对公司法务工作的几点认识与设想

1 对公司法务工作的几点认识与设想对公司法务工作的几点认识与设想 一 对公司法务工作宏观层面的几点认识一 对公司法务工作宏观层面的几点认识 1 1 法务工作的指导思想 法务工作的指导思想 公司的根本目的在于生产经营 包括法务工作在内的 一切管理工作应当以一切服务于公司业务 服务于生产经 营为根本宗旨 以扩大服务范围 提高服务水平作为根本 任务 法务服务主要体现在为公司的决策以及业务活动提 供法律支持 清除法律障碍 法律人员不但应知道哪些行 为合法 哪些行为不合法 而且应知道怎样尽可能将不规 范 不合法的活动变为合法或者至少不违法 实在无法合 法化时 向领导讲清楚可能的后果以便决策 法务工作的 指导思想应立足于 疏 尽可能避免 堵 2 2 法务工作的方式 方法 法务工作的方式 方法 法务工作的方式 方法应当充分体现服务于公司业务 服务于公司其他部门的指导思想 首先 应当注意与业务 部门人员进行有效沟通 认真倾听他们的想法与意图 想 办法从法律上将这些想法 意图完善 其次 应当有充分 的耐心将业务在法律上的判断解释清楚 让业务人员真正 感受到确实是在为他们考虑 得到他们发自心底的认同 只有当业务人员认为法律人员的介入确实让其产生了实实 2 在在的安全感时 法务部门与人员才算真正融入到公司的 服务管理队伍中 再次 法务人员应充分认识到企业效率 的重要性 在保证规范的前提下 最大可能地提高工作效 率 3 3 法务工作的作风 法务工作的作风 法务工作渗透到公司业务的各个环节 但有时并不易 让人察觉 或一时不易让人理解 效果暂时不易得到体现 这就要求法务工作人员在工作作风上坚持虚心 细心 耐 心 恒心 虚心请教业务人员 熟悉业务背景与流程 不 能以偏盖全 草率作出法律判断 细心思考业务中可能面 临的风险 寻求最合适的规避方式 不能因为业务存在法 律风险 法律人员将来可能承担责任 而一概回绝 耐心 解释法律结论 说服业务人员充分考虑法律判断 不能武 断 草率 持之以恒 脚踏实地 精益求精 做好每一件 小事 4 4 法务人员的培养与建设 法务人员的培养与建设 一项工作开展的效果如何 起决定性作用的是人 法 务工作自然不能例外 如何培养 建设法务人员以提高其 业务水平与工作能力 就成为关系法务工作成败的关键因 素 一位合格的企业法务人员 不但应具有扎实的法律专 业基础 不说外行话 不做外行事 而且应时刻牢记理论 3 联系实际 平时注意学习经济管理 企业管理知识 深入 了解 熟悉企业的经营程序与环节 注重实现法律知识与 公司业务知识的融会贯通 切实提高实际工作能力 5 5 法务工作的范围与机制 法务工作的范围与机制 在公司集团化管理模式业已确定的背景下 法务工作 也应以包括控股子公司在内的整个集团为着眼点 从范围 上讲 法务工作应当包括总部与子公司两大块 前者主要 为总部研发 生产 投资 融资 计财等业务提供法律支 持与服务 后者主要以规范子公司管理 防范经营风险为 中心任务 从机制上讲 总部法务部对各子公司的法务工 作应当拥有确实的指导 监督权 对于对公司经营产生重 大影响的事件与业务 包括标的额在一定数额以上的合同 的签订 重大争议事件 诉讼事件 资产重组事项等 各 子公司法务人员必须报告总部法务部 共同处理 对于一 般法律事务 子公司的法务人员可以与总部法务部进行沟 通 探讨 法务部分工负责 对子公司的法务工作实现划 片指导 监督 二 对公司法务工作微观层面的几点设想二 对公司法务工作微观层面的几点设想 1 1 关于总部的法务工作 关于总部的法务工作 1 合同审批 合同审批虽取得了一定成绩 但距最大限 4 度降低公司经营风险的目标仍有差距 一些业务部门仍不 注意对签约对象资信情况以及履约能力的审查 防范风险 的认识需要进一步统一 2 知识产权工作 关于专利工作 因为历史的原因 目 前公司的专利工作由科研人员办理 法务部介入的力度较 小 由于研究机构已划归总部 因此专利工作应逐步过度 到由法务部直接办理 当务之急 公司的有关部门应尽快 研究制订出发明专利激励制度 提高公司申报专利的数量 与质量 关于商标工作 驰名商标的认定申请规则与意义 因新 商标法 的颁布实施产生了重大变化 是否还有必 要继续开展这项工作 应当重新研究 3 争议案件 包括诉讼案件 的处理 争议案件的处理 难度一般都很大 应当群策群力 发挥集体智慧寻求解决 方案 因此 不应当仅有少数人介入 全体法务人员都应 对争议案件出谋划策 并从中得到锻炼和提高 4 公司投资发展的法律支持 目前 在公司的投资发展 业务中 法务部的介入主要体现在后期新公司设立合同 章程等规范文本的制作上 这是不够的 实际上 在对一 个投资项目进行可行性论证时 法务人员就应对项目公司 的管理情况 重大法律事务以及是否存在潜在风险等进行 实地了解并作出判断 作为可行性论证的重要组成部分 在对项目公司的改制进行方案设计时 法务人员应当发表 5 意见 这样 也有利于提高后期规范文本的制作质量 5 公司融资证券事务的法律支持 为适应国家对上市公 司监管力度不断加强的趋势 法务人员应当与证券部门人 员充分沟通 共同研究国家有关的监管规则 规范审慎地 出具有关文件 加强与顾问律师事务所的联系 为配股融 资减轻阻力 6 公司会计 审计工作的法律支持 公司的会计记录与 实际业务开展情况是否相符 如何对产生差异的原因进行 规范 合理的解释 帐目记载是否有充足的法律依据 如 何认定效力有瑕疵的重大合同 公司的产权是否清晰规范 等等 需要法律人员作出专业判断 7 重大业务事项出具法律意见书 公司拟开展的重大业 务是否合法 合规 可选方案中哪个风险最小 如何运做 等 已发生的可能要遭遇风险的业务如何规避 如何通过 合法的手段达到公司目的 可以在意见书中列明 8 法律法规的出台与修改对公司经营的影响分析 去年 以来 上市公司治理准则 新 商标法 药品管理法 的修改等 都对公司产生了重大影响 法务部应指派专人 关注新的法律法规政策走向 并联系公司实际 及时作出 分析 供公司领导与业务部门参考 9 法务培训 宣传与业务学习 交流 为提高公司领导 6 员工的法务意识 法务部应继续组织不同形式 不同层次 的法务培训与宣传 同时 为提高法务人员自身的专业水 平与业务能力 应定期组织学习 交流 10 指导 监控子公司的法务事务 具体内容见附件 1 子公司法务事务分类监控体系 及附件2 集团法务事 务管理指导意见 2 2 关于子公司的法务工作 关于子公司的法务工作 1 子公司法务部门与人员的设置 目前 各子公司法务 人员的配备情况远远不能适应企业发展的需要 许多子公 司根本没有一名专职法务人员 配备了专职人员的 又多 没有相应的专业学历与知识水平 无法胜任目前工作 这 种状况应当改变 建议按照专业化 年轻化的要求 在规 模较大的子公司 设立专门的法务部门 规模较小的 可 以暂设一两名法务人员 归属办公室或企管部门 待条件 成熟时再设独立部门 但绝不能不设法务人员 2 子公司法务工作的内容 总部法务工作的范围基本都 应当作为各子公司法务工作的内容 从目前情况看 各子 公司主要应开展以下几方面的工作 第一 建立合同审批 制度 规范合同管理 切实提高合同 尤其是重大合同的 签订质量 明确各级人员的合同责任 第二 加强应收帐 款清欠工作 依据帐龄 对方资信等情况对应收帐款进行 7 分类 采取不同的法律手段确权 第三 加大打假力度 加强集团内各子公司的联系与配合 构建完善的打假网络 3 子公司法务评价体系的设置 在对子公司进行业绩考 评时 法务评价应当作为重要内容 为此 建议专门研究 子公司法务评价体系的设置 不定期进行考核 督促各子 公司提高依法经营水平 附件一 子公司法务事务分类监控体系子公司法务事务分类监控体系 讨论稿 一 子公司上报一 子公司上报 总部介入 参与型总部介入 参与型 性质 发生该类型事务的子公司 必须及时上报总部 由总 部组织人员与子公司相关人员一起处理 种类 1 对集团市场形象产生实质影响的法务事件 2 子公司的合并 分离 兼并以及极其重大的改制问题 3 标的额达到1000万元 人民币 下同 的合同或协议 4 标的额达到500万元或其他重要的涉外合同或协议 8 5 标的额达到500万元的争议或诉讼案件 6 商标的授权许可以及发明专利的事宜 7 子公司要求 总部领导批示介入 参与的其他事务 二 子公司汇报二 子公司汇报 总部指导 监督型总部指导 监督型 性质 发生该类型事务的子公司 必须及时向总部汇报 由 总部组织人员对该事务进行指导 监督 子公司相关人员 据此处理 种类 1 对子公司的生产经营活动产生重大影响的法务事件 2 子公司一般性资产重组 改制问题 3 子公司与其他单位签订的重大合作合同或协议 4 房地产 重要设备的租赁 买卖合同或协议 5 标的额在500 1000万元的合同或协议 6 一般性涉外合同或协议 7 标的额在200 500万元的争议或诉讼案件 8 重要商标的注册 实用新型专利申报 9 重大打假案件的处理 9 10 子公司要求 总部领导批示指导 监督的其他事务 三 子公司通报 总部记录 备案型 性质 发生该类型事务的子公司 必须及时向总部通报 由 总部组织人员对该事务进行记录 备案 子公司相关人员 再行处理 种类 1 对子公司的生产经营活动产生一定影响的法律事务 2 标的额在200 500万元的一般合同或协议 3 标的额在200万元以下的争议或诉讼案件 4 子公司的商标 专利等知识产权的权属状况 5 子公司重大规章制度的制订 修改 6 一般打假案件的处理 7 子公司认为应当通报 总部认为应当记录 备案的其他 事务 四 子公司自决 总部督促 抽查型 性质 该类型事务由子公司相关人员自行解决 总部进行督 促 抽查 种类 10 上述三种类型以外的一般法务事务 附件二 集团法务事务管理指导意见集团法务事务管理指导意见 讨论稿 一 总则 二 管理机构与人员 三 合同管理 四 知识产权管理 五 诉讼及争议案件管理 六 债权 债务管理 七 其他事务管理 八 附则 一 总则一 总则 1 1为规范集团及所属各控股子公司 以下简称企业 的生 产经营活动 保障并维护企业的合法权益 根据有关法律 法规的规定 制订本意见 1 2 本意见所称的法务事务包括 11 1 2 1 企业合同 协议 的起草 审批与履行监督 1 2 2 企业规章制度的制订与修改 1 2 3 企业商标 专利 字号等知识产权的保护 1 2 4 企业诉讼及争议案件的处理 1 2 5 企业货款以及其他应收账款等债权的保护 1 2 6 企业重大经营活动的法律风险分析 1 2 7 企业改制重组 资本运作以及会计审计等业务的法 律支持 1 2 8 企业法务的培训与宣传 1 2 9 企业领导交办的其他事务 1 3 集团法律事务的管理应完成以下两个转变 1 3 1 从分散 兼职负责向集中 专职管理转变 1 3 2 从事后被动救济向事前主动参与转变 1 4总部法务部负责集团法务事务的宏观管理 各企业法务 部门或人员 以下统称法务部门 负责本企业法律事务的 微观管理 1 5集团实行法律事务监控制度 各企业法务部门应按照 法务事务分类监控体系表 的要求 处理本企业法律事 务 接受总部法务部的指导与监督 二 管理机构与人员二 管理机构与人员 12 2 1 各企业应当指派一名高级管理人员 副总经理 负责 法务事务的管理 行使对企业法务事务的领导决策权 2 2 各企业应当按照知识化 专业化的要求 设置专门的 机构或人员 集中处理企业的法务事务 2 2 1 规模较大的企业 设立专门的法务部门 配备专门 人员 2 2 2规模较小的企业 暂设一 两名专职法务人员 归属 办公室或企管部门 待条件成熟时再设独立部门 2 3 各企业法务部门的职责 2 3 1 对本企业法务事务做出客观 独立的判断与处理 2 3 2 行政上受本企业主管副总的领导 对其负责 2 3 3 业务上受总部法务部的指导与监督 确保总部对本 企业法务事务的有效监控 2 4 总部法务部依据分工负责的原则 与各企业法务部门 建立有效的信息传递 沟通渠道 分类指导 监督各企业 的法律事务 2 5 法务人员应具有扎实的法律专业基础 注重经济管理 企业管理知识的学习 深入了解 熟悉企业的经营程序与 环节 切实提高实际工作能力 三 合同管理三 合同管理 13 3 1企业从事生产经营活动时 应尽可能签订书面合同 明 确交易条件 明示交易时间 价格 防范暗箱操作 3 2 企业签订书面合同 应由业务经办人员填制 合同审 批单 经有关人员签字确认 3 2 1 一般合同先由业务人员草拟 并由业务部门领导签 字确认 再经法务部门修改完善并签字确认后 方可正式 签订 3 2 2 重大合同 标的额较大 内容复杂或对公司的生产 经营产生重大影响 按照3 2 1款程序审批后 还应由分管 法务的副总签字确认 方可正式签订 3 2 3 对于企业常用的合同 如销售合同 法务部门应当 制作格式合同 经业务部门认可后 可以多次使用 不需 重复审批 3 3 企业签订合同时 应由业务经办人员在合同上签字 并加盖企业法人章或合同专用章 3 4 企业法人章或合同专用章应由专人保管 签订合同时 未履行或未完全履行必要的审批程序的 印章保管人不得 盖章 3 5 企业法务部门负责将已签订的合同分类归档 妥善保 管 3 6合同签订后 业务经办人员应关注合同的履行情况 并 14 就履行过程中出现的问题 及时与法务部门沟通 以便酌 情妥善处理 四 知识产权管理四 知识产权管理 4 1 企业法务部门应与市场 研发等部门密切配合 为企 业的知识产权工作提供充分的法律保障 4 2 企业在确定了新产品名称后 应由包装设计部门提供 图样 交由法务部门制作有关商标注册申请文件资料 向 工商行政管理总局申请注册商标 4 3 法务部门应负责企业注册商标的使用监督 确保使用 行为符合有关法律法规的要求 4 4 企业申请使用商标的 应由法务部门按照文件的规定 向总部法务部报送申请材料 4 5企业研发部门认为新产品具有新颖性 创造性 实用性 具有申报专利价值的 可以与法务部门一起制作有关申报 资料 向专利局申报专利 4 6 法务部门应关注企业商标 专利 商号等知识产权的 权益状况 发现侵权行为及时汇报处理 五 诉讼及争议案件管理五 诉讼及争议案件管理 5 1 企业合法权益可能或已经受到侵害时 有关部门应与 法务部门沟通 共同制订保护权益的方案 非诉讼方式无 法保护企业利益时 应考虑通过诉讼方式解决 15 5 2 诉讼案件发生后 法务部门应研究起诉或应诉的策略 方案 并据此制作相关文件准备诉讼 如有必要 企业可 聘请律师事务所等专业机构提供服务 5 3 法务部门应关注诉讼案件的审理 执行等进展情况 并根据情况及时调整应对策略 六 债权 债务管理六 债权 债务管理 6 1 企业存在对其他单位的应收货款等债权的 应尽早收 回 暂时无法收回的 应尽早确权 以防止债权因诉讼时 效的届满而无法收回 6 2 法务部门可制作固定格式的催款函 通知书 由业务 人员通过传真 邮寄等方式送达债务人 并获取对方签收 确认的书面凭证 作为债权确权的有效证据 6 3 债权经多次催缴仍无收回希望的 企业可考虑在时机 成熟时 通过诉讼方式收回债权 法务部门应制作诉讼方 案及相应文件起诉 6 4 法院作出债务人偿还债务的判决后 债务人仍不履行 的 企业可以考虑向法院申请强制执行 6 5 在诉讼及申请强制执行阶段 债