补充资料——使用邮件合并功能发送工资条(附加).doc

使用邮件合并功能发送工资条 附加 使用邮件合并功能发送工资条 附加 很多企业对员工的薪酬管理都是采取保密制度 并且员工的收入本身也是属于个人隐私 因此 为保密起见 也为了省去打印 发放工资条的繁琐工作量 近年来各企业逐步取消了发放纸质工资 条的做法 而改用使用邮件方式给员工发送月工资条 在这里 利用邮件合并功能将使这项工作变 得简单快捷 通过使用邮件合并 每封电子邮件都将单独邮寄 每个收件人是每封邮件的唯一收件 人 这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 bcc 行隐藏收件人不同 当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时 可使用邮件合并来创建电子邮件 每封 邮件的信息类型相同 但具体内容各不相同 例如 在发给客户的电子邮件中 可对每封邮件进行 个性化设置 以便按姓名称呼每个客户 每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目 而且 通过使用邮件合并 每封电子邮件都将单独邮寄 每个收件人是每封邮件的唯一收件人 这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 bcc 行隐藏收件人不同 4 4 14 4 1 用用 wordword 建立工资条文档建立工资条文档 4 4 24 4 2 设置电子邮件主文档设置电子邮件主文档 1 启动 Word 默认情况下 一个空白文档将会打开 让该文档开着 如果关闭该文档 便无法使用下一步 的命令 创建文件名为 工资条 的 word 文档 设定工资条内容 如下表所示例 同志 您 2009 年 9 月份的工资表如下表所示 如有疑问请及时沟通 编号姓名 基本 工资 奖金 住房 补贴 伙食 补贴 保险 金 请假 扣款 应发 工资 所得 税额 实发 工资 0001 李亮 1000 人力资源部 2009 年 9 月 2 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 开始邮件合并 3 单击 电子邮件 按照邮件合并分布向导进行 邮件合并功能还可以打印奖状 员工卡 座位表等等 方法为制作 标签 具体步骤如下 注意事项 注意事项 必须安装 MAPI 兼容电子邮件程序 借助 Outlook MAPI 消息处理应用程序接口 的功能 Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在发送合并的电子邮件时共享信息 必须使用同一版本的 Outlook 和 Word 如果使用 Microsoft Office Word 2007 则必须使用 Microsoft Office Outlook 2007 不能将收件人添加到 Cc 抄送 行 邮件合并不允许指定附属收件人 列在邮件 收件人 行 的每个收件人将收到邮件的一份副本 邮件合并过程需要执行以下所有步骤 邮件合并过程需要执行以下所有步骤 1 设置电子邮件 主文档包含每封电子邮件中都相同的文本和图形 例如 您公司的徽标或邮件正文 2 将电子邮件文档连接到地址列表 地址列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源 它是一个文件 其中包含要向其 发送邮件的电子邮件地址 3 调整收件人列表或项列表 Word 为地址列表中的每个电子邮件地址生成一封邮件 如果要只为地址列表中的某些电 子邮件地址生成邮件 则可选择要包括的地址或记录 4 将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中 在执行邮件合并时 邮件合并域内将填入地址列表中的信息 5 预览并完成合并 您可在发送所有邮件前预览每封邮件 您可以使用 邮件 选项卡上的命令来执行邮件合并 提示提示 还可以使用 邮件合并 任务窗格执行邮件合并 该任务窗格将分步引导您完成这一过程 要使用该任务窗格 请在 开始邮件合并 组的 邮件 选项卡上 单击 开始邮件合并 然后单击 邮件合并分步向导 在该过程的第 1 步中 单击 选择文档类型 下的 电子邮件 设置电子邮件主文档设置电子邮件主文档 1 启动 Word 默认情况下 一个空白文档将会打开 让该文档开着 如果关闭该文档 便无法使用下一步的命令 2 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 开始邮件合并 3 单击 电子邮件 恢复邮件合并恢复邮件合并 如果需要停止邮件合并 则可保存电子邮件主文档 稍后再恢复合并 Word 会保留数据源和域的信息 如果停止合并前 使用的是 邮件合并 任务窗格 Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置 1 当您准备就绪 可以开始恢复合并时 请打开文档 Word 会显示一条消息 要求您确认是否要打开文档 那样会运行 SQL 命令 2 由于此文档已连接到数据源 而且您要检索数据 因此单击 是 如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数 据源 可以单击 否 以防止对数据的潜在恶意访问 此时 文档文本和您插入的所有域都会显示出来 3 单击 邮件 选项卡 恢复工作 返回页首 将电子邮件文档连接到地址列表将电子邮件文档连接到地址列表 要将信息合并到电子邮件主文档中 必须将文档连接到地址列表 它也称为数据源或数据文件 如果还没有数据文件 则 可在邮件合并过程中创建一个数据文件 注释注释 确保数据文件包含电子邮件地址列 在后续过程中要使用该列 选择数据文件选择数据文件 1 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 选择收件人 2 请执行下列操作之一 如果要使用 Outlook 中的 联系人 列表 请单击 从 Outlook 联系人中选择 有关使用 Microsoft Outlook 联系人 列表的提示 我找不到要连接的 Outlook 联系人 文件夹 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息 无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹 希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹 但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿 在 Outlook 中 在 转到 菜单上 单击 联系人 6 右键单击包含要用于邮件合并的信息的 联系人 文件夹 然后单击 属性 7 在 Outlook 通讯簿 选项卡上 确保选中 将此文件夹显示为电子邮件通讯簿 复选框 然后单击 确定 关闭 Outlook 9 在 控制面板 中切换到 经典视图 然后单击 邮件 10 单击 显示配置文件 11 要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示 单击 提示要使用的配置文件 然后单击 确定 退出 Word 13 在 Internet Explorer 的 工具 菜单上 单击 Internet 选项 然后单击 程序 选项卡 14 在 电子邮件 下 单击 Microsoft Office Outlook 然后单击 确定 启动 Outlook Express 16 在 文件 菜单上 指向 导出 然后单击 通讯簿 17 在 通讯簿导出工具 对话框中 单击 文本文件 以逗号分隔 然后单击 导出 18 在 将导出文件另存为 框中 为导出的文件键入一个文件名 然后单击 浏览 19 在 另存为 对话框中 在 保存位置 列表中选择文件的保存位置 然后单击 保存 将数据文件保存在 我的文档 文 件夹的 我的数据源 文件夹中是很方便的 Word 在邮件合并期间浏览数据文件时 首先会在该位置中搜索这些文件 20 单击 下一步 选中要导出的域旁边的复选框 然后单击 完成 注释注释 在决定导出哪些域时 请考虑您要用邮件合并创建的套用信函 电子邮件或标签 例如 如果您决不会在合并的文 档中包含昵称或个人网站 则不要导出这些域 21 如果出现导出过程已完成的消息 请单击 确定 22 要关闭 通讯簿导出工具 对话框 请单击 关闭 然后退出 Outlook Express 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表 Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件 请单击 使用现有列表 然后在 选择数据源 对话框中找到所需文件 对于 Excel 可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据 对于 Access 可以从数据库中定义的任何表或查询 中选择数据 对于其他类型的数据文件 请在 选择数据源 对话框中选择文件 如果未列出所需的文件 则在 文件类型 中选 择相应的文件类型或选择 所有文件 在邮件合并中 可以使用以下类型的数据文件 来自基于文件的单层数据库程序的文件 这些数据库程序已安装了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驱 动程序 Microsoft Office 附带了许多这类数据库程序 包含单个表的 HTML 文件 该表的第一行必须包含列名称 其他行必须包含数据 电子通讯簿 Microsoft Outlook 通讯簿 Microsoft Schedule 7 0 联系人列表 任何类似的使用 MAPI 兼容消息处理系统 如 Outlook 创建的地址列表 文档 该文档只应包含一个表 表的第一行必须包含标题 其他行必须包含要合并的记录 还可以 使用域名源作为数据源 任何包含由制表符或逗号分隔的数据域以及由段落标记分隔的数据记录的文本文件 有关在 Excel 中设置数据格式的提示 6 单击 Microsoft Office 按钮 然后单击 Word 选项 7 单击 高级 8 滚动到 常规 部分 然后选中 打开时确认文件格式转换 复选框 9 单击 确定 10 在邮件合并主文档打开的情况下 在 邮件 选项卡的 开始邮件合并 组中 单击 选择收件人 然后 单击 使用现有列表 11 在 选择数据源 对话框中找到 Excel 工作表 然后双击该工作表 12 在 确认数据源 对话框中 单击 MS Excel 工作表通过 DDE xls 然后单击 确定 注释注释 如果看不到 MS Excel 工作表通过 DDE xls 则选中 全部显示 复选框 13 在 Microsoft Office Excel 对话框中 对于 请指定命名单元格或单元格区域 选择包含要合并的信 息的单元格区域或工作表 然后单击 确定 注释注释 若要防止每次打开数据文件时都出现提示 可以在连接工作表之后取消选择 打开时确认转换 选项 如果还没有数据文件 请单击 键入新列表 然后使用打开的表格创建列表 该列表将被保存为可以重复使 用的数据库 mdb 文件 注释注释 如果安装了 2007 Microsoft Office System 而不只是安装 Word 自身 则还可使用 Microsoft Query 来构建查 询 并从外部数据源检索所需的数据 返回页首 调整收件人列表或项列表调整收件人列表或项列表 在连接到某些数据文件时 您可能并不想将数据文件中所有记录的信息都合并到电子邮件主文档中 如果数据文件包含没 有电子邮件地址的记录 请在电子邮件合并中省略这些记录 否则 Word 无法完成合并过程 要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集 请执行下列操作 1 在 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中 单击 编辑收件人列表 2 在 邮件合并收件人 对话框中 请执行下列任一操作 选择单个记录选择单个记录 此方法最适合短列表的情况 选中要包括的收件人旁边的复选框 清除要排除的收件人旁边的复选框 如果合并时只希望包括少数几个记录 可以清除标题行的复选框 然后只选中要合并的记录 同样 如果要包含列表中的 大部分内容 则可选中标题行中的复选框 然后清除不想包含的记录的复选框 排序记录排序记录 单击您要作为排序依据的项目的列标题 将按字母顺序升序 从 A 到 Z 对列表进行排序 再次单击该列标 题 将按字母顺序降序 从 Z 到 A 对列表进行排序 如果要进行更复杂的排序 请单击 调整收件人列表 下的 排序 并在 筛选和排序 对话框中的 排序记录 选项卡上选择排 序首选项 筛选记录筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录 这种方法十分有用 筛选列表后 可以使用复选框包含和排 除记录 要筛选记录 请执行下列操作 1 在 调整收件人列表 下 单击 筛选 2 在 筛选和排序 对话框的 筛选记录 选项卡上 选择要用于筛选的条件 例如 如果要只为将澳大利亚列为国家 地区的地址生成电子邮件 则可在 域 列表中单击 国家或地区 在 比较 列表中 单击 等于 然后在 比较对象 列表中单击 澳大利亚 3 要进一步调整筛选 请单击 与 或 或 并选择更多条件 例如 要只为慕尼黑的公司生成电子邮件 则可筛选 城市 域包含 慕尼黑 并且 公司名称 域不为空的记录 如果在此筛选 中使用 或 而不使用 与 邮件合并将包含所有慕尼黑的地址 以及其他城市中包含公司名称的所有地址 注释注释 如果已经安装了地址验证软件 可以单击 邮件合并收件人 对话框中的 验证地址 来验证收件人地址 返回页首 将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中 将电子邮件主文档连接到地址列表后 即可开始键入邮件的文本并添加占位符 这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信 息的位置 占位符 如地址和问候语 称为 邮件合并 域 Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应 数据文件中的列代表信息的类别 添加到电子邮件主文档中的域是这些类别的占位符 数据文件中的行代表信息的记录 在您执行邮件合并时 Word 为每个记录生成一封电子邮件 通过在电子邮件主文档中放置域 即表示您想让特定类别的信息 如姓名或地址 在该位置显示 注释注释 将邮件合并域插入电子邮件主文档时 域名始终由尖括号 括起来 这些尖括号不在最终电子邮件中显示 它 们只用来帮助您将电子邮件主文档中的域与常规文字区分开 合并时发生的情况合并时发生的情况 在合并时 数据文件中第一行的信息替换电子邮件主文档中的域 以创建第一封电子邮件 数据文件中第二行的信息替换 这些域 以创建第二封电子邮件 以此类推 使用域 示例使用域 示例 您可将数据文件中的任何列标题作为域添加到电子邮件主文档中 这为您设计电子邮件提供了灵活性 例如 假定您要给当地的公司发送电子邮件 通知它们已被选入您的年度城市指南中 如果数据文件包含公司列 并且该列 包含您要联系的每个公司的名称 则可插入 公司 域 而不必单独键入每个公司的名称 假定您每季度给客户发一次电子邮件 通知他们推出了哪些新产品和特别优惠 要为您的最佳客户创建个性化的邮件 可在数据文件中添加个人注释列 在该列中键入一些注释信息 如 米乐小姐 您一直在找的新工具已到货 通过在主文档中 放置 个人注释 域 即可在特定邮件的底部包含这些注释 您可使用标点符号组合和分隔域 例如 要创建地址 可在电子邮件主文档中设置如下的域 名字 姓氏 对于经常使用的内容 如地址块和问候语 Word 提供了将多个域组合在一起的复合域 例如 地址块域是几个域的组合体 包括名字 姓氏 街道地址 城市和邮政编码 问候语 域可以包含一个或多个名称域 具体取决于您所选的称呼 可以自定义每个复合域的内容 例如 在地址中 您可能希望选择正式的名字格式 例如 任家双先生 在问候语中 您可能想直接写对方的姓名而不加 尊敬的 将邮件合并域映射到数据文件将邮件合并域映射到数据文件 为了确保 Word 能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列 您可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到数 据文件中的列 要映射域 请在 邮件 选项卡上的 编写和插入域 组中单击 匹配域 匹配域 对话框将打开 地址和问候语的元素在左边列出 数据文件中的列标题在右边列出 Word 搜索与每一元素相匹配的列 在插图中 Word 自动将数据文件的 姓氏 列与 姓氏 匹配 但 Word 无法匹配其他 元素 例如 在此数据文件中 Word 不能匹配 名字 在右侧的列表中 可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列 在插图中 姓名 列现在与 名字 相匹配 尊称 唯一标 识符 和 中间名 不匹配也没关系 您的电子邮件合并邮件不需要使用每个域 如果添加的域不包含数据文件中的数据 则该域 在合并文档中将显示为空占位符 空占位符通常为空行或隐藏域 键入内容并添加域键入内容并添加域 1 在电子邮件主文档中 单击要插入域的位置 2 使用 邮件 选项卡上的 编写和插入域 组 3 添加以下任何一项 问候语 1 单击 问候语 2 选择问候语的格式 其中包括称呼 姓名格式和所带的标点 3 选择在 Word 不能解释收件人姓名 例如 当数据源不包含收件人的名字或姓氏 而仅包含公司名称时 时 显示的文本 4 单击 确定 5 如果出现 匹配域 对话框 说明 Word 可能无法找到问候语所需的某些信息 单击 不匹配 旁边的箭头 然 后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域 单个域 6 在 邮件 选项卡上的 编写和插入域 组中 单击 插入合并域 7 在 插入合并域 对话框中 请执行下列操作之一 要选择即使在数据源的域名与您的域名不同时 也能自动对应到数据源中域的地址域 请单击 地址 域 要选择始终直接从数据文件中的列提取数据的域 请单击 数据库域 8 在 域 框中 单击所需的域 9 单击 插入 然后单击 关闭 10 如果出现 匹配域 对话框 说明 Word 可能无法找到插入域所需的某些信息 单击 不匹配 旁边的箭头 然 后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域 Outlook 联系人自定义域 11 在 Outlook 联系人的 视图 菜单上 指向 当前视图 然后单击 电话列表 12 右键单击一个列标题 然后单击 字段选择器 13 在 字段选择器 对话框顶部的下拉列表中 选择 文件夹中用户定义的字段 14 拖动要从对话框添加到列标题的域 一个小红箭头会帮助您将域放置在所需位置 注释注释 通过单击底部的 新建 即可在 字段选择器 对话框中添加新域 15 在视图中添加完所有自定义域后 关闭 字段选择器 对话框 16 要删除不想在邮件合并中包含的域 请在 电话列表 视图的列标题中单击域名 然后将它拖出列标题 17 在 Outlook 联系人 中 按住 Shift 并单击鼠标可选择一个联系人区域 或按住 Ctrl 并单击鼠标可选择单个 联系人 如果希望包括视图中当前可见的所有联系人 则不要单击任何联系人 18 在 工具 菜单上 单击 邮件合并 19 如果已经选择了要包含在合并中的单个联系人 则单击 选定的联系人 如果要包括视图中当前可见的所有 联系人 则单击 当前视图中的所有联系人 20 如果已经配置了电话列表视图 使它仅显示要在邮件合并中使用的域 则单击 当前视图中的联系人字段 否则 单击 所有联系人字段 使所有联系人域在合并中都可用 21 如果要为合并生成新的主文档 则单击 新建文档 否则 单击 现有文档 然后单击 浏览 找到要用作主文 档的文档 22 如果要保存已选择的联系人和域 以便重复使用 则选中 永久文件 复选框 然后单击 浏览 保存该文件 这 些数据作为逗号分隔的数据保存在 Word 文档中 23 选择电子邮件 24 单击 确定 当文档在 Word 中打开时 在 邮件 选项卡的 编写和插入域 组上 单击 插入合并域 旁边的箭 头 然后单击要插入到电子邮件主文档中的域 25 当您准备就绪 可以完成合并时 请在 邮件 选项卡的 完成 组中 单击 完成并合并 然后单击 发送电子邮 件 主题 行填写的是在 Outlook 中的 邮件合并联系人 对话框内键入的文本 注释注释 不能手动键入合并域字符 也不能使用 插入 菜单上的 符号 命令 必须进行邮件合并 如果合并域出现在大括号内 如 MERGEFIELD City Word 将显示域代码而不显示域结果 这不会影响合并 但 如果要显示结果 请右键单击域代码 然后单击快捷菜单上的 切换域代码 设置合并数据的格式设置合并数据的格式 诸如 Access 和 Excel 这样的数据库与电子表格程序将您在单元格中键入的信息存储为原始数据 在 Acce