商务接待和企业活动规范管理办法(终稿)

1 商务接待和企业活动规范管理办法商务接待和企业活动规范管理办法 第一章第一章 商务接待商务接待 一 一 接待目的接待目的 商务接待工作是公司重要的对外窗口之一 参加接待的工作人员要遵守纪 律 有礼有节 热情大方 树立公司的良好形象 为规范公司商务接待活动 提高商务接待人员的素质要求 并保证商务接 待活动顺利完成 特制订本办法 二 二 范围范围 本办法适用于公司所有商务接待活动的管理 三 三 商务接待管理商务接待管理 总经办是公司商务接待活动的管理部门 公司商务接待以及宴请用餐等均 由总经办统一安排 四 四 商务接待工作原则商务接待工作原则 1 对等接待 各负其责 相互配合的原则 商务接待工作涉及面广 必须 坚 持重点 兼顾一般 按照对等接待 各负其责 相互配合的原则 上下一致 齐心协力 共同做好接待工作 2 规范高效 安全节俭 服务一流的原则 商务接待工作应规范服务 提 高办事效率 热情周到 视客情适度接待 提倡节俭 反对浪费 注重思想情 感交流 不推诿扯皮 不应付拖拉 3 统一标准 预算管理 严格控制的原则 对各项商务接待费用实行预算 管理 由总经办经理根据核定的预算严格控制使用 商务接待费用原则上不得 超过限额 如需追加预算 由总经办负责人另行审批 五 五 商务接待职责与分工商务接待职责与分工 1 1 接待工作是公司窗口式工作 对于塑造企业良好形象 实现公司经营目 标 具有十分重要的意义 各相关部门及人员必须高度重视且规范行为 2 2 接待内容包括 交通安排 住宿 餐饮 接待 洽谈 参观介绍 行程 安排及招待服务等 分工如下 总经办行政文员 负责来宾交通 住宿工作 秘书 负责来宾行程安排 餐饮 接待 参观介绍 洽谈并陪同始终 前台文员 协助行政文员完成交通安排 协助秘书完成餐饮接待 商务宴 请工作 总经办经理对接待工作负有全面责任 来宾工作对接相关部门全力配合并派专人全程陪同 六 六 商务接待流程与计划商务接待流程与计划 公司高层 下达接待任务 总经办经理 接收并安排接待工作 相关部门 协助总经办工作 行政文员 安排交通 住宿等 秘 书 安排行程 餐饮等 全程陪同至结束 1 总经办经理在接到公司领导通知或相关部门来访预约任务时 应了解来 宾基本情况 来宾单位 来宾职务 来访具体时间 来访人员联系人和联系方 式 本地逗留日期 目的 并下达接待任务给总经办秘书 2 总经办秘书主动接洽来宾联系人 确认来访人员详细信息 包括来访人 数 主要成员姓名 身份 职务 级别等 性别 民族 在食宿等方面有无特 殊要求和风俗习惯 是否需要订房 订票 接送等 秘书根据来宾情况及时向经理汇报 确定我方接待规格及参与人员 并制 定接待计划 排出日程安排表 酌情安排接待标准 在这基础上填写 商务接 待申请表 此外 还应告知我方联系人姓名和联系方式 并按计划通知参加 会晤的领导 陪同人员 落实会晤时间及场所 3 3 总经办行政人事助理根据情况提前预定车票 机票以及酒店 并将相关 信息告知秘书 以便秘书及时反馈给来宾 4 总经办秘书根据来宾情况合理安排接待标准 并在酒店房间内准备相关 资料 茶水等 根据计划 安排来宾游览路线 购物 娱乐项目等 6 前台文员根据情况提前安排好接待所需车辆并告知总经办秘书 负责接 待任务的司机须保证车辆清洁和安全性能的良好 司机车辆听从总经办经理和 秘书协调安排 统一调度 7 特殊会议 总经办须准备安排会场花卉 水果 烟茶 音响设备 投影 设备 领导席签 横幅 制作欢迎牌 指示牌 安排礼仪人员 并邀请新闻媒 体和草拟新闻通稿 安排摄影摄像等 七 接待经费七 接待经费 公司所有商务接待费用均由总经办秘书负责报销和借支 总经办秘书根据 接待计划提前申请借支单 按照借支流程走审批 接待完成后 15 个工作日内 完成经费报销流程 若在接待中产生无发票的接待费用 取得总经办经理和财务人员同意后 可使用其他发票替代 八 八 注意事项注意事项 接待中涉及机要事务 秘密文电 重要会议 要特别注意保密 接待中既 要熟练介绍公司情况 又要内外有别 严守本公司商业机密 对不宜摄影摄像 的场合 应向参观人员说明 第二章第二章 企业活动企业活动 一 一 定义解释 定义解释 企业活动就指由企业或公司名义组织的各种各样形式的活动 如排 号活动 开盘活动 培训会议 接待活动 趣味活动 年会 集体聚会 户外拓展等 二 二 活动分级活动分级 4 1 公司层面 2 部门层面 三 三 适用范围适用范围 全体在职员工 四 四 活动计划与流程活动计划与流程 1 公司层面公司层面 发起部门拟定活动计划和活动流程 并提前发出通知 所有在职员工配合 计划的完成 计划中 有安排工作的员工 全力配合发起部门做好工作 若计 划中 无工作安排 均视为后勤保障人员 配合整个计划的安排和调度 活动流程按拟定方案执行 2 部门层面部门层面 发起部门提前告知相关部门或个人活动计划与流程 以便相关部门或个人 提前做好配合准备工作 活动流程按拟定方案执行 第三章第三章 考考 核核 一 一 考核方式考核方式 1 公司层面活动 员工一次缺勤 扣当月绩效 15 分 年度绩效考 5 分 2 部门层面 其他部门或公司 员工一次缺勤 扣当月绩效 10 分 年度绩效扣 3 分 3 员工若因病缺勤 填写 员工请假单 部门经理和人事部批示 事假 按照事假标准扣当月考勤 员工若因事缺勤 填写 员工请假单 部门经理和 人事部批示 旷工 按旷工标准扣当月考勤 并计入当月绩效考核 二 附则二 附则 1 附 商务接待申请表 和商务接待中的座次安排 图 2 本办法最终解释权归总经办所有 5 三 备注备注 总经办 二 O 一四年五月十二日 附件 1 商务接待申请表商务接待申请表 申请部门 申请部门 负责人 负责人 1 1 客人信息 客人信息 姓姓 名名单单 位位职职 务务电电 话话 2 2 接待时间 接待时间 年 月 日 至 年 月 日共 日 3 3 接待事由 接待事由 6 4 4 洽谈参加人员 洽谈参加人员 5 5 陪同人员 陪同人员 6 6 招待项目 招待项目 交通 住宿 宴请 娱乐 游览 其它 7 7 其它要求 其它要求 8 8 接待经费预算接待经费预算 元 元 大写 大写 部门部门 主管主管 分分 管管 副副 总总 总经理总经理董事长董事长 附件 2 商务接待中的座次安排商务接待中的座次安排 一 关于会议主席台座次的安排 主席台人数为奇数时 7 主席台人数为偶数时 二 关于宴席座次的安排 宴请客人 一般主陪在面对房门的位置 副主陪在主陪的对面 1 号客人 在主陪的右手 2 号客人在主陪的左手 3 号客人在副主陪的右手 4 号客人在 副主陪的左手 其他可以随意 以上主陪的位置是按普通宴席掌握 如果场景 有特殊因素 应视情而定 中餐桌 西餐桌 8 三 仪式的座次安排 签字双方主人在左边 客人在主人的右边 双方其他人数一般对等 按主 客左右排列 四 关于乘车的座次安排 小轿车 1 号座位在司机的右后边 2 号座位在司机的正后边 3 号座位在司 机的旁边 如果