北京大学职位说明书写作宝典ppt课件.pptVIP

北京大学 职位说明书写作宝典 2 本讲内容 职位说明书职位说明书的内容编制职位说明书工作说明书编写注意事项职位说明书模板 职位分析的必要性 案例 机器清扫到底由谁干 车间张主任很头疼 原因是机器清扫工作一直没人干 机械操作人员说 自己的工作职责只是使用机器加工 不负责机器的清扫 车间清洁工称自己的的职责是清扫地面 并没有明确要清扫机器 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 清洁工 交接班工人 任职说明书中没有清扫地板的条文 有清扫条文 但工作时间是从交接时开始 任职说明书中没有清扫的条文 得出结论 要使岗位职责周全 必须有工作分析和完善的职务说明书 案例解析 职位说明书的应用 招聘录用员工的依据 工作目标管理 绩效考核与奖惩 薪酬体系设计的标尺 培训与开发 晋升与开发 六大作用 职位的分类 企业里有很多岗位 这些岗位按照其性质的不同可以分成若干个类型 生产岗位 执行岗位 专业岗位 监督岗位 管理岗位以及决策岗位等 生产岗位 主要是指直接从事制造 安装 维护及为制造做辅助工作的岗位 生产岗位员工主要从事企业基本的生产业务 执行岗位 主要是指从事行政或者服务性工作的岗位 执行岗位的员工根据领导的安排执行自己的任务 比如总经理助理 专业岗位 主要是指从事各类专业技术工作的岗位 例如项目工程师 会计或者工艺员等 管理岗位 主要是指一些部门 科室的主管或者经理 他们的职责是管理某一团队 监督岗位 主要是指受董事会或股东会的委托 监督企业各项工作的人员 执行监督工作 比如现在很多企业出现了一个新的工种 管理审计 决策岗位 主要是指公司的高级管理层 例如总经理 副总经理或分管各个业务的总监等 岗位的设置原则 岗位设置的数目应符合最低数量原则 1 岗位不要设置很多 数量要尽可能少 2 如何才能符合最低数量原则 学生会扩招 所有岗位要求实现最有效的配合 每个岗位要在企业组织中发挥最积极的作用 每个岗位与其他岗位的关系要协调 岗位设置要符合经济 科学和系统化的原则 职位说明书的编写确实有必要 合理 科学的岗位设置就是企业的利润增长点之一 思考后我们明白 企业需要适合自己的职位说明书 职位说明书的定义 对企业岗位的任职条件 岗位目的 指挥关系 沟通关系 职责范围 负责的程度 考核评价的内容的定义性说明 职位说明书的作用 明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果向上级寻求更有针对性的指导明确自我的发展方向及业务素质类型 超出工作范围有两种结果 1别人有意见2积极 分内的事情少做了 别人会认为懒惰 对于任职者 对于管理者 直线经理人 更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作 制订计划提供参考的依据绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持 对于人力资源从业者 为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘 培训等工作的基础岗位评价的前提 薪酬制定 福利分配的基础绩效考核的依据 15 本讲内容 职位说明书职位说明书的内容编制职位说明书工作说明书编写注意事项职位说明书模板 16 一 工作描述部分 1 工作识别2 工作编号3 工作概要4 工作关系5 工作职责6 工作环境 工作识别又称工作标识 工作认定 是用来区分该工作与组织中其他工作的 通过工作识别可以向工作描述的阅读者传递关于该职位的基本信息 使其能够获得对该职位的基本认识 内容包括 工作名称 环境工程师 电子发配员 高级工程师工作地点 本市 外埠 济南 上海市 纽约 巴黎工作身份 所属部门 直接上级 工资水平所辖人员 一 工作描述基本要素 工作编号又称工作代码 一般按工作评估与分析的结果对工作进行编号 组织中的每一种工作都应有一个代码 目的在于快速查找所有的工作 主要形式有 编号 140020 职务编号 15038 职位代号 140030 工作概要又称职务摘要 只用简练的语言文字阐述工作的总体性质 中心任务和要达到的工作目标 如人力资源部经理的工作概要为 制定 执行与认识活动相关各方面的政策与措施 某公司人力资源部经理的工作关系 1 向主管人事副总做汇报 2 监督下列人员 人事部门的工作人员 行政助理 劳工关系主管 劳资关系主管 人员培训主管 秘书 3 工作上配合对象 所有部门的经理和行政主管 4 组织外配合对象 职业介绍所 政府劳动关系机构 各种职位应征者和其他事业单位相关部门 工作职责又称工作任务 是工作描述的主体 逐条指明工作的主要职责 工作任务 工作权限即工作人员行为的界限等 因此它比工作概要具体 并指出了每项职责的分量或价值 有的分为工作任务 工作责任两部分来写 工作环境是指工作的物理环境和心理环境 通常指物理环境 重点关注的是对劳动环境中各种有害因素和不良环境条件的测定 包括温度 湿度 噪音 粉尘 异味 污秽 放射 腐蚀等有害物质和高空 野外 水下等特殊工作环境 如 工作环境 75 以上时间在室内工作 一般不受气候影响 但可能受气温影响 温度适中 无严重噪音 无个人生命危险 无有毒气体 有外出要求 一年中有10 20 的工作日出差在外 17 二 工作描述示例 示例一 职位名称 销售部经理职位代号 1137一118别名 销售部主任 销售部总管 销售部总监 1 工作活动和工作程序 通过对下级的管理与监督 实施企业的销售计划 井进行组织 指导和控制 指导销售部的各种活动 就全面的销售事务向上级管理部门做出报告 根据上级对销售区域 销售渠道 销售定额 销售目标的批准认可 协调销售分配功能 对推销员销售区域的分派 评估销售业务报告 批准各种有助于销售的计划 如培训计划 促销计划等 进行市场分析 以确定顾客需求 潜在的消费量 价格一览表 折扣率 开展竞争活动 以实现企业目标 亲自与大客户保持联系 可与其他管理部门合作 建议和批准用于研究和开发工作的预算支出和拨款 可与广告公司就制作广告事宜进行谈判 并在广告发布之前对广告素材予以认可 可根据销售需要在本部门内成立相应的销售群体 可根据有关规定建议或实施对本部门员工的奖惩 可以调用小汽车2辆 送货车10辆 摩托车10辆 18 接上 示例一 2 工作条件和自然环境 75 以上时间在室内工作 一般不受气候影响 但可能受气温影响 温度适中 无严重噪音 无个人生命危险 无有毒气体 有外出要求 一年中有10 20 的工作日出差在外 工作地点 本市 3 工作关系 有一名助理 销售部工作人员有25 30人 直接上级是销售副总经理 需要经常交往的部门是生产部 财务部 可以参加企业家俱乐部 员工乐园等各项活动 4 聘用条件 每周工作40小时 国家法定假日放假 基本工资每月2000元 职务津贴每月500元 每年完成全年销售指标奖金5000元 超额完成部分再以l o取奖金 本岗位是企业中层岗位 可晋升为销售副总经理或分厂总经理 每年4 10月份为忙季 其他时间为闲季 每3年有一次出国进修机会 每5年有一次为期一个月的公休假期 可报销15000元的旅游费用 公司免费提供市区两室一厅 85平方米以上 住宅一套 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作关系 工作职责 工作条件工作环境 工作身份 工作名称 工作描述基本内容 20 二 工作规范部分 工作规范又称岗位规范或任职资格 1 身体素质 技校学生招聘 2 受教育程度3 工作经验和技能4 心理素质和职业品德 工作经验胜任岗位工作应具有的工作年限 包括从事低一级岗位的经历和与之相关的岗位工作经历 工作技能是指对与工作相关的工具 技术和方法的运用 21 二 工作规范部分 工作规范又称岗位规范或任职资格 1 身体素质2 受教育程度3 工作经验和技能4 心理素质和职业品德 心理素质包括视觉 听觉等各种感觉知觉 如辨别颜色 明暗 距离等能力 辨别音调 音色 语声等能力 记忆 思维 语言 操作能力 应变能力 兴趣 爱好 性格类型等个性特征等 职业品德从职人员应具有的职业伦理 如教师要热爱学生教书育人 财务人员要公私分明 非己之物分毫不沾 工作规范部分示例 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部职务代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理一 知识和技能要求1 学历要求 人力资源专业本科及以上2 工作经验 3年以上大型企业工作经验3 英文水平 达到国家四级水平4 计算机水平 熟练使用Windows和Office系列二 特殊才能要求1 语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题2 文字表述能力 能够准确 快速地将希望表达的内容用文字表述出来 对文字描述很敏感3 观察能力 能够很快的把握应聘者的心理 工作规范部分示例 三 综合素质1 有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密2 独立工作能力强 能够独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 应聘者非智力因素评价等任务3 工作认真 能准确的把握同行业的招聘情况四 其他要求1 能够随时出差2 假期一般不超过一个月 24 本讲内容 职位说明书职位说明书的内容编制职位说明书工作说明书编写注意事项职位说明书样版 25 1 如何填写 职位名称 职位名称是对工作名称的进一步明确 规范职位的名称有利于进行职位管理 工作名称会影响任职者的心理状态 因为它往往暗示了该工作在社会组织中的地位 所以工作名称的美化不仅会增加工作的社会工程师 比 垃圾收集者 好听得多 声望 而且可以提高员工对工作的满意度 如 环境工作名称应较准确地反映其主要工作职责 比如 肉品检验员 电子发配员 这样的名称明确指出了这些工作的职责 工作名称应该指明其任职者有组织等级制度下的相关等级 比如 高级工程师 比 初级工程师 的等级高 26 2 如何填写 所在部门 所在部门是指该职位所属的机构或部门 繁简程度要是企业具体情况来定 原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞 一般会有以下几种情况 机构或公司的正职和副职填写所在机构或公司的名称 各部门人员的所在部门填所在机构或公司及对应部门的名称 如果部门内还有处 则一般员工还应该写到属于哪个处 例如 某一般规模子公司人力资源部员工 填 子公司名称 人力资源部 如果部门很大 还分有各处 则招聘处的员工填 子公司名称 人力资源部招聘处 27 3 如何填写 报告关系 报告关系指该职位的直接上级 一般会有以下几种情况 机构 包括子公司 分公司 事业部 分厂 或部门副职的直接上级是正职 各部门或机构正职的直接上级是对应的主管领导 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职 但如果部门内还有处 则处长的直接上级是部门正职 各处内的员工直接上级是该处处长 28 4 如何填写 职位薪资等级 职位薪资等级是指该职位经过职位评估和薪酬设计后的薪资等级和级别的位置 为方便分析及总结归纳 同时也为便于档案管理 在职位说明书编写时将所有的岗位进行编号处理 例如 办公室为BG 技术开发部为JS 涂装分厂为TZ 品质管理部为PZ 以此类推 将公司所有部门以汉语拼音的首写前两字母顺序进行编号 岗位也以此进行编号 例如 技术开发部经理的编号为JS 001 5 如何填写 职位编号 30 6 如何填写 编制日期 编制日期是指工作说明书的具体编写日期是什么时间 这一栏可以暂时不填 将在职位说明书出台时由人力资源部统一填补上 31 职位概要也就是职位设置的目的 应该用一句话简单地概括工作的主要功能 简短而准确地表示该职位为什么存在 例如 对于空调公司设备科经理来说 其职位设置的目的如下 如果有异议的话 我们常常在后面加 限制 和条件 这是确保了这些重要条件确实得以明确说明而未被遗漏 在上面例子中 并不是不惜任何代价进行生产 7 如何填写 职位概要 32 8 如何填写 职位概要 应力图避免在工作综述中出现象 执行需要完成的其它任务 这样的笼统性描述 虽然这样的描述可以为监督人员分派工作提供更大的灵活度 但专家明确认为 如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作描述 而只是用象 所分配的其它任务 一类的语言 就很可能会成为逃避责任的一种托辞 因为这使得对工作的性质以及人员需要完成的工作的叙述出现了漏洞 33 9 如何填写 职位位置 职位位置表明本职位在整个组织中所处的层级和位置 例如 某公司招聘主管的职位位置 招聘专员 主管副总 人力资源部经理 劳资主管 培训主管 薪酬主管 考核主管 招聘主管 同一直接主管之下的 平级的其他职位名称 直接主管职位名称 二级主管职位名称 34 10 1 如何填写 职责要求 在编写职责时 首先应该将本职位职责的几个大块找出来 即本职位应该做那几方面的事情 然后对每块事情进行具体描述 在具体描述时 每一条职责 都应尽量以流程的形式描述 尽量讲清楚每件事的输入与输出 描述的格式为 动词 名词宾语 进一步描述任务的词语 35 10 2 如何填写 职责要求 例如 对某办公室主任来说 首先把此职位的职责大块找出来 经分析有文秘管理 档案管理 日常行政管理 部门管理这四大块 对于其他不好归类的内容列入 其他 这一栏 具体描述时 比如对文秘管理中的第一条职责 动词 是 组织拟定并审核 名词宾语 是 本公司各种公文 报告和会议文件行文规范 签发程序制度 进一步描述任务的词语 是 提出意见 批准后督导实施 36 10 3 如何填写 职责要求 在职位职责的描述中 重要的是清楚的界定每一职责上的权限 应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围 在职位说明书的编制过程中 经常会碰到下面这些情况 针对制度 方案 计划等文件可以用草拟 拟订 审核 审定 转呈 提交 下达 备案 存档 提出意见等动词 针对信息 资料可以用调查 收集 整理 分析 研究 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理等动词 关于某项工作 上级 可以用主持 组织 指导 安排 协调 监督 管理 会同 审批 审定 签发 批准 评估等动词 思考行为可以用研究 分析 评估 建议 参与 推荐 计划等动词 直接行动可以用组织 执行 指导 控制 监管 采用 参加 阐明 解释 提供 协助等动词 上级行为可以用批准 指导 确立 规划 监督等动词 37 10 4 如何填写 职责要求 管理行为可以用达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督等动词 专家行为可以用分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价等动词 下级行为可以用检查 核对 收集 获得 提交 办理等动词 例如 在编制某一文件的过程中 部门负责人组织拟订文件 一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料 然后主管草拟文件 主管副总审核文件并提出意见 总经理最终批准文件 这些动词清楚 准确的表明了相应职位在流程中的权限 38 11 如何填写 关键业绩指标 绩效可以体现在两方面 一个是工作的结果 另一个是在工作过程中高绩效的行为 因此绩效指标也分为结果界定和行为界定 对管理者来说 绩效指标是考核依据 对员工来说是却是行为导向 因此绩效指标的设定在兼顾工作性质的同时 应充分考虑公司的战略及价值观 职位说明书中的考核指标只需提到考核方面即可 在考核制度中将会对考核指标进行标准分级的描述 39 12 如何填写 任职资格 任职资格是决定职位价值 招募 培训等的重要依据 任职资格的规定要严格界定为工作所要求的 必须从理论或者实证地证明与工作绩效有因果关系 任职资格是对应任职者的要求 不是针对现有人员的要求 任职资格包括以下这些项目 资历所需资格证书知识要求技能要求能力要求素质要求 40 12 1 如何填写 资历 资历包括学历 学位 所学专业 或接受何种培训 职称和工作经验 包括一般工作经验和特殊工作经验 资历一般作为参考要求 例如 某公司一个薪酬主管的资历要求是 人力资源管理或工商管理专业 大学本科毕业 从事过人力资源管理工作三年 某集团公司企业管理部经理的资历要求是 MBA 八年以上工作经验 其中有管理一个子企业的工作经验 41 12 2 如何填写 所需资格证书 所需资格证书不是职称 而是指从事本工作所必须的证照 例如 出纳必须有会计证才能上岗 某公司财务部经理需要 注册会计师证 某房地产公司一级预算工程师需要 注册造价工程师证 某动力厂维修电工需要 高低压电工运行维修本和普通电 气焊本 某动力厂司炉工需要 司炉本 环保本 某储运公司客车队班车司机需要 大客车驾驶执照 42 12 3 1 如何填写 知识要求 知识要求包括业务知识和管理知识 业务知识是指该职位开展业务工作时所必须接具备的知识 例如 一个办公室主任 要拟订各种文件 必须熟悉各类文稿的行文格式 体例这些知识 一个软件设计人员必须精通相应的软件语言知识 一个人力资源管理咨询师必须精通工作分析的方法 薪点制方法 考核设计的方法 KPI BSC 43 12 4 1 如何填写 技能要求 业务技能是指运用所掌握的业务完成业务工作的能力 例如 对于一个一级预算工程师来说 应该具备的业务技能是 能够独立从事大型项目 30万平米以上 的标书编制 标底计算 工程预结算 对于一个人力资源管理高级咨询师来说 应该具备的业务技能是 能够独立主持大型项目 指拥有全资子公司 控股子公司 分公司 事业部 分厂 项目组等各种下属机构的集团 的组织设计 工作分析 薪酬与考核体系的设计 44 12 5 1 如何填写 能力要求 能力要求是指完成工作应具备的一些能力方面的要求 这些要求包括需要什么能力及其级别 能力要求是指该职位对任职者最需要的能力要求 能力要求一般不宜多 三到五个即可 常见的能力有 学习能力创新能力协调能力沟通能力 45 12 5 2 如何填写 能力要求 分析判断能力问题解决能力适应能力培养指导下属能力计划能力组织能力控制能力执行能力信息检索能力领悟能力 46 12 5 3 如何填写 能力要求 举例说明 一个办公室主任的能力要求是 计划能力 组织能力 协调能力 激励下属的能力 控制能力 一个人力资源部薪酬主管的能力要求是 领悟能力 沟通能力 问题解决能力 学习能力 市场策划人员的能力要求是 信息检索能力 分析判断能力 创新能力 学习能力 沟通能力 销售人员的能力要求是 公关能力 沟通能力 拓展能力 适应能力 事务类人员只需要执行能力 47 12 6 1 如何填写 素质要求 素质是指一个人的潜在特质 与生俱来 一般不宜改变 素质要求是指该职位对任职者最需要的个性或特质的要求 素质要求一般不宜多 一到两个即可 48 12 6 2 如何填写 素质要求 常见的素质有 情绪稳定性心理承受力忠诚自我认识团队合作精神全局意识人际敏感性责任心原则性成就动机魄力 49 12 6 3 如何填写 素质要求 例如 销售人员需要较强的心理承受能力 掌握公司核心商业机密的职位需要对公司忠诚的人担任 一般研发人员都需要有很强的成就动机 中层管理者需要有较强的全局意识 飞行员需要较强的情绪稳定性 一般财务人员应具备较强的原则性 高层管理人员需要有魄力 50 13 如何填写 工作联系 工作联系是指与本职位有较多工作沟通的组织内 外部沟通对象 例如 某产品物流事业部总经理的内部主要沟通有 主管领导 市场营销中