财务报销流程

财务报销制度及报销流程财务报销制度及报销流程 第一章第一章 总则总则 一 为了加强公司财务管理 规范公司财务报销行为 合理控制 费用支出 提高资金使用效益 根据国家有关法律 法规和各项财 政政策 结合本公司的具体情况特制定本制度 二 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况 将财务报 销分为日常办公费用 工薪福利及相关费用等 以下分别说明报销相 关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程 三 本制度适用公司全体员工 第二章第二章 管理职责管理职责 一 财务部负责制订和调整财务报销管理规定 审核报销凭证 报销手续 核算报销金额 分割核算对象 由相关会计进行帐务处 理 二 各职能部门负责人负责审核有关报销凭证和按规定权限进行 审批 并协助本规的实施 第三章第三章 管理内容和要求管理内容和要求 一 财务报销单证的要求财务报销单证的要求 1 所有发票 单证的报销 必须业务内容完整 金额计算正确 大 小写相符 字迹清晰 如 开票日期 公司全称 品种规格 数量 单价 金额等缺一不可 2 增值税专用发票必须按发票格式逐栏正确填写和签章 任何项目 填写的内容与实际不符的一律不予报销 汇总开具的专用发票 必 须有一份增值税专用发票销货清单附件 否则不予报销 有密码的 增值税发票 右上角的密码不得有任何损坏迹象 否则由经办人负 责退回 3 统一发票 指增值税专用发票以外 加盖有税务监制章的发票 若确实无法取得发票经报备后可用加盖收据单位公章的 或财务专 用章 和经办人签字 如果确实无法取得开具单位公章的 必须有 对方经办人的私章和签字 由相关的部门主管签字 否则不予报销 4 购进各种原材料 包括燃料 动力及主要材料 辅助材料 外购 半成品 包装物 固定资产 必须用增值税专用发票报销 对确实 不能取得专用发票的 必须用税务统一发票报销 考虑价税因素 减进项税 价格为平价 对物价上下波动 必须按价格调整通知 单 由供应部门主管 总经理批准 同意上浮 物价 对只能取 得收款收据的事先必须报总经理批准 5 购货发票报销时必须有合同及采购审批单 超计划采购部分不予 报销 采购计划变动的由主管签字证明 6 报销中常见的不可抵扣进项税事项可开具增值税 普票 定额票 除此之外的费用原则上开具增值税专 用发票 附 序号 常见报销事项不可抵扣进项发票类型 1 招待费无法抵扣进项增值税普通发票 2 差旅费中的餐饮 交通费无法抵扣进项增值税普通发票 3 会议费中的餐饮费无法抵扣进项增值税普通发票 4 职工福利费无法抵扣进项增值税普通发票 5 鲜活肉产品 鲜活蛋产品无法抵扣进项增值税普通发票 6 交通费无法抵扣进项增值税定额发票 7 停车费无法抵扣进项增值税定额发票 8 ETC 充值无法抵扣进项增值税普通发票 二 日常费用报销规定及流程 二 日常费用报销规定及流程 日常费用主要包括差旅费 电话费 交通费 办公费 低值易耗品 及备品备件 业务招待费 培训费 资料费等 在一个预算期间内 各项费用的累计支出原则上不得超出预算 一 差旅费的报销 1 乘坐飞机的报销标准 除董事长 总经理外乘坐飞机首要条件 由于特殊原因或者紧急 事务 需要及时赶到可以提前报备经部门经理及总经理批准方可乘 坐飞机 原则不可乘坐飞机 2 乘坐火车的报销标准 董事长 总经理出差乘坐火车可以凭票按实报销 其他人员出差限乘火车硬座车 凭车票报销 特殊情况可以 报销补票手续费 但须经主管副总认可 其他费用不予报销 出差乘坐火车连续 8 小时以上或晚上 当天 20 时至次日 7 时 之间 乘车 6 小时以上的可凭票报销硬席卧铺票 其他人员出差乘坐火车按规定可以乘坐卧铺而不坐的 每次 按票面金额 50 给予补贴或给与一晚住宿的补助 取两者最低者 如果在起点买不到卧铺票而在途中补办的 则未乘卧铺的一段路程 经查旅客列车时刻表上所列的里程 按相应车次给予 50 比例补贴 3 乘坐长途汽车的报销标准 出差乘坐长途汽车凭票报销 车票票面未注明起讫日期 时 间和起讫地点的必须自行注明 否则不予报销 因公出差在 300 公里以外乘车连续 8 小时以上 或当天晚上 20 时至次日 7 时之间 可以凭票报销卧铺票 不乘卧铺的每次可以 补贴 50 元 乘坐豪华空调车的不再报销补贴 4 乘坐公共汽车 市内交通车的报销标准 公司员工在市内外出办事 应尽量选择乘坐公司车或公交车 原则上不提倡乘坐出租车 如确应工作需要乘坐出租车 要事先请 示分管领导 并在报销单上注明 报销时出租车票不得连号 5 乘坐出租车的报销标准 乘坐出租车出租车发票跨报销阶段的 不予报销 董事长 总经理乘坐出租车 凭票按实报销 其他人员乘坐出租车凭票按限额报销 按出差实际天数计算 报销人员限额备注 副总级 总监级 50 元 天 部长级40 元 天 其他人员30 元 天 6 误餐补贴报销标准 公司人员出差本市误餐补贴 10 元 天 出差省内其他地区享 受 40 元 天 早 10 元 中 20 元 晚 10 元 省外 60 元 天 早 15 中 30 晚 15 出差郑州市范围内不享受误餐补贴 出差期间因业务需要发生招待费时不得享受误餐补贴 出差人员参加培训 会议 实行集体用餐或餐费按实报销的 不得享受误餐补贴 7 住宿费报销标准 董事长 总经理出差每天住宿费标准 一类地区 400 元以下 二类地区 350 元以下 凭票报销 超出自负 副总经理级 包括总监 出差每天住宿费标准 一类地区 250 元以下 二类地区 200 元以下 凭票报销 超出自负 部长 副部 级出差每天住宿费标准 一类地区 160 元以下 二类地区 120 元以下 凭票报销 超出自负 主管级以下出差每天住宿费标准 一类地区 100 元以下 二 类地区 80 元以下 凭票报销 超出自负 如有特殊原因如紧急事务 天气原因等结合当地情况确超支 的提前电话或微信向总经理报批 经批准后可以据实报销 因公出差的所有人员 按出差时间推算 在第二天可以乘坐 交通工具出差不影响工作的 不予报销当天的住宿费 住宿发票尽量开具增值税专用票 确无专用发票需开具增值 税普通票 没有住宿发票或发票无时间 无姓名 时间不相关 有 涂改痕迹的一律不予报销住宿费 餐费补贴 注 一类地区指 北京 浙江 江苏 上海 广东 二类地区指 上述一类地区以外的省 市 自治区 8 其它报销标准 因公外出培训 学习和参加会议 必须附相应的通知单 其 住宿费 餐费已包含在会务费 培训费中或由主办单位免费提供的 不再另行报销住宿费 餐费 为节约费用开支同一路线多人出差其住宿费出租车费等按可 组合的较低费用标准报销 如一个人的住宿标准能为 2 个人提供住 宿则按一个人的费用标准报销 可按最高级别员工组合 不允许全 部按最高级别员工组合 9 报销流程 出差申请 拟出差人员首先填写 出差申请表 详细注 明出差时间 地点 事由 行程安排 交通工具及预计差旅费用项 目等 出差申请单 需由总经理批准 借支差旅费 出差人员将审批过的 出差申请表 交财务 部 按借款管理规定办理借款手续 出纳按规定支付所借款项 返回报销 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销 事宜 根据差旅费用标准填写 差旅费报销单 要注明出差时间 事由 目的地 人数 用途和原始单据张数 并附原始单据和发票 部门经理审核签字 财务部门经理审核签字 办公室主任审批 总 经理审批 二 招待费用报销标准及流程 1 招待费用包括餐费 礼品及其他方面为客人开支的费用 董事长 总经理发生的招待费用 可以凭票按实报销 副总级发生招待费用 必须注明招待日期 对象 原因 人 数 经总经理批准凭票报销 否则每项扣 20 各部门主管确因工作需要发生的招待费用 应附明细菜单并 注明招待日期 对象 原因 人数 由总经理批准凭票报销 否则 不予报销 其他人员发生的招待费用 包括餐费 礼品 应说明情况 由 总经理签字凭票给予报销 2 招待费用报销流程 宴请客人 客户发生的费用需要填写 内部请示报告 并注明 招待事由 具体出席对象姓名 人数及金额 由部门经理审批后与发票 附在一起按照正常报销流程报报销 如报销单据不符合规定的 财务部有权直接将单据退回不予办理 三 三 办公费 低值易耗品等管理规定及流程办公费 低值易耗品等管理规定及流程 1 为了合理控制费用支出 此类费用由公司办公室统一管理 集中购置 并指定专人负责 2 办公用品低值易耗品的购置 各部门经理在每月 28 日前根据需要 编制计划报办公室审核汇总 按审批权限批准后 由办公室按计划统一 购买 并建立实物帐 详细登记办公用品的进 出情况 领用时 须填 制出库单 经分管领导批准 3 报销流程 购置申请 公司办公室每季度根据需求及库存情况按预算管 理办法编制购置预算 实际购置时填写购置申请单按资产管理办法 规定报批 报销程序 报销人先填写费用资金支出审批单 附出入库单 按日常费用审批程序报批 审批后的报销单及原始单据 包括结账 小票 交财务部门 按日常费用报销流程付款或冲抵借支 费用归集 财务部门按月根据办公室提供的各部门领用金额统 计表 归集核算各部门相关费用 四四 车辆费用报销制度及流程车辆费用报销制度及流程 1 严格按照 公司车辆管理制度 执行 各部门经理要按照规定控制 好本部门费用 超标自负 2 因公需使用公司车辆的需填写派车单 办公室应按派车单内容制作 车辆使用明细表 每月交由财务部核对费用 2 公司车辆有加油卡的 用加油卡加油无须再报销油费 只需提供车 辆里程数 申请车辆加油卡充值 3 公司车辆无加油卡的 报销车辆费用时 需根据派车单填写车辆起 始和结束公里数 并附加油发票 过桥费等票据 4 报销流程按费用报销流程执行 五 借款管理规定 五 借款管理规定 1 出差借款 出差人员凭审批后的 出差申请表 按批准额度办 理借款 2 其他临时借款 如业务费 周转金等 借款人员应及时报账 除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支 3 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款 4 借款销账规定 借款销账时应以借款申请单为依据 据实报销 超出申请单 范围使用的 须经主管领导批准 否则财务部门有权拒绝销账 借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销账手续 5 借款未还者原则上不得再次借款 借支者逾期未还将转为个人 借款 从工资中全数扣回 6 借款流程 借款人按规定填写 借款单 注明借款事由 借款金额 大小写须完全一致 不得涂改 支票或现金 审批流程 主管部门经理审核签字 财务部门经理复核 总 经理审批 财务付款 借款凭审批后的借款单到财务部门办理领款手续 四 工薪福利及相关费用支出制度及流程 四 工薪福利及相关费用支出制度及流程 1 工薪福利等支出包括工资 临时工资 社会保险及各项福利 等 此类费用按照资金支出制度相关规定执行 2 工薪福利支付流程 1 工资支付流程 每月 12 日销售事业部及各项目部提供业务人员月度工资 奖金分配表 每月 13 日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工 资支付标准 含人员变动 额度变动 扣款 社会保险及住房 公积金等信息 转交财务部门 财务部门根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表 按工薪审批程序审批 每月 16 日由财务部门通过银行代发形式或现金支付工资 如遇休息日 延顺至下周发放 员工到财务部门支领工资并与工资条核对后签字 2 临时工资支付流程 临时用工的使用 用工部门须填写 临时用工申请表 经办公室审核 报公司主管领导批准后 由办公室签订临时工用工协议 一 式两份 用工单位和临时工各一份 临时用工劳务结束以后 由用工部门领导验收劳务完成情 况是否合格 用工部门验收合格后 由财务部负责临时用工劳务费用的支 付 负责根据相关规定和 协议 结算并支付临时用工的劳务费用 临时工领取劳务费用时 应携带身份证原件 及相关协议 填 写费用领取单 注明人员数 劳务时间及劳务费用 由用工部门领导签 字证明 报总经理审批 财务方可付款 3 社会保险支付流程 人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部 门进行相关的财务处理 社会保险金由人力资源部按工薪审批程序申请转账支票 付 社会保险金由财务部门协助人力资源部办理银行托收手续 财 务部门收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认 若有差异 应查明原因并按实际情况进行调整 4 其他福利费支出流程 由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单 经部门经 理签字确认 财务部门经理进行财务复核 报总经理审批 审批后 的报销单及支付标准交财务部门办理报销手续 五 采购 入库及报销流程 1 采购管理规定 1 请购部门填写请购单 请购人员根据公司的实际需求口头请 示部门领导 经领导同意后 填写请购单交领导审核批准 2 部门领导审核 部门领导在审核时 要认真核实所请购的物品数量 审核时要考虑是否确实需要购买 以及购买后的适用性 审核购买物品的金额 3 上交采购进行采购 采购人员在采购时根据我公司规定的技术标准 一定要货比三 家 争取购买到物美价廉货物 采购人员采购时应认真核对请购单上的物品名称 数量 规 格型号 检验物品质量有无破损或明显瑕疵 采购人员必须向购买单位索要正规的发票和收据 4 仓管人员验收入库 仓管人员在收货时 一定要核对请购单清点好物品数量 验收时应检查物品质量有无破损或明显瑕疵 同请购 单上核对物品的规格及型号 仓管验收时如采购不能出示正规的发票和收据 仓管有 权拒收 如验收可以后 仓管人员应及时做好入库帐目并在相关单据 上签名 证明仓库已确认无误入库 4 采 购 款 项 报 销 的 一 般 规 定 及 流 程 1 采购合同 确认后的预付款支付 财务部门凭 采购申请 单 采购合同 或 付款清单 办理预付款的支付工作 审 批 流 程 部 门 经 理 审 核 财 务 出 纳 票 据 审 核 财 务 主 管复核 总经理签字 财务付款 完成以上审批程序后 安排付款 2 现 金 采 购 费 用 的 报 销 财务部凭 采购申请单 费用报销单 购货清单 送货单 入 库 单 发票办理报销业务 审批流程 部门经理审核 财务出纳票据审核 财务 主管复核 总经理复核审批签字 财务付款 报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续 3 周 月结采购形式 采购部门根据付款时限 与财务部门对好账 核 对无误后签字回传方可请款 五 五 专项支出财务报销制度及流程专项支出财务报销制度及流程 专项支出主要包括软件及固定资产购置 咨询顾问费用 广告宣传 活动费及其他专项费用等 1 软件及固定资产购置报销财务制度及流程 1 填写购置申请 按公司 资产管理制度 相关规定填写 资 产购置申请单 并报批 2 报销标准 相关的合同协议及批准生效的购置申请 3 结账报销 资产验收 软件应安装调试 无误后 经办人凭发票等资料 办理出入库手续 按规定填写报销单 经办人在发票背面签字并附 出入库单 按资金支出规定审批程序审批 财务部门根据审批后的报销单以现金或支票形式付款 若需提前借款 应按借款规定办理借支手续 并在 5 个工作 日内办理报销手续 2 其他专项支出报销制度及流程 费用范围 其他专项支出包括其他所有专门立项的费用 含咨询顾问 广告及宣传活动费 公司员工活动费用 办公室装 修及其他专项费用 支出 费用标准 此类费用一般金额较大 由主管部门经理根据 实际需要向总经理提交请示报告 含项目可行性分析 费用预算及 相关收益预测表等 经主管财务的总经理助理签署审核意见后报 总经理审批 六 报销发票粘贴规定 六 报销发票粘贴规定 报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在报销单背面 左上角处 完整规范地填写相应的报销单 具体要求为 1 原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理 如办公费 招待费 差旅费 住宿费等等 应分门别类粘贴 把相 同经费项目的原始凭证粘贴在一起 2 粘贴票据的范围大小 应在费用报销单据大小范围内进行粘 贴 对于原始发票单据及附件较多的凭证 可以用和费用报销单据 同样大小结实的白纸 使用过的纸亦可 外露部分应保持洁白 先 进行粘贴 然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面 粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围 3 粘贴要求 原始发票单据及附件必须由上而下 自左至右 均匀排列粘贴 将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角 从装 订线 粘贴单左侧 2 公分位置 开始粘贴 将票据向右边均匀排开 横向粘贴 注意不要将票据集中在粘贴纸中间 以免造成中间厚四 周薄 凭证装订起来不整齐的现象 粘贴的