哪些材料反映事物的本质，是必须采用并应予突出的，哪些材料是被其他材料覆盖的。二、 论述题1、阐述数据、信息和决策三者之间的关系，并举例解释。（1）数据、信息和决策三者的定义：数据：科学实验、检验、统计等所获得的和用于科学研究、技术设计、查证、决策等的数值。信息：是信息论中的一个术语，常常把消息中有意义的内容称为信息。决策：为了达到某一目标，采用一定的科学方法和手段，从两个以上的方案中选择一个满意方案的分析判断过程。（2）三者之间的关系：数据是记录下来可以被鉴别的符号，具有客观性的特征，它本身没有意义。而信息是对数据的解释，具有主观性，数据经过处理仍然是数据，只有经过解释才能成为信息。同样的数据对于不同的人来说，可能有不同的理解，因此也就产生了不同的信息。其对决策的影响也就不同。决策者利用经过处理的数据做出决策，可能取得成功，也可能失败，这里的关键在于对数据的解释是否正确，即：是否正确地运用知识对数据做出解释，以得到准确的信息。另外，信息是科学决策基础和依据，决策是对信息的判断和运用。（3）举例略。2、阐述市场信息收集的三种基本方法，以及各种方法的优缺点。（1）市场信息收集的基本方法有三种，分别是观察法、调查法和实验法。（2）观察法的优缺点优点：客观性直观性广泛性缺点：难以揭示深层次的原因信息难以量化收集信息的范围有限费用高（3）调查法的优缺点访谈调查法的优点：可以确定被调查者的身份有利于得到更多信息所得信息便于处理被拒绝的可能性小访谈调查法的缺点：调查费用高、范围窄调查敏感问题比较困难调查人员的主观影响因素大问卷调查法的优点：成本低调查范围广信息可以方便处理问卷调查法的缺点：回答的真实性相对较差拒答率较高（4）实验法的优缺点：实验法的优点：可以获取在真实状况下用观察法和调查法无法获取的数据可以在一定程度上获取某些变量之间的因果关系可以获取在问卷调查中难以获取真实回答的数据实验法的缺点：运用有一定的局限性，只适用于对当前市场现象的影响分析，对历史情况和未来变化则影响较小过程复杂，所需的时间较长，又因为实验中要设置不同情况，因而费用也较高。3、根据自己的实际经历，谈谈调查问卷设计中对问题措辞的要求。（1）力求清晰、简明（2）避免含糊不清、意思不明确（3）避免易误解的词语和诱导性问题（4）剔除反问式问题（5）避免问题要求评价或概括（6）避免假设性问题（7）避免暗含假设（8）答案选择不应重叠（9）避免双重回答（10）保证问题的信度和效度（11）问卷措辞4、试述在实际工作中，秘书部门收集信息的目的和主要渠道。答：信息收集的根本目的在于为领导决策服务，在于应用。收集的信息的质量好坏、价值大小，对领导决策将产生很大的作用。秘书部门要获得大量的有价值的信息，就必须在拓宽收集信息的渠道上下功夫，从多种渠道中收集信息，挖掘信息，在此基础上加工出高质量的信息，领导决策服务。在实际工作中，秘书部门收集信息的主要渠道有以下几种：一是信息网络渠道。信息网络是收集、传递和加工信息的主渠道，它包括纵向网络、横向网络、延伸网络、扩散网络。二是文书渠道，秘书部门有大量的文书材料，并且含有丰富的信息，可以从中摘取领导是关注、最有价值的信息。三是调研渠道。这是有目的、有重点主动收集信息的一条捷径。从领导的信息需求出发，围绕领导关心的重点、热点、难点、疑点等问题开展调研，收集信息。收集的信息更具针对性和实用性。四是会议渠道，会议是获取信息的一条快捷渠道，会议中反映的领导决策信息、群众建议信息、工作经验信息和神情民意信息是秘书部门获取信息的重要内容。五是信访渠道。信渠道收集信息具有直接性、广泛性迅速性、真实性等特点。秘书部门从信访渠道获取的大量民间信息中，进行深层次的挖掘开发，及时传递，为领导制定政策提供科学依据。六是书刊渠道。书籍刊物中的信息比较系统、完整、成熟、新颖，对社会决策具有很高的参考价值。七是新闻媒体渠道。新闻媒体反映新近发生的国内外重要政治、经济、科技等方面的信息。它有及时性，纪实性，可靠性等许多估点，是秘书部门收集信息的重要渠道。八是档案渠道。档案是人们社会活动形成的文、形、声为表现形式的历史真迹材料，是重要的信息源。秘书部门从档案渠道采集信息，关键要善于从历史事物中开发出其中的鉴戒和有参考价值的信息，以帮助正确认识和分析现实问题预测未来，为改革开放服务。5、简述信访督促检查中信息流程及处理环节。答：具体来说，要抓好五个信息处理环节：一是根据组织运转的实际，及时发现督促检查的需要并向领导提出督促检查的建议二是领导批准对该项工作进行督促检查后，要确立督促检查项目，填写督促检查登记卡；三是要将督促内容、要求等重要信息，提交给承办单位；四是督促通知下达后，要把握信息反馈，根据需要适时催办；五是当承办单位按要求办理完毕并汇报了办理情况后，要认真审查。6、简述信息、消息、情报、知识的区别与联系信息不同于消息，消息只是信息的外壳，信息是消息的内核。信息不同于信号，信号是信息的载体，信息则是信号所荷载的内容。信息不同数据，数据是记录信息的一种形式，同样的信息也可以用文字或图像来表述。信息不同于情报，情报通常是指绝密的，专门的，新颖的一类信息。信息不同于知识，知识是认识主体表述的信息，是人的大脑通过思维活动重新综合的有序化的信息，而并非所有的信息都是知识7、简述信息的含义及信息的本质一切事物都在产生信息，这是信息的绝对性和普遍性。 （1） 信息是客观存在的，是客观世界各种事物的特征、联系及变化状态的反映。（2）不同的物质和事物有不同的特征，不同的特征会通过不同的物质形式发出不同的信息。（3）信息与客观存在的物质世界以及人的意识是密不可分的，信息的价值主要取决于人们对它的认识、开发、利用的程度。（4）信息有雨物质载体不可分割的基本特征，必须借助于物质载体得以传播。8、建立健全信息工作制度的重要性及管理措施。（1）建立健全信息工作制度有益于科学决策。只有健全完善的信息工作制度才可能充分发挥广大信息工作人员的创造力，保证信息的搜集、整理、传递、反馈、存贮等各个环节之间的运作的高质量和高效率。没有健全的科学规范的信息工作制度，便无法适应未来信息发展的形式的要求，无法满足领导进行科学决策的需要。（2）建立健全信息工作制度有益于各级组织的高效运转。建立健全信息工作制度有益于有利于上情下达，下情上达，有利于信息传递和反馈工作的有序运转，保证各级组织工作的高效有序。基本手段是建立信息工作的基本制度如下：信息定期报送制度。信息专报制度。信息专题分析制度。信息编辑、审批制度。信息反馈和催办制度。总结讲评制度。业务培训制度。考评与奖惩制度。信息通联制度。信息工作人员聘任、轮岗制度。9、论述高层次管理信息与初级管理信息的区别和联系（1）高层次管理信息与初级管理信息的区别；在于对信息的加工程度，即对事物的反映程度。初级管理信息往往只反映情况，或是反映事物的表面现象和一般情况，或者仅仅提出存在的问题。初级管理信息反映的面比较广，速度比较快。高层次管理信息不是一般的反映情况，而是能反映出问题产生的原因并提出解决问题的对策，强调反映的深度，必须从整体上开发其价值。抓高层次信息处理有较强的职业敏感外，还要有很强的分析能力。（2）高层次管理信息与初级管理信息的联系。初级管理信息是产生高层次管理信息的基础和依据；高层次管理信息是初级管理信息的深化和升华。初级管理信息为各级领导机关提供大量的动态情况，使领导能够及时掌握有关动向和工作进度，高层次管理信息则为领导机关提供揭示事物本质和发展规律的信息。在各级党政机关，企事业单位的信息工作中，初级管理信息和高层次管理信息两者相辅相成，不可偏废。10、简述企业信息收集的具体方法有哪些。阅读法，从各种渠道的文字材料中获取信息。调查法，从企业的实际工作中发现、提取、归纳、综合信息。布置法，将需要收集的信息列成提纲，布置到企业内各部门或其他单位，按要求收集报送信息。交换法，就是用自己收集或整理的信息资料同有关的企业进行交换，以获得对方的信息。观察法，就是信息工作人员到市场对调查对象的情况直接观察记录，取得第一手信息资料的方法。立体收集法，组织专家学者或懂行的各行业、各层次人士以及消费者，对企业产品或待开发的产品的论证，进行多层次、多侧面、多角度的评头论足，用这种方法可集中比较全面的信息。三、案例分析1、案例：据某城市有关部门在一些乡村调查反映，当前农民普遍盼望开好“五种好会”。一是政策宣传会。由于缺少会议宣传，不少农村政策被乡、村干部截流了。群众反映说：“党的富民政策好是好，我们就是