公司文件书写格式规范.doc

精品文档新天地文件书写格式标准一、总则1.指导思想文书的书写格式是体现企业正规化的重要内容。为加强这一工作环节的管理,规范写作,特制定本标准。2.适用范围本标准适用有限公司规章制度、文书及表格的撰写制作。二、规章制度结构1.构成项目规章制度汇编包括以下内容(按顺序):封面、中文关键词、目录、正文、附录、参考文件、封底;其他文书包括标题及正文,具体格式详见其他文书正文与页面设置。2.各项目含义封面:封面由文头、规章制度标题、单位及负责人、编制日期等内容组成。标题:应能概括整个规章制度最重要的内容。题名力求简练,严格控制在25字以内。如果主标题意犹未尽,可加附标题。关键词:关键词是从规章制度标题、内容摘要或正文中提取,能表现规章制度主题、具有实质意义的词语,通常不超过7个。目录:列出规章制度正文的一、二级标题名称及对应页码,附录、参考文件等的对应页码。正文:正文是规章制度的主体部分,通常由序语(引语)、主要条款、实施要求三部分组成。这三部分在行文上可以不明确标示。注释:需要在正文之外加以阐述和解释的问题或对引文出处的说明。注释采用脚注形式。附录:附属于正文、对正文起补充说明作用的信息材料。可包括正文内不便列出的冗长公式推导;以备他人阅读方便所需要的辅助性工具或表格;重复性数据图表;计算程序及说明等。参考文件:只列在正文中被引用过、正式颁布的文件资料。三、文书格式编排1.纸型及页边距一律用国际标准A4型纸打印。页面分图文区与白边区两部分,所有的文字、图形、其他符号只能出现在图文区内。白边区的尺寸(页边距)为:上边距2cm,下边距2cm,左边距2.5cm,右边距2cm。2.版式与用字文字图形一律从左至右横写横排。使用规范的简化汉字。除非必要,不使用繁体字。忌用异体字、复合字及其他不规范的汉字。3.各部分的编排式样及字体字号文头:封面顶部居中,3号黑体,上下各空两行。固定内容:广州新天地规章制度汇编标题:2号黑体加粗,文头上下居中。副标题:小2号黑体加粗,紧挨正标题上下居中,文字前加破折号。单位及负责人、编制日期用3号黑体,内容用3号楷体,在正副标题下居中依次排列,各占一行。关键词: “关键词”三字用4号黑体,内容用小4号黑体;关键词通常不超过10个,词间空一格。目录:另起页,项目名称用3号黑体,顶部居中;一级标题用3号宋体,二级标题用小4号宋体。正文文字:另起页,标题用3号黑体,顶部居中排列,上下各空一行;正文文字一般用小4号宋体,每段起首空两格,回行顶格,段落行距使用固定值22磅。字间距使用标准格式。正文文中标题:一级标题:标题序号为“一、”,4号黑体,独占行,末尾不加标点。二级标题:标题序号为“(一)”,与正文字体字号相同,独占行,末尾不加标点符号。三级以下标题:三、四、五级标题序号分别为“1.”、“(1)”和“”,与正文字体字号相同,可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行,则末尾不使用标点;否则,标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。(根据专业的不同习惯,文中标题也可采用1. 1.1 1.1.1标注方法)注释:正文中加注之处右上角加数码,形式为“”或“(1)”,同时在本页留出适当行数,用横线与正文分开,空两格后写出相应的注号,再写注文。注号以页为单位排序,每个注文各占一段,用5号宋体。引用相关文件时,注文的顺序为:单位、文件名、颁发时间、页码,中间用逗号分开。附录:项目名称为4号黑体,在正文后空两行顶格排印,内容编排参考正文。参考文件:项目名称用4号黑体,在正文或附录后空两行顶格排印,另起行空两格用5号宋体排印参考文件内容,具体编排方式同注释。4.表格正文或附录中的表格一般包括表头和表体两部分,编排的基本要求为:表头:表头包括表号、标题和计量单位,用5号黑体,在表体上方与表格线等宽度编排。其中,表号居左,格式为“表1”,全文表格连续编号;标题居中,格式为“表”;计量单位居右,参考格式为:“计量单位:元”。表体:表体的上下端线一律使用粗实线(1.5磅),其余表线用细实线(0.5磅),表的左右两段不应封口(即三线表格)。表中数码文字一律使用5号字。表格中的文字要注意上下居中与对齐,数码位数应对齐。5.图图的插入方式为上下环绕,左右居中。文章中的图应统一编号并加图名,格式为“图1 图”,用5号黑体在图的下方居中编排。6.公式文中的公式应居中编排,有编号的公式略靠左排,公式编号排在右侧,编号形式为“(1)”。公式下面有说明时,应顶格书写。较长的公式可转行编排,在加、减、乘、除号或等号处换行,这些符号应出现在行首。公式的编排应使用公式编辑器。7.数字文中的数字,除部分结构层次序数词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字、模糊数字必须使用汉字外,其他应使用阿拉伯数字。同一文中,数字的表示方法应前后一致。8.标点符号文中的标点符号应正确使用,忌误用、混用。9.计量单位除特殊需要,本规章制度中的计量单位应使用法定计量单位。10.页眉左边为公司Logo图标（长*宽为），右边为公司文件编号（5号宋体）。11.页码全文排印连续双页码,页码位