提高工作效率的方法

提高工作效率的方法提高工作效率的方法 提高工作效率的方法 提高工作效率的方法 一 你的员工是否在上班的时间无精打采 那么 试着对办公环境进行一些改善或是改变吧 实践证明 通过 使办公环境整洁有序 公司可以提高员工的工作效率 提升员工的 士气 本文分四个部分 一 影响工作效率的 8 种通病及其对策 二 快速治理办公室混乱局面的 5 种方法 三 利用科技改善工作流程 四 10 种良好的工作习惯 一 影响工作效率的 8 种通病及其对策 每个办公室都存在效率低下的现象 传真机无法正常工作 文件杂乱无章或是丢失 办公室里人来人往使 人根本无法高效工作 这并不奇怪 而令人惊讶的是 许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们 加以改进 检查一下你的办公室 看看是否存在造成工作效率低下的 8 种通病 然后加以改进 1 过时的技术设备 过时的计算机 打印机 软件和其他技术设备将会降低工作效率 例如 一名用性能低下的个人电脑的图 形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待 20 30 秒钟 用低速拨号上网的员工也面临同样的问题 网页可能打不开 甚至会造成电脑死机 怎样判断技术设备是否过时呢 一条通用的准则就是 如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本 那么就需要进行升级了 你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来 2 工作空间安排不合理 花上几天时间观察公司的工作方式 找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题 例如 由于桌面 不够大 每次要打开文件都要跑到别的房间去 由于电脑离电话太远 每次电话会议结束后你都要重新输 入会议记录 要解决这些问题 通常只需要重新安排一下工作空间 可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根 电话线这样简单 3 效率低下的文件管理制度 文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难 从而造成大量人力和时间浪费 要解决这一问题 就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件 看看是否需要增加文件柜 使所有 的员工都能够容易地将文件最类 以便于查找 最后 可以将不常用的文件搬到储藏室去 使员工更容易 找到常用的文件 4 未加管制的信息流 由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用 使得工作环境中充斥着新闻 市场信息 垃圾邮件和私 人联络 这些外来因素会分散员工的注意力 降低工作效率 减少工作中分散注意力的信息数量 退订那些你不读的电子邮件杂志 使用电子邮件过滤工具 将私人电 子邮件与工作电子邮件分开 在办公室时关掉移动电话 只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的 人 5 组织拙劣的会议 召开不必要 没有重点的会议将会降低工作效率 打击员工的士气 经常会发生这样的情形 员工们被如 集起来开会讨论某个主题 结果会期拖得过长 决定未能作出 或者是偏离了会议要解决的问题 开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决 如果确实需要开会 要限制时间 用议事日 程使会议不要跑题 指定会议主持人 其责任是在有跑题迹象时采取行动 使会议回到正轨 6 低于标准的研究资源 依靠不可靠或是过时的杂志 网站 白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动 只订阅那些员工真正会去看的出版物 鼓励员工使用更有价值的搜索工具 也就是说不订那些没人看的报 纸和杂志 向员工提供高质量的网上信息资料 另外 寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变 例 如 如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作 看看能不能找到光盘版 这样搜索起来就非常方便快 捷 7 干扰 许多小公司的办公室不够宽敞 同事的大声说话 电话铃声 键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办 公室的工作效率 重视工作场所的噪声污染问题并采取措施 将电话铃声调小 关掉音箱 提醒大声喧哗者降低嗓门 用屏 风 植物等在开放的办公地点中营造私人空间 减少视觉干扰 8 混乱 许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点 没有杂物 非常整齐 混乱会造成干扰 降低工作效 率 环视你的办公室 看看哪里是造成混乱的根源 它可能是一条乱拉的电话线 也可能是一个放在过道上的 盒子 或是办公桌上一台已经损坏了的设备 将用不着的东西移出视野之外 将不再使用的东西扔掉 提高工作效率的方法 二 二 快速治理办公室混乱局面的 5 种方法 书本堆得像金字塔那样高 不用的文件夹和办公用品到处都是 计算机电缆经常绊倒人 如果你的公司的办公室是这个样子 那么 你就得改善 一下办公室的管理了 采取以下 5 个步骤 营造 出高效率的办公环境 1 将不常用的东西转移到其他的地方 随便看看你就会发现 办公室里很少使用的东西数量惊人 过期的文件 不用的信笺 从来不开的台 灯 不一而足 在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西 将那些不是每天都要用的东西移出视线之 外 2 将过期的文件加以清理存放 没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的 给文件柜 瘦身 对过期文件加以清理存放 如果一个文 件你在过去 12 个月里都没有找来看过 那么它就在此列 这项工作耗时不多 但可谓一举两得 既节约 了时间又腾出了空间 3 注意你的电脑显示器 在电脑显示器占据你的桌面时 要释放更多的空间是比较困难的 一个选择是使用显示器架 可以将文件 和其他东西放到它下面 另一选择是选用 LCD 显示器 它只占用的空间只有 CRT 显示器的三分之一 4 充分利用办公空间 如果办公场所狭小 就要想办公充分利用每一寸空间 可以将架子安到墙上 桌子下面可以用来放文件或 电脑主机 如果桌上要摆传真机 复印机和打印机等多种办公设备 可以考虑购买一台多功能一体机 5 扔掉旧的阅读材料 你可能保存着不少不再需要的过期的出版物 那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉 如果担心会丢掉重 要的文章 在扔掉它们之前浏览一下目录 将真正需要的文章剪下来 不要用太多的空间来存放出版物 这样能够缩短你的阅读和清理的周期 提高工作效率的方法 三 三 利用科技改善工作流程 从自动化表格处理到即时讯息 今天的科技能够帮助员工更快更聪明地进行工作 以下 5 种方法可以使公司的运作更为流畅 1 管理职能自动化 许多公司将原来靠人工完成的管理职能 如给员工打考勤 管理支出表格等交由电脑网络来完成 这一 举措可以减少员工花在搜集 处理和发布信息所用的时间 使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上 另外 信息流的自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误 2 改进公司范围内的信息共享 电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息 这比传统的打印通知和开会更为快捷也更为经济 通过这种方 法 公司可以对市场变化作出快捷的反应 员工也能快速地适应公司的政策和节支措施 公司还可以创建 电子数据档案 减少文件归档 存放的负担 3 共享信息资源 将日程安排 合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享 可以使员工更快更高效地获取 信息 例如 利用在线日程安排 项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表 找到合适的开会时间 然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者 而在过去 他就得与每位成员协商 找到合适的 时间后再逐个通知 通过将合同经理和客户数据库进行共享 公司可以为客户提供更高标准的服务 公司的任何员工都可以了 解客户基本情况 订货历史记录和联系方式 使他们能够立即满足客户的需求 4 快速 便宜的沟通交流 即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通 不受地域限制 而不会带来高额的费用 过去 不同部门之间要进行协作 就得腾出专门的时间 打长途电话或是召开电话会议 5 实时在线协作 驻外工作人员也能够来到网上会议室 编辑文件或是进行演示 例如 利用微软公司 bCentral 提供的 共享观点团队服务 SharePoint Team Services 员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文 件进行讨论和修改 还能够建立文件档案馆和召开讨论会 这样做不仅能够提高工作效率 还减少了由于 文件的不同打印版本所造成的混乱 提高工作效率的方法 四 四 10 种良好的工作习惯 一天的工作什么时候才算完成 对于许多小公司来说 答案是 永远没完 甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情 为了在工作和私 人生活之间保持一种健康的平衡 员工 要学会在工作时保持高效 从而得以在合理的时间离开办公桌 如果做不到这点 就会精力不济 创造力 低下 最终危及健康 用以下 10 种方法 你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略 1 每天都以计划开始 在核对电子邮件或语音邮件之前 每个工作日的头 15 分钟用于写下任务清单 写出清单后 你就会清楚 地知道 哪些工作是今天必须完成的 哪些工作是今后几天内在完成的 哪些是长远的目标 这样你就会 精确地找到需要优先处理的问题 从而避免被那些不重要的事情分散精力 这样 即使你决定在某个合适 的时候停止工作 工作进度也在你的掌握之中 不会受到影响 2 分派任务 在写出了任务清单后 认真考虑一下 哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的 每天早早就找出了这 些任务 就会使团队成员能够尽早开展工作 从而加快完成任务的速度 和你一样 同事也希望对每天的 事情早做安排 如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事 同事会不高兴的 因为你有可能打 乱了他们的计划 3 控制干扰 不要让料想不到的电子邮件 电话和会议打乱你的工作计划 从而使你不得不加班 为控制干扰 可以这 样做 每隔几个小时而不是每隔 10 分钟查看一次电子邮件 将电话转为语音邮件 只回复那些确有急事 的电话 要求将会议安排在你方便的时候召开 4 早工作早离开 加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环 工作到很晚通常会使你起得晚 然后又导致你要工作到很晚 如此循环 在一个星期内强迫自己早点开始工作 早一点离开 开始这样做很困难 但你会很快发现 早 点开始工作能够使你每天有做计划的时间 从而提高了你的工作效率 5 不要在工作时间干私事 一些员工放任自己 在工作时间为私人事务分心 在工作时完全不考虑私人事务是不现实的 因此要对付 帐单 写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排 这些小事情会影响你的工作 如果你将很多时 间用于与工作无关的事情 那么晚上要加班就是不可避免的 6 下班一小时前才将电话铃声调响 在一天的正常工作结束后 将打进来的电话转到你的语音邮件系统中 这样做既可以保证你在正常工作时 能够专心致志处理紧急事务 又能够使你不用工作到很晚的时间 7 依靠和信赖电子邮件 许多日常的交流通过电子邮件就可以完成 不一定非得打电话 使用电子邮件可以使你避免打电话聊天 当然 也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作 但是 绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的 沟通交