行政事务管理制度.doc

行政事务管理制度 本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第1页共16页江铃汽车集团公司管理标准江铃汽车集团公司管理标准Q/JMCG070100-xx行政事务管理制度xx-05-17发布xx-05-17实施江铃汽车集团公司发布版本换版/修订记录编制/修订人批准人生效日期第一版依据ISO9001:2000编制肖传庆罗军xx年5月1日第二版修订肖传庆邱天高xx年5月17日本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第2页共16页Q/JMCG070100-xx前言前言本标准根据ISO9001xx标准制定本标准由公司办公室提出。 本标准由人事企管部归口管理。 本标准起草人肖传庆本标准审核人傅火昌尚丽本标准批准人邱天高本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第3页共16页江铃汽车集团公司管理标准行政事务管理制度Q/JMCG070100-xx1目的和范围Q/JMCG070100-xx1目的和范围本标准规定了江铃汽车集团公司（以下简称集团公司）行政事务的各项管理办法，以提高集团公司行政事务管理服务水平，防范工作差错。 本标准适用于集团公司2引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 Q/JMCG070000管理服务控制程序Q/JMCG071600管理层授权规定3定义行政事务包括协调服务公司领导活动、行政文件管理、会议管理、接待管理、档案管理、印信证照管理、商标管理、礼品出入库管理、电话事务管理、收发管理等。 重要邮件-指各类特快专递邮件、挂号邮件、包裹。 VI又称为VIS，是英文Visual Identitysystem的缩写，指的是视觉识别系统，是将企业的一切可视事物进行统一的视觉识别表现和标准化、专有化。 4职责4.1公司办公室负责提供或协调提供给集团公司各项行政事务管理服务；4.2资产财务部负责行政事务的账务处理。 4.3各部门、各子公司负责对与己相关的行政事务提供管理服务。 5培训和资格从事行政事务管理的人员须接受本标准培训，同时须具备良好的沟通协调能力。 从事车辆驾驶的人员必须持有效车辆驾驶证件。 6工作内容和要求6.1公司领导活动协调管理6.1.1公司办公室将公司领导相关活动信息写入日程，及时公司领导近期工作安排表，对时间安排有冲突的活动向公司领导请示；6.1.1公司办公室根据收集到的信息，提前通知公司领导相关会议和活动的时间、地点、内容、着装要求、乘车安排，并根据需要通知相关部门准备材料。 如有宴请，提前安排；6.1.3根据需要，公司办公室提前为公司领导参加的市内会议报名，送交会议材料或领取会议资料；如果是参加外地活动，公司办公室为公司领导参加外地活动报名、订Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第4页共16页票、订房、协调接站等事宜；6.1.4公司办公室提前安排司机和车辆，并按照需要提前通知车辆在指定位置等候。 6.2各部门须按规范要求管理行政文件，详见Q/JMCG070102行政文件管理办法。 6.3各部门印信和证照必须按规范要求管理使用，详见Q/JMCG070103印信证照管理办法。 6.4承办部门认真准备和组织各类会议，详见Q/JMCG070106会议管理办法。 6.5承办部门严谨细致做好各项接待活动，详见Q/JMCG070105接待管理办法。 6.6各部门负责相关档案文件的管理工作，详见Q/JMCG070110档案管理办法。 6.7各部门负责各类合同的管理工作，详见Q/JMCG070104合同管理办法。 6.8公司办公室做好集团公司商标管理工作，详见Q/JMCG070109商标管理办法。 6.9集团公司VI系统管理工作6.9.1公司办公室保管江铃汽车集团公司企业形象识别系统手册，指定专人管理集团公司VI系统。 6.9.2公司办公室根据需要，将江铃汽车集团公司企业形象识别系统手册向各部门和子公司发布。 6.9.3各部门、各子公司因工作需要使用集团公司VI系统的，必须填写使用集团公司VI系统申请表报公司办公室审批和备案，并严格按审批内容和VI系统文本相关规定执行。 6.9.4公司办公室对各部门、各子公司使用集团公司VI系统进行监督检查，对于不规范使用的部门和子公司要求限期改正。 6.9.5各部门、各子公司可以对现有的集团公司VI中的应用系统部分向公司办公室提出更改和增设建议。 公司办公室根据收集的集团公司VI系统更改和增设信息，提出更改和增设VI应用系统的建议，按照管理层授权规定的要求进行报批。 6.10公司办公室做好集团公司外事管理工作，详见Q/JMCG070108外事工作管理规定。 6.11办公邮件管理6.11.1收发员对每日送来的公函和信件首先要认真鉴别，发现有差错应及时登记并要求补缺退余,同时做好集团公司部门和人员特快专递、挂号信件、汇款、公文、包裹等邮件的签收和登记工作，填写重要邮件收发登记表。 6.11.2收发员对公函、报刊、杂志、个人普通信件及时分发到指定部门报箱；集团公司部门或个人的重要邮件签收后，及时通知个人领取；6.11.3各单位、各部门应指定专人领取邮件，未经允许，其他人员不得随意进入收发室翻看。 6.11.4收发员要模范遵守和执行有关法律法规，严禁偷拿、拆看他人邮件。 6.11.5收发员应坚守工作岗位,节假日应安排时间及时分发信函。 收发室内外应经常Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第5页共18页保持整齐清洁。 6.12礼品管理6.12.1公司办公室指定专人管理礼品，同时安排库房存放礼品。 礼品管理员应加强礼品库房管理，注意防火、防潮、防蛀、防盗。 6.12.2公司办公室礼品入库时实行登记手续，填写礼品入库登记表。 6.12.3公司办公室根据礼品需要存放的时间和品质特性做好相应的保管工作。 对具有保质期要求的礼品，管理员及时向部门负责人报告该礼品的库存状况。 6.12.4各部门由于工作原因需要领用礼品时，由领用部门提出书面申请报告，申请报告中应说明礼品领取用途和数量，经该部门负责人签字后报公司办公室负责人审批。 6.12.5公司办公室负责人根据礼品领用的用途和礼品库存状况，决定部门礼品申请领用的具体品种和数量。 6.12.6公司办公室礼品管理员根据公司办公室负责人签批的品名、数量等发给相应礼品及数量，管理员将申请报告及时存档。 各部门领取礼品人员须当面点验领用的礼品。 6.12.7公司办公室每季度对库存礼品进行盘点并填写礼品库存登记表，做到帐物相符。 6.13公务车管理6.13.1集团公司公务车辆主要用于接待外宾、政府官员、业务单位主要领导以及公司领导特别要求用车。 6.13.2各部门用车自行解决，一般情况公司办公室不安排用车。 6.13.3在符合用车要求的情况下，公司办公室依照轻重缓急的原则酌情安排。 公司办公室填写公司办公室派车记录表以加强公务车辆日常使用管理。 公务车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足接待任务，后其他事的原则进行安排。 6.13.4公务车辆驾驶原则上实行专人专车，专车专管。 各车司机在用车期间内承担车辆管理责任，保持车况完好。 6.13.5集团公务车辆在下班后或节假日必须停放集团办公楼院内，特殊情况下不能停放在规定场所时须经过公司办公室负责人批准，并采取必要的安全措施。 6.13.6集团公务车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由公司办公室主任批准。 6.13.7需维修（含保养）的车辆，由司机（领导自驾车由分管司机）提出申请，填写车辆维修申请表，经集团公司办公室司机班班长提供相关维修意见、报公司办公室主任批准后送修理厂维修（含保养）。 6.13.8车辆维修过程中，司机应及时了解维修进展。 车辆完成维修，由司机班班长Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第6页共18页和司机共同签字验收。 6.13.9按一定周期对车辆维修费用进行统计汇总并填写车辆维修费用汇总表。 6.13.10公务车辆在南昌市内用油须统一到指定加油站加油,按一定周期进行统计汇总填写车辆用油汇总表。 6.13.11公司办公室按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。 6.13.12在交通事故中负主要或全部责任（根据理赔的需要除外），发生事故或交通违章的经济损失时要求驾驶员承担部分责任。 因不可抗拒原因造成的车辆事故由集团公司研究处理。 6.14各部门定期对行政事物管理所涉及到的各种数据进行分析总结，坚持持续改进。 7工作流程图无8检查与考核由集团公司人事企管部负责组织对本标准的执行情况进行不定期地检查，并对检查过程所反映的问题进行改进和效果验证。 9记录与表格9.1JMCG07010001A公司领导近期工作安排表9.2JMCG07010002A使用集团公司VI系统申请表9.3JMCG07010003A重要邮件收发登记表9.4JMCG07010004A礼品入库登记表9.5JMCG07010005A礼品库存登记表9.6JMCG07010006A车辆维修申请表9.7JMCG07010007A公司办公室派车记录9.8JMCG07010008A车辆用油汇总表9.9JMCG07010009A车辆维修费用汇总表10附录附录A公司领导近期工作安排表附录B使用集团公司VI系统申请表附录C重要邮件收发登记表附录D礼品入库登记表附录E礼品库存登记表附录F车辆维修申请表附录G公司办公室派车记录附录H车辆用油汇总表Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第7页共18页附录I车辆维修费用汇总表Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第8页共16页附录A公司领导近期工作安排表JMCG07010001A No._序号活动通知单位相关活动名称活动日期活动时间活动地点参加领导联系人及联系电话备注注本记录的保存期限为三个月。 Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第9页共16页附录B使用集团公司VI系统申请表申请部门/单位JMCG07010002A注本记录的保存期为三年。 申请人申请时间申请使用VI系统内容（附图样）使用用途公司办公室经办人意见公司办公室负责人意见Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第10页共16页录附录C重要邮件收发登记表JMCG07010003A NO日期收件人姓名收件人单位邮件编号来件地址（单位）种类领件人签名注本记录的保存期为两年。 Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第11页共16页附录D礼品入库登记表JMCG07010004A NO序号品名规格数量单价时效说明交库人接收人入库时间备注12345678910注本记录的保存期为两年。 填写人填写时间Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第12页共16页附录E礼品库存登记表JMCG07010005A NO序号礼品名称入库总数量期前领取数量当前剩余数量备注说明序号礼品名称入库总数量期前领取数量当前剩余数量备注说明123456789注本记录的保存期为两年。 盘点时间盘点人员;Q/JMCG070100-xx本文件挂在公司网页上的版本为受控版本，一经打印，则是非受控版本，仅作为参考。 第13页共16页附录F车辆维修申请表JMCG07010006A车型车号公里数填表日期维修原因修理项目司机班班长意见签名年月日申请人审核人批准人注本记录的保存期为一年。 Q/JMCG070107-xx第14页共16页附录G公司办公室派车记录JMCG07010007A日期车号出车时间出车地点用车人注本记录的保存期为一年。 Q/JMCG070100