档案审计验收标准

档案审计验收标准档案审计验收标准 1 1 档案制度及管理权责 档案制度及管理权责 1 档案制度完善 各类专业档案有相关的档案管理制度 2 档案管理不存在盲点 交叉点 3 不存在违反 档案管理实施细则 或相关档案制度的情况 4 档案管理职责明确 各管线专业档案指派专人负责管理 5 专业部门管理的档案落实管理责任人 纳入部门日常管理 工作 管理覆盖是否到位 2 2 档案归档 档案归档 1 归档范围及时间有明确规定 各业务管线档案按归档范围 归档时限 保管单位按时归档 2 行政部门统一管理的档案包括企业注册登记文件 资信文 件 经营管理文件 项目开发建设文件 经济合同文件等完整 3 归档档案完整及附属资料齐全 4 当日内完成归档档案的登记 建立检索目录 原件扫描等 工作 并更新目录台帐 比对档案的建立时间和实际归档日期 检 查归档是否全面及时 5 通过查阅档案顺序号 查阅档案目录 实地盘点等方式检 查行政部门统一管理的档案和专业部门管理的档案的完整性和保管 状态 3 3 档案整理及保管 档案整理及保管 1 企业注册登记档案按不同公司立卷保管 2 各业务档案按相应的档案目录库分类立卷 3 各项目竣工档案在项目结案后 3 个月内移交地区行政档案 室保管 4 检查项目各管线的档案管理台账 台账的初始化设置须符 合档案管理制度的规定 达到满足日常业务查阅需求的标准 5 抽查档案目录 分析档案的分类 编号是否清晰 6 档案柜 架 统一并顺序编号 档案柜 架 中的每层 抽屉都贴指示标签 以指示所存资料的内容 编制档案存放地点索 引 在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容 以便快速取放 档案 4 4 档案借阅 档案借阅 1 按审批权限及期限借阅档案 2 已使用档案管理系统的公司 档案借阅在 OA 上进行审批 并形成档案借阅台账 3 员工离职或调动工作时在已办理完档案资料接交手续并收 回其借阅的档案后才予以办理离职手续 4 结合档案借阅单 交接单等资料 分析档案移交 借阅 销毁审批程序是否完整 归还是否及时 5 5 档案信息化管理 档案信息化管理 1 各级公司已全面推广使用档案管理系统 核查是否存在有 系统不用的情况 并分析其原因 2 档案检索及借阅已全面电子化 非原件的档案借阅已全部 通过档案检索模块进行借阅或下载 3 系统上线前的历史档案目录已全部录入档案管理系统 4 项目纸质档案按要求扫描成电子文档形式录入档案管理系 统存档 电子文档完整 5 历史档案电子扫描件已全部挂接入档案管理系统 6 新增档案实时录入并扫描挂接至档案管理系统 7 档案系统的实施推广工作按计划节点进行 6 6 专业档案审计要求 专业档案审计要求 1 开发 通过项目现场查看 对国土证 工规证 施工证 预售证 报建资料 开发证照台账 报建台账等档案的完整性 真 实性 以及对档案的归档及时性进行审查 2 设计 通过项目现场查看 对设计图纸 设计变更 设计 代表工作台账等档案的完整性 真实性 以及对档案的归档及时性 进行审查 3 预结算 招标审核 依据 档案标准化管理实施办法 审 查项目文本档案和电子档案的制度执行情况 检查归档是否全面及 时 立卷是否规范 保管是否妥善 移交 借阅 销毁审批程序是 否完整 4 工程 通过项目现场查看 对工程过程质量控制文件 签 证资料 施工日志 监理日志 维修台账 图纸 工程进度台账等 档案完整性 真实性 以及对档案的归档及时性进行审查 审查工 程纸质档案有没有按要求扫描成电子文档形式录入档案管理系统存 档 电子文档是否完整 5 营销 通过项目现场查看 对定价文件 认购书 销售合 同 折扣审批 退换房审批 收据 发票等管理工作是否清晰完整 对是否做到一户一档进行审计 对租赁基准价 租赁合同 营销费 用台账等档案管理是否清晰完整进行审查 6 财务 通过项目现场查看 检查项目会计档案装订是否及 时规范 会计档案归档是否及时 会计档案保管是否安全 清晰 7 人力