工作说明书之前台.ppt

前台 公司的形象代言人 前台印象 前言 前台是一个公司的门面 每个来公司的人最先接触到的就是前台 所以前台的素质 语言 行为 举止直接代表了公司的形象 在科技高速发展 竞争激励日益的21世纪 市场经济已经更加顽强和健全 各企业 都在从各个方面完善自己增强竞争力 尤其注重公司前台的实质和前台文员的职业高要求 前台就是公司的脸面 这张 脸 不仅要天生长得漂亮 还要有后天的装扮 更要有职业的气质散发出来 吸引来宾 客户 合作者 所以许多公司都对前台文员有了更高的要求和重视 前台的重要性 前台可谓公司的第一张脸 前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位 前台的工作关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败 大多数公司的前台接触信息量很大 练就了一个人分析问题解决问题的能力 短时间可以让一个人获得快速的成长 因此前台被称为大学生最易上手的工作 所以前台的工作对个人来说是一个锻炼的机会 对公司来讲前台至关重要 一荣俱荣 一毁俱毁 职位名称 前台 所属部门 行政部报告对象 行政主管职位概要 做好公司日常行政事务工作 保证公司信息通讯顺畅 提高公司运作效率 工作职责 负责来访客户的接待 基本咨询和引见 严格执行公司的接待服务规范 保持良好的礼节礼貌做好关于客人资料之收集和存档工作 以及安排约会 会议室及差旅预定 并对有关资料进行核查负责前台服务热线的接听和电话转接 做好来电咨询工作 收发传真 信件和报刊 重要事项认真记录并传达给相关人员 保管公司的各种手续 手册 不遗漏 延误对客户的投诉电话 及时填写登记表 并于第一时间传达到客户服务团队 定期将客户投诉记录汇总给行政主管负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放 并保持整洁干净接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部如考勤 外出登记等其他工作 工作要求 态度 热爱工作让你快乐生活和成长 悲也一天愁也一天 即然选择去做 那就热爱前台的工作吧 相信用自己的热情和爱心能把前台的工作做的井井有条接待 接待准备 环境准备 心理准备 亲切迎客 热忱待客 访客类型 引路 判断尊位 开关门五步曲 上茶 礼貌送客外表 穿着自然大方得体 统一着装 造型和谐 颜色搭配 面部提倡淡妆不可浓妆艳抹 面带微笑谈吐 形态端庄 距离适中 谈话内容得当 礼貌用语 语音柔美 用词文雅 交谈艺术 言辞技巧技能 熟悉公司的产品和业务范围 在客户问到公司相关业务时 有问有答 如果你不知道你一定要诚实的告诉对方 我不知道 并留下客户的联系方式 承诺在一定时间内向他回复物品 前台的所有东西要熟悉具体位置 以便随手拿到 常备资料用文件夹放好以时所用 注意所有资料的更新 并留意搜集整理适合的公司资料记录 记录是前台的基本功和必备条件 包括来电记录 来客登记 员工外出登记等 日本东京一家贸易公司与德国一家公司有贸易往来 德国公司的经理常需要买东京到大阪之间的火车票 不久 这位经理发现一件趣事 每次去大阪时 坐位总在右窗口 返回时又总在左窗边 经理询问日本公司的前台其中的缘故 她笑答道 车去大阪时 富士山在您右边 返回东京时 富士山已到了您的左边 我想外国人都喜欢富士山的壮丽景色 所以我替您买了不同的车票 就是这种不起眼的细心事 使这位德国经理十分感动 促使他对这家日本公司的贸易额由400万马克提高到1200万马克 他认为 在这样一个微不足道的小事上 这家公司的职员都能够想得这么周到 那么 跟他们做生意还有什么不放心的呢 也许不是每个访日人士都喜欢没完没了地看富土山 但这不重要 只要让他借此深信 你是个心细的人就够 因为在他心中 心细是可以迁移到任何他看重的地方的 工作规范 一 硬性要求 性别要求 女性身高 165cm以上年龄 18 23周岁二 教育背景 秘书 中文等相关专业中专及以上学历 门槛低 熟练使用办公软件 办公自动化设备四 培训经历及经验 受过文书写作 档案管理 财会基本知识等方面培训 综合能力要求高 1年以上行政人事 文秘或相关工作经验 三 技能技巧 有良好的文字表达能力 有一定的英语基础 五 态度 工作细致认真 谨慎细心 热情 积极主动 工作效率高 责任心强