有效的时间管理.ppt

有效的时间管理 课程目标 了解时间管理能力的8个负面表现认识时间管理的2个误区并正确认识时间管理掌握6个有效的时间管理方法 茫 盲 忙 管理人员的工作状态 时间管理能力的8个负面表现 1 目标不清2 患得患失3 拖延4 逃避 5 完美主义6 精力无法集中7 有求必应8 事必躬亲 1 目标不清 如果个体不知道自己要做什么 时间管理就完全没有意义 不能朝向一个目标发挥自己的潜能和精力也许是时间管理中最大的错误 时间管理能力的8个负面表现 2 患得患失 患得患失往往导致个体在时间管理上犹豫不决 犹豫不决往往意味着无法一鼓作气完成一项任务 忽东忽西地转换制约了个体潜能的释放 并增加了个体的惶惑和紧张 无所适从 患得患失的后果不只局限于个体范围 这种 场 会影响组织和团体的效率 时间管理能力的8个负面表现 3 拖延 拖延的三个特征 1 拖延是一种自愿的行为 既不是胁迫的不得已行为 也不是因为突发事件而导致的客观延误 2 拖延是将已经计划好的行动推后 具有回避性 拖延者不愿开始或完成已经打算做的事情 3 拖延是一种非理性的行为 尽管没有适当的理由且会造成不利的后果 个体还是会选择拖延 拖延是一种常见的心理现象 人们或多或少地存在拖延行为 这种拖延行为导致诸多不良后果 最大的危害就是 不急的事情一经拖延之后往往变成紧急的事情 时间管理能力的8个负面表现 4 逃避 有些人总是以表面的忙碌掩盖自己的拖延 这时我们往往将其称为逃避 时间管理能力的8个负面表现 拖延和逃避是浪费时间的重要因素 很多人在有紧迫时间的限制时 总能找出完成工作的办法 而当时间充裕时 却很容易变得拖沓和效率低下 对此 要给自己规定最后时限 并实行自我约束 持之以恒地坚持能克服拖延和逃避等弊病 对员工也可以推行该制度 在组织内部推行 限时办事制 规定相关人员在限定时间内报告处理结果 5 完美主义 习惯性拖延 逃避有时也和完美主义有关 在生活 工作中寻求完美并没有错 但理想到过分的程度就是个问题 时间管理能力的8个负面表现 6 精力无法集中 精力无法集中的个体往往同时想做很多事情 对即将发生的事情殚精竭虑 面对千头万绪不知从何开始 对当前工作的投入浅尝辄止 时刻准备放弃 时间管理能力的8个负面表现 7 有求必应 有求必应的表现为 面对请托基本不予拒绝 花费太多时间 你认为做为一名管理人员 受人尊敬重要 还是受人欢迎重要 时间管理能力的8个负面表现 8 事必躬亲 为何事必躬亲 因为怕部属取代不放心部属 不信任部属要求标准过高 时间管理能力的8个负面表现 时间管理的2个误区和正确认识 误区一 在最短的时间内能不能够做最多的事情 误区二 时间管理的对象是 时间 正确认识 在同样的时间内做该做的事情 正确认识 时间管理的对象是 个人 6个有效的时间管理方法 1 明确目标 SMART原则 2 排列事件的优先级 事件的四象限 3 改掉坏习惯 走出舒适区 4 避免打扰5 学会说 不 6 适当授权 6个有效的时间管理方法 1 明确目标 SMART原则 明确目标不单单是有目标 而且是要让目标达到SMART标准 这里SMART标准是指 S Specific spi sifik 具体的M Measurable me r b l 可衡量的A Attainable tein bl 可达到的R Relevant reliv nt 相关的T Time based taim beist 有期限的 6个有效的时间管理方法 1 明确目标 SMART原则 具体的 Specific 这是指目标必须是清晰的 可产生行为导向的 比如 目标 我要成为一个优秀的员工 不是一个具体的目标 但目标 我要获得今年的最佳员工奖 就算得上是一个具体的目标了 可衡量的 Measurable 是指目标必须用指标量化表达 比如上面这个 我要获得今年的最佳员工奖 目标 它就对应着许多量化的指标 出勤 业务量等 可达到的 Attainable 这里的可达到有两层意思 一是目标应该有能力范围内 二是目标应该有一定难度 一般人在这点上往往只注意前者 其实后者也相当重要 如果目标经常达不到 的确会让人沮丧 但同时也应注意 太容易达到的目标会让人失去激情 6个有效的时间管理方法 1 明确目标 SMART原则 相关的 Relevant 这里的 相关的 是指与现实生活相关 而不是简单的 白日梦 有期限的 Time based 是指目标必须确定完成的日期 在这一点上 不但要确定最终目标的完成时间 还要设立多个小时间段上的 时间里程碑 以便进行工作进度的监控 6个有效的时间管理方法 2 排列事件的优先级 事件的四象限 紧迫性 重要度 第三象限紧迫而不重要 第四象限不重要也不紧迫 第二象限重要而不紧迫 第一象限重要且紧迫 6个有效的时间管理方法 2 排列事件的优先级 事件的四象限 瓶子的启示 6个有效的时间管理方法 舒适区与习惯 我们每一个人都会有自己的 舒适区 在这个区域里你会感到很舒服 离开了这个区域你就不舒服 比如在家里 或者和熟悉的朋友交流 与此相反 也有让我们感觉不舒服和有压力的事情 比如上台演讲 或者去搭讪陌生人 一直重复停留在舒适区的行为 就会将这一行为演变为习惯 习惯以后 根本不需要经过大脑的思考就去做这件事情 我们每一个人在生活中都会被各种各样的习惯所牵引 会受制于各种各样的习惯 习惯会变成潜意识 附着在你的身上 3 改掉坏习惯 走出舒适区 6个有效的时间管理方法 一个人成长的过程 就是舒适区不断扩大的过程 如果有什么事情让你感觉不舒服 让你感觉紧张 不要回避它 突破了 你就又长大一圈 退缩了 你就还呆在以前的小圈子里 越缩越小 不要做你想做的事情 要做你应该做的事情 3 改掉坏习惯 走出舒适区 6个有效的时间管理方法 3 改掉坏习惯 走出舒适区 其他影响效率的坏习惯 资料 文件随手摆放粗心大意语言冗繁多变拖延 6个有效的时间管理方法 人们一般每8分钟会收到1次打扰 每小时大约7次 或者说每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是约50 的工作时间 按每日工作8小时计 其中80 约3小时 的打扰是没有意义或者极少有价值的 同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟 总共每天大约就是2 5小时 根据以上的统计数据 可以发现 每天因打扰而产生的时间损失约为5 5小时 按8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 4 避免打扰 6个有效的时间管理方法 减少上级打扰的方法 让上级清楚地知道你的工作目标 计划和进度主动约见上级 4 避免打扰 来自上级的打扰来自上级的打扰是最难控制的 既不能拒绝也不能回避 还必须和颜悦色地把宝贵时间让给他 6个有效的时间管理方法 4 避免打扰 来自下属的打扰你的下属是否经常向你提出问题而打断你的工作 是否随时来找你汇报工作 是否经常向你请示某件事情你对他 她的回复 减少下属打扰的方法 安排固定的培训 以便下属可以集中时间向你提出问题制定例会制度 并严格执行对于下属的请示 需及时给予回复 或确定回复时间某些事项发生变动时 及时告知下属变动内容鼓励下属以邮件等可延时打扰的方式与你进行沟通 6个有效的时间管理方法 4 避免打扰 减少同事打扰的方法 在你需要打扰同事时 预先与他 她联系你的要求 时间等 只有如此 你才有可能获得相同的回报 对同事的要求保持热心 同情以及随时愿意加以协助的态度 但要让你的同事们知道 这么做往往会影响到你的工作效率 来自同事的打扰你不喜欢得罪他人 你喜欢参与每一件事 别人经常来询问你的意见 使你觉得自己很重要 你不善于结束他人的来访 你就是喜欢不断地和他人交谈 6个有效的时间管理方法 5 学会说 不 习惯于中庸之道的中国人 在拒绝别人时很容易发生一些心理障碍 这是传统观念根深蒂固的影响 同时 也与当今社会中的某些从众心理有关 不敢和不善于拒绝别人的人 在实际的工作和生活中 往往就得戴着 面具 生活 活得很累 而又丢失了自我 但又因为难于摆脱这种 无力拒绝症 而自责 自卑 6个有效的时间管理方法 5 学会说 不 来自上级的请求 额外的工作 如何拒绝上级 将自己的工作计划按轻重缓急编排一个次序表 当上级提出额外的工作要求时 即展示该次序表 由上级决定最新的工作在该优先次序表中的恰当位置 6个有效的时间管理方法 如何拒绝下属 不要 问答题 只要 选择题 5 学会说 不 来自下属的请求 不重要或不必要的请示 6个有效的时间管理方法 5 学会说 不 来自同事的请求 工作范围外的协助 如何拒绝同事的请求 表同情 找理由运用肢体语言 6个有效的时间管理方法 6 适当授权授权 是上级委派给下属一定的权力 使下属在一定的监督之下 有相当的自主权和行动权 被授权者对授权者负有报告及完成任务的责任 6个有效的时间管理方法 授权给谁 领导者应注意授权对象的承接力 如果你想要授权有效和体现出成果 必须要经过精挑细选 被选中的员工应具备以下素质 6 适当授权 有职业道德善于灵活机智地完成任务有自我开创能力及协调与合作精神善于思考的头脑懂得一定的传帮带技术 6个有效的时间管理方法 授什么权 领导者由下属授权 必须明确哪些权力可以下授 哪些权力不能下授 领导者的权力保留多少 要根据不同任务的性质 不同环境和形势以及不同的下属而定 可下授的权力 1分散领导者精力的事务2工作上下都得支配或可分担的边际权力3因人因事而产生的机动权力 应保留的权力 1事关区域 部门 单位的重大决策权2直接下属和关键部门的人事任免权3直接下属的奖惩权4监督和协调下属工作的权力 6 适当授权 6个有效