企业培训_档案员培训资料

机关档案的保管和移交工作 第一章档案保管工作的任务及要求 档案保管 是指为了维护档案的完整与安全 根据档案的结构成分和现状所采取的存放管理措施 第一节档案保管工作的任务 一 核心任务档案保管工作的核心任务是维护档案的完整与安全 以最大限度在延长档案的寿命 维护档案的完整与安全是保管工作基本职责 最大限度在延长档案的寿命 是保管工作的最终目标 二 档案保管工作的意义档案保管工作的优劣 不仅是一个单位档案工作水平的重要标志 而且在很大程度上 直接决定了档案的寿命 第二节档案保管的内容和要求 一 档案保管工作的内容1 档案库房管理 2 档案在流动过程中的安全防护 3 为延长档案寿命而采取的各种专门技术处理 二 档案保管工作的基本要求 或保管工作的原则 1 以防为主 防治结合 2 统筹兼顾 动态保管 3 突出重点 照顾一般 4 立足长远 保证当前 第二章档案库房的要求与管理 第一节档案库房的选择第二节库房管理制度第三节档案应急预案第四节档案事故的应对 第一节档案库房的选择 一 档案库房选址的要求1 库房必须专用 不能与办公室合用 也不能同时存放其它物品 2 档案库房必须坚固 不能是临时建筑 3 库房应远离火源 水源和污染源 并符合防水 防火 防潮 防光等基本要求 二 库房的设施设备要求 1 温湿度监控 调节装备 目的是让库房的温湿度控制在国家标准以内 2 库房防火装备 3 库房防盗监控装备 4 库房空气净化装置 5 档案保护专用设备 第二节库房温湿度调控 库房内的温湿度是直接影响档案 自然寿命 的环境因素 较为适宜的库房温温度应为 温度以14 24 相对湿度应控制在45 60 每天温度的变动不应超过 2 湿度每天的变化范围不要超过 5 第三节档案七防 一 防潮 防渗和防水二 防日光直射和紫外线照射三 防尘四 防污染五 防蛀和防鼠防有害生物六 防盗七 防火 第三章档案的维护和保护 第一节档案维护与保护工作的制度建设第二节档案员日常工作注意事项第三节档案室突发事故及灾害应急处置预案第四节对突发事故和灾害的应对 第一节维护保护工作制度建设 一 进出库房制度二 利用档案制度三 档案资料登记制度四 档案员岗位更换交接制度 1 不允许在使用档案的同时吸烟 喝水 吃食物 2 不允许在档案上勾划 涂抹 更不允许有撕损剪切等破坏行为 使用者必须保证档案的完好 3 档案在使用中不允许长时间无人看管 应及时放入专用的柜子中锁好 4 不准擅自带离规定的使用场所 办公室 阅览室等 档案一律不得借出 因工作需要提供复印件时 要做好登记工作 并及时收回销毁 5 利用者未经允许不准擅自交换查借阅中的档案 6 未经允许 利用者不得擅自拍照 抄录 复印 经过批准的拍照 复印等行为应以不损伤档案为前提 7 档案员要对每次提供档案的数量 使用时间进行的限制 8 非工作时间要求查阅档案 须经单位分管领导同意 四 档案员岗位更换交接制度 档案员因工作需要或其他原因离开现工作岗位时 必须与接手的新档案员办理移交手续 交接文书应存入进机关档案室的全宗卷备查 第二节日常管理工作注意事项 1 文件资料不管是借出还是接收都要登记清楚 2 提倡档案不出库房 重要档案的借阅必须经过领导的批准 借出去的档案原则上5个工作日必须收回 3 档案资料要定期检查 档案员更换或每年必须对档案进行一次清点 4 档案库房温湿度应适时调控 并做好记录 6 非库房管理人员禁止擅自进入库房 确因工作需要进入库房的 须由库房管理人员陪同 7 库房关闭时 应例行检查门窗 电源开关 灯具 门锁等 确保万无一失 8 库房安全监管全天候 9 节假日放假前要对库房进行一次安全检查 10 保持库房清洁卫生 第三节突发事故及灾害应急处置预案 1 处置原则档案优先 以防为主 分级负责 反应及时 规范有序 2 组织指挥成立由分管领导任组长的档案馆 室 突发事故及灾害应急处置领导小组 3 应急预案的目标在应急情况下 采取最有效的行动消除对档案资料的威胁 保护未受损的档案资料 抢救已受损的档案资料 4 预警准备各楼层责任人均应熟悉自己的应急抢救岗位 职责 消防器材的存放位置 使用方法等 真正做到责任到人 措施到位 方法得力 5 建立档案安全检查制度要把档案的安全当作重点从事后处理转到事前防范上来 库房管理人员定时对库房安全情况进行检查登记 加强对重点部位的检查 发现问题和隐患要及时整改 6 灾害及事故应急预案适用范围 第四节 对突发事故和灾害的应对 1 档案库区火灾2 档案库区水灾3 档案库房失窃 第四章全宗卷 一 全宗卷的概念全宗卷是档案室工作人员在管理本单位全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 二 全宗卷的作用 一 有助于全宗的连续管理 二 有助于档案管理人员熟悉档案情况 进一步提高工作效率 三 有助于综合利用档案材料 四 便于澄清事实 明确责任 三 全宗卷的主要内容 一 档案收集 二 档案整理 三 档案鉴定 四 档案保管 五 档案统计 六 档案利用 七 档案管理新技术的应用 四 全宗卷的整理 全宗卷卷内文件材料一般顺序为 全宗介绍 大事记和有关档案收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 现代化管理等方面的文件材料 第五章特殊载体档案的保管 第一节光盘档案的保管 光盘的保管措施主要包括减少使用 防治空气污染物 调控温湿度 保持信息读取面的清洁和防止标记面的机械损伤等 第二节胶片档案的保管 l 控制温湿度根据国家档案局1987年正式颁发的 档案库房技术管理暂行规定 保存一般胶片的适宜温度是14 24 相对湿度为45 60 2 防止阳光照射3 保持库内清洁4 注意预防火灾5 加强检查 第三节实物档案的保管 一 印章的保管 二 像章和证章的保管 第六章档案的移交 机关档案保管一定期限后向国家档案馆移交是档案法的规定的义务 不按规定向国家档案馆移交档案是违法行为 第一节移交的对象和要求 一 档案移交的时间要求二 档案移交的质量要求 一 档案移交的时间要求 一 省直及市 州直机关自形成之日起满20年的永久 长期或30年保管期限的档案向同级国家综合档案馆移交 二 县 市 区 直及乡镇 街道办事处机关自形成之日起满10年的永久 长期或30年保管期限的档案向县 市 区 级国家综合档案馆移交 国家另有规定的从其规定 二 档案移交的质量要求 1 移交档案的整理质量应符合相关规定 2 纸质档案和相关目录及资料同时移交 3 电子档案按国家规定和档案行政管理部门的要求移交 4 涉密档案在移交前应进行解密鉴定 5 移交目录的份数按当地档案局 馆 的规定执行 第二节档案移交的准备 一 关于以卷为单位的档案 1 本次移交时首卷的案卷流水号必须与档案馆保存的本目录的最后一卷案卷号相衔接 不能出现重号 跳号现象 不允许出现1000号以上的案卷号 新目录号的 档号从1号开始编 不能从 0 号开始 2 移交档案中不允许存在重号 漏号现象 3 卷内文件标题必须与卷内文件目录一致 不允许出现无卷内目录 无备考表现象 4 是案卷的序号必须与电子文档是一致的 二 以件为单位的档案 1 年度归档目录必须是规定的档案管理软件最后一次生成打印本 而且是一式两套完全一致 2 目录中的文件名必须与档案一致或符合规范要求 3 不允许出现有目录无归档文件的现象 三 科技档案 电子档案 声像档案 实物档案 重要的档案编研资料 部门现行文件 法律法规资料汇编应一同移交 第三节移交中注意事项 一是档案未出档案室之前的准备工作 1 仔细核对 清点档案 发现问题及时整改 2 档案下架后要进行按顺序打捆