保密文档的管理制度.doc

公司保密文档管理制度一、保密文档的范围 1、保密文档的管理包括公司所有的纸制和电子文件、合同、档案、图表、照片、拟制文件和资料过程中形成的草稿、复印废页等不同形式的资料。 2、不宜对外公布的文件、刊物、资料、图片等，视为内部材料，应注意保存，不经总经理许可，不得对外泄露。 3、公司所有职工有保密义务。二、 文件制发 4、 文件的制作人要根据文件内容和工作需要，确定适当的印份、发送范围和阅读人，由总经理核定。 5、 保密文件必须严格按照批准份数，一律由综合管理部人员进行统一打印和复制。三、 文件管理（一）纸制文件 6、 综合管理部是保密文件收发、运转的枢纽，必须严格责任制度，对保密材料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏，切实做好保密文件的接收、登记、分发、运转、清退、立卷、保管、销毁和移交等各个环节的保密工作。 7、 参加会议带回的文件，须上交综合管理部登记保存，个人不得保存。8、 做好公司重要会议的保密工作，严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件，会议纪要。 9、 严格执行关于打印、复印文件的规定。公司的文件均属机密文件，须经总经理批准后方能打印、复印。凡不准打印、复印的文件，一律不得自行打印、复印。确因工作需要必须复印时，经总经理同意，并要严格控制份数，不得擅自多印多留，不得改变使用范围，草稿视同原件一样管理。复印件要同原件同样管理，打印过程形成的废纸、废件应及时销毁。10、 外出工作须携带保密文件，要经公司总经理批准。11、 注意在外出的情况下，通讯和办公自动化使用中的保密工作。12、 对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。13、 公司的所有纸制保密文件均统一保存在专门的柜子，并由综合管理部专人负责保管。（二）电子文档 14、 电子文档由综合管理部专人保管，设有专门文件夹存放，另备份1份。 15、 电子文档不经许可，不得擅自发送给任何人员，如果因工作原因确实需要复制时，经总经理同意，方可拷贝。外出工作时如需携带电子文档，要提前通知综合管理部，并得到允许后方能执行。 16、 不得随意修改、复制、转借电子文档，否则后果由本人负责。四、文档阅读17、 传阅保密材料由总经理统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅读，也不得向无关人员泄露文件内容，控制传阅件的行踪，以防丢失。 18、 传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。 19、 保密文档应在办公室阅读，不得带离到其他公共场所。 20、 借阅保密文档，要履行严格的借阅手续。保密文档应当天交回，再用再借。借阅人对文档负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还。综合管理部人员对借出的文档应及时追回。五、文档的发放与回收 21、 综合管理部负责保密文档的发放及回收。管理人员必须履行清点、登记、编号、签收等手续。发放文档时应在专门的登记薄上写明借阅人的姓名、借阅日期、份数、用途、归还时间以及借阅人的签名。 22、 借阅人归还文档时综合管理部管理人员要先查看文档是否完整无缺，回收文档时也应登记归还文档的日期、份数、负责保管人员的签名以及借阅人的签名。 23、 管理保密文档的人员工作变动时，须对所管秘密文档进行清点移交。所有工作人员调动工作时，对个人使用的保密文档不得私自带走，更不能随意销毁或遗弃，必须全部移交清楚后，才能离开。 六、责任和处罚 24、 对违反规定造成泄密隐患，情节轻微的，给予批评教育；情节严重，造成重大泄密隐患的，或经批评教育仍不改进，再次造成泄密隐患的，视情节严重程度，给予经济处罚直至依据中华人民共和国保密法追究法律责任。 25、 任何个人或部门，一旦发生失泄密和