商务谈判中的礼仪

商务谈判中的礼仪 摘要 商务谈判是构成企业核心能力的重要一环 在激烈的市场竞争中 商务谈判的成功可能直接或间接的影响企业的存活根本 促使商务谈判成功的 因素很多 但礼仪在谈判中的效应占有十分重要的位置 关键词 商务谈判 商务礼仪 商务谈判是指不同的经济实体各方为了自身的经济利益和满足对方的需要 通过沟通 协商 妥协 合作 策略等各种方式 把可能的商机确定下来的活 动过程 商务谈判既是一门科学 又是一门艺术 优秀的谈判者 不仅要求精 通商务知识 还要求通晓礼仪知识 这样才能在谈判中占据主动 应对自如 商场如战场 市场经济条件之下 各行各业之间 企业之间 为了自己的经济 利益 寸利必争 毫不相让 一提起商务谈判 人们往往就会想到 谈判者在 谈判桌上时而慷慨陈词 就各自的利益据理力争 时而对合同的某个条款问题 争论得面红耳赤 有时也会出现双方相互对视而默默无言的僵局 的确 在任 何商务活动中 谈判的双方或多方都存在着一定的共同利益 这是能坐在一起 谈判的基础 同时也存在商业利益 商务立场的冲突 这是谈判的本质 但是 商场毕竟不是战场 这种竞争不是真刀明枪 你死我活的拼杀 商场上的较量 是文质彬彬地进行的 即使双方有争议 相持不下 一切言行也必须是彬彬有 礼的 无论交易成功与否 注重礼仪都是十分重要的 礼仪在商务谈判中起着 重要作用 一 一 谈判礼仪的重要性谈判礼仪的重要性 礼 就是尊重别人 仪 就是通过一定的规范形式将尊重的意思表达出来 商务礼仪是指商务人员在从事商务活动的过程中应使用的礼仪规范 商务礼仪 的核心是一种行为的准则 用来约束我们日常商务活动的方方面面 商务礼仪 的核心作用是为了体现人与人之间的相互尊重 同时也体现了企业文化的的氛 围及员工的素质状况 是企业形象的重要内容 这样我们学习商务礼仪就显得 更为重要 我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪 它是商务活动中对人 2 的仪容仪表和言谈举止的普遍要求 商务谈判是指双方促成交易或为了解决双方的争端并取得维护各自经济利 益进行的一种双边信息传播行为 是比较常用的商务活动之一 需要在平等友 好 互利的基础上达成一致的意见消除分歧 谈判会受到各自国家 民族的政 治 经济 文化等多种因素的影响 而其中最难以把握的就是文化因素 相当 一部分谈判因此而失败 这就直接影响了商务活动的进行 而我们所讨论的礼 仪正是文化因素的产物 懂得把握和运用商务礼仪 将会为商务谈判的成功奠 定基础 甚至在某些情况下 它可以决定一次商务谈判的成功与失败 二 二 礼仪在谈判中的作用 一 创造良好氛围 拉近双方距离 一个企业 如果能够热情周到 大方得体地接待客户 想对方之所想 帮 助对方解决困难 解决疑问 尊重对方 就会使客户感到你是有诚意的 乐意 同你打交道 在一个宽松和谐的氛围中谈判 就会自然地缩短双方的距离 容 易找到一个双方均能接受 彼此都可受益的结合点 二 塑造良好形象 推动交易成功 在商务谈判中 交易双方可能并不了解 而个人形象往往是企业形象的代 表 在谈判进行的过程中 双方人员在进行谈判的同时也会对对方的一举一动 进行深入的观察 你的一个细微的动作在对方眼里可能都会留下深刻的印象 就会直接影响到企业在对方心中的形象 一方往往通过对方的仪容仪表 举止 言谈来判断对方 并通过对方来分析他所代表的企业的可信程度 进而影响与 其交往的程度 应此 在谈判中我们必须注意自身各方面的礼仪情况 应争取 为企业在对方心中塑造良好的现象当我们的礼仪做到为时 对方自然想到的便 是企业的整体素质 因次 商务礼仪有助于塑造良好的企业形象 三 加深理解 促进友谊 在商务谈判中 双方都要维护各自的经济利益 难免会发生一些冲突的企 业与企业 人与人之间因商务活动而产生的冲突 不是对抗 更不可把交易中 的矛盾变为对某个企业或个人的攻击 而要把人和事区分开来 在商务谈判双 方相持不下的时候 也要注意礼仪规范 通过理解和勾通 找出双方都能接受 的方案 通过交易 双方建立友谊 成为长期的合作伙伴 即使交易不成 由 3 于待人真诚 礼仪有加 双方也会沟通感情 建立友谊 日后会寻找其他的合 作途径 商务谈判是在人与人之间进行的 因此谈判的过程又是一个人际交往 的过程 人际关系在谈判中往往起着十分微妙的作用 道德水平低 礼仪修养 差的人和企业 是无信誉可言的 在商场上很难取得成功 而如果能够以诚相 待 尊重对方 礼仪有加 感情融洽 谈判就可能取得理想的效果 三 三 谈判礼仪 一 准备阶段 商务谈判过程往往是一个短暂的过程 但它可能要解决的是对企业来说生 死攸关的重要问题 因此 详细周到的准备工作是赢得谈判成功的必要步骤 谈判的礼仪性准备 是指要求谈判者在安排或者准备谈判时 应该注重熟悉谈 判步骤 自己的仪表 预备好谈判场所 布置好谈判的座次 并且以此来显示 我方对于谈判的重视以及对于谈判对手的尊重 1 谈判地点的选择 谈判地点的选择 往往涉及一个谈判环境的问题 它对于谈判效果具有有 一定的影响 有利的地点 能够增强己方的谈判地位和谈判力量 如要进行多 次谈判 地点应该依次互换 以示公平 2 谈判时间的选择 谈判时间要经双方商定而不能一方单独作主 否则是失礼的 要选择对己 方最有利的时间进行谈判 避免在身心处于低潮时 在连续紧张工作后 在不 利于自己的市场行情下进行谈判 3 会场的准备与座次的安排 谈判会场的布置应体现出礼仪的规范和对于来客的尊重 举行正式谈判时 有关各方在谈判现场具体就座的位次 要求是非常严格的 礼仪性是很强的 一般用长方形或者椭圆形桌子 通常是主宾各坐一方 谈判时的座位次序 是 一个敏感突出的问题 座位问题包括两方面 一方面 是谈判双方的座次问题 另一方面是内部座次问题 谈判的座次应充分体现主宾之别 举行双边谈判时 若谈判桌横放 面门为上 客方人员面门而坐 主方人员背门而坐 除双方主 谈者居中就座外 各方的其余人员则应依其具体身份的高低 遵从右高左低的 原则分别在主谈人员的两侧就坐 如果谈判桌在谈判室内竖放 在排位时以进 4 门时的方向为准 右侧由客方人士就座 左侧则由主方人士就座 在其他方面 则与横桌式排座相同 4 接待 迎接等准备工作 如果由己方担任东道主出面安排谈判 一定要在谈判会的迎接 款待等方 面都能充分准备并认真组织实施 赢得客方的信赖 获得理解与尊重 在迎送 时要准确掌握对方抵离时间 通知安排迎送人员 所有迎送人员都应先于客方 到达指定地点 并由接待人员提前办妥有关手续 东道主要视情况举行接风 送行的宴会或者招待会 安排酒店住宿 二 正式阶段 1 谈判的一般礼仪 服饰礼仪 在特定的场合下 主谈判人要穿着与自己的年龄 身份 地位 相符合的服饰 服饰要整洁 挺括 大方 发型 化妆应正规 不应该为了追 求时尚美而标新立异 指甲 胡须应修净 整洁 基本上高雅大方 整洁端庄 都行 男士外装宜深色 全身上下应不要有过多的装饰物 以西装套装和中山 装为主 女士佩戴首饰时应酌情 符合身份 善于搭配 以少为佳 化妆时应 浓淡相宜 与环境相协调 不要浓妆艳抹 迎送礼仪 主方应准确掌握会谈的时间 并先于客方达到会场 客人达到 时 主人应在门口迎接 迎接客人时 若属初次见面 客方因主动递交名片 访问客人时 访问者应首先拿出名片递交给被访问者 如果对方首先拿出名片 而自己又未带名片 应表示歉意并对对方所递交的名片表示谢意 双方如果互 换名片 收下对方的名片之后应看一遍对方的姓名职称以示尊重 握手礼仪 握手次序 一般在以下情况需要握手 谈判开始 客方到场时 己方人员应主动与其握手 注意握手的方式 时间和表情 国际礼仪中一般是 伸出右手握住对方的右手 一般以 3 5 秒为宜 面带微笑 离别时 应把握手 的机会给客方 以表示尊重和敬意 不同身份的人握手时 更应注意 年长者 向年幼的伸出双手 男性向女性伸出双手 身份地位高的人向身份地位低的人 伸出双手 年龄相仿者且身份地位差不多的话 应由女士伸出双手 若身份地 位不同 应由高的那位先伸出 2 谈判语言礼仪 5 尊重对方 谅解对方 在交谈活动中 只有尊重对方 理解对方 才能赢 得对方感情上的接近 从而获得对方的尊重和信任 因此 谈判人员在交谈之 前 应当调查研究对方的心理状态 考虑和选择令对方容易接受的方法和态度 了解对方讲话的习惯 文化程度 生活阅历等因素对谈判可能造成的种种影响 做到多手准备 有的放矢 交谈时应当意识到 说和听是相互的 平等的 双 方发言时都要掌握各自所占有的时间 不能出现一方独霸的局面 在谈判过程中 当双方的观点出现类似或基本一致的情况时 谈判者应当迅 速抓住时机 用溢美的言词 中肯的肯定这些共同点 赞同 肯定的语言在交 谈中常常会产生异乎寻常的积极作用 当交谈一方适时中肯地确认另一方的观 点之后 会使整个交谈气氛变得活跃 和谐起来 陌生的双方从众多差异中开 始产生了一致感 进而十分微妙地将心理距离接近 当对方赞同或肯定我方的 意见和观点时 我方应以动作 语言进行反馈交流 这种有来有往的双向交流 易于双方谈判人员感情融洽 从而为达成一致协议奠定良好基础 三 签字阶段 商务谈判最后的阶段是签字仪式 从礼仪上来讲 签字仪式是一种庄严而 隆重的仪式 举行签字仪式时 一定要认认真真 其中最为引人注目的 当属 举行签字仪式时座次的排列方式问题 因为在正式签署合同时 各方代表对于 礼遇均非常在意 一是并列式 是举行双边签字仪式时最常见的形式 它合乎 礼仪的做法是 签字桌在室内面门横放 双方出席仪式的全体人员在签字桌之 后按照一定的顺序并排排列 双方签字人员居中面门而坐 客方右侧就做 主 方居左 二是相对式 与并列式签字仪式的排座基本相同 二者之间的主要差 别 只是将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面 原则上双方人数应 该大体相近 签约仪式的礼仪不到位很可能使谈判功亏一篑 签约场所应安排在庄重的 场所并征得对方的同意 签约仪式前 应组织专业人员做好各种文本的准备工 作 双方参加谈判的全体人员都应出席 如缺席 应得到对方的同意 应设有 助签人员协助签约人 分别站立与各自签约人的外侧 双方代表先在准备好的 文本上签字 然后由助签人员交换 双方签字完毕后双方代表应同时起立交换 文本并相互握手 祝贺合作成功 全场人员应鼓掌 表示祝贺 签字仪式结束 6 应让双方最高领导及宾客先退场 四 四 一些国家与地区的礼仪 日本人忌讳最高层的人一开始参与谈判 只有在做出最后决定的时候才让 他们参与进来 他们忌讳在谈判中偷偷增加人数 在日本商界有两条针对外国 谈判对手的不成文习俗 一是谈判对手理应为男性 特别是谈判负责人 二是 要求主谈人在年龄与职务上与日方基本一致 美国人对握手时目视他方很反感 认为这是傲慢和不礼貌的表示 美国人 时间观念很强 赴会应准时 他们在何时以及何地 谈多长时间 都是事先约 定 还忌讳有人在自己面前挖耳朵 抠鼻孔 打喷嚏 伸懒腰 咳嗽等 认为 这些都是不文明的 是缺乏礼教的行为 若喷嚏 咳嗽实在不能控制 则应同 部避开客人 用手帕掩嘴 尽量少发出声响 并要及时向在场人表示歉意 他 们忌讳有人冲他伸舌头 认为这种举止是污辱人的动作 与英国人谈话时 切忌指手画脚 微笑是有礼貌的表现 在与英国人谈判 时 注意不要没完没了地光顾自己说 要顾及他们的反应 适可而止 谈判中 英国人除了说英语外 不喜欢讲其他语言 因此 在同英国人谈判时 最好讲 英语或者带英文翻译 与英国人交谈时 忌讳谈论政治和宗教等话题 更不能 将王室的事作为谈话的内容 由于英国是由英伦三岛组成的 在英国人面前不 要用 英格兰人 来称呼英国人 而要用 不列颠人 这样说英国人才觉得 满意 赴南美谈判的商务人士 在谈判中宜穿深色服装 忌穿浅色服装 谈话宜 亲热并且距离靠近一些 忌谈当地政治 与南美人谈判应以礼相待 注重礼节 与友情 尊重他们的自尊心与礼俗 中东阿拉伯国家的商人 往往在咖啡馆里 洽谈贸易 与他们会面时 宜喝咖啡 茶或清凉饮料 严忌饮酒 吸烟 谈女 人 拍照 也不要谈论中东政局和国际石油政策 与中东商人谈判时要注意谈 判时间的选择 所以从事商业活动之前 必须首先了解宗教特别是在回教教规 中最重要的礼拜 献金 绝食 朝圣四项 在国际一体化的今天 商业在迅速发展 越来越多的中国企业走出国门 与 中国商务人士在谈判桌上相遇的对手越来越来国际化 换言之 我们