计算机文化基础3

第三章 字处理软件 Word 2003 3 1 1 中文 Office 2003 简介 1 Microsoft Office 2003 是微软公司推出的新一代办公自动化软件 常用的 Microsoft Office Professional Edition 2003 包含了日常办公事务处理的七大常用组件 它们分别是 字处理软 件 Word 2003 电子表格处理软件 Excel 2003 演示文稿软件 PowerPoint 2003 数据库管理软 件 Access 2003 动态表单软件 InfoPath 2003 电子邮件管理软件 Outlook 2003 桌面排版软件 Publisher 2003 2 其他版本的 Office 2003 还包含着网页制作软件 FrontPage 2003 电子记事本软件 OneNote 2003 项目管理软件 Project 2003 流程图管理软件 Visio 2003 等不同组件 3 1 2 字处理软件的发展 1 20 世纪 80 年代 使用比较广泛的有文字处理系统 WPS 字表编辑软件 CCED 文 书编辑系统 Word Star 等 Word Star 是较早开发并十分普及的文字处理系统 它是由 Microprobes 公司于 1979 年研制的 汉化的 CWS 曾在我国非常流行 1989 年 香港金山电脑 公司推出的 WPS1 0 是完全针对汉字处理开发设计的 但这些字处理软件是基于 DOS 环境下 的 操作命令复杂 且排版效果不能直观地显示在屏幕上 2 Word 是 Microsoft 公司推出的 Windows 环境下的字处理软件 它充分利用 Windows 良好的图形界面特点 将文字处理和图片 表格处理功能结合起来 先后推出很多版 本 成为最流行的文字处理软件之一 金山公司也相继推出了 Windows 环境下的 WPS 系列版 本的字处理软件 与微软的 Office 形成竞争和对峙 3 2 1 Word 2003 的主要功能 1 创建 编辑和格式化文档 完成空白文档 XML 文档 网页的创建 打开 保存与关闭等 可以输入中 英文文字 并对输入的文字进行编辑操作 如复制 移动 删除 查找与替换等 对文档进行字符 段落 的格式化以及边框与底纹的设置等操作 2 图形处理 可以在文档中插入精美的剪贴画 图片 艺术字 自选图形 组织结构图等 并对这 些图形进行编辑处理 实现图文混排 美化文档 3 表格处理 Word 2003 提供了丰富的表格功能 可以建立 编辑 格式化 嵌套表格 还可以进 行表格内数字的计算 以及表格与文字 表格与图表间的转换 4 版式设计与打印 格式化 编辑好一篇文档后 还要进行版式设计和打印工作 版式设计是一项重要 的工作 它包括页面设置 页码 分栏排版 页眉和页脚的设置等 5 Word 2003 新增功能 关闭 按钮 位于标题栏最右侧 单击它可以退出整个 Word 2003 应用程序 2 菜 单 栏 1 Word 2003 的菜单栏包含九项系统菜单 单击菜单项 可以弹出下拉式菜单 用户可 以通过单击选择相应的命令来执行 Word 的某项操作 不常用的命令被自动隐藏起来 并在菜 单的下方出现按钮 单击此按钮 将展开所有的命令 2 为了方便用户使用 有些菜单命令后还有快捷键 如 打开 命令后有 Ctrl O 快捷 键 按 Ctrl O 快捷键 就会弹出 打开 对话框 同使用鼠标单击 打开 命令的效果相同 设置 快捷键的目的是加快操作速度 可以更快地编辑文档 3 工 具 栏 1 工具栏位于菜单栏的下方 工具栏上以图标的形式显示常用的工具按钮 用户不用通 过菜单命令 直接单击工具按钮即可执行某项操作 更加方便 快捷 2 用鼠标拖动工具栏前面的灰色竖线 可以改变工具栏在窗口中的位置 因为工具栏占 用屏幕的空间 所以不宜显示太多 通常只显示 常用 工具栏和 格式 工具栏就基本可以满足 用户的需要 3 工具栏的显示或隐藏的方法 1 单击 视图 菜单中的 工具栏 命令 从其级联菜单 中选择需要的工具栏 2 右击工具栏或菜单栏的任意位置 从弹出的快捷菜单中选择需要 的工具栏 4 任 务 窗 格 5 标 尺 标尺有水平标尺和垂直标尺两种 用来确定文档在屏幕及纸张上的位置 也可以利用水平 标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整 还可以利用标尺上制表符来设置制表位 标尺的 显示或隐藏可以通过单击 视图 菜单中的 标尺 命令来实现 6 编 辑 区 1 编辑区就是窗口中间的大块空白区域 是用户输入 编辑和排版文本的位置 是我们 的工作区域 在编辑区里 你可以尽情发挥你的聪明才智和丰富的想像力 编辑出图文并茂的 作品 2 闪烁的 I 形光标为插入点 可以接受键盘的输入 7 滚 动 条 如果文本内容过多 无法完全显示在文档窗口中 则可以利用滚动条来查看文档 滚 动条分垂直滚动条和水平滚动条 用鼠标拖动滚动条可以快速定位文档在窗口中的位置 8 视图切换按钮 视图切换按钮位于编辑区的左下角 水平滚动条的左端 单击各按钮可以切换文档的五种 不同的视图显示方式 9 状 态 栏 状态栏位于窗口的底部 显示当前窗体的状态 如当前的页号 节号 当前页及总页数 光标插入点位置 改写 插入状态 当前使用的语言等信息 3 3 8 文档的查看方式 可以通过下列方式选择不同的视图方式 1 单击 视图 菜单 选择 普通 Web 版式 页面 阅读版式 大纲 文档结 构图 或 缩略图 等不同的视图方式 2 在 Word 应用程序窗口的左下角有五个控制按钮 单击这五个按钮也可以快速实现视图之间的切换 1 普通视图 是适合文本录入和编辑的视图方式 占用计算机内存少 处理速度快 页与页之间用一条虚线 分页符 分隔 节与节之间用双行虚线表示 虚线中间注明分节符的类型 在这种视图方式 下不显示页边距 页眉和页脚 背景等信息 2 页面视图 文档的显示效果与打印机打印输出的结果完全一样 在这种视图方式下 页与页之间是不相连 的 可以看到文档在纸张上的确切位置 页面视图可正确显示页眉和页脚 分栏 批注等各种 信息及位置 是 Word 默认的视图方式 也是使用最多的视图方式 3 Web 版式视图 可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档 可看到背景和为适应窗口大小而自动换行显示的 文本 且图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致 即模拟该文档在 Web 浏览器上浏览的效果 4 大纲视图 编辑几十页乃至几百页的长文档是一件很令人头疼的事情 而在大纲视图下 编辑长文档就变 得轻松简单了 大纲视图中增加了 大纲 工具栏 可以利用工具按钮方便地编辑和查看文档的 大纲 也可以通过拖动标题来移动 复制和重新组织大纲 大纲视图中不显示页边距 页眉和 页脚 分页和背景等文档信息 5 阅读版式视图 单击 常用 工具栏上的 阅读 按钮 或在任意视图下按 Alt R 组合键 就可以切换到 阅读版式视图下 阅读版式视图是新增的视图方式 优化了阅读体验 隐藏了除 阅读版式 和 审阅 工具栏以外的所有工具栏 使文档窗口变得简洁明朗 特别适合阅读 阅读版式视图增加了文档的可读性 文本采用 Microsoft ClearType 技术自动显示 可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸 而不会影响文档中实际字体的大小 阅读版式视 图中显示的页面设计是为适合用户的屏幕 并不代表在打印文档时所看到的页面 要停止阅读文档时 单击 阅读版式 工具栏上的 关闭 按钮或按 Alt C 组合键 均可 以从阅读版式视图切换回来 6 文档结构图 单击 视图 菜单中的 文档结构图 命令 显示出该文档的结构图 文档结构图分为左 右两栏 左栏显示文档的大纲结构 右栏显示文档的内容 当单 击左栏中某个大纲标题时 右栏自动显示出该标题下的内容 在右窗口修改大纲结构 左窗口 会马上进行大纲调整 使用该功能 可以快速浏览 编辑长文档 需要说明的是 在文档结构 图中只能显示文档大纲 不能编辑文档大纲 要编辑文档大纲必须切换到大纲视图下 7 缩略图 单击 视图 菜单中的 缩略图 命令 进入缩略图视图方式 在这种视图方式下 文档 分为左 右两栏 左栏显示文档的缩略图 右栏显示文档的具体内容 当单击左栏中某缩略图 页面时 右栏自动显示出该页的内容 左栏每屏同时显示 5 页缩略图 可以方便用户调整文档 结构或浏览长文档 第四章 电子表格系统 Excel 2003 4 1 1 Excel 2003 的主要功能 1 简单 方便的表格制作功能 可方便地创建和编辑表格 对数据进行输入 编辑 计算 复制 移动 设置格式 打 印等 2 强大的图形 图表功能 可以根据工作表中的数据快速生成图表 可以直观 形象地表示和反映数据 使得数据 易于阅读和评价 便于分析和比较 3 快捷的数据处理和数据分析功能 可采用公式或函数自动处理数据 具有较强的数据统计分析能力 能对工作表中的数据 进行排序 筛选 分类汇总 统计和查询等操作 注 Excel 2003 新增的功能 列表功能 类似于 筛选 功能 用户可以利用它进行排序 筛选 汇总 求平均值等简单操作 4 1 2 Excel 2003 的窗口界面 包括 Word2003 共有的标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏等 还有特有的编辑栏 工作表编辑 区等 4 2 Excel 2003 的基本操作 4 2 1 Excel 2003 的启动和退出 Excel 2003 的启动 通过双击 Excel 2003 的桌面快捷方式启动 单击 开始 菜单 指向 程序 Microsoft Office 然后单击 Microsoft Office Excel 2003 命令 启动 通过打开 Excel 2003 文件启动 通过 开始 菜单中的 运行 命令 在 运行 对话框中输入 excel 启动 4 2 2 工作簿的新建和打开 Excel 2003 中新建工作簿有以下三种方法 1 在启动 Excel 2003 后 将自动建立一个全新的工作簿 Book1 2 选择 文件 菜单中的 新建 命令 通过 新建 对话框来创建 3 按快捷键 Ctrl N 或用单击 常用 工具栏中的 新建 按钮直接创建空白工作簿 4 通过窗口右边的 任务窗格 创建工作簿 3 打开工作簿 1 使用 常用 工具栏中的 打开 按钮 2 使用 文件 菜单中的 打开 命令 3 在 文件 菜单中单击最近使用过的文件 在默认状态下显示 4 个最近打开过的文件 用户可以通过 工具 菜单中的 选项 命令打开 选项 对话框 然后在 常规 选项卡中修改这个 数目 即可打开相应的工作簿 4 在 我的电脑 或者 资源管理器 中找到需要打开的工作簿 双击即可将其打开 5 如果 Windows 开始 菜单中 文档 选项的级联菜单中有需要打开的工作簿 那么 只要 单击它即可打开 6 通过 Excel 2003 窗口右边的 任务窗格 打开工作簿 Excel 2003 允许同时打开多个工作簿 可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工 作簿 可以在不同工作簿之间进行切换 同时对多个工作簿进行操作 4 2 3 工作簿的保存和关闭 1 保存工作簿 1 保存未命名的新工作簿 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 或者 文件 菜单中的 保存 及 另存为 命令 或者 按快捷键 Ctrl S 在弹出的 另存为 对话框中 确定 保存位置 和 文件名 后 单击 保存 按 钮 2 保存已有的工作簿 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 或者 文件 菜单中的 保存 命令 或者按快捷键 Ctrl S 即可 如果要将修改后的工作簿存为另一个文件 则需选择 文件 菜单中的 另存为 命令 在弹出的 另存为 对话框中 确定 保存位置 和 文件名 后 单击 保存 按钮 4 2 4 单元格和单元格区域的选择 1 单元格和单元格区域 单元格 Cell 就是工作表中行和列交叉的部分 是工作表最基本的数据单元 也是电 子表格软件处理数据的最小单位 单元格的名称 也称单元格地址 是由列标和行号来标识的 列标在前 行号在后 在一个工作表中 当前 活动 单元格只有一个 当前单元格带有一个粗黑框 当前 单元格的名称显示在编辑栏的名称框中 当鼠标指针指到某单元格时将变成空心十字形 此时单击鼠标左键 该单元格便成为 当前单元格 此时就可以直接输入数据了 每个单元格内容长度的最大限制是 32767 个字符 但单元格中只能显示 1024 个字符 编辑栏中才可以显示全部 32767 个字符 单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域 其表示方法由该区域的左上角 单元格地址 冒号和右下角单元格地址组成 例如 单元格区域 A1 E5 表示的是左上角从 A1 开始到右下角 E5 结束的一片矩形区域 如图所示 2 单元格和单元格区域的选择 1 选择单个单元格 单击相应的单元格 或用箭头键移动到相应的单元格 2 选择某个单元格区域 单击选定该区域的第一个单元格 然后拖动鼠标直至选定最后一 个单元格 3 选择工作表中的所有单元格 单击 全选 按钮 4 选择不相邻的单元格或单元格区域 先选定第一个单元格或单元格区域 然后按住 Ctrl 键再选定其他的单元格或单元格区域 5 选择较大的单元格区域 单击选定区域的第一个单元格 然后按住 Shift 键再单击该区域 的最后一个单元格 若此单元格不可见 则可以用滚动条使之可见 6 选择整行 单击行标题 7 选择整列 单击列标题 8 选择相邻的行或列 沿行号或列标拖动鼠标 或先选定第一行或第一列 然后按住 Shift 键再选定其他行或列 9 选择不相邻的行或列 先选定第一行或第一列 然后按住 Ctrl 键再选定其他的行或列 10 选择增加或减少活动区域的单元格 按住 Shift 键并单击新选定区域的最后一个单元格 在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域 4 2 5 工作表及工作表的管理 一个工作簿包含多个工作表 根据需要可以对工作表进行添加 删除 复制 切换和重命 名等操作 1 选择工作表 单击某个工作表标签 可以选择该工作表为当前工作表 按住 Ctrl 键分别单击工作表标签 可同时选择多个工作表 5 移动或复制工作表 1 在一个工作簿中移动或复制工作表 方法一 拖动选定的工作表标签到目标位置 如果要在当前工作簿中复制工作表 则在 拖动工作表的同时按住 Ctrl 键到目标位置 方法二 编辑 菜单中的 移动或复制工作表 命令 2 在不同工作簿之间移动或复制工作表 6 隐藏工作表和取消隐藏 1 隐藏工作表 2 取消隐藏 4 2 6 输入和编辑数据 创建一个工作表 首先要向单元格中输入数据 Excel 2003 能够接受的数据类型可以分为 文本 或称字符 文字 数字 值 日期和时间 公式与函数等 1 向单元格输入或编辑的方式 1 单击选择需要输入数据的单元格 然后直接输入数据 输入的内容将直接显示在单元格 内和编辑栏中 2 单击单元格 然后单击编辑栏 可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据 3 双击单元格 单元格内出现插入光标 移动光标到所需位置 即可进行数据的输入或编 辑修改 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据 可先选定相应的单元格 然后输入数据 按 Ctrl Enter 键 即可向这些单元格同时输入相同的数据 2 文本 字符或文字 型数据及输入 在 Excel 2003 中 文本可以是字母 汉字 数字 空格和其他字符 也可以是它们的 组合 在默认状态下 所有文字型数据在单元格中均左对齐 输入文字时 文字出现在活动 单元格和编辑栏中 输入时注意以下几点 1 在当前单元格中 一般文字如字母 汉字等直接输入即可 2 如果把数字作为文本输入 如身份证号码 电话号码 3 5 2 3 等 应先输入一 个半角字符的单引号 再输入相应的字符 例如 输入 01085526366 3 5 2 3 3 数字 值 型数据及输入 在 Excel 2003 中 数字型数据除了数字 0 9 外 还包括 正号 负号 千分位号 小数点 E e 等特殊字符 数字型数据默认右对齐 数字与非数字的组合均作为文本型数据处理 输入数字型数据时 应注意以下几点 1 输入分数时 应在分数前输入 0 零 及一个空格 如分数 2 3 应输入 0 2 3 如果 直接输入 2 3 或 02 3 则系统将把它视作日期 认为是 2 月 3 日 2 输入负数时 应在负数前输入负号 或将其置于括号中 如 8 应输入 8 或 8 3 在数字间可以用千分位号 隔开 如输入 12 002 4 单元格中的数字格式决定 Excel 2003 在工作表中显示数字的方式 如果在 常规 格 式的单元格中输入数字 Excel 2003 将根据具体情况套用不同的数字格式 例如 如果输入 16 88 Excel 2003 将套用货币格式 如果要改变数字格式 则先选定包含数字的单元格 再 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 然后单击 数字 选项卡 根据需要选定相应的分类和格式 5 常规 格式是键入数字时 Excel 应用的默认数字格式 大多数情况下 常规 格式的 数字以键入时的方式显示 但是 如果单元格的宽度不足以显示完整数字 常规 格式会对带 小数点的数字进行四舍五入 常规 数字格式还对较大的数字 具有 12 位或更多位数 使用科 学记数 指数 表示法 无论显示的数字的位数如何 Excel 2003 都只保留 15 位的数字精度 如果数字长度 超出了 15 位 则 Excel 2003 会将多余的数字位转换为 0 零 4 日期和时间型数据及输入 Excel 2003 将日期和时间视为数字处理 工作表中的时间或日期的显示方式取决于所 在单元格中的数字格式 在键入了 Excel 2003 可以识别的日期或时间型数据后 单元格格式显 示为某种内置的日期或时间格式 在默认状态下 日期和时间型数据在单元格中右对齐 如果 Excel 2003 不能识别输入 的日期或时间格式 输入的内容将被视作文本 并在单元格中左对齐 在控制面板的 区域和时间选项 中的 日期 选项卡和 时间 选项卡中的设置 将决定 当前日期和时间的默认格式 以及默认的日期和时间符号 输入时注意以下几点 5 自动填充数据 自动填充 Excel 2003 有自动填充功能 可以自动填充一些有规律的数据 如 填充相同数据 填充数据的等比数列 等差数列和日期时间序列等 还可以输入自定义序列 1 自动填充 自动填充是根据初值决定以后的填充项 方法为 将鼠标移到初值所在的单元格填充柄 上 如图 当鼠标指针变成黑色 形状时 按住鼠标左键拖动到所需的位置 松开鼠标即可 完成自动填充 2 创建自定义序列 用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式创建自定义序列 并可以保存 起来 供以后使用 a 利用现有数据创建自定义序列 如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单 则可以先选定工作表中相应的数据区 域 左图 单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框 选择 自定义序列 选项卡 单击 导入 按钮 即可使用现有数据创建自定义序列 如右图所示 b 利用输入序列方式创建自定义序列 选择图中 自定义序列 列表框中的 新序列 选项 然后在 输入序列 编辑列表框中 从第一个 序列元素开始输入新的序列 在输入每个元素后 按回车键 整个序列输入完毕后 单击 添 加 按钮 6 编辑数据 单元格中的数据输入后可以修改和删除 复制和移动 1 数据修改 在 Excel 2003 中 修改数据有两种方法 a 在编辑栏修改 只需先选中要修改的单元格 然后在编辑栏中进行相应的修改 按 按钮确认修改 按 按钮或 Esc 键放弃修改 此种方法适合内容较多或者公 式的修改 b 直接在单元格中修改 此时需双击单元格 然后进入单元格修改 此种方法适合 内容较少时的修改 如果以新数据替代原来的数据 只需单击单元格 然后输入新的数据 2 数据删除 数据删除在 Excel 2003 中 数据删除有两个概念 数据清除和数据删除 a 数据清除的对象是数据 单元格本身并不受影响 b 数据删除的对象是单元格 即单元格删除 删除后选取的单元格连同里面的数据 都从工作表中消失 3 数据复制和移动 a 数据复制和移动 在 Excel 2003 中 数据的复制可以利用剪贴板 也可以用鼠标拖放操作 用剪贴板复制数据与 Word 中的操作相似 稍有不同的是在源区域执行复制命令后 区域周围会出现闪烁的虚线 只要闪烁的虚线不消失 粘贴可以进行多次 一旦虚线消失 粘 贴则无法进行 如果只需粘贴一次 在目标区域直接按回车键即可 选择目标区域时 可选择目标区域的第一个单元格或起始的部分单元格 或选择与源 区域一样大小的区域 当然 选择区域也可以与源区域不一样大 4 2 7 插入 删除 行 列和单元格 在工作表中可以方便地插入和删除行 列和单元格 1 插入操作 1 插入整行 a 如果要在某行上方插入一行 则选定该行或其中的任意单元格 在 插入 菜单上 单击 行 命令 或单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 插入 整行 命令 b 如果要在某行上方插入 N 行 则选定需要插入的新行之下相邻的 N 行 在 插入 菜单上单击 行 命令 4 2 7 插入 删除 行 列和单元格 2 插入列 a 如果只需要插入一列 则选定需要插入的新列右侧相邻列或其任意单元格 在 插入 菜 单上单击 列 命令 或单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 插入 整列 命令 b 如果需要插入 N 列 则选定需要插入的新列右侧相邻的 N 列 在 插入 菜单上单击 列 命令 2 删除操作 1 删除行或列 选定要删除的行或列 然后单击 编辑 菜单上的 删除 命令 下边的行或右边的列将 自动移动并填补删除后的空缺 2 删除单元格 选定要删除的单元格 然后单击 编辑 菜单上的 删除 命令 打开如图所示的 删除 对 话框 在该对话框中 根据需要选择相应的选项 然后单击 确定 按钮 周围的单元格将移动 并填补删除后的空缺 4 2 8 查找和替换 查找和替换功能可以在工作表中快速地定位用户要找的信息 并且可以有选择地用其 他值代替 查找 功能用来在工作表中快速搜索用户所需要的数据 替换 功能则用来将查找到 的数据自动用一个新的数据代替 在 Excel 2003 中 用户既可以在一个工作表中进行查找和替换 也可以在多个工作表 中进行查找和替换 基本步骤是 先选定要搜索的单元格区域 若要搜索整张工作表 则单击任意单元格 然后使用 编辑 菜单中的 查找 或 替换 命令 使用方法同 Word 2003 类似 此处不再赘述 4 2 9 使用公式 当公式引用的单元格的数据修改后 公式的计算结果会自动更新 Excel 2003 中的公式与数学表达式基本相同 由参与运算的数据和运算符组成 但 Excel 2003 的公式必须以 开头 公式中的运算符类型 Excel 2003 包含四类运算符 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 1 算术运算符 加号 减号或负号 星号或乘号 除号 百分号 乘方 完成基本的数学运算 返回值为数值 例如 在单元格中输入 2 5 2 后回车 结果为 27 2 比较运算符 等号 大于 大于等于 小于等于 不等于 用以实现两个值的比较 结果是逻辑值 True 或 False 例如 在单元格中输入 3 8 结果为 True 2 公式中的运算顺序 公式中的运算符运算优先级为 冒号 空格 逗号 百分比 乘幂 乘 除 加 减 连接符 比较运算符 对于优先级相同的运算符 则从左到右进行计算 如果要修改计算的顺序 则应把公 式中需要首先计算的部分括在圆括号 内 3 输入和编辑公式 选择要在其中输入公式的单元格 先输入等号 或者通过单击编辑栏中的 编辑公式 按钮或工具栏中的 粘贴函数 按钮自动插入一个等号 接着输入运算表达式 最后按回车键确 认 注意 第一 运算符必须是在英文半角状态下输入 第二 公式的运算量要用单元格地址 以便于复制引用公式 4 相对引用和绝对引用 单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来 标识工作表中单元格或单元格区域 指明公式中使用数据的位置 Excel 单元格的引用有两种基本的方式 相对引用和绝对引用 默认方式为相对引用 1 相对引用 相对引用是指单元格引用时会随公式所在的位置变化而改变 公式的值将会依据更改 后的单元格地址的值重新计算 2 绝对引用 绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变 不论公式的单元格处在什么位置 公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置 3 混合引用 混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用 部分是绝对引用 如 B2 B 2 4 三维地址引用 在 Excel 中 不但可以引用同一工作表中的单元格 还能引用不同工作表中的单元格 引用格式为 工作簿名 工作表名 单元格引用 例如 在工作簿 Book1 中引用工作簿 Book2 的 Sheet1 工作表中的第 3 行第 5 列单元格 可表示为 Book2 Sheet1 E3 5 在公式中使用函数 Excel 2003 提供了许多内置函数 共有财务 日期与时间 数学与三角函数 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑 信息等 9 类 几百种函数 为用户对数据进行运算和分析 带来了极大的方便 Excel 2003 函数由函数名 括号和参数组成 如 SUM B2 E2 当函数以公式的形 式出现时 则应在函数名称前面输入等号 函数的输入有以下方法 1 从键盘上直接输入函数 2 使用 插入函数 对话框 3 使用工具栏按钮 4 2 10 批 注 在 Excel 2003 中 批注是附加在单元格中 根据实际需要对单元格中的数据添加的注 释 给单元格添加批注的方法如下 1 单击需要添加批注的单元格 2 在 插入 菜单中 选择 批注 命令 3 在弹出的批注框中输入批注文本 如图所示 4 完成文本输入后 单击批注框外部的工作表区域 添加了批注的单元格的右上角有一个小红三角 当鼠标移到该单元格时将显示批注内容 批 注内容不能打印 要编辑 删除 显示 隐藏批注可进行如下操作 选定单元格单击右键 在弹出的快 捷菜单中选择相应的命令 4 3 2 调整单元格的行高和列宽 1 调整列宽 1 拖动列标右边界来设置所需的列宽 2 双击列标右边的边界 使列宽适合单元格中的内容 即与单元格中的内容的宽 度一致 3 选定相应的列 将鼠标指向 格式 菜单中的 列 子菜单 然后选择 列宽 命令 并输入所需的宽度 用数字表示 4 复制列宽 如果要将某一列的列宽复制到其他列中 则选定该列中的单元格 并 单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 然后选定目标列 接着 选择 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 然后单击 列宽 选项 2 调整行高 行高的调整也有三种方法 1 拖动行标题的下边界来设置所需的行高 2 双击行标题下方的边界 使行高适合单元格中的 内容 行高的大小与该行字符的 最大字号有关 3 选定相应的行 将鼠标指向 格式 菜单中的 行 子菜单 然后选择 行高 命令并 输入所需的高度值 用数字表示 注意 不能用复制的方法来调整行高 4 4 1 数据清单 1 数据清单的概念 具有二维表性的电子表格在 Excel 中被称为数据清单 数据清单类似于数据库表 可以像 数据库一样使用 其中行表示记录 列表示字段 数据清单的第一行必须为文本类型 为相应 列的名称 在此行的下面是连续的数据区域 每一列包含相同类型的数据 在执行数据库操作 如查询 排序等 时 Excel 2003 会自动将数据清单视作数据库 并使用下列数据清单中的 元素来组织数据 数据清单中的列是数据库中的字段 数据清单中的列标志是数据库中的字段 名称 数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录 2 创建数据清单遵循的规则 1 一个数据清单最好占用一个工作表 2 数据清单是一片连续的数据区域 不允许出现空行和空列 3 每一列包含相同类型的数据 4 将关键数据置于清单的顶部或底部 避免将关键数据放到数据清单的左右 两侧 因 为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏 5 显示行和列 在修改数据清单之前 要确保隐藏的行和列已经被显示 如果清单中的 行和列未被显示 那么数据有可能会被删除 6 使用带格式的列标 要在清单的第一行中创建列标 Excel 2003 将使用列标创建报 告并查找和组织数据 对于列标请使用与清单中数据不同的字体 对齐方式 格式 图案 边 框或大小写类型等 在输入列标之前 要将单元格设置为文本格式 7 使清单独立 在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行 在执行排序 筛选或自动汇总等操作时 这将有利于 Excel 2003 检测和选定数据清单 8 不要在前面或后面输入空格 单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索 3 编辑数据数据 清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑 还可以使用 记录单 来进行 1 查看 编辑记录 2 新建 删除记录 4 4 2 排序和筛选 一 排序 1 按一个字段的大小排序 1 工具按钮 2 菜单 2 按多个关键字段排序 3 按行排序 二 筛选 筛选是根据给定的条件 从数据清单中找出并显示满足条件的记录 不满足条件的 记录被隐藏 Excel 2003 提供了两种筛选清单命令 自动筛选和高级筛选 与排序不同 筛选 并不重排清单 只是暂时隐藏不必显示的行 1 自动筛选 2 取消数据清单中的筛选 4 4 3 分类汇总 分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理 不需要用户自己建立公式 Excel 将会自动对各类别的数据进行求和 求平均等多种计算 并且把汇总的结果以 分类汇总 和 总计 显示出来 在 Excel 2003 中分类汇总可进行的计算有 求和 平均值 最大值 最小 值等 注意 数据清单中必须包含带有标题的列 并且数据清单必须先对要分类汇总的列排 序 4 5 使 用 图 表 4 5 1 图表简介 数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示 使得数据更直观 当工 作表中的数据发生变化时 图表中对应项的数据也自动变化 Excel 中的图表分两种 一种是嵌入式图表 它和创建图表的数据源放置在同一张工 作表中 打印的时候也同时打印 另一种是独立图表 它是一张独立的图表工作表 打印时也 将与数据表分开打印 在 Excel 中 用户可以利用图表工具栏创建简单图表 也可以利用图表向导创建各种图表 4 5 2 创建图表 创建图表的过程很简单 通过一个实例说明图表的创建步骤 4 5 3 编辑图表 建立图表后 用户还可以对它进行修改 比如图表的大小 类型或数据系列 值得注意的 是 图表与建立它的工作表数据之间建立了动态链接关系 当改变工作表中的数据时 图表会 随之更新 反之 当拖动图表上的结点而改变图表时 工作表中的数据也会动态地发生变化 1 激活图表 2 更改图表类型 3 修改图表中的数据 4 移动嵌入式图表和改变