公司档案管理系统_毕业论文.doc

1 网 络 教 育 学 院 继 续 教 育 学 院 毕毕 业业 设设 计 计 论论 文文 题 目 公司档案管理系统 函授站 学习中心 北京学习中心北京学习中心 计算机计算机 专业 11 级 春 秋 层次秋 学 生 姓 名 指 导 教 师 2013 年 10 月 22 日 2 目 录 摘 要 4 第一章 引言 1 1 开发背景 5 1 2 公司档案管理现状 5 1 3 系统简介 5 1 4 ASP 简介 5 1 5 B S 开发模式 6 1 5 ACCESS2003 简介 6 第二章 系统总体概述 2 1 系统架构 8 2 2 系统特点 8 2 3 技术特点 9 第三章 系统运行环境 3 1 网络拓扑 10 3 2 硬件设备 10 3 3 支撑软件 10 3 4 软件分布 10 3 5 后台服务器配置 11 3 第四章 数据库设计和实现 4 1 总体表设计 13 4 2 表结构 13 第五章 系统功能介绍及具体实现 5 1 功能结构 18 5 2 功能介绍及具体实现 18 5 2 1 系统登陆界面 18 5 2 2 系统主页面 23 5 2 3 网上归档 36 5 2 4 整理编目 37 5 2 5 系统管理 44 5 2 6 档案检索 50 结论 52 致谢 53 参考文献 54 4 公司档案管理系统 摘 要 近年来 随着企业彼此间竞争的日趋激烈 信息技术在企业的发展中占据 着越来越重要的地位 在企业管理中 档案管理已成为不可或缺的一部分 它 为管理者进行管理决策以及各种经营活动提供了重要的依据 在企业中发挥了 越来越重要的作用 本系统主要包括以下六个模块 网上归档 主要实现档案的网上编辑和网 上提交 整理编目 主要实现档案的接收 档案的维护以及档案的审核入库 数据管理 主要是数据库的管理以及数据的维护 档案利用 主要是档案的借 阅管理 专项打印和利用统计 系统管理 主要是针对用户的管理 系统的设 置 在线审批 权限的设置和个人设置 信息发布 主要是实现目录的浏览 全文的浏览 原件的浏览以及附件的浏览 本系统的开发采用结构化设计思想 在论文中不仅论述了系统的设计方案 而且描述了系统的结构 并给出了有关功能的实现 系统的体系结构采用的是 B S 结构 系统选用的开发软件是 ASP 后台数据库为 Access 2003 关键词 公司档案 ASP 数据库 B S 结构 5 第一章引言 1 1 开发背景 二十一世纪 人类正以前所未有的速度跨入信息化社会 档案作为极其重 要的社会信息资源越来越被人们所重视 近年来 档案事业行政管理得到加强 档案管理与利用健康有序进行 国家修改并重新颁布了 中华人民共和国档案 法 和 档案法实施办法 制定了一批档案法规和规章 档案行政执法工作得 到了加强 各级政府档案馆和机关 公司 档案机构在档案收集 保管 整理 编目 鉴定 统计 修复等基础业务建设方面有了较大的发展 档案部门服务 意识增强 积极发挥档案信息资源优势 应用计算机进行档案辅助管理 提高 各类档案馆 档案室计算机和网络技术的应用程度 提高档案信息化水平 但是 在前进过程中还存在一些问题 就公司管理系统而言 主要是档案 管理现代化水平还不够高 目前大多数公司档案管理部门虽然实现了计算机辅 助管理 但仍处在目录管理或目录加档案扫描件管理 这样 无法实现直接从 网络上查询 调阅档案 利用水平低 因而 如何充分开发公司档案信息资源 提高公司档案利用的水平成为新一代公司档案管理系统的关键 1 2 公司档案管理现状 档案管理是一个很广泛的概念 在政府机关 它主要是对各类文件 电传 会议资料 归档档案进行管理 在公司 它主要是对各类技术资料 图纸 影 象资料 人事资料等进行管理 在各级档案局 馆 它主要是对各类历史档案 现行文件进行管理 总之 在不同的应用领域 在档案内容的管理侧重点往往 有所区别 从档案管理历程来看 大致可以分为三个发展阶段 第一阶段主要是手工 档案管理方式 它要求档案管理部门 人员 参照档案法规的相关规定 收集 与整理各类档案 并进行立卷与归档 第二阶段是计算机辅助档案目录管理方 式 主要是以单台独立的计算机形式为主 对档案目录进行管理 并以各类小 型关系数据库作为档案目录数据的管理平台 第三阶段是依托互联网络 通过 大中型关系数据库作为管理平台 实现对档案目录与部分档案实体的扫描件进 行管理 目前 绝大部分公司档案管理软件仍处于第二或第三阶段管理水平 公司 档案管理部门实现计算机辅助管理 停留在目录级管理或目录加档案扫描件管 理 这样 无法实现直接从网络上查询 调阅档案 查询效率低 同时 对档 案信息的深加工困难 利用水平低 为此 现在的公司档案管理迫切需要新一 代公司档案管理系统解决以上业务难题 1 3 系统简介 公司档案管理系统是新一代的档案管理系统 它以关系数据库作为管理工 具 以扫描的纸质档案图像 全文内容 采编与转换的音视频等多媒体资料和 档案目录为管理对象 利用压缩存储技术 实现从档案接受 管理编目到档案 利用及档案移交全过程的计算机管理 达到对档案目录 全文和图 文 声 像等多媒体档案的一体化管理 公司档案管理系统实现了对档案内容的管理与检索 提高了档案的查全率 和查准率 采用图 文 声 像档案内容的关联管理 方便了关联档案内容的 查询与利用 1 4 ASP 简介 6 ASP 是 Active Server Pages 的简称 它是一个 WEB 应用程序环境 应 用于 WINDOWS 系统 通过 ASP 开发人员可以使用多种开发工具来组合 HTML 代 码 可以利用本地服务器或远程服务器上运行的组件来存取数据库 应用程序 或处理信息 实现强大的 WEB 应用 考虑到导航系统需要对数据库操作以及动 态更新的特点 ASP 是理想的开发方式 ASP 工作流程是 先由客户端发出 HTML 请求到 WEB 服务器 WEB 服务器根 据客户请求向数据库服务器发出数据查询请求 数据库服务器将返回查询结果 到 WEB 服务器 再由 WEB 服务器返回给客户端 ASP 的强大功能都可通过调用 内建对象来实现 1 5 B S 开发模式 B S 结构是真正的三层结构 它以访问 WEB 数据库为中心 HTTP 为传输协 议 客户端通过浏览器 Browser 访问 WEB 服务器和与其相连的后台数据库 我 们称之为 B S Browser Server 模式 图 1 1 B S 三级结构 如图 1 1 B S 三级结构中所示 从左到右 分为三个层次 第一层是客户端即浏览器 主要完成客户和后台的交互及最终查询结果的 输出功能 在客户端向指定的 Web 服务器提出服务器请求 Web 服务器用 HTTP 协议把所需文件资料传给用户 客户端接受并显示在 WWW 浏览器上 第二层 Web 服务器是功能层 完成客户的应用功能 即 Web 服务器接受客 户请求 并与后台数据库连接 进行申请处理 然后将处理结果返回 Web 服务 器 再传至客户端 第三层数据库服务器是数据层 数据库服务器应客户请求独立进行各种处 理 与传统的 C S 模式相比 B S 结构把处理功能全部移植到了服务器端 用 户的请求通过浏览器发出 无论是使用和数据库维护上都比传统模式更加经济 方便 而且使维护任务层次化 管理员负责服务器硬件日常管理和维护 系统 维护人员负责后台数据库数据更新维护 由以上的比较分析可知 三层结构也可以理解为增加 WEB 服务器的 C S 模 式 1 5 Access2003 简介 Access 是一个典型的开放式数据库管理系统 它不仅可以与其他 Microsoft Office 套装办公软件实现数据资源共享 而且还可以与 Windows 操 作系统中其他应用程序 如 SQL Sever 等实现是数据库资源共享 在用户与数 据库管理系统之间架起了一座 桥梁 使得用户对数据的保存 修改 删除和 查询更为方便快捷 Microsoft Office Access 是一个功能非常强大的数据库管理系统 实质 上它是一个关系型数据库管理系统 一般中小型企业如果要开发某个专业性强 适用面窄 针对性强的中小型信息管理系统 MIS 通常都使用 Access 主要 是因为它具有简单易学 容易上手 界面友好 方便快捷 效率高 扩展性强 等优点 具体体现在 1 Access 是美国微软公司开发的 Microsoft Office 套装办公软件中很 客户端 WEB 服务器后台数据库 客户端 7 重要的一员 与其他成员软件 如 Word Excel 等具有非常类似的主界面窗口 风格 操作菜单及其他相关的命令 2 Access 本身就是一个关系型数据库管理系统 管理数据库就是它的看 家本领 而且它有非常丰富的数据对象 为用户提供了 7 种对象类型 表 查 询 窗体 报表 页 宏和模块 3 Access 为用户提供了丰富的向导 它可以使用户不需要了解软件所有 细节就可以完成工作 使用向导可以是之与 Word Excel 等其他 Microsoft Office 套装办公软件成员之间非常方便地进行数据共享 8 第二章系统总体概述 2 1 系统架构 图 2 1 系统架构图 系统采用 B S 模式 整个系统采用三层体系框架 包括表现层 客户端应 用平台 业务层 WEB 服务器平台 数据层 数据库服务器平台 其中在客户端应用平台上可以利用 公司档案管理系统 实现档案的整理 编目 数据管理 档案利用和系统管理 WEB 平台进行档案网上归档 数据库服务器为关系型数据库 主要保存结构化数据 如档案信息 用户 信息 借阅信息等 2 2 系统特点 1 图 文 声 像一体化应用 实现图片 文字 音频 视频等多媒体档案内容关联管理与一体化应用 2 档案利用的快速 准确 全面 系统除提供档案著录项查询 还实现档案内容的检索 提高目标档案的查 全率与查准率 同时 无须借用档案实体 直接在网上查询 调阅档案 提高 了档案信息利用的效率和深度 3 方便的网上归档 用户可以通过浏览器 在网上直接提交档案信息 对于没有浏览权限的档 案信息 用户可以在线提交申请 经过相关的审批后 由档案管理员授予浏览 权限 9 4 安全性高 系统允许对档案数据加密 提供用户操作审计等强大的安全机制 有效地 保证了档案数据的安全与保密的需要 2 3 技术特点 基于 XML 的数据交换 XML 可扩展标记语言 是一种开放的数据中性语言标准 XML 能创建不依 赖于平台 语言或限制性格式化协定的开放数据 遵循统一的 XML 数据规范 可以支持不同应用系统之间的数据共享 数据交换 数字档案综合管理系统采用 XML 作为数据交换的标准格式 其他系统 OA 系统 项目管理系统 旧版本的档案系统等 的数据 可根据数据库结构模板 利用数据转换工具统一转换成 XML 文件 再通过 档案接受 功能 导入到档 案综合管理系统中 10 第三章系统运行环境 3 1 网络拓扑 图 3 1 系统网络拓扑图 3 2 硬件设备 公司档案数据库服务器 数量 1 或 2 配置要求 内存大于 2G CPU 主频高于 3G 或双 CPU 硬盘 200G 以上 应用 公司档案数据管理 安装关系数据库系统 公司档案 WEB 服务器 数量 1 配置要求 内存大于 2G CPU 主频高于 3G 或双 CPU 硬盘 120G 以上 应用 提供 WEB 查询 利用 公司档案管理系统客户机 数量 若干台 配置要求 高档主流 PC 机 内存大于 512M 主频高于 2G 硬盘 120G 以上 应用 公司档案管理 3 3 支撑软件 操作系统产品及版本 Windows Server 2000 或 Windows Server 2003 中文企 业版 Windows 2000 XP 数量 2 或 3 关系数据库系统产品及版本 Access 数量 1 3 4 软件分布 档案数据库服务器 操作系统 Windows Server 2000 或 Windows Server 2003 中文企业版 数据库软件 Access 文件传输服务软件 传输扫描件或附件 档案 WEB 服务器 11 操作系统 Windows Server 2000 或 Windows Server 2003 中文企业版 档案综合管理系统客户机 操作系统 Windows 2000 XP 应用软件 公司档案管理系统客户端软件 Internet 信息服务管理器 IE 浏览 器 6 0 及以上 3 5 后台服务器配置 本系统的服务器端运行环境采用 Windows XP IIS Internet 信息服务管 理器 安装 IIS 的方法非常简单 在电脑的左下方依次选择 开始 设置 控制面板 添加 删除程序 命令 在 添加 删除程序 对话框中选择 添 加 删除 Windows 组件 按钮 就会弹出如图所示的 Windows 组件向导 对话 框 选择其中的 Internet 信息服务 IIS 如图 3 2 IIS 安装图 在详细 信息中选中所有项目 然后单击 下一步 按钮 根据提示一步步安装即可 图 3 2 IIS 安装图 一个 ASP 应用程序必须使用一个专门的文件夹来存放程序代码 该文件夹 的内容包括了网站使用的所有页面 在 Windows2000 环境下就无须把该文件夹 共享 但是在 Windows XP 的环境下就必须把文件夹设置为共享文件夹 打开 IIS 服务器 进入 Web 根目录 单击鼠标右键 选择 属性 命令 弹出如图所示的属性对话框 在目录的执行权限一栏中 如果在 Windows2000 的系统环境下就只用设置为 纯脚本 如果是 Windows XP 的系统环境下就需 要设置为 脚本和可执行文件 且必须赋予其 写入 的权限 如图 3 3 IIS 设置图所示 12 图 3 3 IIS 设置图 13 第四章 数据库设计和实现 4 1 总体表设计 本系统所使用的数据库为 Access2003 数据库名为 lmtof 数据库主要由 11 个数据库表组成 如图 4 1 数据库主要表 所示 序号数据库表名称备注 1senddate 技术档案管理数据库表 2texttype 档案类型管理数据库表 3dept 部门名称数据库表 4userlevel 用户职位数据库表 5userinf 用户权限管理数据库表 6personinf 个人基本档案数据库表 7newnotice 档案提交数据库表 8changjob 员工职位变动档案数据库表 9checkinf 员工考核档案数据库表 10wageinf 员工工资档案数据库表 11rewpuninf 员工奖惩档案数据库表 表 4 1 数据库主要表 4 2 表结构 技术档案管理数据库表中存放的主要是档案的名称 提交时间等等内容 如表 4 2 技术档案管理数据库表所示 表 4 2 技术档案管理数据库表 档案类型管理数据库表中存放的是档案类型的数据 如表 4 3 档案类型管 理数据库表 所示 表 4 3 档案类型管理数据库表 部门名称数据库表中存放的是个部门的名称数据 如表 4 4 部门名称数据 库表 所示 14 表 4 4 部门名称数据库表 用户职位数据库表中存放的是关于各用户职位的数据 如表 4 5 用户职位 数据库表 所示 表 4 5 用户职位数据库表 用户权限管理数据库表中存放的是各用户在系统中不同的管理权限 主要 分为用户管理权限 基本档案管理权限 奖惩档案管理权限 考核档案管理权 限 工资档案管理权限这五大部分 如表 4 6 用户权限管理数据库表 所示 表 4 6 用户权限管理数据库表 个人基本档案数据库表主要存放的是用户的个人档案信息 主要有姓名 年龄 民族 籍贯 学历 照片 备注等等内容 如表 4 7 个人基本档案数据 库表 所示 15 表 4 7 个人基本档案数据库表 档案提交数据库表主要存放的是用户个人提交的档案数据 主要有档案的 名称 档案数据的提交时间等等信息 如表 4 8 档案提交数据库表 所示 表 4 8 档案提交数据库表 员工职位变动档案数据库表存放的主要是员工在公司的职位变动情况 主 要有员工姓名 职务变动前职位 职位变动后职位 职位变动原因 记录操作 人等等信息 如表 4 9 员工职位变动档案数据库表 所示 16 表 4 9 员工职位变动档案数据库表 员工考核档案数据库表存放的是员工考核的数据信息 主要有员工名称 考核名称 考核日期 考核评语 考核类型 考核方式等等信息 如表 4 10 员工考核档案数据库表 所示 表 4 10 员工考核档案数据库表 员工工资档案数据库表主要存放的是公司员工的工资情况 主要包括员工 用户名 工资级别 基本工资 员工职务 职务工资 员工工龄 工龄工资 房租补贴 车费补贴 奖金金额 交个人税等等数据信息 如表 4 11 员工工 资档案数据库表 所示 17 表 4 11 员工工资档案数据库表 员工奖惩档案数据库表主要存放的是公司员工在公司受到的奖惩情况 主 要有员工用户名 奖惩名称 奖惩日期 奖惩文号 奖惩类型 奖惩方式 奖 惩原因及备注说明 记录人等等信息 如表 4 12 员工奖惩档案数据库表 所示 表 4 12 员工奖惩档案数据库表 18 第五章 系统功能介绍及具体实现 5 1 功能结构 图 5 1 系统功能结构图 整个系统主要包括以下六大系统 网上归档 网上编辑 网上提交和专项打印 整理编目 档案接收 档案维护 数据管理 数据库管理 数据维护 信息发布 浏览目录 浏览全文 浏览附件 系统管理 用户管理 系统设置 权限设置和个人设置 5 2 功能介绍及具体实现 5 2 1 系统登陆界面 5 2 1 1 界面设计 任何数据库类型的软件都要有相应的权限管理 用户登录就是最普通的权限管理 本系 统也不例外 只有合法的用户才能使用该系统 系统登录页面布局如图 5 2 系统登陆界面所 示 在启动登录窗口的同时打开数据库连接 从用户名输入框和密码输入框以及用户类型选 择框取得字符串 与设定的用户名和密码以及用户类型对比 若满足相等 则验证通过 结束 登录模块 进入相应的页面 否则提示用户名 密码或用户类型错误 19 图 5 2 系统登陆界面 5 2 1 2 代码实现 set file server createobject scripting FileSystemObject addr1 server mappath top1 asp addr2 server mappath oarg asp If Not file FileExists addr1 or Not file FileExists addr2 Then response write alert 系统发生严重错误 即将关闭 window close End If function find online user oabusyusername dim i dimsums siteinfo findok findok 0 Application Lock onlineuser application onlineuser dimsums ubound onlineuser for i 0 to dimsums siteinfo onlineuser i if siteinfo then if instr siteinfo oabusyusername BORDER TOP a8b1d2 1px solid FONT SIZE 9pt BORDER LEFT a8b1d2 1px solid WIDTH 160px COLOR 7b8ac3 BORDER BOTTOM a8b1d2 1px solid HEIGHT 18px BODY BACKGROUND POSITION center 50 BACKGROUND IMAGE url img bg gif 系统管理员账号 23 系统管理员密码 5 2 2 系统主页面 5 2 2 1 系统主页面设计 如图 5 3 系统主选择页面所示 整个页面分为了三个部分 最上面是时间 用户登陆等一些信息 由 inde asp 实现 左半部分是系统的导航菜单 由 leftoa asp 实现 右边是系统关于的模块 由 desk asp 实现 24 图 5 3 系统选择主页面 5 2 2 2 代码实现 1 登陆信息及时间等 set file server createobject scripting FileSystemObject addr1 server mappath top1 asp addr2 server mappath oarg asp If Not file FileExists addr1 or Not file FileExists addr2 Then response write alert 系统发生严重错误 即将关闭 window close End If 企业档案管理系统 function tick var hours minutes seconds ap var intHours intMinutes intSeconds var today today new Date intHours today getHours intMinutes today getMinutes intSeconds today getSeconds if intHours 0 hours 12 ap Midnight else if intHours 12 hours intHours ap A M else if intHours 12 hours 12 ap Noon else hours intHours ap P M if intMinutes 10 minutes 0 intMinutes else minutes intMinutes if intSeconds 10 seconds 0 intSeconds 26 else seconds intSeconds timeString hours minutes seconds ap window setTimeout tick 1000 window onload tick 单击 注销 连接时 弹出对话框是否要求退出系统 function closesystem window open logout asp closeflag 1 closesystem location no h eight 10 width 10 top 600 left 10 toolbar no menubar no scrollbars no resizable no location no status no 登录用户 部门 职位 时间 取得日期和星期 today new Date function initArray this length initArray arguments length 27 for var i 0 i this length i this i 1 initArray arguments i var d new initArray 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 document write today getYear 年 today getMonth 1 月 today getDate 日 d today getDay 1 刷新 关于 程序设计 刘瑾 2007 05 DMIS All Rights Reserved 28 2 系统导航菜单 oabusyname request cookies oabusyname oabusyusername request cookies oabusyusername oabusyuserdept request cookies oabusyuserdept oabusyuserlevel request cookies oabusyuserlevel cook allow see all workrep request cookies cook allow see all workre p cook allow see dept workrep request cookies cook allow see dept work rep cook allow control dept user request cookies cook allow control dept user cook allow control all user request cookies cook allow control all u ser cook allow send note request cookies cook allow send note cook allow control note request cookies cook allow control note cook allow control file request cookies cook allow control file cook allow control level request cookies cook allow control level 打开数据库 读出权限 if oabusyusername then response write response write window top location href default asp response write response end end if set conn opendb oabusy conn accessdsn set rs server createobject adodb recordset sql select from userinf where username window location href default asp 系统导航菜单 function showsubmenu sid whichEl eval submenu sid if whichEl style display none HideAll eval submenu sid style display eval pic sid src index minus gif else HideAll 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cookies oabusyname oabusyusername request cookies oabusyusername oabusyuserdept request cookies oabusyuserdept oabusyuserlevel request cookies oabusyuserlevel if oabusyusername then response write response write window top location href default asp response write response end end if 取得当前日 myday day now if request myday then myday cint request myday 取得当前月 mymonth month now if request mymonth then mymonth cint request mymonth 取得当前年 myyear year now if request myyear then myyear cint request myyear 公司档案管理系统 function openwin href window open href answerwin location no height 450 width 640 toolbar no menubar no scrollbars yes resizable yes location no status no 40 option value 年 option value 月 option value 日 myday1 myday 1 if myyear then mydate myyear response write keepformat rs title 42 if year rs inputdate year date and month rs inputdate month date and day rs inputdate day date then response write end if if rs filename then a href listsendfile asp id target blank img src images attach gif width 30 height 30 border 0 alt 文件名 43 form action method get response write 第一页 response write 上一页 response write 下一页 response write 最后一页 到第页 44 input type hidden name myyear value input type hidden name mymonth value input type hidden name myday value input type hidden name lookfor value 第 页 对不 起 没有相关纪录 5 2 4 2 档案维护 用户对自定义的所有类型档案件信息进行管理和编辑 除了可以对各类型 档案进行数据录入 档案整理等 还可以挂接扫描件 附件等 档案信息维护 主要功能包括 浏览档案目录 添加档案 修改档案 删除档案 查询档案 挂接扫描件 挂接附件和多媒体管理等 5 2 5 系统管理 5 2 5 1 用户管理 对档案系统的角色和用户进行统一集中式的管理 主要包括角色的增 删 45 改 用户的增 删 改还有角色的功能权限定义等 如图 5 8 档案系统管理员 权限所示 图 5 8 档案系统管理员权限 主要功能包括 添加角色 删除角色 修改角色属性 角色功能授权 用 户注销和修改用户信息 新增用户界面如图 5 9 新增用户所示 图 5 9 新增用户 4 2 5 1 1 代码实现 oabusyname request cookies oabusyname oabusyusername request cookies oabusyusername oabusyuserdept request cookies oabusyuserdept oabusyuserlevel request cookies oabusyuserlevel if oabusyusername then response write