公司经济合同管理办法(试行)

1 某某公司某某公司 经济合同管理办法 试行 经济合同管理办法 试行 2011 年 6 月 日 第一章第一章 总则总则 第一条 为了加强某某公司经济合同管理 实现经济合同管理规范化 程序化 确 保公司利益不受损失 根据国家相关法律规定 结合公司实际情况 制定 本办法 第二条 本办法适用于公司对外签订的各类经济合同或协议 以下简称合同 本办 法不适用于劳动聘用合同 第三条 本办法所指的合同管理包括合同调查与拟制 合同审查与签订 合同履行 与变更 合同履行分析 合同纠纷解决 合同文档管理 履行责任等相关 内容 第四条 公司建立主管领导负责 承办部门及人员专管 财务管理部监督 法务部 综合管理相结合的管理体制 第二章第二章 经济合同管理机构 人员及其职责经济合同管理机构 人员及其职责 第五条 公司董事长对经济合同负有全面领导责任 公司总经理对经济合同管理负 全面责任 第六条 公司总经理可直接签订经济合同 也可委托代理人对外订立经济合同 授权委托书 附件一 必须载明代理人的姓名 职务 授权事项 授权权 限 授权时效及授权日期 第七条 代理人的主要职责是 一 负责授权范围内谈判 审核 签订合同 二 对所签订合同的合法性 完整性和可行性负责 三 对须报请上级领导审批的合同 办理申报手续 提出本人意见并对本 人意见负责 四 负责检查 督促所签合同的履行情况 履行中发现问题应立即上报 并积极想办法解决 五 检查 监督合同经办部门保管所签合同的一切资料 2 六 依法参与办理所签合同纠纷的协商 调解 仲裁或诉讼事务 第八条 公司法律顾问 其职责如下 一 宣传 贯彻国家相关法律 法规和规章 总结推广经济合同管理工作 经验 通报经济合同管理中出现的问题 二 负责办理公司经济合同法律咨询和司法审核 在有关合同的订立 履 行 变更 解除和终止等重要事宜中给予合同经办部门法务指导 三 参加重大合同的谈判 起草 审理工作 负责办理重大经济合同的公 证 鉴证和见证 四 定期向公司总经理或其代理人 以下称为签约人 提交合同履行分析 报告 五 负责解决合同纠纷 依法参与办理合同纠纷的协商 调解 仲裁或诉 讼事务 六 各经办部门将履行完的合同要及时交办公室 办公室负责对履行完的 合同分类 汇总整理 建档 存档 第九条 合同经办部门的主要职责 一 具体负责合同谈判 起草合同草案 二 按照合同管理办法及会签流程 签订合同 三 认真执行签订合同并检查合同的履行情况 四 及时向总经理和法律顾问通报合同履行过程中发生的问题 提出解决 问题的建议 五 依法参与办理合同的纠纷 调解 仲裁和诉讼事务 第十条 财务管理部依据合同正式文本以及相关法律法规对合同进行资金支付 收 款 办理相关财务手续 并建立专项合同台帐 第三章第三章 经济合同的调查与拟制经济合同的调查与拟制 第十一条 订立合同之前应进行可行性调查 可行性调查包括以下内容 一 审查对方的主体资格 即对方的工商营业执照 企业名称 地址 经 营范围及方式 专业资质证书 法定代表人身份证明 授权委托书或 介绍信等等 二 实行招投标的项目 检查招投标程序的各种文件是否完整 齐备 合 法 3 三 有关国有资产产权交易的经济活动 检查合同内容是否符合国家相关 规定 四 调查对方当事人的履约能力和资信情况 即对方注册资金 近年经营 效益 生产经营条件 履约信誉等情况 五 我方经济效益评估 六 其它应调查的情况 第十二条 上述调查内容确认无误 经办部门经向签约人汇报批准后 可进行合同 拟制程序 第十三条 工商 建设等国家行政机关制定有标准或参考合同文本的 应当采用或 参照标准文本或参考文本 但应注意合同文本的有效性 第十四条 自行拟制的合同 应争取由我方经办人拟写合同文本 并做到符合 合 同法 相关规定 第十五条 经济合同必须注明合作方单位名称 在我方合同文本上必须有对方单位 地址 联系人 电话 银行账号等 第四章第四章 经济合同的审查与签订经济合同的审查与签订 第十六条 合同双方确认合同基本内容后 可进行合同审查签订程序 第十七条 合同审查的主要内容包括 一 合同的合法性 包括合同当事人有无签订 履行该合同的权利和行为 能力 合同内容是否符合国家法律 政策和公司的有关规章规定 合 同表达是否真实 一致 权利 义务是否平等 订约程序是否符合法 律规定 二 合同的严密性 包括合同应具备条款是否齐全 当事人双方的权利 义务是否具体 明确 文字表述是否确切无误 经办人提供的调查资 料文件是否真实 完整 三 合同的可行性 包括当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力 条件 预计取得的经济效益和可能承担的风险 合同是否完整体现和 维护公司利益 合同非正常履行时可能受到的经济损失 第十八条 经济合同的审批程序如下 一 申报 合同经办人填写 经济合同审批表 随同合同初稿及有关资料 附件等 向合同经办部门负责人提出合同审批申报 4 二 审查 经办部门负责人对合同初稿认真审阅 必要时可进行调查研究 并作出批准 不批准 通知申报人补报材料或进一步谈判等意见 审 查通过后报总经理审批 三 司法审计审查 总经理如认为必要 可责成财务管理部进行审查或委 托公司法律顾问进行司法审查 上述部门审查后应提供书面审查意见 四 终审 合同的终审由签约人负责 签约人对合同订立过程中的调查材 料 合同稿 经济合同审批表 审计意见书 司法意见书等全部过 程文件资料逐一审查 并在 经济合同审批表 上填写批准意见 签 名和签署日期 第十九条 总经理认为必要时 可通过总经理办公公会讨论决定 第二十条 特殊情况 经特别批准或授权的经济合同可不受审批程序的约束 但必 须有公司总经理的特别批注 合同经办人应在特别合同签订后 10 日内 补办各类相关手续 第二十一条 合同签订 一 经办人负责誊写清晰 正确的合同正式文本 并逐份校对无误 二 正式合同文本誊写后 送办公室编号 登记和加盖公章以及签约人印 章 并注明合同签订日起 同时提供 经济合同审批表 及所有合同 附件 三 公司是合同的甲方 合同经办人应先将正式合同文本送对方签字盖章 后再由我方签字盖章 四 单份合同文本达二页以上的 必须加盖齐缝章 正式合同文本出现涂 改处必须盖章 第二十二条 合同签订地点除特别约定外 一般应在公司所在地签订 签订合同必 须有签约人盖章或签字 必须填写签约日期 第二十三条 订立合同凡需要对方提供履约担保 除要求对方提供经济担保书 还 必须审查担保人法律资格和担保能力 必须采取可控制的措施确保责 任落到实处 依法需要公证的 由合同经办部门 经办人会同对方向 法定公证 5 第五章第五章 经济合同的履行与变更经济合同的履行与变更 第二十四条 经济合同签订后 必须本着 重合同 守信誉 的原则 严格执行合 同所规定的义务 确保合同的履行 第二十五条 合同履行过程中应加强合同履行管理 合同履行管理是指通过收集 分析 整理合同的各种信息 对合同履行情况进行监督 分析 总结 的管理 主要包括 一 对合同文本删除 修改 增加的条款分析其合法性及变更原因 二 对合同文本执行情况进行分析 三 对履行中存在问题的合同提出整改措施 四 违约情况及原因分析 五 经验与教训 第二十六条 合同的支付按下列程序进行 一 合同履行后 合同执行部门根据合同执行情况提出申请支付请求 报 签约人审批 二 审批后 由执行部门报财务管理部门稽核 并办理付款手续 第二十七条 合同履行过程中发生补充 增项 变更甚至终止时 应按照本办法合 同订立程序规定办理 由合同执行部门负责 经招投标程序订立的项 目 合同变更须按国家相关规定和程序进行 第二十八条 经公证机关公证的合同 其补充 增项 变更的内容 必须经公证机 关重新公证 第六章第六章 经济合同纠纷的解决经济合同纠纷的解决 第二十九条 合同纠纷的解决 仲裁 诉讼事务由法律顾问负责 合同签订部门及 其它相关部门应积极配合工作 第三十条 合同发生纠纷时 合同执行部门要及时处理并即时上报签约人 并及 时同法律顾问研究对策 维护公司的合法权益 第三十一条 发生合同纠纷时 要先通过协商解决 调解不成的应在法律规定的有 效期内向合同仲裁机构申请仲裁或向人民法院起诉 第三十二条 处理合同纠纷应坚持以事实为依据 以法律和合同条款为准绳 以双 方协商解决为基本办法 保障我方合法权益不受侵犯 第三十三条 我方依据合同主张权利必须以书面形式 采取送达 传真发送并须取 6 得对方文字回复及有法律效力的材料 第七章第七章 经济合同文档管理经济合同文档管理 第三十四条 公司所属各部门应加强合同管理工作 做好本部门合同台帐 档案的 建立 合同文本管理及归档 移交工作 第三十五条 经济合同的分类台账和总台账包括以下主要内容 序号 合同号 经 手人 签约日期 合同标的 合同额 对方单位履行情况及备注等 台账应及时填写 做到准确 及时 完整 第三十六条 合同经办部门负责合同履行过程中的各类合同的文件 资料的汇总 整理工作 合同经办部门在合同履行完毕后将合同履行过程中的全部 文件资料并附合同履行情况报告及时送法务部存档 第三十七条 合同文档包括合同谈判记录 纪要 电传 信函调查的资料 招标文 件 投标文件 合同修改稿 合同变更文件 附有领导修改意见及合 同审查会签表等所有与合同签订 变更 接触 合同纠纷解决相关的 文档 第三十八条 合同的存档 保管 借阅依照公司档案管理办法相关规定执行 第八章第八章 责任责任 第三十九条 对严格执行本办法 在合同订立 履行管理过程中积极维护公司利益 做出显著成绩的 应依据公司有关奖励办法给予表彰和奖励 第四十条 有下列情况之一的 对直接责任者或有责任的领导人进行批评教育并 扣发奖金 情节严重的 给予相应的行政处分或移交司法机关追究刑 事责任 并可以要求其赔偿损失 一 应当签订书面合同而未签订 给我方造成经济损失的 二 合同内容不全 条款不齐 文字不清发生纠纷造成经济损失 三 未取得授权或不检验对方的授权证明而签订合同 或者使用公章不当 造成经济损失的 四 合同签订或履行过程中未尽职尽责 导致合同纠纷并造成经济损失的 五 履行过程中 因部门 单位之间相互推诿 扯皮而影响合同的履行 并造成经济损失的 六 不依法变更或解除合同 而发生纠纷造成经济损失的 7 七 合同承办人员丢失或