计算机基础（第三版）第4章EXCEL2010

计算机基础 第 4章 处理软件 第 1页 第 4章 本章概述 本章的学习目标 主要内容 计算机基础 第 4章 处理软件 第 2页 本章概述 结合大量实例介绍表处理软件 括工作表的基本编辑和格式化操作、公式和函数的使用、图表的使用、以及排序、筛选和分类汇总等数据管理操作 本章将全面讲解 计算机基础 第 4章 处理软件 第 3页 本章的学习目标 理解电子表格的概念，熟悉 理解工作簿、工作表和单元格的概念，掌握 理解绝对地址和相对地址的概念，掌握公式和常用函数的使用 理解数据清单的概念，掌握记录单的使用，掌握记录的排序、筛选、分类汇总和数据透视表操作 掌握图表的创建和格式的设置 计算机基础 第 4章 处理软件 第 4章 010表格处理软件 表格处理软件 (又称电子表格软件 )是一个图、文、表三者结合的数据分析管理软件。它是帮助用户处理数据报表和打印各种表格的有效工具。例如，会计人员利用电子表格对报表、工资单等进行统计和分析；销售人员利用电子表格进行销售统计；教师利用电子表格记录分数、进行教学质量的定量分析等。 计算机基础 第 4章 处理软件 第一节 初识 010 一、启动和退出 010 1. 启动 010 方法一：使用桌面快捷图标：如果在桌面上已经生成了 010的快捷方式图标，则在 可启动 010。 方法二：使用“开始”菜单中的命令：单击 始”按钮，在“开始”菜单中选“所有程序”菜单项，然后在击 010项目。 方法三：双击 到 击该文件，即可自动启动 在其中打开该文件。 方法四：通过快速启动栏启动：拖动桌面的 后只需单击快速启动栏中的 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 退出 010 方法一：单击窗口右上角 方法二：在 4。 方法三：在 击主菜单项“文件”，然后在弹出菜单中选择“退出”命令。 方法四：右键单击快速访问工具栏中的 弹出的菜单中选择“关闭窗口”命令。 如果，在 在退出之前系统将弹出一个提示框，问是否保存数据。可以根据需要，单击“保存”、“不保存”或“取消”按钮。 计算机基础 第 4章 处理软件 二、 010的界面 1. 工作簿、工作表和单元格 启动 010即进入 010的工作空间，称为工作簿窗口。在此可以输入数据、文本，绘制图形，进行计算等。 计算机基础 第 4章 处理软件 (1) 工作簿 在 010中，一个工作簿对应一个启动 统自动创建默认的工作簿，名为 件扩展名为 内含 3张空白工作表 (名为 计算机基础 第 4章 处理软件 (2) 工作表 工作表由一系列单元格组成，单元格通过列号和行号加以标识。列号用大写英文字母标注，从 号以数字标注，从 1开始。每个工作表都有一个工作表标签作为标识该工作表的名字。默认的工作表标签名为 计算机基础 第 4章 处理软件 (3) 单元格 单元格是工作表中每行、列交叉处的小格。以行、列名作标识名，如 前被选取的单元格称活动单元格 (又称单元格指针 )，用粗线框表示。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 编辑栏 编辑栏的左部为名字框，显示活动单元格的名称。编辑栏的右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容。编辑区中部会有 3个按钮。 速访问 工具栏 4. “文件”按钮、功能区、功能选项卡 5. 状态栏、视图方式、缩放 比例 6. 其它组件 工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签可以将该工作表设为当前工作表。 行号与列号：用来标明数据所在行与列，常用来选择该行或该列。 工作表编辑区：是工作表中最重要的区域。 滚动条：拖动查看文档中更多内容的显示。 计算机基础 第 4章 处理软件 第二节 工作簿和工作表的基本操作 一、工作簿的新建、打开和保存 1. 创建工作簿文件 2. 打开工作簿文件 3. 保存工作簿文件 前面已打开的工作簿，如果是已经保存过的文件，可使用“保存”命令，这时不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时需要把当前工作做一备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”命令了。在“另存为”对话框中，如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择保存位置对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。 计算机基础 第 4章 处理软件 二、工作表的基本操作 1. 选择工作表 选择一个工作表只要用鼠标单击要选的工作表标签名 (在工作表的左下角 )即可。选中的工作表表签名背景变为白色。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 插入工作表 有以下几种插入工作表的方法： 在工作簿中直接单击工作表标签中的“插入工作表”按钮，插入的工作表是在最后一个工作表的位置。 右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，在打开的“插入”对话框的“常用”选项卡中选择“工作表”选项，然后单击“确定”按钮，即可在当前工作表的前面插入新的工作表。 切换到功能区中的“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“插入”按钮右侧的向下箭头，从弹出的下拉菜单中选择“插入工作表”命令，也可在当前工作表的前面插入新的工作表。 计算机基础 第 4章 处理软件 3. 工作表的改名 可以双击工作表的标签名，被选中的工作表标签名背景成黑色，再输入新的工作表名即可。还可以右击要更改名称的工作表标签，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在工作表标签处输入新的工作表名。 计算机基础 第 4章 处理软件 4. 移动工作表 拖动要移动的工作表的标签，在用户拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，就可以把工作表的位置改变了。 计算机基础 第 4章 处理软件 5. 删除工作表 选中要删除的工作表，右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，就可以把当前编辑的工作表删除了。 计算机基础 第 4章 处理软件 三、拆分和冻结工作表 1. 拆分工作表窗口 切换到功能区中的“视图”选项卡，单击“窗口”选项组的“拆分”按钮，这时，在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了 4部分，而垂直和水平滚动条也都变成了两个。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 冻结工作表窗格 单击选中这个表的 后切换到功能区中的“视图”选项卡，单击“窗口”选项组的“拆分”按钮，把窗口拆分开。 切换到功能区中的“视图”选项卡，单击“窗口”选项组中的“冻结窗格”按钮，从下拉菜单中选择“冻结拆分窗格”命令如图 4如果要取消冻结 ,可以切换到功能区中的“视图”选项卡，单击“窗口”选项组中的“冻结窗格”按钮，从下拉菜单中选择“取消冻结窗格”命令。 计算机基础 第 4章 处理软件 第三节 编辑工作表 一、选定操作区域 1. 选定单个单元格 单击该单元格即可。 2. 选定连续的多个单元格 (即一个区域 ) 3. 选定不连续的多个单元格 4. 选定整行 /整列 5. 选定整个表格 计算机基础 第 4章 处理软件 二、在单元格中输入数据 1. 输入字符型数据 如果要输入的字符串全部由数字组成，如邮政编码、电话号码、存折帐号等，为了避免 输入时可以先输一个单引号“ ” (英文符号 )，再接着输入具体的数字。例如，要在单元格中输入电话号码“ 64016633”，先连续输入“ 64016633”，然后敲回车键，出现在单元格里的就是“ 64016633”，并自动左对齐。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 输入 数值型数据 (1) 负数：在数值前加一个“ -”号或把数值放在括号里，都可以输入负数 (2) 分数：要在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入“ 0”和一个空格，然后再输入分数。 (3) 输入大写中文数字：除直接输入之外，还可以：右击输入好阿拉伯数字的单元格，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”列表框中选择“特殊”选项，最后在“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项即可。 数值型数据默认是右对齐。当数值长度超过单元格宽度时，在单元格中显示为科学计数法如 2。还显示不下时以一串“”表示，但编辑区中仍保持原来输入的内容。 计算机基础 第 4章 处理软件 3. 输入 日期型数据和时间型数据 (1) 输入日期时，年、月、日之间要用“ /”号或“ -”号隔开，如“ 2014 2014/8/16”。 (2) 当输入时间时，时、分、秒之间要用冒号隔开，如“ 10:29:36”。 (3) 若要在单元格中同时输入日期和时间，日期和时间之间应该用空格隔开。 计算机基础 第 4章 处理软件 4. 自定义序列和填充柄 (1) 使用填充柄进行数据的自动填充 (2) 自定义填充序列 自定义填充序列是一组数据，可按重复方式填充序列。通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义填充序列。 计算机基础 第 4章 处理软件 三、合并和拆分单元格 1. 合并单元格 2. 合并并居中 3. 拆分单元格 计算机基础 第 4章 处理软件 四、修改、插入和删除操作 1. 修改数据 选定要修改的单元格，然后重新输入新的数据即可。 2. 插入 (1) 插入行 (列 ) 列 )的上 (左 )面插入。插入多行 (列 )要选多行 (列 )。 (2) 插入单元格 计算机基础 第 4章 处理软件 3. 删除 (1) 删除行、列或单元格 (2) 清除 清除只是抹去单元格或区域的内容，而单元格本身没被去掉，这是和删除不同的地方。 计算机基础 第 4章 处理软件 五、移动、复制操作 1. 移动或复制单元格内容 2. 复制单元格格式 计算机基础 第 4章 处理软件 六、查找和替换操作 1. 查找 2. 替换 计算机基础 第 4章 处理软件 第四节 设置工作表的格式 格式设置的目的是使表格更规范、更有条理、更清楚。可以通过使用“开始”选项卡中的命令按钮或“设置单元格格式”对话框来实现。 计算机基础 第 4章 处理软件 一、设置字体格式 可以通过打开“开始”选项卡，单击“字体”选项组中的按钮来设置字体、字形、字号、颜色等常用属性 计算机基础 第 4章 处理软件 二、设置数字显示格式 内容包括：设置货币格式、设置日期格式、设置时间格式、设置分数格式、设置数值格式和自定义格式等。 计算机基础 第 4章 处理软件 三、设置对齐方式 (1) 对齐方式可分为水平对齐和垂直对齐。水平对齐方式有：常规、靠左 (缩进 )、居中、靠右（缩进）、填充、两端对齐、跨列对齐、分散对齐（缩进）等。垂直对齐方式可分为：靠上、靠下、居中、两端对齐、分散对齐等。 (2)“合并单元格”用于实现多个单元格的合并，以满足报表中某些格子加长或加宽的要求。 (3) 旋转单元格数据 利用“对齐”选项卡中右部的“方向”控制选项，可以实现单元格数据在 至 +90 之间任意角度旋转显示。 计算机基础 第 4章 处理软件 四、设置边框和填充 1. 设置表格的边框 2. 添加单元格的填充效果 计算机基础 第 4章 处理软件 五、改变行高、列宽 1. 改变行高 2. 改变列宽 计算机基础 第 4章 处理软件 六、锁定、隐藏和保护工作表 有时自己制作的表格不希望别人进行修改，这时就要对工作表进行保护。保护后，只有知道密码的人才能解除保护，修改数据。 1. 单元格的锁定与隐藏 注意：无论是“锁定”或是“隐藏”，最后一步必须是通过“保护工作表”命令来实现，否则锁定和隐藏不起作用。这可参见图 4 2. 保护工作表 (1) 选中要保护的工作表。 (2) 切换到功能区中的“开始”选项卡，单击“单元格”选项组中的“格式”按钮右侧的向下箭头，从弹出的下拉菜单中选择“保护工作表”命令，出现“保护工作表”对话框，如图 4b)所示。 (3) 如要设置口令，则在文本框中输入，接着在弹出的“确认口令”对话框中把刚才的口令重新输入一遍。 计算机基础 第 4章 处理软件 七、设置条件格式 1、设置默认条件格式 选择要设置条件格式的数据区域，然后切换到功能区的“开始”选项卡，在“样式”选项组中单击“条件格式”按钮，在弹出的菜单中选择设置条件方式。 2、设置自定义条件格式 除了直接使用默认条件格式外，还可以根据需要对条件格式进行自定义设置。 3. 使用数据条、三色刻度和图标集标示单元格数据 三色刻度使用三种颜色的深浅程度来帮助用户比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高、中与低。数据条和图标集的设置和三色刻度使用类似。 计算机基础 第 4章 处理软件 八、自动套用格式 有时，为了节省时间，可以利用 计算机基础 第 4章 处理软件 九、单元格的批注操作 批注相当于注释，可以为单元格添加注释，有助于他人理解和使用表格。还可以对表格中的数据作出评论。 计算机基础 第 4章 处理软件 十、添加对象修饰工作表 1、绘制自由图形 可以在工作表中绘制出各种图形来美化工作表。 2、插入文本框 通常，在单元格中直接输入文本是向工作表中添加文本的最简捷方式，但是如果要添加不属于单元格的“浮动”文本以灵活控制文字在工作表中的位置，则要使用文本框功能。 3、插入剪贴画、图片 户只需在剪贴画库中单击图形即可将其插入至当前工作表中，轻松达到美化工作表的目的。用户还可以在工作表中插入已有的图片文件，使工作表更加生动形象。 4、插入 中包括列表图、流程图、循环图、层次结构图、关系图、矩阵图和棱锥图等。用户可以在工作表中直接插入 快速创建可视化图形示例。 5、插入艺术字 艺术字是一个文字样式库，用户可以将艺术字添加到 作出绚丽的文本以增加装饰性效果。 计算机基础 第 4章 处理软件 第五节 使用公式和函数 一、公式 1. 公式 公式是在单元格中对数据进行计算和分析的表达式，它由数字、运算符、单元格引用和函数等构成。输入公式要以等号“ =”开头，输入完确认后，单元格中显示计算结果。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 运算符 运算符用于对操作数进行运算。 较运算符和文本运算符等。 (1) 算术运算符 包括加 ( )、减 ( )、乘 (*)、除 ( )、百分比 (%)、乘幂 ()等。 (2) 比较运算符 用于比较两个数值并产生逻辑值 )或 )。包括等于 ( )、小于 ()、小于或等于 (=)、不等于 ()等。 (3) 文本 (字符 )运算符 文本运算符“ &”可将一个或多个文本 (字符 )连接为一个组合文本。 计算机基础 第 4章 处理软件 3. 单元格的引用 据单元格的地址被复制到其他地方时是否会改变，单元格的引用可分为相对引用、绝对引用和混合引用 3种。 (1) 相对引用 这是默认状态下 对引用指的是当公式被复制到其他单元格时，公式中的单元格地址会改变。 (2) 绝对引用 要使公式中的单元格地址不随公式的所在位置而变，必须使用绝对引用。绝对引用考虑的是单元格的绝对位置，不会随位移的方向与大小而改变。 计算机基础 第 4章 处理软件 (3) 混合引用 所谓混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用，又有相对地址引用。 (4) 引用其他工作表中的单元格 在 作表名！单元格地址。在 工作簿名 工作表名！单元格地址 计算机基础 第 4章 处理软件 4. 公式的基本操作 (1) 输入公式 (2) 显示公式 (3) 复制公式 (4) 删除公式 计算机基础 第 4章 处理软件 二、函数 函数由函数名及参数构成，函数名用大写字母，参数在函数名后的小括号内，参数可以是常量、单元格引用、公式或其他函数，参数个数和类别由函数的性质决定。 函数的语法形式为： 函数名称 (参数 1，参数 2， ) 1. 函数的输入 方法一：与公式类似，直接在单元格中输入函数及其参数。 方法二：单击编辑栏中的“插入函数”按钮，利用公式选项板进行输入。 2. 期与时间函数、数学和三角函数、统计函数、查询和引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数、工程函数、多维数据集与兼容性函数。 3、举例 计算机基础 第 4章 处理软件 第六节 数据管理与分析 作为一个数据管理软件， 序、筛选以及汇总等强大的数据管理功能，并能将各种处理的数据建成各种统计图表，这样能更直观形象地表现所处理的数据。 数据透视表和数据透视图，使用数据分析工具，可以更全面生动地对数据重新组织和统计。 计算机基础 第 4章 处理软件 一、设置数据有效性 在默认情况下，用户可以在单元格中输入任何数据。设置数据有效性的步骤如下： （ 1）选定需要设置数据有效性范围的单元格，切换到功能区中的“数据”选项卡，单击“数据工具”选项组中的“数据有效性”按钮向下箭头，在弹出的下拉菜单中选择“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框 . （ 2）切换到“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择允许输入的数据类型。 （ 3）在“数据”下拉列表框中选择所需的操作符，然后根据选定的操作符指定数据的上限或下限。单击“确定”按钮。 计算机基础 第 4章 处理软件 二、排序 1. 简单排序 即只有一个关键字的排序。 2. 多关键字复杂排序 多关键字复杂排序是指对选定的数据区域按照两个或两个以上的关键字进行的排序。 3. 排序规则 以升序方式排序的数据类型及其数据的顺序为： 数字 。根据其值的大小从小到大排序。 文本和包含数字的文本 。按字母顺序排序。从左到右一个字符一个字符地依次比较，如果对应位置的字符相同，则进行下一位置字符的比较。 逻辑值 。 错误值 。所有的错误值都是相等的。 空白 (不是空格 )。空白单元格总是排在最后。 汉字 。有两种方式，一种是按汉语拼音的字典顺序排序；另一种是按笔画排序，以笔画的多少作为排序的依据。 计算机基础 第 4章 处理软件 三、数据筛选 选”功能，用以方便地在海量的表格数据中选出符合条件的数据行，而筛选掉 (即隐藏 )不满足条件的行。有两种筛选模式：自动筛选和高级筛选。 计算机基础 第 4章 处理软件 1. 自动筛选 操作方法是 ：首先单击数据区域中任一单元格 (必须有数据 )，然后切换到功能区中的“数据”选项卡，在“排序和筛选”选项组中单击“筛选”按钮，在表格中的每个标题右侧将显示一个向下箭头按钮 (单击它即可显示相关下拉列表 )。 如要取消某一列进行的筛选，只需选下拉列表中的“全部”复选框即可。如果要退出自动筛选，可以再次单击“数据”选项卡的“排序和筛选”选项组中的“筛选”按钮。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 高级筛选 高级筛选是根据条件区域设置筛选条件而进行的筛选。使用时需要先在编辑区输入筛选条件再进行筛选。条件区域的第一行是所有作为筛选条件对应的字段名（一般即是标题）。 操作步骤如下 ： （ 1）建立条件区域。 （ 2）选定数据区域中的任意一个单元格，然后切换到功能区中的“数据”选项卡，在“排序和筛选”选项组中单击“高级”按钮，出现“高级筛选”对话框。 （ 3）单击条件区域右边的编辑框空白处，让光标停在里面；然后拖动鼠标选中条件区域，最后放开鼠标，条件区域的名字就出现在编辑框中了。 （ 4）单击“确定”按钮。 （ 5）删除条件区域。 计算机基础 第 4章 处理软件 四、分类汇总 分类汇总是 1. 创建分类汇总 （ 1）对需要进行分类汇总的分类字段排序。 （ 2）选择数据区域中任一单元格，然后切换到功能区中的“数据”选项卡，在“分级显示”选项组中单击“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框。 （ 3）在“分类汇总”对话框中，填入“分类字段”，“汇总方式”，“汇总项”。 （ 4）单击“确定”按钮。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 撤销分类汇总 如在进行分类汇总后，想立即撤销，可以切换到功能区中的“数据”选项卡，在“分级显示”选项组中单击“分类汇总”按钮，在弹出的对话框中单击“全部删除”按钮，即可撤销分类汇总的结果，恢复原先的表格。 3. 数据的分级显示 分类汇总后的工作表，其行号左边有几个标有“”号和“ 1”、“ 2”、“ 3”的小按钮，利用这几个按钮可以实现数据的分级显示。 计算机基础 第 4章 处理软件 五、使用图表分析数据 图表是 能将工作表的数据生动、直观和形象地表现出来。通过图表可以清楚地了解各个数据的大小以及数据的变化情况，方便对数据进行对比和分析 柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图和散点图等，各种图表各有优点，适用于不同的场合。 计算机基础 第 4章 处理软件 1、创建图表 使用 以方便、快速地建立一个标准类型或自定义类型的图表。 计算机基础 第 4章 处理软件 2、编辑图表 在生成图表之后，如果不符合用户要求，用户可以根据自己的需要对图表进行编辑和修改。 （ 1）调整图表的位置和大小 （ 2）更改图表类型 （ 3）修改图表的内容 （ 4）删除图表 选中要删除的图表，按 始”选项卡，选择“编辑”选项组中的“清除”中的“全部清除”命令。 （ 5）其他 其他编辑如更改字体，背景，刻度等，只要双击要修改的对象，然后在弹出的对话框中设置相应的内容即可。 计算机基础 第 4章 处理软件 六、迷你图的使用 迷你图是 是工作表单元格中的一个微型图表，可以提供数据的直观表示。使用迷你图可以显示数值系列中的趋势，或者可以突出显示最大值和最小值。在数据旁边添加迷你图可以达到最佳的对比效果。 1、插入迷你图 选择要创建迷你图的数据范围，然后切换到功能区中的“插入”选项卡，在“迷你图”选项组中单击一种类型，在“选择放置迷你图的位置”框中指定放置迷你图的单元格，单击“确定”即可。 注：请特别注意，只有使用 版本须将数据拷至 2、更改迷你图类型 3、清除迷你图 迷你图不能用 果要删除迷你图，可以选中迷你图所在单元格，然后，在“设计”选项卡中，单击“清除”按钮右侧的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择“清除所选的迷你图”选项。 计算机基础 第 4章 处理软件 七、数据透视表和数据透视图 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，不仅能改变行和列以查看数据的不同汇总，也可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。 计算机基础 第 4章 处理软件 1. 创建数据透视表 创建数据透视表之前，要去掉所有的筛选和分类汇总结果。 （ 1）选择数据区域中的任意一个单元格，切换到功能区中的“插入”选项卡，在“表”选项组中单击“数据透视表”按钮，在弹出的菜单中选择“数据透视表”命令。 （ 2）选中“选择一个表或区域”单选按钮，并在“表 /区域”文本框中自动填入光标所在单元格所属的数据区域。在“选择放置数据透视表的位置”选项组内选中“新工作表”单选按钮，单击“确定”，即可进入数据透视表设计环境。 （ 3）从“选择要添加到报表的字段”列表框中，完成数据透视表。 计算机基础 第 4章 处理软件 2. 修改数据透视表 修改数据透视表可以在数据透视表中直接将字段拖到新的位置，就可以改变数据统计的方式，如果要删除某个数据透视字段，只需在右侧的“数据透视字段列表”窗格中，撤选相应的复选框即可。 3. 删除数据透视表 如果数据透视表建立在单独的工作表上，可以通