PPT应用文写作教程(再版)电子文件写作

应用文写作教程 第九章 电子文件写作 第九章 电子文件写作 学习要求： 了解电子文件的概念、分类及特点；熟练掌握电子函件的收发方法。 第九章 电子文件写作 一、概述 二、电子文件的分类及特点 三、电子函件 ( 四、电子公告栏 ( 一、概述 自 1960年开始萌芽发展的新兴信息科技 电子计算机，与 20世纪 90年代初期开始普及的通信科技 国际互联网相结合，革命性地改变了人类社会获取信息的方式和效率。电脑科技的优势在于信息处理的速度快、正确性高，而且存储能力强，因此可以增强人的生产力、支援决策、降低成本。而互联网更是消除了时间、空间的限制，打破了国界、疆界的藩篱，将人类生产力与价值带到一个更高的境界。信息与通信技术正在对人类生活的各个方面发生巨大的影响，促使整个社会向信息化社会转变，电子文书的产生是信息化社会的必然趋势。 概括地说，电子文书就是指通过计算机等数字化媒介所形成的电子文件。而电子文件 (指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子文书是一种非纸质的文书形式，它是其他所有文书都可使用的一种文件传递载体形式；其行文要求遵循不同的文种写作格式，表现形式是非纸质的电子文件，而不是一种特殊的文书类别。 二、电子文件的分类及特点 按电子文件的信息存在形式分类，电子文件可分为八类：文本文件 (或表处理文件 )，是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件；数据文件 (据库电子文件 )，是指以数据库形式存在的具有文件属性的记录，数据库、记录、字段是其三个层次；图形文件 (指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计 (绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件；图像文件 (指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等；影像文件，指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等；声音文件，指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件；命令文件，即计算机程序；超媒体链接文件。 电子文件的特点： (1) 机械化。电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。所以，存储电子文件的计算机或网络一旦瘫痪或毁坏，这些电子文件就会完全丢失。 (2) 数字化。电子文件的信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等处理，电子文件均是以数字编码形式存在。 (3) 网络化。电子文件借助网络，能实现信息共享。 本章重点讲述常用的电子函件和电子公布栏的写作。 三、电子函件 ( (一 )电子函件的概念和特点 1. 电子函件的概念 电子函件是指互联网上或常规计算机网络上的各个用户之间，通过电子邮件进行通信的一种交流联系方式。电子函件是英语 写 中文名称，又称电子邮件、电子信箱等。不少人根据英语缩写的读音，把电子函件称作“伊妹儿”。 1997年全国科学技术名称审定委员会将 (标准中文名称定为“电子函件”， 2002年 1月版的 辞海 把“电子函件”作为条目收入其中。 2. 电子函件的特点 (1) 高速传输。通常在几秒之内就可以把信息传输到全球任意位置的收件人信箱中 ,这种速度是传统的邮政信件无法比拟的。如果通信双方或多方在交流时都在网上 ,还可以借助专用的软件实现现时传递沟通。 (2) 收发方便。电子函件允许发信人自由决定在任何时间、任何地点发送 ,电子函件不会因为占线或接收者没在线而耽误。同样接收电子函件也可以在任何时间、任何地点进行。 (3) 价格便宜。与信件、电话等传统的通信方式相比，电子函件的使用费用极为低廉，用户只需花费极少的费用就可以将信息发送到全球的任意一个用户信箱中。有些租用专线、包租宽带的用户更不会为发电子函件而花费额外的费用。目前，电子函件服务供应商为吸引更多的用户，在收取低廉费用的同时，向用户提供更多、更方便的服务，同时电子函件也越来越安全、越来越快捷。 (4) 复制容易。电子函件是通过数字化格式储存、发送的，因此函件的复制非常方便 ,且不会失真。一条上万字甚至几十万字、几百万字的信息，通过电子函件可以即刻传到，而且一字不差。 (5) 群发共享。使用邮件列表可以轻而易举地把电子函件同时发给全球的多个用户 ,通过预先设置好的组群共享，一次点击，就能使共享者都获得信息。与传统邮件相比，发信者用的时间、费用低得几乎可以忽略不计，这是其他邮政业务难以做到的。 (6) 多种媒体。除了文字以外，电子函件还可以将图片、声音、动画、软件程序以及其他各种多媒体信息一起“打包”发送。 三、电子函件 ( (二 )电子函件的书写和发送 使用不同的电子函件软件系统，操作上会有些差异。以下我们以常见的 单介绍一下电子函件的书写和发送。 (1) 创建新的电子函件。进入 击“新邮件”按钮进入一个新的邮件书写窗口。在“收件人”栏中输入收件人的电子函件地址，在“主题”栏中写上函件的主题，在大文本框内输入正文内容。 (2) 发送电子函件。单击“发送”按钮，应用程序会自动关闭新建邮件窗口，返回 果发送过程出现故障，邮件会自动留在发件箱中，等故障清理完后再自动发送。发送成功的邮件会自动归入“已发送邮件”栏中，便于发件人日后翻检。 (3) 回复电子函件 收到他人的电子函件 ,可以通过建立新邮件回复对方 ,也可以单击“回复”按钮 ,在弹出的邮件窗口里直接输入回复的内容。应用程序会自动填写好收件人的地址 ,同时也会自动生成函件主题 ,这样更方便、更省力。 (4) 转发电子函件 在邮件列表中单击选择要转发的邮件 ,然后单击“转发”按钮，弹出的转发邮件的窗口和新邮件的窗口很相似 ,只是正文框内已自动附上了需转发的邮件。填入收件人的地址和需要增加的内容 ,单击“转发”按钮即可。 (5) 在电子函件中插入其他文件 书写完电子函件的内容后，单击“附加”按钮，在弹出的“插入附件”对话框中输入对应的路径和文件名称，或者通过“浏览”按钮，在目录中选定该文件，窗口就会出现一个附件栏，里面标有刚才选定的已插入的文件名称和类别，单击“发送”按钮，附件栏中的内容就会和电子函件一同发给接收者。如果附件栏中的文件太多，还可以利用压缩工具对文件进行压缩后再发送，这样可以提高发送速率。对方收到压缩的邮件后，只要对邮件进行解压缩就行了。不同的电子函件服务供应商对于发送或接收附件的容量有着不同的限制，也会根据免费用户或缴费数量的不同，对附件的容量进行控制。 四、电子公告栏 ( (一 )电子公告栏的概念和形式 1978年美国人克瑞森和雷恩借助当时刚上市的调制解调器，将家里的两台计算机通过电话线联系在一起，进行交流、传送信息。他们把自己编写的程序命名为计算机公告栏系统 (称 这就是世界上第一个 于用户需求的不断增加， 渐演变成信息发布、相互讨论、聊天等于一体的工具，广受网民的喜爱。 第一个商用 981年上市，至今已有 20多年的历史，其间出现了三个形式。最初的 后通过一个软件阅读他人放在公布栏中的信息，或者发送自己的文稿。这种形式的 今已很少见。随后出现的 个用户可以同时登录到同一个站点上进行交流。 常情况下，一个 比第一代 是这种 有任何图片和图标，最多只能用文字符组成一些装饰图案美化界面。现在许多用户更习惯的 种论坛除了文字界面外，还有图形和图标，既生动、直观，又美观、丰富，用户上网后直接利用浏览器就可以使用 读他人的信息，发表自己的信息。 四、电子公告栏 ( (二 )在电子公布栏阅读和发稿 于网络把世界连接在一起， 的内容是丰富的、多样的、海量的，信件讨论区、文件交流区、信息公告区、相互讨论区、在线聊天区 各种内容应有尽有。在每一个区域中，还有数不清的细分区域 ,如体育、音乐、文学、艺术 各种分类栏下还可以不断地细分。比如，文学中的小说，小说中的中国现当代作品，现当代文学作品中的巴金，巴金作品中的 家 面对海量的信息，每个人要学会选择，选择那些对自己有价值的信息。 在 般把发表的文章称作帖子，发表文章叫“发帖”、“上帖”或“加帖子”。一篇帖子主要由编号、标题、正文、作者、发表时间、 常情况下， 惯上把栏目称为“版”，把栏目管理者称为“版主”。版主会对过时的信息进行清理，对优秀的文章进行整理后放在精华区内，组织网友对有关问题进行讨论等。从这个角度说， 是，比起传统的媒介如报纸、杂志等， 是文字表述