会计基础-基础班-第二十一讲

第九章第九章 会会计计档案档案 考情分析 考情分析 本章内容在历年考试中分值在 2 3 分 不是重点章 考生要重点掌握会计档案的种类 各种不同会计档案的保管期限 查阅要求 销毁程序等 第一节第一节 会计档案概述会计档案概述 一 会计档案的概念一 会计档案的概念 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料 是记录和反 映单位经济业务的重要历史资料和证据 各单位必须根据财政部和国家档案局发布的 会计档案管理办法 的规定 加强对会 计档案管理工作的领导 建立会计档案的立卷 归档 保管 查阅和销毁等管理制度 保 证会计档案保管 有序存放 方便查阅 严防毁损 散失和泄密 切实把会计档案管好用 好 发挥其应有的作用 二 会计档案的内容二 会计档案的内容 会计档案的内容是指会计档案的范围 具体包括以下四个部分 1 会计凭证类 包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计账簿类 包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账 簿 3 财务会计报告类 包括月度 季度 半年度 年度财务会计报告 其他财务会计报 告 4 其他类 包括银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保 管清册 会计档案销毁清册以及其他应当保存的会计核算专业资料 预算 计划 制度等文件材料 不属于会计档案 应当作为文书档案进行管理 需要注意的是 采用电子计算机进行会计核算的单位 应当保存打印出的纸质会计档 案 具备采用磁介质保存会计档案条件的单位 应将保存在磁介质上的会计数据 程序文 件及其他会计核算资料视同会计档案一并管理 第二节第二节 会计档案保管会计档案保管 一 会计档案的装订一 会计档案的装订 会计凭证的装订 会计凭证一般每月装订一次 具体装订要求请参见本书第四章 2 会计账簿的装订 其装订要求参见本书第五章 3 财务会计报告的装订 财务会计报告编制完成并及时报出后 留存的财务会计报告 应按月装订成册 谨防丢失 财务会计报告的装订要求如下 1 核对整理 装订前要按编报目录核对财务会计报告是否齐全 依页码顺序排定 上边和左边对齐压平 并防止折角 2 按顺序进行装订 财务会计报告的装订顺序为封面 编制说明 各种会计报表 按会计报表的编号顺序排列 会计报表附注 封底 3 编号 各种财务会计报告应根据其保管期限编制卷号 4 其他会计核算资料的装订 二 会计档案的整理立卷二 会计档案的整理立卷 各单位每年形成的会计档案 都应由会计机构按照归档的要求负责整理立卷 装订成 册 编制会计档案保管清册 三 会计档案的归档三 会计档案的归档 根据 会计档案管理办法 规定 单位当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可 暂由本单位会计机构保管 1 年 期满之后 应由会计机构编制移交清册 移交本单位的档 案机构统一保管 未设立档案机构的 应当在会计机构内部指定专人保管 但出纳人员不 得兼管会计档案 单位会计机构向单位档案部门移交会计档案的程序是 1 编制移交清 册 填写交接清单 2 在账簿启用登记和经管人员一览表 见表 5 8 中填写移交日期 3 交接人员按移交清册和交接清单所列项目核查无误后签章 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 一般不得拆封 个别需要拆封重新整理的 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清 责任 四 会计档案的保管期限四 会计档案的保管期限 会计档案的保管期限是指会计档案应予保管的时间 分为永久和定期两类 各类会计 档案的保管原则上应当按照表 9 1 和表 9 2 所列期限执行 表中会计保管期限为最低保管 期限 各单位会计档案的具体名称如有与表中所列档案名称不相符的 可以比照类似档案 的保管期限办理 单位和其他组织会计档案中 年度财务报告 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 为永久保管会计档案 其他为定期保管会计档案 定期保管会计档案的保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 5 类 其中 月度 季度财务报告的保管期为 3 年 固定资产卡 片 银行存款余额调节表和银行对账单为 5 年 各种会计凭证 总账 明细账 辅助账簿 和会计档案移交清册为 15 年 现金和银行存款日记账为 25 年 会计档案的保管期限 从 会计年度终了后的第一天算起 表 9 1 单位和其他组织会计档案保管期限表单位和其他组织会计档案保管期限表 序号档 案 名 称保管期限备注 一会计凭证类 1 原始凭证15 年 2 记账凭证15 年 3 汇总凭证15 年 二会计账簿类 4 总账15 年包括日记总账 5 明细账15 年 6 日记账15 年现金和银行存款日记账保管 25 年 7 固定资产卡片固定资产报废清理后保管 5 年 8 辅助账簿15 年 三财务会计报告类包括各级主管部门汇总财务报告 9 月度 季度财务会计报告3 年包括文字分析 10 年度财务会计报告 决算 永久 包括文字分析 四其它类 11 会计移交清册15 年 12 会计档案保管清册永久 13 会计档案销毁清册永久 14 银行存款余额调节表5 年 15 银行对账单5 年 表 9 2 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 保管期限 序 号 档 案 名 称财政 总预算 行政单位 事业单位 税收 会计 备注 一会计凭证类 1 国家金库编送的各种报表及缴 库退库凭证 10 年 10 年 2 各收入机关编送的报表10 年 3 行政单位和事业单位的各种会 计凭证 15 年包括 原始凭证 记账凭证和传票汇总表 4 各种完税凭证和缴 退库凭证 15 年 缴款书存根联在销号后保管 2 年 5 财政总预算拨款凭证及其他会 计凭证 15 年包括 拨款凭证和其他会计凭证 6 农牧业税结算凭证 15 年 二会计账簿类 7 日记账15 年 15 年 8 总账15 年15 年 15 年 9 税收日记账 总账 和税收票 证分类出纳账 25 年 10 明细分类 分户账或登记簿15 年15 年 15 年 11 现金出纳账 银行存款账25 年 25 年 12 行政单位和事业单位固定资产 明细账 卡片 行政单位和事业单位固定资产报废清理后保 管 5 年 三财务报告类 13 财政总决算永久 14 行政单位和事业单位决算10 年永久 15 税收年报 决算 10 年永久 16 国家金库年报 决算 10 年 17 基本建设拨 贷款年报 决算 10 年 18 财政总预算会计旬报3 年所属单位报送的保管 2 年 19 财政总预算会计月 季度报表5 年所属单位报送的保管 2 年 20 行政单位和事业单位会计月 季度报表 5 年所属单位报送的保管 2 年 21 税收会计报表 包括票证报表 10 年 电报保管 1 年 所属税务单位报送的保管 3 年 四其他类 22 会计移交清册15 年15 年 15 年 23 会计档案保管清册永久永久永久 24 会计档案销毁清册永久永久永久 注 税务机关的税务经费会计档案保管期限 按行政单位会计档案保管期限规定办理 五 会计档案的查阅和复制五 会计档案的查阅和复制 会计档案只为本单位使用 各单位保存的会计档案不得借出 如有特殊需要 经本单 位负责人批准 可以提供查阅或者复制 并办理登记手续 严禁在会计档案上涂画 拆封 严禁抽换会计档案 各单位应当建立健全会计档案查阅 复制登记制度 严格查阅 复制和收回手续 保 证会计档案的安全完整 六 会计档案的销毁六 会计档案的销毁 单位会计档案保管期满需要销毁的 可以按照以下程序销毁 1 由本单位档案机构提出销毁意见 编制会计档案销毁清册 列明销毁会计档案的名 称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 2 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 3 销毁会计档案时 应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关销毁会 计档案时 应当由同级财政部门和审计部门派员参加监销 财政部门销毁会计档案时 应 当由同级审计部门派员参加监销 4 监销人在销毁会计档案前 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁 的会计档案 销毁后 应当在会计档案销毁清册上签名盖章 注明 已销毁 字样和销毁 日期 同时将监销情况写出书面报告一式两份 一份报告本单位负责人 另一份归入档案 备查 对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销 毁 应单独抽出立卷 由档案部门保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷的会计档案 应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 正在项目建设期间的建设单位 其保管期满的会计档案不得销毁 会计档案的销毁是一项严肃的工作 各单位必须严格按照 会计法 和 会计档案管 理办法 的规定进行 故意销毁依法应当保存的会计凭证 会计账簿 财务会计报告的行 为 以及授意 指使 强令会计机构 会计人员及其他人员故意销毁依法应当保存的会计 凭证 会计账簿 财务会计报告的行为 都是违法行为 如果构成犯罪的 要依法追究刑 事责任 尚不构成犯罪的 也要承担行政责任 违法单位和责任人员会受到相应的行政处 罚和行政处分 例题 1 单选题 会计档案的保管期限 应从 A 移交档案管理部门之日算起 B 会计年度终了后的第一天算起 C 年度会计报表签发日算起 D 下一会计年度首月末之日算起 答案 B 例题 2 单选题 根据 会计档案管理办法 各种明细账 日记账的保管期限为 A 5 年 B 10 年 C 15 年 D 25 年 答案 C 例题 3 单选题 根据 会计档案管理办法 规定 保管期限为 25 年的账簿是 A 现金日记账 B 现金总账 C 应收账款总账 D 固定资产总账 答案 A 例题 4 单选题 企业年度财务报告的保管期限为 A 10 年 B 永久 C 15 年 D 25 年 答案 B 例题 5 单选题 会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要 A 历史资料和证据 B 凭证 C 材料 D 依据和资料 答案 A 例题 6 单选题 以下会计资料中不属于会计档案的是 A 总账 B 明细账 C 银行存款日记账 D 购销合同 答案 D 例题 7 单选题 下列会计档案中需要保管 25 年的是 A 备查账 B 明细账 C 银行存款日记账 D 科目汇总表 答案 C 例题 8 单选题 会计凭证一般 装订一次 A 每周 B 半月 C 每月 D 每季 答案 C 例题 9 单选题 单位当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由本单位会 计机构保管 年 期满之后 应由会计机构编制移交清册 移交本单位的档案机构统 一保管 A 10 年 B 20 年 C 1 年 D 15 年 答案 C 例题 10 单选题 财政部门销毁会计档案时 应当由 派员参加监销 A 上级审计部门 B 下级审计部门 C 同级审计部门 D 公安部门 答案 C 例题 11 单选题 其他单位如果因特殊原因需要使用会计档案时 经本单位负责人 批准 A 可以查阅或复印 B 只可以查阅不能复制 C 不可查阅和复制 D 可以借阅 答案 A 例题 12 单选题 企业总账的保管期限为 A 10 年 B 20 年 C 1 年 D 15 年 答案 D 例题 13 单选题 行政事业单位的各种会计凭证的保管期限为 A 15 年 B 永久 C 5 年 D 25 年 答案 A 例题 14 多选题 会计档案的内容是指会计档案的范围 具体包括 A 会计凭证 B 会计账簿 C 财务会计报告 D 其他会计核算资料 答案 ABCD 例题 15 多选题 保管期限为 3 年的会计档案有 A 月度财务报告 B 季度财务报告 C 月 季财务报告文字分析 D 固定资产卡片 答案 ABC 例题 16 多选题 企业的下列会计档案中 保管期限为 15 年的有 A 存货总账 B 长期投资总账 C 银行对账单 D 固定资产卡片 答案 AB 例题 17 多选题 会计档案的保管期限是指会计档案应予保管的时间 可分为永久 和定期两类 定期保管期限分为 25 年和 A 3 年 B 5 年 C 10 年 D 15 年 答案 ABCD 例题 18 多选题 企业和其他组织的会计档案永久保管的是 A 会计档案销毁清册 B 会计移交清册 C 会计档案保管清册 D 年度财务会计报告 答案 ACD 例题 19 多选题 企业和其他组织的会计凭证保管期限为 5 年的是 A 银行对账单 B 会计移交清册 C 记账凭证 D 银行存款余额调节表 答案 AD 例题 20 多选题 企业和其他组织的会计凭证保管期限为 15 年的是 A 会计档案销毁清册 B 会计移交清册 C 记账凭证 D 汇总凭证 答案 BCD 例题 21 多选题 单独抽出立卷的会计档案应当在 中列明 A 会计档案销毁清册 B 账簿扉页 C 会计档案保管清册 D 会计移交清册 答案 AC 例题 22 多选题 单位销毁会计档案时 应由单位 共同派员监销 A 审计部门 B 司法部门 C 档案机构 D 会计机构 答案 CD 例题 23 多选题 会计档案销毁清册中应列明所销毁会计档案的 等内容 A 起止年度和档案编号 B 应保管期限 C 已保管期限 D 销毁时间 答案 ABCD 例题 24 判断题 会计档案是指会计核算的依据 答案 例题 25 判断题 会计档案的保管期限 从会计年度终了的最后一天算起 答案 例题 26 判断题 为方便会计档案保管 可以根据需要对其拆封重新整理 答案 例题 27 判断题 会计档案只为本单位使用 各单位