microsoft project.ppt

项目的本质 理解项目 每个人都需要做项目 建一所木房子是一个项目 人类登月也是一个项目 从最简单的家居到最复杂的商业和科学探险 项目占据了我们生活的很大一部分 但是 到底什么是项日呢 如何才能全面地管理项目呢 项目是一系列的步骤 通常由一个以上的人员执行 此外 项目还具有下列特性项目具有特定的和可测量的目标 成功实现项目目标意味着项目的完成 项目具有特定的期限 通过项目能否在分配的时间段内成功完成 可以判断项目是否成功 项目使用资源 资源不仅包括人 还包括资金 机器 材料等 资源分配和协调利用的好坏是衡量项目成功或失败的另一个关键方面 组成项目的所有相互依赖的或单独的步骤都称为任务 项目的所有任务都相互联系 相互影响 如果一个任务运行比预定时间晚 或者超出了预算 那么它通常会影响其他任务 整体计划和项目的总体成本 项目的本质 理解项目 项目可以持续数月 甚至数年 由于它们的本质所致 项目是动态的 它们趋向于以无法预测的方式增长 变化和运作 因此 作为项目经理的您 必须对项目的进度和变化时刻保持警惕 否则将无法实现目标 文档和通信是在项目生命期内控制项目的两个重要工具 项目的本质 理解项目 项目管理是一门学科 能够检查项目的本质 并提供控制项目进度的方法 项目管理试图将项目中的任务组织起来 并进行系统化 从而将可能遇到的异常数量最小化 项目管理和项目经理所关注的是下列关键领域 日程安排 预算 资源管理 进度跟踪与报告 为了管理项目这些方面的内容 某些工具已经发展了很多年 其中一些工具是概念上的 比如关键路径 其他工具包括用图表记录进度的特定格式 比如甘特图 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 关键路径和可宽延时间关键路径随着项目进度发生变化 记住关键路径是一种方法 用来识别在时间上没有回旋余地的任务 从而确保这些任务不会延迟运行而影响整体进度 可宽延时间也叫浮动时间 就是在任务进入关键路径之前可以拖延该任务的时间量 可宽延任务如果用尽它的可宽延时间 就会进入关键路径 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 工期和里程碑项目中的大多数任务都需要特定的一段时间才能完成 完成任务可能需要5min 也可能需要5个月 完成任务所需的时间长度叫做任务的工期 应该不断尝试将项目中的长任务分解为需要较短工期的小任务 从而可以更准确地跟踪它们的进度 例如 将一个5个月长的任务分解为5个一个月长的任务 每个月核对小任务的完成情况 可以减少5个月后完成任务时可能出现的严重不良后果 同时让您有些成就感 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 工期和里程碑还有一些任务叫里程碑 它们没有工期 里程碑只是时间中的一个点 标记了项目某个阶段的开始或完成时间 例如 如果项目包括设计一个新的宣传资料 那么正式批准最初的设计就可以当作一个里程碑 可以给把设计安排给不同人员 可以为这个过程分配一个工期 却不可能指定每个人最终正式批准的时间长度 因此 该任务的工期是以便进行检查 但是的正式批准是一个里程碑 标记了项目中的关键时刻 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 资源导向任务和固定工期任务有些任务无论给它们投入多少人力或其他资源 都会占用相同的时间量 无论增加多少个飞行员或乘务员 从SanFrancisco飞到NewYork还是需要大约5个小时 一项实验需要将两种溶液的混合溶液反应6个小时 通过增加溶液或雇用更多的科学家都无法加快溶液的化学反应速度 这些任务有一个固定工期 这意味着它们的时间是由任务的本质设定的 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 资源导向任务和固定工期任务另一方面 可用资源的数量可以影响某些任务的工期 例如 如果一个人挖一条沟需要两个小时 增加一个人可以将时间减半 该项目仍然需要两个小时的工作量 但是两个资源可以并行地执行该任务 如果任务的工期受到资源增加或减少的影响 那么这种任务就叫做资源导向任务 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 资源导向任务和固定工期任务注意 在实际项目中 这种计算不可能如此精确 因为人有着不同的技能水平 不同的速度执行工作 两个人不可能总是将任务时间一分为二 另外 向任务添加更多的人手 就需要更多的通信 合作以及训练 MicrosoftProject能够像进行数学计算一样精确地处理额外的资源分配 但是还可以对涉及的资源进行判断 来修改此计算 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 项目管理工具的图表 甘特图 网络图以及工作分解结构 WBS 是项目管理的工具 己经发展了许多年 这些工具都是简单的图表 可以用来跟踪项目的各个方面 甘特图栏表示项目中任务时间的安排 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 项目管理工具的图表网络图类似于项目工作流程图另一方面 网络图不能准确地确定项目的确切时间安排 相反 网络图显示了项目任务的流程 以及任务之间的相互关系 每个任务都包含到一个框中 这个框叫做节点 节点间的箭头指示了任务的流程 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 项目管理工具的图表WBS图类似于典型的公司组织图 在Project98和先前版本的Project中 网络图叫做PERT图 WBS完整的文档 比如 http dcarc pae osd mil 881handbook 881a pdf 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 项目管理工具的图表WBS图类似于典型的公司组织图 在Project98和先前版本的Project中 网络图叫做PERT图 美国国防机构使用WBS作为项目管理的首要工具 并在MilitaryStandard MIL STD 88IB 93 3 25 中对WBS进行了如下描述 WBS是由硬件 软件 服务 数据和设备组成的面向产品的家族树 显示并定义了将要开发和 或生产的产品 把要完成的工作元素互相联系起来 同其他终端产品联系起来 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 相关性最后一个应当理解的项目管理概念是相关性 项目的整体执行时间不是简单地将所有任务的工期相加 因为项目中的所有任务通常并不同时发生 例如 在建筑项目中 必须在建造结构之前将建筑物的基础打牢 在铺地毯之前还必须有墙和窗户 换句话说 项目经理参与并建立项目中各项任务之间的关系 这些关系叫做相关性 只有在创建了任务 给任务分配了工期并建立了相关性之后才能看到项目的整体执行时间 熟悉项目管理 项目的本质 理解项目 要管理项目 需要一组工序 项目管理软件将这些工序进行了自动化 使用项目管理软件 可以执行下列任务预先规划 通过预先规划项目的各种元素 可以更准确地估计完成项目所需要的时间和资源 查看进度 通过从各种视图查看正在进行的进度 可以看到是否能够实现目标 识别冲突 通过提前识别时间和资源冲突 可以在项目失控之前尝试各种可能发生的情况来解决冲突 进行调整 可以调整某个任务的执行时间和成本 并自动更新项目中的其他任务 来反映更改所产生的影响 生成专业报告 可以创建关于项目状态的报告 来帮助团队成员调整工作的次序 并帮助管理层做出有依据的决策 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 相关参考 为了使位于不同位置的各个参与者都能有效地管理项目 请考虑将Project2007和附带的服务器产品 ProjectServer 一起使用 使用ProjectServer和Project2007 可以在基于Web的环境中管理项目 简化协作 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 必须向软件提供关于项目的一定数量的信息 才能建立日程表和生成报告 要使用MicrosoftProject管理项目 要在MicrosoftProject中创建日程表 必须输入下列关于任务的信息 单个任务名称 任务工期 任务相关性 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 要跟踪这些任务的成本 需要添加一些关于资源的信息 其中包括下列内容 人力和物质资源的清单 以及在标准时间和超时状态下的成本 对特定任务的资源分配 要在整个生命周期内跟踪项目 需要输入下列信息 任务进度 任务执行时间或相关性的变化 资源 指的是向项目中添加或删除的资源 的变化 资源时间委托和成本的变化 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 MicorsoftProject可以提供的帮助尽管必须向项目日程表中输入大量信息 但是MicrosoftProject有多种方法可以简化工作 项目模板 如果经常做类型相似的项目 就可以使用己有的典型项目任务创建项目模板 然后修改模板 将其用于各个项目 带有模板的项目可以帮助您入门 自动重复的任务 如果有在整个项目生命期内不断重复的任务 比如周例会或常规审查 那么可以创建一个重复任务 Project会进行复制 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 MicorsoftProject可以提供的帮助导入现有的任务列表 可以从己在Outlook中建立的任务中创建项目 或者可以使用Excel启动项目 然后将电子表格导入项目 使用Outlook交流任务信息 可以从ProjectWebAccess中下载任务到Outlook 在其中完成 并在Outlook中记录所做的工作 然后将更新的信息上传到ProjectWebAccess中 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 MicorsoftProject可以提供的帮助高级的报告和分析能力 Project除了提供报告以外 还能轻松地将Project数据准备成Visio和Excel中的报告 向您提供额外的分析能力 合并项目 可以将项目分割为较小的任务 从而使团队成员能够进行输入并跟踪进度 使用此方法进行跟踪 没有人需要输入大量的数据 团队成员感觉到更加有责任感 从而可以更积极地参与到项目中 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 理解项目 MicorsoftProject可以提供的帮助宏 可以利用MicrosoftVisualBasic来构建宏 宏能够自动重复任务 r匕如生成周报 使用项目管理软件管理项目 项目的本质 项目的生命周期 开始规划一个项目之前 必须确定目标 目标不总是显而易见 各种参与者都可能定义不同的项目目标 事实上 许多项目失败是因为项目成员误向不同的目标前进 站在其他团队成员的角度分析目标和原因 确保项目不是可以达到更大 更长远目标的一系列项目中的某个步骤 要确定目标 可以用多种方式沟通 比如会议 电子邮件和电话会议 最重要的是 应当在各个层面进行对话 从管理层到一线员工 获取各种思想 解决各种问题 花时间将目标写下来 使团队成员始终围绕目标 从而确保每个人都理解项目所关注的焦点 确定目标和项目的范围 项目的本质 项目的生命周期 注意 小心不要设定长期目标 因为这种目标很有可能在项目结束之前发生变化 小的项目或分解为各个阶段的项目更容易管理 也更灵活 项目A 目标 确定库房 范围 在10月15日之前 找到大约5200平方英尺的库房 每个月租金不超过3000美元 其位置要便于到达我们的主要办公室 项目B目标 推出一个新的清洁产品 范围 考察该产品的市场 设计包装 启动并展开广告宣传 该产品必须在2005年第三季度结束之前推出 并且开销要少于200000美元 确定目标和项目的范围 项目的本质 项目的生命周期 写出简单的目标和范围表述能够确保收集到关键的数据 比如可交付性 执行时间和预算并且您和您的团队能够对每个人努力的方向达成一致 这些活动可以在打开MicrosoftProject件之前执行 确定目标和项目的范围 项目的本质 项目的生命周期 当确定好项目的目标和范围后 就可以回过头来确定达到目标所需采用的步骤 首先确定主要的阶段 然后将每个阶段分为逻辑上的步骤序列 规划资源是规划整个项目的一个方面 资源包括可用性有限的设备 材料 单个的工作人员和成组的工作人员 不要忘记考虑各种日程表问题 比如超时 假期和项目之间共享的资源 时间 金钱和资源是紧密相关的 使用更多的资源就可能节约时间 但是资源通常都会消耗金钱 需要明白时间 质量和金钱之间的优先顺序 规划 项目的本质 项目的生命周期 注意 古老的玩笑诉我们一个事实是时间 资金或质量只能选其二 将资源 通常是成本 投入到项目进程中可以减少时间 但是却失去了对质量的控制 将时间延长可以提高质量 但是通常会导致资源冲突 并增加成本 MicrosoftProject帮助您在项目整个生命周期内查看这3个准则之间的权衡 规划是开始向MicrosoftProject中输入数据时的重点 通过规划能够看到项目形成雏形 规划 项目的本质 项目的生命周期 大多数时候 您会将初始项目日程表发送给各个经理或合作者 希望获得批准或投入 从而能够根据各种不同的因素改进计划 可以使用MicrosoftProject的报告功能来生成一些规划草图 每个人都检查完规划之后 准备好修订该规划 可以创建并保存多个Project文件 根据接收到的输入生成假设场景 从各种角度查看规划 有效利用Project的强大功能 修订 项目的本质 项目的生命周期 找到解决运行时间和资源分配冲突的方案是规划和修订的另一个方面 Project可以帮助您指出这些冲突 其中包括下列内容 几个项目同时需要一个团队成员或资源 一个任务在另一个优先级更高的任务之前启动 某个阶段过度使用昂贵的设备 从而打乱了预算 当项目规划近似固定的时候 就可以将它做成图 这叫做基准 根据此基准可以跟踪实际的进度 修订 项目的本质 项目的生命周期 在项目开始之前 就应当尝试将跟踪方法固定下来 向自己提出下列问题 每周还是每月跟踪一次进度 项目参与者是自己跟踪自己的工作还是仅向您报告他们的进度 您会将这些小的报告汇集成一份单独的 简略的报告来进行管理吗 提示 这些问题的答案还可以帮助您决定是使用Project标准版 Project专业版还是ProjectServer 参见第2章可以获取更多信息 选择最适合您需要的Project产品 跟踪 项目的本质 项目的生命周期 了解如何跟踪项目进度 以及哪些人在何时需要了解哪些内容 可以帮助团队在最初就建立有效的跟踪机制 同时能够减少失误 可以使用MicrosoftProject日程表使用 跟踪甘特视图 来显示根据实际进度 每个任务顶部的栏 跟踪的原始基准 每个任务底部的栏 提示 可在项目期间的各个点保存进度表的临时基准 这种方法帮助您查看主要的变换发生在何处 并显示如何适应这些变换 跟踪 项目的本质 项目的生命周期 学习项目管理软件和学习文字处理软件不同 因为项目管理作为一门学科 带来了概念性层 超出了软件的工具和功能 想要经验丰富并且更加灵活 从而能有效地使用这些功能 就需要不断地重复使用 您可能不会马上成为一位熟练的MicrosoftProject用户 在真正理解控制项目全部信息的最有效方法之前 需要实际操作一两个项目