财务系统管理制度

第 1 页 共 8 页 财务系统管理制度财务系统管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条 为了加强财务系统管理 保证财务系统的信息质量 安全 根据财政部 会计电算化管理办法 会计电算化工作规范 等相关规定 结合奇信集团财 务管理信息系统工作的特点 特制定本制度 第二条 适用范围 本制度适用于集团总部及分子公司 第三条 财务系统管理的工作职责按集团内部组织架构的层级明确划分 实行统 一领导 分级管理 各负其责 第二章第二章 财务系统的操作管理财务系统的操作管理 第四条 系统管理员 会计人员 稽核人员及其他与电算会计有关人员 有权进 入财务系统操作 无关人员不得随意进入财务系统 上机操作人员须经会计电 算化系统操作系统运行的专门培训学习 取得会计电算化知识培训合格证书 并确保掌握相应的操作知识和技能 方具备操作运行资格 第五条 为保证系统的正常 安全运行 杜绝各种非法舞弊行为 防止造成系统 内数据的破坏 保证数据正确性和运行效率 对上机操作人员规定 一 系统操作员 数量录入员 数据审核员由财务总监根据业务需要确定 二 系统管理员 系统操作员 系统维护员 数据录入员 数据审核员及其 他由财务总监批准的有关财会人员 有权上机操作本人权限范围内的财务运行 系统 相关岗位根据工作需要可采取一人多岗或多岗一人 但须符合不相容职 务相互分离的原则 三 与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统 第六条 上机操作人员都必须设置上机操作口令 计算机开机口令和财务操作员 口令需不定期更改 各操作员必须对自己所掌握的口令严格保密 不得对外泄 露 第七条 各操作应严格权限操作 不得泄露 打听他人有关操作口令 不得以他 人名义上机登录 更不得试图获取不属于自己职责范围内的资料数据 系统管 理员根据上机记录核对 作为工作检查依据 第八条 财务部各岗位使用的计算机只能用于本公司 未经财务总监 总裁 董 第 2 页 共 8 页 事长一致批准同意财务人员一律不得对外使用 第九条 系统操作人员应严格遵守计算机开 关程序和服务器安全卫生管理制度 的规定 第十条 会计人员进入财务系统操作必须使用其真实姓名 操作密码注意保密 一旦泄密 操作人员有权修改口令 第十一条 会计人员必须按各自的操作权限进行 不得越权 为防止此类情况发 生 系统管理员应在初始化时在财务系统中为有关人员设置权限 第十二条 出纳人员 硬件维护人员及其非系统操作人员 不得单独进入账务系 统修改数据操作 第十三条 如发现已输入的内容有误 必须按照系统提供的功能 如编制补充或 负数冲销的凭证加以改正 不得使用电算会计软件以外的方法处理会计你数据 第十四条 有关财务系统操作人员未经财务总监批准 不得擅自向任何人提供任 何资料 第十五条 不能随便安装来历不明的软件 随便读取和拷贝外来文件与数据 以 防病毒传入 第十六条 对外单位转来各类存储介质 要先进行查杀病毒处理 再继续使用 以防带入病毒 第三章第三章 财务系统软件 硬件的购置及维护财务系统软件 硬件的购置及维护 第十七条 财务系统软 硬件的购置 一 财务系统软件的购置 使用运行 升级换版 二次开发等 由集团财务 管理中心统一负责组织实施 并须符合下列条件 1 购入软件应进行可行性论证和方案设计 在充分考察适合集团公司情况的基 础上 经财务总监 总裁及董事长批准方可添购 2 购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的 且售后服务好和技术支持保 障科技含量高的软件 3 未经批准不得使用外来软件 包括应用软件和系统软件 不准对购入软件进 行随意修改 对外拷贝 4 二次开发软件要经财务总监同意 总裁及董事长批准后方可实施 且仅限于 第 3 页 共 8 页 对原始数据的利用和深加工 不得修改原始数据 二次开发的软件应达至财政 部发布的 会计核算软件基本功能规范 的相关要求 二 财务系统硬件的购置 首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请 再由集团行政部进行选 型和市场价格调查的工作 选择性价比好 商品质量高的品种和售后服务好的 商家签订合同 经公司相关领导批准后购置 第十八条 财务系统软 硬件的维护 一 财务系统硬件维护规定 1 财务系统硬件设备是指专门用于会计电算的计算机及其配套设备 包括计算 机主机 显示器 打印机等 为了确保会计电算工作的正常进行 财务部门配备的计算机设备是专门用于会 计电算工作的设备 其他部门不得任意使用 2 财务系统硬件设备专门用于运行帐务处理系统 报表处理系统和其他会计事 务处理 任何人员不得将其用于游戏 个人文字处理 不得用于对外服务 3 为了保证计算机不受病毒干扰 安装有财务系统的计算机必须安装杀毒软件 所有软件必须先进行病毒检测和消除病毒操作才能进行其他操作 4 会计电算设备的检测工作由系统维护人员负责进行 一般每周末全面检查一 次 并做好检查记录 5 财务人员长时间不在工作岗位时应关闭自己使用设备的电源 6 财务部门必须加强会计电算设备的安全与保护工作 每季应至少做一次病毒 检查 计算机和打印机除每周一次全面检查外 应定期清除计算机和打印机上 的脏物 7 各种设备与主机连接时 必须是断电状态 否则有可能损坏设备 其中要特 别注意 绝对禁止在计算机和打印机都带电的情况下拆装打印机通讯电缆 8 为保证会计电算软件可靠运行 防止输入数据丢失和被破坏 应有停电保护 措施 要配备相应的不间断电源 UPS 二 财务系统软维护规定 1 财务系统软件是用于完成会计业务处理的软件 按照财务统一管理方针 财 务部门配备金蝶公司研制的集成帐务处理系统 各分公司 控股子公司启用 第 4 页 共 8 页 变更财务核算软件必须报公司财务总监批准 2 会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修 正 会计软件参数调整和会计数据的更正恢复等工作 会计软件的程序修正和 会计软件参数的调整由金蝶公司技术维护部负责 会计数据的更正恢复一般由 系统维护人员负责 其他操作人员一律不得进行维护操作 维护人员实施数据 更正与恢复必须作好详细记录 3 操作使用人员在实际工作中发现 金蝶财务软件 的原设计功能未正常实现 如套打控制不准确 时 立即作详细记录后报告系统管理员 4 财务部门在收到修正程序或调整参数后的正确软件时 应由系统管理员进行 安装和运行测试 正常后才能交操作使用人员运行 5 由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭证更正方法 进行数据的修正 不得通过维护操作给予修正 6 下述情况下维护人员才能实施数据修正工作 6 1 未录入年初余额或年初余额未平但已记帐 6 2 记帐时中断 6 3 错误操作引起的数据错误 7 一般情况不允许实施数据恢复操作 只有当硬盘数据已破坏 并无法修正或 更换硬件设备时才能实施数据恢复操作 8 数据修正与恢复的程序 8 1 系统管理员对金蝶公司维护部提出数据修改和恢复要求 8 2 系统维护部人员在系统管理员或财务总监的授权下修正或恢复会计数据 8 3 系统管理员对检查修正或恢复后的数据 确定准确无误后通知操作使用人 员 9 财务部门在开始使用会计软件后必须做好多套备份 并分别存放在档案室和 财务档案管理员办公室的专用铁柜内 存放在档案室的备份软件由档案管理员 管理 存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管 10 用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上 一般情况下不得重新安装 11 应根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码 操作人 员必须对自己的操作密码严格保密 不得泄露 第 5 页 共 8 页 第十九条 应及时作好系统数据的备份工作 以防意外事故发生 系统管理员应 在服务器上每日进行备份 年终将全年财务数据在光盘备份 交档案管理员保 管 第四章第四章 财务信息系统的变更和升级财务信息系统的变更和升级 第二十条 财务信息系统一旦启用后不得随意变更 如因特殊原因不得不变更 须组织相关部门充分讨论 并做出书面的可行性报告 交相关部门负责人签批 并经总裁 董事长批准后才可变更 第二十一条 软件升级的审批程序 一 由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告 二 公司财务总监审查申请报告 行政部论证其可行性 公司总裁及董事长 领导审批 三 原程序清单存档 四 手续完备后 实施软件升级 五 软件升级后使用变更通知 六 进行软件升级后的试运行 七 根据运行的情况总结并升级文档资料 八 发出软件升级后正式运行通知 九 软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档 文档主要包括以上修改 或更新的提请人 审批人 维护人的姓名 维护时间 修改时间 修改的原因 修改的内容 修改后的现状等 第五章第五章 信息安全保障制度信息安全保障制度 第二十二条 财务信息的安全是指信息不丢失 不损毁 不向无关人员泄露 不 被非法修改 保障信息的安全要从技术和管理两个方面着手 做好安全保密工 作 第二十三条 财务数据的备份或保存介质可采用正规的磁带 软盘 光盘 内存 微缩胶片等 网络服务器在引进时必须配置磁带机或可读写光盘机或其他存储 介质 没有条件的单用户单位可短期内用软盘 硬盘 内存备份 以后向光盘 和磁带机等存储介质过渡 第 6 页 共 8 页 第二十四条 要经常对系统中的数据进行备份 以便在计算机发生故障时可将数 据恢复到最近状态 数据备份的目标是防止任何时间发生的硬 软件故障以及 人为失误造成的数据损毁 因此 原则上要求在发生业务的当天部进行备份 推荐的数据备份模式为 一 与每星期的七天对应的七个备份循环覆盖 二 每月月末的备份 三 每年年末的备份 四 备双份以上 存储于不同的地点 第二十五条 对备份的数据应加强管理 防止被非法拷贝 盗用或毁坏 要对其 内容及运行环境 如财务软件的版本 等进行记录 网络版的备份应连同主控 数据库一并备份 第二十六条 所有计算机均需安装防火墙 系统管理员应定期对所有计算机进行 防毒检测 如连接网络更应加强网络安全维护 第六章第六章 财务信息系统档案管理财务信息系统档案管理 第二十七条 财务信息系统档案管理 财务信息系统档案主要是打印输出的各种帐簿 报表 凭证 存储会计数据和 程序的磁盘或光盘及其它存储介质 系统开发运行中编制的各种文档以及其它 会计资料 档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档 安全保管和保 密工作 电算化财会档案一般包括以下内容 一 会计凭证 会计帐簿 会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证 据 财务部必须加强会计档案管理工作的领导 建立健全会计档案的立卷 保 管 调用及管理制度 二 记帐凭证由人工统一登记编号 经审核人员审查后录入微机 定期汇总 按类装订成册 专人保管 帐表必须有会计主管 系统管理员的签章才能存档 保管 三 每月形成的帐簿 报表都应按月打印 按科目 类别立卷 装订成册 年底送财务部档案室集中管理 四 会计档案一律以纸质形式保存 同时以磁质形式保存会计档案 磁质档 案一般应保存 2 到 3 份 保存时限至少为五年 其他各类文档的保存期限及销 第 7 页 共 8 页 毁手续 应按 会计档案管理方法 的规定保管期限进行保管 五 会计档案必须做到妥善保管 存放有序 方便查找 备份磁盘 磁带等 应贴上保护标签 标签信息完整 字迹信息完整 字迹清楚 必须用钢笔填写 存放在安全 清净 防热 防潮的场 同时 严格执行保密制度 不得随意堆 放 严防毁损 散失和泄密 六 会计档案为本单位积极提供利用 向外单位提供利用时 档案原则上不 得借出 如有特殊 需经公司财务总监 公司总裁和董事长批准 并应记录下 调用人员的姓名 调用内容 归还日期等 并按期归还 且不得拆散原册 七 对于违反上述档案 管理或保密规定 以及任何伪造 非法涂改变更 故 意毁坏数据文件 帐册 磁盘等的行为将进行严肃处理 第七章第七章 工作变动 工作移交管理工作变动 工作移交管理 第二十八条 工作变动 工作移交 一 所有有关财务系统人员因工作变动均需严格的办理相关工作移交 二 所有移交均须财务总监或电算主管进行监交 三 系统管理员移交须移交下列资料 1 网络服务器口令 2 数据库越级口令 3 系统管理员口令 4 系统维修 维护记录本 5 所有有关财务系统的软件 6 所有的数据库软件 版本授权书 序列号 7 软件售后服务书 8 各级操作员授权记录本 四 一般工作移交应有以下资料 1 操