人力资源管理信息系统管理

第 1 页 共 17 页 发行版本 A 人力资源管理信息系统管理 修改次数 0 实施细则 文件编号 QG SDXS 455 2012 1 适用范围 本实施细则规定了中国石油天然气股份有限公司山东销售分公司 以下简称公司 人力资源管理信息系统管理内容及要求 本实施细则适用于公司及所属各全资单位 控参股公司人力资源管 理信息系统的管理参照本实施细则执行 本办法适用于所属单位人事部 门 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本文件的条款 凡是注 日期的引用文件 其随后所有的修改单 不包括勘误的内容 或修订版 均不适用于文件 凡是不注日期的引用文件中 其最新版本适用于本文 件 2 1 人事 2008 866 号 中国石油天然气集团公司人力资源管理系统管 理暂行办法 2 2 人事 2008 866 号 中国石油天然气集团公司人力资源管理系统用 户认证管理暂行办法 3 术语和定义 本实施细则采用以下定义 3 1 关键用户 是指人事处人力资源管理信息系统系统管理员 3 2 高级用户 是指人事处人力资源管理信息系统模块管理员 3 3 最终用户 是指所属各单位人力资源管理信息系统管理员或系统模 块管理员 第 2 页 共 17 页 4 重要风险 4 1 人力资源管理信息系统账户新增未经有效审批 4 2 人力资源管理信息系统账户注销未经有效审批 4 3 人力资源管理信息系统账户权限调整未经有效审批 5 职责 5 1 人事处是人力资源管理信息系统归口职能管理部门 主要职责是 5 1 1 负责制定及修订公司人力资源管理信息系统的相关制度 5 1 2 负责人力资源管理信息系统业务功能建设和应用推进 指导所属各 单位使用系统处理业务 并对应用情况进行监督考核 5 1 3 负责制定人力资源管理信息系统的业务培训计划 并组织实施及考 核 5 1 4 负责协调解决人力资源管理信息系统在运维过程中存在的问题 5 1 5 负责对人力资源管理信息系统高级用户和最终用户的账户新增 注 销 锁定 密码重置及权限配置等进行日常管理 5 1 6 负责对人力资源管理信息系统薪酬自由查询平台账户及运维工作进 行管理 5 1 7 负责定期检查公司机关及所属各单位人力资源管理信息系统信息数 据 做好公司机关及附属机构信息数据更新 并协助所属各单位进行系 统信息数据修正和更新 5 2 公司所属各单位人力资源管理信息系统管理部门的主要职责是 5 2 1 负责按照本办法要求 做好本单位人力资源管理信息系统的日常运 维和系统业务处理 5 2 2 负责对本单位最终用户进行管理 及时对系统账号进行清理和权限 变更 5 2 3 定期检查本单位人力资源管理信息系统错误信息 做好系统中信息 中国石油山东销售公司 2012 09 01 修订 2013 01 01 实施 第 3 页 共 17 页 数据的更新工作 6 管理内容及要求 6 1 系统应用 6 1 1 公司合同化用工和市场化用工纳入系统管理 各级人事部门需使用 系统处理产生的人事劳资业务 并开展人力资源分析 6 1 2 各级系统用户需按照操作用户手册的要求进行业务操作 履行岗位 职责 强化系统信息数据管理 及时更新系统数据 6 1 3 各级系统部门应在确保人事数据安全保密的前提下 支持其他业务 部门使用系统处理业务 提高数据使用效率 实现数据共享 6 1 4 所属各单位员工薪酬发放业务需在系统中处理 不得在系统外进行 发放 如遇特殊情况 需报人事处批准 6 1 5 人力资源管理信息系统安全管理参照 信息安全管理实施细则 相 关规定执行 6 2 系统账户及权限管理 6 2 1 各级系统用户要严格遵守集团公司保密规定 保管好账号和密码信 息 不得随意泄露 并应按要求定期修改密码 6 2 2 系统用户账户实行 实名制 各单位要严格执行系统用户账户与角 色的新建 撤销 变更流程 按照内控要求 根据实际业务中人员及岗 位的变化 及时调整系统用户账户和角色信息 6 2 3 系统用户申请账户流程 6 2 3 1 新增账户用户需填写 人力资源管理系统用户账号新增请求表 和 中国石油人力资源系统权限变更调查表 经本单位人事业务负责人 审核签字后 将 人力资源管理系统用户账号新增请求表 传真至公司 人事处 再将 中国石油人力资源系统权限变更调查表 以邮件方式报 人事处 6 2 3 2 经人事处关键用户复核 报处室负责人审批同意后 将 人力资 第 4 页 共 17 页 源管理系统用户账号新增请求表 和 中国石油人力资源系统权限变更 调查表 上报集团公司项目组进行账户申请 6 2 3 3 项目组将账户分配至公司后 由公司关键用户分配好账户角色和 结构化授权后 以邮件方式通知用户本人 6 2 4 系统用户注销账户流程 6 2 4 1 注销账户用户需填写 人力资源管理系统用户账号注销请求表 和 中国石油人力资源系统权限变更调查表 经本单位人事业务负责人 审核签字后 将 人力资源管理系统用户账号注销请求表 传真至公司 人事处 再将 中国石油人力资源系统权限变更调查表 以邮件方式报 人事处 6 2 4 2 经人事处关键用户复核 报处室负责人审批同意后 将 人力资 源管理系统用户账号注销请求表 和 中国石油人力资源系统权限变更 调查表 上报集团公司项目组进行账户注销 6 2 5 系统用户权限申请流程 6 2 5 1 调整权限用户需填写 中国石油人力资源系统权限变更调查表 经本单位人事业务负责人审核后 将 中国石油人力资源系统权限变更 调查表 以邮件方式报人事处关键用户进行权限调整 6 2 5 2 权限调整完毕后 由关键用户以邮件方式告知最终用户 6 2 6 系统用户须按照权限处理相关业务 当用户岗位发生变化时 需在 3 日内申请权限调整及账户变更 6 3 系统运维管理 6 3 1 在系统运行过程中 最终用户遇到系统技术问题 业务处理问题及 系统缺陷均可以邮件方式告知关键用户帮助解决 6 3 2 问题处理流程 6 3 2 1 最终用户遇到问题 先自己寻求解决方案 如不能解决 需填写 应用系统维护申请单 经部门负责人审核签字确认后 以传真及电子 邮件形式报人事处关键用户寻求解决 第 5 页 共 17 页 6 3 2 2 关键用户接到最终用户问题邮件后 研究解决方案 如问题在权 限处理范围内 则须在 2 日内以电子邮件形式给最终用户反馈解决方案 如问题不在权限处理范围内 则须在 1 日内将问题反馈到项目组寻求解 决 问题解决后以邮件方式反馈最终用户 6 3 3 人力资源管理信息系统数据须及时更新 对于两级机关管理人员个 人数据信息须与人事档案记载信息相一致 6 3 4 人力资源管理信息系统运维管理参照 信息系统运行维护管理实施 细则 相关规定执行 6 4 系统认证管理 6 4 1 系统实行用户认证制度 所有系统用户须通过统一组织的认证考试 考核通过后 方可使用系统 6 4 2 新增用户需经过系统基础培训 考核合格后方可使用系统 严禁违 反工作流程 擅自进行系统操作 6 4 3 关键用户 高级用户参加集团公司人事部组织的系统认证考试 最 终用户参加公司组织的认证考试 6 4 4 最终用户认证考试的内容以系统用户手册为准 最终认证考试内容 包括基础操作和业务模块两部分 基础操作为系统基本知识和操作技能 所有用户均需掌握 业务模块为人事劳资各业务岗位的系统应用知识和 操作技能 考试采取笔试和上机操作两种方式 满分 100 分 理论知识 占 60 操作技能占 40 综合计算得分 综合评定 80 分为合格 6 4 5 人事处将根据公司实际情况 制定认证培训计划 每年开展 1 2 期 最终用户培训及认证工作 6 4 6 认证不合格人员 须在 2 月内进行补考 补考 2 次仍不合格人员 建议调整岗位 6 4 7 最终用户认证结果有效期为 3 年 有效期满前 3 个月内 用户应参 加复审 有效期满 3 个月后 仍未通过复审的 将注销该用户 系统用 户连续 3 个月未登录的 将注销该用户 第 6 页 共 17 页 6 4 8 已注销用户申请使用系统的 需要重新参加系统认证考试 认证考 试通过后 方可上岗操作 6 5 系统的检查与考核管理 6 5 1 人事处将运用系统检查各单位人事管理情况 对未按规定开展相关 工作的 将进行通报 并按照绩效管理规定 进行考核处理 具体检查 内容为 6 5 1 1 按季度对系统内组织信息和员工个人信息数据进行检查 记录各 单位错误信息数据 并反馈各单位 各单位须限期修改错误数据 6 5 1 2 按月通过系统检查用工情况 薪酬保险及机构编制等的管理情况 6 5 1 3 按月对各单位运用系统进行薪酬发放情况及工资核算完成时间 每月 25 日前 进行检查 6 5 2 各级用户需按照工作流程对系统进行操作 严禁违规操作 篡改系 统原始数据 虚报组织机构及员工信息等违规行为 一经发现 将按 员工岗位责任追究管理办法 相关规定 追究相关人员及主管领导责 任 并从严进行考核处理 6 6 附则 6 6 1 所属各单位无需依据本实施细则制订相关制度 6 6 2 本实施细则由人事处负责解释 6 6 3 本实施细则自发布之日起实施 7 相关制度 7 1 山东销售公司员工岗位责任追究管理办法 QG SDXS 460 2012 7 2 山东销售公司信息安全管理实施细则 QG SDXS 704 2009 7 3 山东销售公司信息系统运行维护管理实施细则 QG SDXS 702 2012 8 控制证据或记录 样表或模版 第 7 页 共 17 页 8 1 人力资源管理系统用户账号新增请求表 集团公司项目组设置 各级系统用户使用 人事处保存 保存 1 年 附录 1 8 2 人力资源管理系统用户账号注销请求表 集团公司项目组设置 各级系统用户使用 人事处保存 保存 1 年 附录 2 8 3 中国石油人力资源系统权限变更调查表 集团公司项目组设置 各级系统用户使用 人事处保存 保存 1 年 8 4 应用系统维护申请单 信息化管理处设置 最终用户使用 人事 处保存 保存 2 年 附录 3 9 执行要点 见附录 4 10 相关业务管理流程图 见附录 5 8 10 1 MP01 01 02 05 01 系统账户新增 附录 5 10 2 MP01 01 02 05 02 系统账户注销 附录 6 10 3 MP01 01 02 05 03 系统问题处理 附录 7 10 4 MP01 01 02 05 04 系统账号权限调整流程 附录 8 编写部门 中国石油山东销售公司人事处 第 8 页 共 17 页 编写人 陈 东 核稿人 蔡玉虎 审核人 袁瑞森 审批人 杨子清 附录附录 1 1 人力资源管理系统用户账号新增请求表人力资源管理系统用户账号新增请求表 编号 SAP AQ 01 20 单位简称 部门简称 表单号 填表日期 序号 申请情况 关键用户及相关审批人填写 申请情况 关键用户及相关审批人填写 申请人申请人 申请人部门申请人部门 岗位岗位 员工号员工号 联系方式联系方式 Email Email 电话电话 申请生效日期申请生效日期 年 月 日 账号类别账号类别 R3 BW 管理驾驶舱 门户 账号名 有效期至 年 月 日 账号信息账号信息 新增原因 账号角色账号角色 是否符合敏感是否符合敏感 事务权限设置事务权限设置 要求要求 经核对 中国石油 SAP 系统敏 感事务访问权限设置规则 本 次角色变更中涉及的敏感事务 代码的权限分配 符合 不符合 SAP 系统中的敏感事务权限设 置要求 是否符合职责是否符合职责 分离要求分离要求 经核对 中国石油 SAP 系统职责分离矩阵 本次角色变更中涉及的 权限分配 符合 不符合 SAP 系统中的职责分离 要求 关键用户意见关键用户意见 签字 年 月 日 基层单位基层单位 主管领导意见主管领导意见 申请 符合 不符合 申请人的岗位职责需要 签字 年 月 日 企事业单位企事业单位 人事部门意见人事部门意见 签字 年 月 日 总部人事部总部人事部 信息管理部信息管理部 签字 年 月 日 实施情况 运维中心功能完善组填写 实施情况 运维中心功能完善组填写 第 9 页 共 17 页 分配的用户组分配的用户组 功能完善组组长功能完善组组长 备注备注 实施人实施人 实施日期实施日期年 月 日 附录附录 2 2 人力资源管理系统用户帐号注销请求表人力资源管理系统用户帐号注销请求表 编号 SAP AQ 02 20 单位简称 部门简称 表单号 填表日期 序号 申请情况 关键用户及相关审批人填写 申请情况 关键用户及相关审批人填写 申请人申请人 申请人部门申请人部门 岗位岗位 员工号员工号 联系方式联系方式 Email Email 电话电话 申请生效日期申请生效日期 年 月 日 帐号类别帐号类别 R3 BW 管理驾驶舱 门户 帐号名 帐号信息帐号信息 注销帐号原因 关键用户意见关键用户意见 签字 年 月 日 基层单位基层单位 主管领导意见主管领导意见 申请 符合 不符合 申请人的岗位职责需要 签字 年 月 日 企事业单位企事业单位 人事部门意见人事部门意见 签字 年 月 日 总部人事部总部人事部 信息管理部信息管理部 签字 年 月 日 实施情况 运维中心功能完善组填写 实施情况 运维中心功能完善组填写 分配的用户组分配的用户组备注备注 第 10 页 共 17 页 功能完善组组长功能完善组组长 实施人实施人 实施日期实施日期年 月 日 附录附录 3 3 应用系统维护申请单 编号编号 申请单位 上报时间 情情 况况 说说 明明 申报人 分公司应用系统 管理员 分公司主管领导 应用系统管理员 主管处室意见 解决部门 解决方法 方法及结果 第 11 页 共 17 页 备注 1 此表用于数据维护 2 本部各相关处室及分公司相关部门应用系统管理员负责编号及顺序确认 3 编号规则 本部各相关处室为 处室简称 年份 序列号 如调度运处 2010 年 1 号申请单 编号 写为 调运 分公司为 分公司简称 部门简称 年份 序列号 青岛公司加油站管理部 2010 年 1 号申请单 编号写为 青岛加管 第 12 页 共 17 页 附录 4 执行要点 序号控制环节执行要点对应流程 1 系统账户新 增 系统账户新增需填写 人力资源管理系统账号新增请求表 报所属单位人事部门负 责人初核 人事处系统关键用户审核及人事负责人审批 MP01 01 02 05 01 系统账户新增 2 系统账户注 销 系统账户注销需填写 人力资源管理系统账号注销请求表 报所属单位人事部门负 责人初核 人事处系统关键用户审核及人事负责人审批 MP01 01 02 05 02 系统账户注销 3 系统账户权 限调整 系统账户注销需填写 中国石油人力资源系统权限变更调查表 报所属单位人事部 门负责人初核 人事处系统关键用户审核 MP01 01 02 05 04 系统问题处理 4 系统账问题 处理 系统用户需填写 应用系统维护申请单 报所属单位人事部门负责人初核 报人事 处系统关键用户 研究解决方案 MP01 01 02 05 03 系统账户权限调 整 第 13 页 共 17 页 与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 云南销售公司人事处 组织部 开始 01 提交新增账号资料 人力资源管理系统用 户账号新增请求表 02 初核 不通过通过 03 审核 不通过通过 04 审批 不通过通过 05 提交项目组申请账 号 人力资源管理系统用 户账号新增请求表 06 根据请求开通新增 账号 07 对新增账户进行结 构化及业务处理权 限授权 并反 云南销售公司人事 处负责人 云南销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 云南销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 人力资源管理系统用 户账号新增请求表 人力资源管理系统用 户账号新增请求表 人力资源管理系统用 户账号新增请求表 云南销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 人力资源管理信息 系统项目组顾问 集团公司人力资源管 理信息系统项目组 云南销售公司所属 单位人事部门 云南销售公司所属 单位人事部门人力 资源管理信息 云南销售公司所属单 位人事部门负责人 附录 5 MP01 01 02 05 01 系统账户新增 山东销售公司所属 单位人事部门 山东销售公司人事处 组织部 山东销售公司所属 单位人事部门人 力资源管理信息岗 第 14 页 共 17 页 山东销售公司所属单 位人事部门负责人 山东销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 山东销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与 07 对新增账户进行结 构化及业务处理权 限授权 并反 08 复核新增账号权限 结束 云南销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 云南销售公司所属 单位人事部门人力 资源管理信息 山东销售公司所属 单位人事部门人 力资源管理信息岗 山东销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 山东销售公司人事 处负责人 第 15 页 共 17 页 附录 6 MP01 01 02 05 02 系统账户注销 与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 云南销售公司人事处 组织部 开始 01 提交注销账号资料 02 初核 03 审核 04 审批 05 提交项目组注销账 户 06 根据请求注销账号 结束 云南销售公司人事 处负责人 不通过通过 通过 人力资源管理系统用 户账号注销请求表 人力资源管理系统用 户账号注销请求表 人力资源管理系统用 户账号注销请求表 人力资源管理系统用 户账号注销请求表 人力资源管理系统用 户账号注销请求表 云南销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 通过 不通过 不通过 云南销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 人力资源管理信息 系统项目组顾问 集团公司人力资源管 理信息系统项目组 云南销售公司所属单 位人事部门负责人 云南销售公司所属 单位人事部门人力 资源管理信息 云南销售公司所属 单位人事部门 山东销售公司所属 单位人事部门 山东销售公司人事处 组织部 山东销售公司所属 单位人事部门人 力资源管理信息岗 山东销售公司所属单 位人事部门负责人 山东销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 山东销售公司人事 处人力资源管理信 息系统关键用户 山东销售公司人事 处负责人 第 16 页 共 17 页 附录 7 MP01 01 02 05 03 系统问题处理 与 与 与 与 与与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 云南销售公司人事处 组织部 01 用户遇到问题 先 寻求解决方案 如 不能解决 提 开始 应用系统维护申请单 02 初核 通过不通过 03 研究问题解决方案 04 解决不了的