建筑企业合同管理办法

1 合合 同同 管管 理理 办办 法法 第一节第一节 总则总则 第一条第一条 为了规范公司合同管理 提高合同质量 防范风险 规范签约 履 约行为 维护公司的合法权益 提高企业经济效益 根据中华人民共和国 合同 法 政府采购法 担保法 建筑法 招标投标法 等相关法律 法规 结合上级总部相关文件精神及 XX 基础设施开发建设有限公司实际情况 特制定 本办法 第二条第二条 本办法所称的合同管理包括合同的订立 实施控制和综合评价 具 体包括 1 与政府签订的建设投资与采购合同 2 与政府担保方签订的担保合同 3 与授信银行签订的银行借款合同 4 与总承包单位签订的施工总承包合同 5 公司其它合同 第三条第三条合同管理应当坚持的基本原则 1 合法 平等 互利 诚信的原则 2 集体讨论决策的原则 3 全过程管理原则 4 风险预防的原则 5 洽谈权 审查权 批准权独立的原则 任何合同均需按照合同评审程序评审 方可订立 严禁履约在先 签订在后 的现象发生 第四条第四条 凡属本办法第二条规定的合同 一律采用书面形式签订 第五条第五条 实行法人授权委托制度 签订合同由法定代表人或凭法人的委托授 权书方可签订 委托代理人必须在授权范围内签订 不得超过代理权限 不得与 自己代理的其他人签订合同 无法人授权委托 任何人无权签订合同 第六条第六条 签约者在合同签订前应验证合同对方当事人的主体资格和资信状况 并保存有关资料 第七条第七条 签订合同使用公司行政印章 2 第二节第二节 机构设置及职责机构设置及职责 第八条第八条 公司商务部是公司的合同管理机构 其商务管理主要职责是 1 负责组织宣传 学习贯彻 合同法 建筑法 招标投标法 土地 法 及有关法律 法规和规章 2 负责公司对外合同的洽谈 起草 签订工作 组织公司各部门签订前后 的评审 并上报上级合约管理部门 3 按照上级和公司相关规定 及时向上级和公司其他部门提供各种原始数 据和相关资料 4 负责督促 指导施工单位编制月度 年度 中间审计和项目竣工结算计 量报告 并代表公司对工程价款审核认定 5 负责完善项目建设工程施工招标手续 6 负责合约管理资料建帐 归档工作 7 参与合同纠纷的调查 咨询和处理 8 负责收集整理前期各项政府文件及基础数据和资料 为公司融资提供必 要的依据 9 参加对合同纠纷的协商 调解 仲裁 诉讼 10 负责合同的日常管理工作 收集 记录 整理 保存与合同有关的协议 函件 第三节第三节 合同起草 谈判及签订合同起草 谈判及签订 第十条第十条 与政府签订的建设投资与采购合同及第一节第二条的所有合同统一 由公司商务部起草 如有必要时请上级投资部 法务部及相关部门指导谈判 公 司合同评审领导小组 见附件 评审通过后 将其合同连同评审记录一起报上级 投资部 以投资部牵头报相关部门及相关领导评审通过后 由公司法人或其授权 人签订 见流程图一 二 任何部门和个人不得擅自签订合同 否则将追究当 事人的责任 第四节第四节 合同的评审合同的评审 第十一条第十一条 公司商务部按照部门职能行使合同审核权 工程部 财务部 总 经理 法定代表人分别签署审核意见 见附件四 合同评审表 完成签订合 同前的文本内容评审 商务部主要对合同条款的严密性 合法性进行评审 工程 部主要对合同约定的技术规范是否符合规定进行评审 财务部主要对资金支付 税务处理有关约定进行评审 3 第十二条第十二条 项目公司商务部对合同条款审核通过后 向合同评审领导小组提 交合同资料和审核意见 合同评审领导小组提出评审意见 评审通过后 向上级 投资部提交公司对投资建设与采购合同的评审意见 第十三条第十三条 合同评审领导小组对合同以下内容进行评审 并在合同评审意见 表中签署评审意见 1 根据合同文件 明确采购方对工程项目的具体要求 就合同文本中的下 列条款进行评审 应逐一评审合同条款的权利赋予和限制性条款 1 1 词语定义 合同文件及解释顺序 语言文字和使用的法律法规 图纸 和规范 如预算价款的解释 投资额的定义 还款期限及利息 利率等 1 2 双方的权利和义务 1 3 施工组织设计和工期 质量与检验 安全施工 环境保护等 1 4 合同价款评审与支付方式 工程价款清单 材料和设备供应 工程变 更 竣工验收与决算 1 5 违约责任限定 索赔程序 争议解决方式 1 6 资金投放及利息的计算方式 2 合同文件各个组成部分的要求是否一致 3 参加评审的人员对合同文件的各项要求理解一致 第十四条第十四条 项目公司对该工程合同洽谈 及项目公司内部评审等情况 向上 级投资部提交签约工程项目如下资料原件 1 书面向上级申请合同评审的文件 公司对合同的洽谈情况和合同的主要 条件进行的说明 2 投资建设与采购合同生效的前期文件 3 呈报有公司总经理签字 加盖公司印章的公司合同评审领导小组有明确 态度的合同评审记录 意见 第十五条第十五条 待上级部门及分管领导评审通过方可实施 未经评审通过严禁擅 自做主执行 4 建设投资与采购合同流程图 公司商务部公司合同评 审领导小组 上级合同评审 委员会 上级法务部 合同起草 达成双方共 识 第一稿 审批 签订BT合同 报上级投资部 备案 结束 初步谈判 是 是 否 是 审批 评审委员会对 合同评审 否否 5 其它合同签订流程图 6 公司商务部公司评审领导 小组 上级合同评审 委员会 合同起草 达成双方 共识 报评审小组 审核 审批 签订合同 报上级投资部 备案 存档 初步谈判 否否 是 7 第五节第五节 合同的履行合同的履行 第二十三条第二十三条 法定代表人全面负责合同的履行 合同承办部门和人员具体负 责其订立合同的履行 第二十四条第二十四条 在履行合同过程中 根据情况的变化 应当对对方当事人的履 行能力进行跟踪调查 如吉林市政府财政年报等 如发现隐患问题 合同承办人 要及时处理 第二十五条第二十五条 凡与合同有关的来往文书 电报 电传 信函 电话记录都应 作为履约证据留存 对我方当事人的履约情况 除妥善保存有关收付凭证外 还要做好履约记录 履行期间跨年度的合同由合约部组织 经办部门负责完成履约情况评价 形成书 面报告留存在档案中 我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时 应当连同信封一并收存 通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时 必须使用 挂号信函 并保存邮局收据 回执备案 第六节第六节 合同的变更 解除与终止合同的变更 解除与终止 第二十六条第二十六条 我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时 应当 及时收集有关证据 并立即以书面形式通知对方当事人 同时积极采取补救措施 减少损失 第二十七条第二十七条 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时 合同承办人应当 催促对方当事人采取有效补救措施 收集 保存对方当事人不履行合同的有关证 据 及时向合约部报告 第二十八条第二十八条 我方当事人因故变更或解除合同 应当及时以书面形式通知对 方当事人 说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限 尽快与对方 当事人达成变更或解除合同的协议 第二十九条第二十九条 合同若确需变更或解除时 由经办人查明原因 提出意见 经 批准签订的部门领导核准后 再同对方协商 并填写变更 解除审批表 见附件 四 后 依法签署变更或解除合同的书面协议 第三十条第三十条 合同终止 由合同承办部门会同商务部尽快将履约记录等相关资 料收集整理归档 第七节第七节 合同档案管理合同档案管理 第三十一条第三十一条 合同统一归由商务部进行管理 商务部应及时收集 整理 归 8 档 合同按照 BT 合同 BT 建安合同 JA 材料采购合同 CL 设备工器 具购置合同 SB 咨询服务合同 ZX 金融合同 JR 担保合同 DB 和其他 综合类合同 ZH 的分类标准进行分类 建立台帐 合同编号的规则为合同名称字母简称加数字编号组成 如 BT001 表示第 一份 BT 合同 第三十二条第三十二条 签订合同正本两份 副本份数按需要确定 正副本区分清楚 合同正本最终必须由商务部留存 第三十三条第三十三条复印 借出合同必须事先征得商务部同意 并统一登记受控 见 附件五 合同履行期由商务部负责保管相关合同资料 合同履行完毕后 商务 部应及时归档 第八节第八节 责任与奖惩责任与奖惩 第三十四条第三十四条 合同洽谈 签订人员应具有相应的业务能力和专业知识 遵纪 守法 严禁借工作之便收受贿赂 假公济私 不准采取胁迫 欺诈 诱惑等不法 手段 严禁签订违法合同 无效合同和权利义务不对等 执行后不利于企业的合 同 第三十五条第三十五条 任何单位和个人均有权检举 揭发利用经济合同进行违法活动 的行为 对检举揭发有功人员 依照国家有关规定给予奖励 第三十六条第三十六条 在合同的签订 履行及合同管理工作中成绩显著 有特殊贡献 者 单位应给予一定的奖励 第三十七条第三十七条 对有下列情况之一的 须根据情况追究有关责任人员的行政 经济直至法律责任 1 在合同签订中 违反本管理办法的 玩忽职守 给本企业造成损失的 2 未经授权或超越代理权限 不依规定程序滥签合同 所签合同应视为无 效合同 并给企业造成损失的 3 在合同的履行中 由于单位 部门或个人失职 致使合同不能正常履行 给本企业造成损失的 4 在签订 履行合同中 利用职权和工作之便 索贿受贿 徇私舞弊 致 使企业的利益受到损害的 第三十八条第三十八条 本办法由项目公司负责解释 附件一 合同评审申请报告 附件二 合同评审表 9 附件三 法人授权委托书 附件四 XX 基础设施开发建设有限公司合同变更 解除审批表 附件五 合同协议复印 借出 发放登记表 附件六 合同评审领导小组成员名单 10 附件一 合同评审申请报告合同评审申请报告 工程局 工程局 按照总部与吉林市政府签订的按照总部与吉林市政府签订的 框架协议框架协议 吉林项目公 吉林项目公 司在司在 2010 年年 月与吉林市政府 就月与吉林市政府 就 吉林市吉林市 工程 工程 其其 BT 合同的政府采购条款和保证合同的保证条款达成一致 合同的政府采购条款和保证合同的保证条款达成一致 现呈报给总部 请给予合同评审 现呈报给总部 请给予合同评审 XX 基础设施开发建设有限公司基础设施开发建设有限公司 二二 0 一一 0 年年 月月 日日 11 附件二 合合 同同 评评 审审 表表 工程名称 工程 建筑规模合同价款 承包范围质量要求 原因 评评 审审 意意 见见 合 约 部 工 程 部 财 务 部 总 经 理 董 事 长 最终评审意见 XX 基础设施开发建设有限公司 12 附件三 法人授法人授权权委托委托书书 致 致 公司公司 兹兹授授权权 代表我公司代表我公司签签署署 合同合同该该授授权权人代表我公司所人代表我公司所签签署的一切条款文件 我署的一切条款文件 我 公司均予以确公司均予以确认认并承担相关行政及法律并承担相关行政及法律责责任 任 特此声明特此声明 法宝代表人 法宝代表人 签签字 字 被被 授授权权人 人 签签字 字 20102010 年年 月月 日日 附件四 XXXX 基础设施开发建设有限公司基础设施开发建设有限公司 合同变更 解除审批表合同变更 解除审批表 13 合同 协议名称 合同 协议名称 合同 协议情况 主办部门 签字 日期 商务部门意见 签字 日期 财务部门意见 签字 日期 工程部门意见 签字 日期 总经理意见 签字 日期 法人代表意见 签字 日期 最终处理意见 签字 日期 注 1