编制红头文件格式

1 编制红头文件格式编制红头文件格式 1 1 作业目的 作业目的 红头文件是以其文件首页主题为红色而得名 表明它的严肃性和重要性 红头文件是公司为了管理的需要 制定的针对一时或一事或者执行有关政策的 具体措施 方法 决定 意见等 关于文件以红头文件还是普通通知下发 主要根据文件的重要性和发文主 体而定 2 2 红头文件分类 红头文件分类 2 1 发布性红头文件 用于发布公司生产经营 行政管理等方面的规章制 度 重大经营 生产 技术 管理等工作的决定 发布有关奖惩决定和通报 2 2 任免性红头文件 用于公司内部人事任免和聘用等事项 2 3 批复性红头文件 用于对下属企业上报文件的批复 2 4 请示性红头文件 用于对政府部门请示上报或协调性文件 3 3 红头文件格式 红头文件格式 3 1 组成红头文件的各要素 组成红头文件的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 红头文件首页红 线以上部分为眉首 红线 不含 以下至主题词 不含 之间部分称为主体 主题词以下部分称为版记 3 2 眉首部分格式 3 2 1 发文单位 公司公文的发文单位 有限公司 由红色字体标示 使用时由集团行政办或分公司综合办统一印制 宋体 定号不限 需要注意的是请示性红头文件为上行文 发文单位比普通红头文件低 55mm 左右 一方面方便政府部门批示 另一方面也表示尊敬 上行文应注明 签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 3 2 2 发文字号 与发文单位标识下空 1 行 发文字号由发文单位代字 如 太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度 代字 并阳办字 年份和序号 2 组成 用仿宋三号字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数字标识 年份应标全 称 用 括入 序号不编虚位 即 1 不编为 01 不加 第 字 如太原市 阳光实业有限公司 3 号文件编为 并阳办字 2014 3 号 3 2 3 下划线 由红色下划线划出 3 3 主体部分格式 主体部分包括标题 主送单位 正文 附件 发文单位 成文时间 印章 等组成 3 3 1 标题位于红色下划线下空 1 行 用宋体二号组成 可分为一行或多行 居中排列 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 3 3 2 主送单位 用全称或规范化简称 统称 标题下空 1 行 左侧顶格 用 3 号仿宋体 但公告 通告等属周知性公文没有主送单位 3 3 3 正文 首页必须显示正文 正文从主送单位名称下一行开始排列 每自然段开头 左空 2 字 回行顶格 3 3 4 附件 公文中如有附件 在正文下空 1 行左空 2 字 用 3 号仿宋体标识 附件 后标全角冒号和名称 正文中附件如有序号使用阿拉伯数字 如 附件 1 数字上下要对齐 附件是正文内容的组成部分 与正文一样具有同 等效力 附件应与公文一起装订 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件 左上角第一行顶格标识公文的附件号 如转发或引用的附件为正文配套资料或 内部资料 发文时不加日期 如转发附件为发文单位以外的文件 保持原有的 格式及日期随正文下发 3 3 5 成文时间 用汉字将年 月 日标全 0 写为 成文时间距上文空 3 行 右空 4 字 成文时间确定的原则如下 1 会议通过的决定 决议等以会议通过日期为准 3 2 领导签发的 以签发日期为准 3 规章制度以文件批准日期为准 3 3 6 印章 公文生效标识 公文除会议纪要外 均需盖印章 一般公文在落款处不署发文单位名称 只标识成文日期和盖章 联合行文 请示或其它形式的上行文只盖主办单位章 下行文各主办单位均要盖章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉 开 左右各空 7 字 主办单位印章在前 采用同种加盖印章方式 保证印章排 列整齐 两印章互不相交或相切 间隔不超过 3mm 3 4 版记部分格式 3 4 1 主题词格式 主题词用黑体三号字 居左顶格标识 后标全角冒号 词用宋体三号字 词目之间空 1 字 类别词 类属词 文种 除类别词外最多可选 5 个 另 外须注意 如文件内容在一页内并且带有附件 主题词须另起一页 不能跟正 文放在一页 3 4 2 抄报 发格式 公文如有抄报 在主题词下一行 居左顶格用仿宋三号标识 后标全角冒 号 抄报单位之间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄报单位对齐 在最后一个 抄报单位后标句号 3 4 3 印发单位和印发日期 位于抄送单位之下 无抄送单位在主题词之下 占 1 行位置 用 3 号仿宋 体 印发单位左空 1 字 印发日期右空 1 字 印发日期以公文付印日期为准 用阿拉伯数码标识 3 4 4 校对和印数 校对一般为拟稿人 用 3 号仿宋体 校对后冒号与主题词后冒号对齐 印数用 3 号仿宋体 右空 4 字 红头文件格式 该页为下行及平行文首页格式 4 中鲁办字 2013 11 号 关于组织 2013 年度述职报告会 的通知 集团各部门 各分公司领导 2013 年的工作历程即将结束 新的一年需要系统布局与安排 为了更好地总结过去 计划未来 发现问题 调整改进 集团公司决 定组织 2013 年度述职工作 现将有关事宜通知如下 一 组织部门 集团人力资源部 二 述职人员 集团 投融资总监 人力资源总监 财务总监 行政总监 地产事业部 总经理 工程副总 经营副总 营销总监 力鸿 总经理 居然物业 总经理 三 述职时间安排及地点 该页为上行文首页格式 发文单位宋体 字号不 限 发文字号仿宋 3 号 标题宋体 2 号 主送单位 仿宋 3 号 正文 仿宋 3 号 5 中鲁办字 2014 11 号 签发人 关于 的请示报告 小店区公安局 太原市政府正式出台 关于进一步改革户籍管理制度的意见 决定在全太原市范围内取消农业户口和非农业户口的划分方式 实行 城乡统一户口登记 居民户口 管理 从 6 月 1 日起 符合条件者 即可到各派出所办理落户手续 根据 太原市人民政府关于进一步改 革户籍管理制度的意见 文件要求 二 一四年二月二十七日 联系人 电话 发文字号仿宋 3 号 标题宋体 2 号 主送单位 仿宋 3 号 发文单位宋体 字号不 限 联系人 电话 只在请示文中标注 正文 仿宋 3 号 6 主题词 请示 报告 抄 报 董事长 山西中鲁物流有限公司 2014 年 2 月 27 日印发 校对 共印 2 份 主题词黑体 三号 仿宋 三号 印数右空 4 字 词用宋体三号字 词目之间空 1 字 抄报仿宋三号 用 3 号仿宋体 印发单位左空 1 字 印发日期右空 1 字 7 编制普通通知格式编制普通通知格式 1 1 作业目的 作业目的 普通通知 是印发上级单位和本级单位有关公文 批转下级单位公文 传 达上级单位指示 发布法规和规章 以及要求下级单位办理 执行或周知事项 的公文 2 2 通知的分类 通知的分类 根据适用范围的不同 可以分为以下几大类 2 1 批转性通知 用于上级单位批转下级单位的公文 给所属人员 让其 周知或执行 2 2 转发性通知 用于转发上级单位和不相隶属单位的公文给所属人员 让其周知或执行 2 3 指示性通知 用于上级单位指示下级单位如何开展工作 2 4 事务性通知 用于处理日常工作中带事务性的事情 常把有关信息或 要求用通知的形式传达给有关单位或人员 2 5 发布性通知 用于发布规章制度或规程等 3 3 通知格式 通知格式 3 1 通知的编号 为方便查找 通知在页眉部可加编号 用宋体五号字齐右排列 编号规则 为公司简称 年份 月份 日期 份数序号 文件密级 A 一级 B 二级 C 三级 D 四级 太原市阳光实业有限公司 2013 年 12 月 6 日发的第二份普通通知 编号为 YGSY2013120602 D 3 2 通知的标题和主送单位 3 2 1 标题用宋体三号字体加粗 可只写 通知 二字 如事情重要或紧急 8 也可写 重要通知 或 紧急通知 以引起注意 也有在 通知 前写上发 通知单位名称 或写上通知的主要内容 3 2 2 写被通知者姓名或单位名称 距标题间隔一行顶格写 宋体四号字 3 3 通知的正文 空两格宋体四号字体 3 3 1 通知缘由 发布指示 安排工作的通知 这部分的写法跟决定 指示 很接近 主要用来表述有关背景 根据 目的 意义等 3 3 2 通知事项 这是通知的主体部分 所发布的指示 安排的工作 提出 的方法 措施和步骤等 都在这部分中有条理地组织表达 内容复杂的需要分 条列项 3 3 3 执行要求 发布指示 安排工作的通知 可以在结尾处提出贯彻执行 的有关要求 如无必要 可以没有这一部分 3 4 落款 行文日期写在正文右下方 距正文空 3 行 右空 4 字 通知格式 宋体五号 在页眉处 9 编号 YGSY2013120602 D 关于组织关于组织 2013 2013 年度述职报告会年度述职报告会 的通知的通知 集团各部门 各分公司领导 2013 年的工作历程即将结束 新的一年需要系统布局与安排 为了更好 地总结过去 计划未来 发现问题 调整改进 集团公司决定组织 2013 年度 述职工作 现将有关事宜通知如下 一 组织部门 集团人力资源部 二 述职人员 集团 投融资总监 人力资源总监 财务总监 行政总监 地产事业部 总经理 工程副总 经营副总 营销总监 力鸿 总经理 二 一三年十二月六日 通知的内容 需要思 路清楚 表达意识清 楚 宋体四号字体 发文的时间 宋体四号 右空四字 距正文空 3 行 主送单位 和标题间隔一行 宋体四号 通知的标题 宋体三号字体加粗 10 编制会议纪要格式编制会议纪要格式 1 1 作业目的作业目的 组织召开会议必须编制会议纪要 这是为了避免泛泛而谈 议而不决 决 而不行 是为了提高会议效率 切实解决实际问题 同时也是为了减少所谓 事出有因 查无实据 等扯皮现象 编制人通过一定的编制和归纳技巧 把 分散的意见以适当的文字引导成统一的决议 便于参会各方理清思路 加强遵 照执行的自觉性 2 2 主办单位主办单位 会议纪要由召集和主持的会议的单位指派人员负责编制 3 3 作业描述作业描述 3 13 1 会议纪要格式示范会议纪要格式示范 单位 太原市阳光实业有限公司 宋体三号加粗 标题 会议纪要 宋体三号加粗 文号 2014 第 9 次 宋体三号加粗 文号写在标题的正下方 由年份 序号组成 用阿拉伯数字全称标出 并 用 括入 如 2014 第 5 次 办公会议纪要对文号一般不做必须的要求 但是在办公例会中一般要有文号 如 第 X 次 写在标题的正下方 会议日期 年 月 日 午 时 会议地点 主 持 人 出席对象 出席单位 姓名 缺 席 人 记 录 人 上周工作 一部门一段 本周工作任务 一部门一段 11 领导布置工作任务 一事一段 标题性文字用宋体四号加粗 正文统一用宋体四号字 3 23 2 作业要求作业要求 3 2 1 正文部门是纪要的主体部分 是对会议的主要内容 主要精神 主 要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述 具体要求如下 3 2 1 1 要从会议的客观实际出发 从会议的具体内容出发 抓中心 抓 要点 抓中心就是抓住会议中心思想 中心问题 中心工作 所谓要点 就是 会议主要内容 要对此进行条理化的纪要 3 2 1 2 会议纪要是以整个会议的名义表述的 因此 必须概括会议的共 同决定 反映会议全貌 凡没有形成一致意见的问题 则需要分别论述并写明 分歧之所在 3 2 1 3 为了叙述方便 眉目清楚 常用 上周主要工作 本周工作任 务 领导布置工作任务 等词语 作为段落的开头语 也有用在段中的 仍 起强调的作用 3 2 1 4 属于介绍性文字 记要者可以灵活自由叙述 但属于引用性文字 必须忠实于发言原意 不能篡改 也不可强加于人 3 2 23 2 2 由本单位主持的会议 会议纪要由本单位指定专人编制 本单位为 主要出席对象的会议 本单位应主动要求承担编制会议纪要 3 2 33 2 3 对于个人发言先做好记录 意见统一的编入会议纪要 如有持不同 意见者坚持要求将其意见记入会议纪要的 决议表述力求清晰明确 不可含糊 其词而引发歧义 3 2 43 2 4 会议纪要由专人编制完成后由主持人负责审核 确认无误后由编制 人以电子形式转发所有参会人员 12 会议纪要格式 山西中鲁物流有限公司山西中鲁物流有限公司 月度工作会议纪要月度工作会议纪要 2014 2014 第第 4 4 次次 时时 间间 2014 年 2 月 20 日 8 点 30 分 地地 点点 705 会议室 主主 持持 人人 参会人员参会人员 缺缺 席席 人人 记记 录录 人人 会议内容会议内容 一 一 上月