工程档案管理程序

工程档案管理程序工程档案管理程序 1 目的 对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用 确保公司在任何场合使用 的工程图书资料为现行有效版本 2 范围 用于公司所有工程档案资料的收集 归档 保管 借阅和销毁 3 职责 工程管理部负责工程图书资料的购买 登记 借阅和保管 工程文件用印 登 记 盖印 工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责 工程竣工 验收后移交至工程管理部 工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁 4 内容 4 1 项目资料的控制 4 1 1 收集 进库和保管 4 1 1 1 工程项目正在进行时 各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示 政 府批文 土地合同 报建资料 工程合同以及各类证书的原件 正本在产生的同 时 及时送至工程管理部档案管理员处保管 4 1 1 2 工程项目在结束时 各项目经理部应将施工过程中的重要文件 数据 以及具有参考价值的资料 归纳 整理 附上移交文件清单 交于工程管理部 档案管理员处 4 1 2 归档 工程项目正在进行时 档案管理员对所接收的项目资料 应按项目和文件类别 进行分类 编号和标识 并分别存放 4 1 2 1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称 4 1 2 2 文件的归档分类 第一册 GF 公司管理规范 GS GF 工程管理规范 GS GF GC 工程类表单 GS GF GC 001 工程部内部管理规范 GS GF GC 002 工程管理规范 GS GF GC 003 工程管理部人员架构及职责 GS GF GC 004 第二册 ZD 工程指导书 GC XM ZD 第三册 ZF 政府文件 GC XM ZF 第四册 GL 公司来文 报公司各部门文件 GC XM GL 001 发工程管理部文 GC GL 002 发预算部文 GC GL 003 发材料部文 GC GL 004 第五册 JY 会议纪要 公司每周 每月工程例会纪要 GC JY LH 公司现场工作协调会纪要 GC JY XC 专题会议纪要 GC JY ZT 其他会议纪要 GC JY QT 第六册 QQ 工程前期准备 基地情况资料 GC QQ JD 施工单位考察 GC QQ SK 监理公司考察 GC QQ JK 用水 用电文件 GC QQ 技术资料 GC QQ JS 其他文件 GC QQ QT 第七册 KC 工程勘察往来文件 初勘资料 GC KC CK 详勘资料 GC KC ZL 抽查纪录 GC KC CC 其他文件 GC KC QT 第八册 JL 监理公司往来文件 监理合同 GC JL HT 含招投标文件 监理细则 GC JL XZ 监理例会纪要 GC JL JY 监理月报及审核意见 GC JL YB 发监理单位文 GC JL FW 其他来文 GC JL QT 第九册 SG 施工合同 GC SG HT 含招投标文件 施工组织设计 施工单位提供 GC SG ZZ 施工方案 施工单位提供 GC SG FA 施工单位来文 GC SG LW 发施工单位文 GC SG FW 工程联系单 GC SG LX 工程报告及函件 GC BG 第十册 WZ 物资合同 GC WZ 第十一册 SJ 设计变更 按日期 方案 扩初阶段 GC SJ FA 施工图阶段 GC SJ SG 图纸会审纪要 GC SJ HS 技术交底记录 GC SJ JD 第十二册 QZ 工程签证 GC QZ 第十三册 XJ 限价单 GC XJ 第十四册 JH 计划管理 GC JH 总进度控制计划及评审记录 GC JH KZ 施工图纸交付计划 GC JH TZ 分包商进场计划 GC JH JC 样板确认计划 GC JH YB 甲供材料进场计划 GC JH CL 资金使用计划 GC JH ZJ 总进度计划 施工单位 GC JH JD 月 周计划 施工单位 GC JH YJ 第十五册 CL 材料设备管理 机电设备 GC CL JD 建材装饰 GC CL JC 样板登记一览表 GC CL YB 收 调 料单 GC CL SD 设备调试验收记录 GC CL YS 第十六册 JD 进度款支付 工程进度款审批单 GC JD GC 物资进度款审批单 GC JD WZ 扣款通知单 GC JD KK 奖 罚款通知单 GC JD JF 第十七册 JG 交工前楼宇检查记录 GC JG 001 竣工资料 GC JG 002 如 竣工图 开竣工报告 中间验收资料 第十八册 YS 验收报告 GC YS 程验收报告 不需政府参与的验收 GC YS BG 政府验收 8 证 GC YS ZF 履约评定表 GC YS PD 第十九册 TS 投诉处理 投诉记录表 GC TS JL 投诉分析报表 GC TS FX 第二十册 HQ 后勤管理资料 GC HQ GL 考勤表 GC HQ KQ 其他文件 GC HQ QT 第二十一册 QT 零星工程资料 GC QT 001 其他文件 GC QT 002 4 1 2 3 归档文件编号 档案管理员对所接收的项目资料 在分类的基础上均 按 接收的先后顺序进行编号 编号基本原则 项目名称缩写 文件分类缩写 专业 分类缩写 文件顺序号 例 第七册 KC 工程勘察往来文件 初勘资料 XM KC CK 详勘资料 XM KC ZL 抽查纪录 XM KC CC 其他文件 XM KC QT 以此类推 工程档案编号由工程档案管理员负责 每一个文件夹须有 文件卷 目总索引 文件卷目索引表 文件目录表 此三级索引表 以便对存档文 件进行检索 文件卷目总索引 列明归档文件各卷目编号及名称 文件卷 目索引表 列明本卷目归档文件的分类及名目 文件目录表 作为文件的最 终目录 在文件归档时进行登录 须列明文件的编号 主题及归档时间 对施 工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序 并在首页打印出目录表 4 1 2 4 标识 对已分类和编号的文件 应在档案盒上进行标识 标识应简单 清 晰 明了 易懂 4 1 2 5 在该工程结束时 原件需交政府职能部门保存的资料 应将复印件存 归 并在复印件上注明原件去处 4 1 3 借阅 项目开发过程中 各部门 各项目如需借用相关的项目资料 应到工程管理部 档案管理员办理相应的借阅手续 填写档案借阅登记表 或出具借条 并在使 用完毕后 立即归还 4 2 工程竣工资料的控制 4 2 1 工程竣工资料的范围 当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料 4 2 2 工程竣工资料的验收条件 工程竣工档案应进行专项验收 验收应具备以下条件 4 2 2 1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕 4 2 2 2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全 整理完毕 4 2 3 工程竣工资料的验收程序 4 2 3 1 工程竣工档案专项验收前 监理单位 施工单位档案管理人员应对本 单 位形成的档案按照有关规定进行自检 填报 工程竣工档案情况申报表 报送 项目经理部 4 2 3 2 项目经理部根据监理 施工单位报送的工程竣工档案材料和 工程竣 工档案情况申报表 由档案管理人员对报送的资料和本公司的甲方竣工资料按 照有关规定进行审核和自行验收 向主管城建档案部门填报 建设工程竣工档 案专项验收申报表 4 2 3 3 验收工作在建设工程现场进行 由主管城建档案管理部门验收小组主 持 项目经理部组织工程管理部 监理公司 施工单位和档案管理人员参加 4 2 3 4 验收工作进行完毕 由验收小组提出初步验收意见 各单位应根据正 式 的 建设工程竣工档案专项验收意见书 认真进行整改 并确保符合规定要求 4 2 3 5 工程通过竣工验收后 经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主 管 城建档案管理部门复核审查 4 2 4 工程竣工档案的移交 4 2 4 1 工程竣工验收合格后 必须在规定时间内向主管城建档案管理部门和 工程管理部移交一套完整的建设工程档案 4 2 4 2 工程管理部在接收承建方的竣工档案时 应检查所交资料是否符合规 定要求 在确保与原件一致的前提下 向各项目经理部出具 接收工程项目档 案 资料 登记单 4 2 5 归档 4 2 5 1 档案管理员对所接收的竣工资料 应按项目进行分类 编号和标识 4 2 5 2 不同项目的竣工档案不得混放在一起 4 2 6 借阅 4 2 6 1 公司各部门 各项目借阅竣工档案 应办理借阅手续 4 2 6 2 公司之外的单位借阅档案 需工程管理部经理的批准 4 2 7 销毁 对凡需销毁的资料 图纸 必须先进行造册列出清单 经工程管理部经理审 查批准后 方可销毁 销毁清单应予以保存 4 3 档案立卷的要求 4 3 1 文字资料立卷要求 4 3 1 1 档案材料归档时 以 A4 即 210mm x 297mm 规格为标准 不足 A4 规格的应用 A4 白纸粘贴 过大的要折叠为 A4 规格 4 3 1 2 档案材料中的金属物应去掉 对因复写而透底的材料 应垫上白纸 以 确保档案材料的安全 4 3 1 3 文字材料组卷时 厚度不得超过 2cm 一卷内有多种材料时 应用彩 色 薄纸隔开 4 3 1 4 装订时 用棉绳三