及资料控制程序.doc

文件名称文件及资料控制程序文件编号：HS-QP-001版本：A/0编制部门综合部编制日期：2013.8.1页码： 6 of 61. 目的确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。2.范围本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和材料的采购、制造、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各层段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料的控制。3.引用文件质量记录控制管理程序产品质量先期策划程序4.术语和定义体系管理文件：文件分为四个层次：一层文件、二层文件、三层文件和四层文件，一层文件：质量手册；二层文件：程序文件；三层文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等）；技术文件（指本公司内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检查基准、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准等）。四层文件：表单/表格、记录；5.过程乌龟图6.作业内容（下页）序号作业流程权责部门/人作业要求参考文件/使用表单文件控制6.1申请部门6.1.1文件制定的提出： 公司质量管理体系建立时所需的文件由管理代表和推行小组统一策划制定，当体系运行后因产品、作业控制客户需求，需要新增文件时由需求部门提出文件制定/修订/废止申请单。6.1.2文件的修订的提出 a在质量管理体系运行过程中，某个条件不充分或者不适宜需要增删内容时; b外部要求变更 c现有作业流程变更时； d纠正预防措施提出修订时 e持续改进提出修订时6.1.3文件废止的提出当产品或过程更改时，文件如不再使用则需废止，由现有的单位提出文件制定/修订/废止申请单，注明废止原因。文件制定/修订/废止申请单6.2相关部门管理代表6.2.1申请部门提出的文件制定/修订/废止申请单统一交给文控员，由文控员与文件运行的相关部门共同评审，评审通过经管理代表批准。不通过退回申请部门。6.3相关部门综合部6.3.1文件制定：程序文件由品质部组织编制；与质量体系要素有关的各职能部门分别负责编写；作业指导书由各部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编制。具体参照附加说明6.16.3.2文件修订：由原文件制定部门负责。6.3.3文件废止：由综合部统一收回，原文件编号不可再用。6.4综合部6.4.1各部门将制定的文件交予综合部文控员统一编号，按附件说明6.2的规定对新增文件或修改文件进行编号。6.56.5.1文件审批：按附件6.1说明执行审批，若发现不合格返回制定部门重新制修订，直至合格序号作业流程权责部门/人作业要求参考文件/使用表单6.66.6.1质量体系所有文件需列管控制，由文控员登记文件清单。文件清单6.7管理代表6.7.1质量手册、程序文件分发至各部门，总经理，管代各一份三级作业指导书或技术文件根据需要分发至各部门，加盖受控印章，并在文件发行/回收记录表登记、签字。发行时确定分发数量，便于后续的回收。文件发行/回收记录表6.8综合部6.8.1文件经修订重新发行新版时，文控员根据文件发行/回收记录表收回所有旧版文件，重新发放和签收。6.8.2文件需作废时，收回所有需作废文件。加盖作废章并注销原有登记。6.9相关部门6.9.1文件由各部门指定人员管理，文件应放于易于取、阅的场所或挂置于操作台。6.9.2文件应保持清晰易读，不可提涂抹修改、遗失或损坏。图纸技术资料控制6.10业务部6.10.1业务部门负责接收图纸，并审查图纸是否完整、清晰。外来图纸一览表6.11技术部6.11.2技术部负责对客户的图纸、资料进行审核，如有如遇不合理之处，与客户沟通（或业务部），意见达成一致。6.12技术部6.12.1技术部审查无误，即为评审合格，登记到图纸技术资料登记表中，并在图纸上加盖受控印章图纸技术资料登记表6.13技术部6.13.1图纸仅供技术人员制定工艺而用，其他任何人员不得借阅。由技术部负责保存。6.14技术部业务部6.14.1技术部或业务部接收到客户变更的图纸后，经技术人员确定后，回收旧版图纸并作废，重新发行新版图纸。记录图纸技术资料发放回收表。如果致使工程变更，填写工程更改通知，一并更改其他文件。图纸技术资料发放回收表工程更改通知7.附加说明7.1内部文件的制定/修订、审核、批准权责文件阶层名称制定/修订审核批准收发管制单位一层质量手册总干事管理者代表总经理综合部二层程序文件各部门管理者代表总经理综合部三层指导文件各部门部门主管管理者代表综合部四层表单各部门部门主管管理者代表综合部7.2文件编号 6.2.1内部文件编号 流水号 例：01(两位)质量手册：QM程序文件：QP管理文件：GL技术文件指导书：PS公司代号：JS 7.2.2记录表单编号 JS + 相关文件代号 + 流水号（三位） + 版本/版次 7.3 版本版