Microsoft-Project-2003-使用教程(基础篇)

第 1 页 共 74 页 Microsoft Project 2003 使用教程使用教程 基基 础础 篇 篇 目录目录 目录 3 1Project 2003 简明使用教程 5 1 1利用模板方式进行部署 5 1 21 分钟快速利用 Project 2003 来制作项目 10 2项目基础设定 23 2 1项目信息 23 2 2定义项目工作时间 25 2 2 1利用 项目快速入门 的向导引导下进行设定 25 2 2 2直接由菜单中进行设定 31 3工作的安排与设定 时间管理 基础篇 35 3 1项目任务的输入 36 3 1 1直接输入 36 3 1 2读取来至 Excel 的数据 36 3 1 3周期性任务 47 3 2设定任务工期 48 3 3调整任务的阶层 51 3 4设定任务间的关联性 53 4项目工作分配与设定 资源管理 57 4 1建立项目所需的资源 58 4 1 1手动输入资源 59 4 1 2读取来至邮件通讯名单 62 4 2为资源定义相关信息 65 4 3将资源分配到任务中 69 4 3 1资源任务分配 69 4 3 2利用图表掌握工作负载情形 72 4 4掌握资源分配状况 73 4 5资源抚平 75 1Project 2003 简明使用教程简明使用教程 Microsoft Project 是一个功能强大而且可以灵活运用的项目管理工具 我们可以 利用 Project 来控制简单或复杂的项目 它可以用来安排和追踪所有的活动 让 我们对活动的项目进度了若指掌 制作一个项目首先便是制定项目计划时 Microsoft Project 将根据我们所提供的 信息 包括预计完成的任务 执行这些任务的人员 用来完成任务的设备和材 料以及相关的成本 计算并建立一个工作计划 实际上要开始进行一个项目 我们可以由以下几种方式开始 利用模板方式进行部署 利用现成的文件档案快速更改成自己的部署计划 下面我们将逐一说明如何进行一个项目 1 1 利用模板方式进行部署利用模板方式进行部署 由于公司快速的成长面临了企业快速更改的挑战 公司决定全方位导入知识管 理系统 实际上 在原本传统的作业下 总是老业务带领着新业务 而知识都 只是藏在老业务的脑海中 而一旦老业务离职或者是高升时 这些知识也就随 着老业务的离职而消失 最近 公司决定不如数字化工作环境 于是也决定导入 Microsoft Project 2003 以便能够好好将知识传承下去 而你便是这项工作的执行者 我们要做的第一 道工作便是了解如何快速进行 Microsoft Project 2003 部署计划 并告知老板知 道 这项计划老板要求能够在两个月内完成 此时 我们应该怎么办呢 正所谓前人种树 后人乘凉 直接套用范本是最快而最有效率的方式 所幸 Microsoft Project 提供我们许多模板供我们直接套用 只需选择适合我们使用的 模板再将项目的时间与日历更改好 这样 项目便几乎规划完成了 要进行这项工作其方法为 1 开启 Microsoft Project 2 由菜单中选择 文件 新建 在我的计算机上 3 最后选取 Project 范本 4 此时便会出现许多模板供我们选择 由模板中选择 Project Office 项目办 公室 注意 注意 如果如果 Microsoft Project 2003 没有完全安装这些范本将不会出现 没有完全安装这些范本将不会出现 5 接着 按下 确定 一个初具原型的项目计划就会出现在我们面前了 6 在这份项目资料中 许多步骤 Microsoft Project 2003 已经为我们想到了 我们只要轻松的加以修改 便可以轻易的创造出属于自己的项目 7 接着 我们可以针对每项任务中的工作进行修改 其中 像是利用鼠标的 右键在适当的工作字段中按下右键 或是由 插入 新任务 或是 编辑 删除任务 8 此外 针对原来任务中所设定的任务名称或是工期也可以加以输入或是修 改 9 接着 我们需要设定项目的日程排定方式 由项目开始之日起或是由项目 完成之日起 10 项目进行时的日历 由 项目 菜单选取 项目信息 以便进行上述信息 调整 11 在这个练习中 我们假设老板要求能够在两个月内完成 因此我们在 排 程从 中设定 由项目完成日起排程 安排我们的计划 12 接着在 完成日期 中输入为二个月后 其中 有红色圆圈的地方按一下 可以跳到今天的日期 13 接着 在 日历 中设定自己公司的日历 14 最后 按下 确定 15 这时 你会发现我们的项目办公室计划已经变成我们所需的时间了 16 可是 如果这样的时间是老板不能接受的该怎么办呢 17 不要紧 试着改变自己在运作上真正的时间 同时把不要的工作任务删除 我们便会发觉 Project 便会再自动的帮我们计算最终的结果 18 试着利用鼠标拖曳不要的任务 再按下右建后 选择 删除任务 19 所需的工作时间又会重新计算了 20 当然 如果改变工期同样也会重新计算的 21 此外 藉由 工具 更改工作时间 我们也可以适当的调整哪几天原定休 息的时间更改为上班 22 欲调整工作时间 只要选择欲加班的日期 接着由 设定选取日期为 更 改为 非预设工作时间 23 再设定上班的时间即可 24 利用如此方式便能快速制作出一份真正属于自己公司的项目管理办公室建 立计划了 1 2 1 分钟快速利用分钟快速利用 Project 2003 来制作项目来制作项目 如果正巧这个项目从没有人进行过 而模板也没有类似的项目 这时 我们只 好从零开始了 但是不用担心 Microsoft Project 2003 有一个非常激动人心的新 的交互式工具 项目快速入门 它将帮助我们更加快速更加有效的开始你的 项目计划编制 项目快速入门 将会一直贴心的停留在左窗格中 帮助我们建立一个新的项 目 管理任务和资源 跟踪你的项目和报告项目信息 好了 让我们白手起家 开始产生并建立一个全新的项目吧 1 开启 Microsoft Project 2 试着在 工作窗格 中找到并按下 显示 隐藏项目向导 图示 3 这时 项目快速入门 就会出现在左窗格处 4 那么 我们就按照 项目快速入门 的提示开始 定义项目 既然希望越 早开始越好 项目开始时间就确定在今天正式开始 定义好项目估计开始 的日期之后 按一下 保存并前往第 2 步 5 接着 项目快速入门 会询问我们是否将建立好的项目直接保存在 Project Server 中 如果你没有在服务器上安装 Microsoft Project Server 或者目前 你不希望发布你的项目信息 那么就请选择 否 反之 则选择 是 6 接下来要做的就是保存我们设定好的项目 7 选择 保存 接着 在对话框中 我们输入项目名称 8 现在 我们可以开始输入项目的详细资料 最后 按一下 保存并完成 以便再回到 项目快速入门 中 9 接着 我们需要更进一步的设定此项目的更多基本信息 10 试着在 项目快速入门 中按下 定义常规工作时间 11 选择日历模板 这里我们选择 标准 的日历模板 12 按下 保存并前往第 2 步 接着 定义每周的工作天数 13 利用勾选的方式可以设定每周的哪几天需要工作 这里我们先不做任何调 整 按下 保存并前往第 3 步 继续接着的设定 14 接着设定项目中的假日以及休息日 在一般状况下是不需要修改的 如欲 修改 我们将会在后续的章节中讨论 15 接着 我们需要定义项目的工作时间 预设状况下 每天 8 小时 每个月 20 天 同样的 如果需要修改也可以在此对话框中进行 16 我们已经定义好这个项目的日历了 当然 如果需要定义其它项目的特殊 日历 也可以在此对话框中进行设定 在此 我们不做任何设定 直接按 下 保存并完成 17 接着 又回到 项目快速入门 我们试着按下 列出项目中的任务 18 在此对话框中我们可以利用 Project 所提供的 从 Excel 汇入任务 的方 式把之前建立过的任务数据转换到 Project 中 当然 我们也可以自行输入 19 假设某个开发案 我们试着输入以下数据 任务名称工期 成立项目7d 策划5d 研发和工程化25d 模具开发25d PCB 开发15d 软件开发15d 质量评测10d 量产10d 产品上市2d 20 此时在画面右方的条形图便会自动变长 21 输入完毕任务数据后 按一下 完成 图示 以便回到 项目快速入门 接着 我们再试着按下 将任务分成阶段 22 Project 项目快速入门告诉我们 接着的工作便是把整合工作变得更加结构 化 23 选择任务 4 6 也就是 模具开发 PCB 开发 软件开发 按下 缩 排 图标 使整个项目结构变得更有结构性 24 此时整个条形图将更改成如下图所示 25 为了能够让项目经理以及老板们看见项目的整体情况 我们还可以在菜单 中选择 工具 选项 接着 在对话框中选择 视图 26 接着 在 视图 对话框中勾选 显示项目摘要任务 此时 我们将会发 现可以在画面中掌握项目的情况总览 27 接着 我们按一下 完成 图示 以便回到 项目快速入门 28 然后 我们再试着按下 排定任务日程 29 我们接着要做的工作便是把有顺序的任务加以连结 举例而言 地基建设 好了才能盖房子 同样的 由于开发某个新产品 首先要做的是 成立项 目 成立小组成员来进行初步的市场研究等 然后才进行项目具体行动的 策划工作 因此 我们选择 成立项目 以及 策划 两项任务 30 按一下 完成后即开始 连结 即工具栏中的 连接任务 图示 31 此时在甘特图中出现一个连接线代表所选择的第一个任务完毕后才会进行 第二选取的任务 同时 这两个任务的时间也会相应的进行自动调整 32 重复之前的步骤并加以设定 很快一份完美的计划就呈现在辉洲的面前 包括项目的总工期 开始和完成时间都自动计算出来了 33 进行一个项目计划工作就是这么容易 不难吧 2项目基础设定项目基础设定 有稳健的基础架构 才有往上发展的空间 在 Project 环境中先将完整的项目基 础架构建设完毕是十分重要的 在全新的 Project 2003 中我们可以透过 项目 快速入门 的引导方式顺利将项目的基础架构设定完毕 然而 对于一些更为 复杂的项目 我们便得在项目进行之前仔细的设定每个项目信息 如此一来 在建立项目规划时才不会造成太大的误差 接着 我们便针对项目基础设定来 做更进一步的说明 2 1 项目信息项目信息 当我们在规划项目时随时都可以由 项目信息 中掌握与设定整个项目的相关 信息 我们以之前所提到的 开发某个新产品 这个范例来做说明 要进行设 定其方法为 1 由菜单中选择 项目 项目信息 2 此时便会出现 项目信息 对话框 3 在这个 项目信息 对话框中 实际上还有许多选项供我们设定 这些选 项功能有些简易的项目计划是较少使用的 接着 我们便一个一个详细说 明 开始日期开始日期 如果项目的排定是由项目开始日来排定便可以在此输入项目开始的日期 完成日期完成日期 如果项目排定是由项目完成日来排定便可以在此输入项目完成日期 日程排定方法日程排定方法 设定项目是由项目开始之日来排定或是由项目完成之日来排定 举例而言 如 果老板要求我们下个月底前一定要完成某个项目 此时 便是以项目的完成日 来排定 相对的 如果现在开始规划一个项目 便是以开始日排程 当前日期当前日期 通常指的为此 Project 文件档案开始建立的日期 状态日期状态日期 由于项目规划的初期 其所预估的时间 成本等等皆有可能根据实际的情形而 需要修正 这时 项目经理除了需要适当修正外 也可能想要保留原本预估的 信息以便于后期进行比较时使用 此时 我们便可以在 状态日期 中输入想 要保留的日期 再结合 Project 2003 的 存储比较基准 的功能便可以追踪比较 同一个项目文件 在不同时机点的规划时间 成本情形 如果将 状态日期 设定为 NA 那么 Microsoft Project 便会将目前日期当做 状态日期 日历日历 设定此项目的日历 如果需要加入更多的日历或更改其设定 我们将于下节中 说明 优先级优先级 Microsoft Project 2003 可以轻易的整合多个项目 当多个项目同时进行时 资源 的分配便可能发生不足的情形 此时 当资源在跨多个项目进行分配时 便可 以在此设定优先权限 其中 我们可以输入 0 1 000 之间的数字 数字愈高表示 任务具有较高的优先权 Microsoft Project 会先考虑任务层级的优先级 然后再考虑项目层级的优先级 统计资料统计资料 可以让我们多纬度的一目了然的了解项目的开始及完成时间 工期 工时 成 本以及项目完成百分比 随着项目的进展更会告知实际与计划的差异情况 2 2 定义项目工作时间定义项目工作时间 在选择 日历 时不知大家是否有发觉 如果自己公司的日历正巧在 Project 中 没有提供这该怎么办呢 例如 项目时间是 4 月 28 日 7 月 4 日 可是公司因 为五一时间放假 造成项目小组成员在这段时间都不会工作 如果以标准的日 历时间来规划项目 便会发生时间上的错误 这时 我们便需要加以修改项目 进行的时间 要修改项目的工作时间 其方法为 2 2 1 利用利用 项目快速入门项目快速入门 的向导引导下进行设定的向导引导下进行设定 1 开启 项目快速入门 2 选择 定义常规工作时间 3 接着 在预设状况下 系统设定为 标准 的日历 其工作日设置为 每 周周一至周五 8 00 12 00 13 00 17 00 为工作时间 这里我们 按下 保 存后移至步骤 2 4 接着 我们可以选择项目一星期中的哪几天是此项目 的平常工作日 利用 勾选的方式可以进行设定的工作 5 此外 如果要调整一星期中的一天或多天的工作时间 则选择 我要调整 一星期中的一天或多天的工作时间 6 设定完毕后按下保存便会到下一个步骤 7 在这个对话框中 我们可以用来更改工作时间 如欲更改只需选择 更改 工作时间 即可 8 接着便会出现 更改工作时间 对话框 9 接着 我们可以利用鼠标 Ctrl 键进行不连续选取 也可以利用鼠标 Shift 进行连续选取 10 其实 我们让可以看到农历的部份 这个练习中 我们试着选择 5 2 5 6 并且再选择设定为 非工作日 11 设定完毕后按下 确定 回到 项目快速入门 按下保存 12 接着出现的就是 定义时间单位 需要我们决定每个工作日的工作工时 每周的工时 每月的工时 标准日历的设定为 每日工时 8 小时 每周 工时 40 小时 8 小时 天 5 天 每月工作日 20 天 13 接着便会出现 项目日历已设定 的提示窗口 告诉你 一切都大功告成 了 14 此外 如果我们不希望在 标准 日历上作修订 也可以透过 定义附加 日历 创建属于你们公司的或者你们项目自己的工作日历 一个与前面 项目工作时间 设置类似的向导回带领你 轻松完成附加日历的工作 2 2 2 直接由菜单中进行设定直接由菜单中进行设定 如果我们觉得利用 项目快速入门 的方式来设定太麻烦了 也可以直接由菜 单中的选择来进行设定的工作 要进行设定其方法为 1 在菜单中选择 工具 更改工作时间 2 同样回到 更改工作时间 对话框中 进行上述操作 3 值得一提的是 在这个对话框中我们可以同时设定工作时间以及新增一个 属于这个项目的日历 4 要创建一个属于自己公司的或者项目的工作日历方法为 5 按下 新增 6 接着在 建立新基准日历 对话框中 我们可以此项目日历建立一个名称 例如 开发某个新产品 同时选择复制来至于原来 Project 中的哪个日历 按下 确定 按钮 7 如果想要更改工作时间可以在 选项 中更改 8 按下 选项 后 则会出现另外一个对话框 在此对话框中 我们可以设定 财政年度开始于 默认开始时间 默认结 束时间 每日 每周工时 以及 每月工作日 等等信息 10 按下 设为默认值 后 可以将改变更改为默认值 11 在这儿新增的项目日历与用 项目快速入门 新增的项目日历相比最大的 不同是 在这儿并不是设定完毕就好了的 我们还需将这个项目也要套用 为新的日历才行 12 由菜单中选择 项目 项目信息 此时又会回到之前我们所说明的项目信 息对话框 13 在 日历 中选择套用新的日历 开发某个新产品 按下 确定 这样 目前开启的项目才会套用成为新的日历 14 当然用 项目快速入门 建立项目日历是不用额外操作这一步的 项目快 速入门 会自动给我们建好的 3工作的安排与设定工作的安排与设定 时间管理时间管理 基础篇基础篇 假设公司最近代理了一个新产品 而由于工作的需要 您被要求负责进行这项 上市活动项目 当然 为了好好表现利用计算机来管理项目是必要的 在以往 我们利用最熟悉的 Excel 来绘制与控管项目 虽然 Excel 的报表同样也可以 让我们以类似甘特图般的方式来观看项目 然而 一旦行程更改 天啊 您能 想象吗 光是重新调整报表 我们便要花上一天的功夫来进行这项工作 利用 Excel 来绘制与控管项目 不好吧 所幸 在公司全面的改革下 公司导入了 Microsoft Project 2003 而我们也正好 可以利用这个机会好好的重新规划新产品上市活动项目 现在 我们将一起来 完成这项工作 因为老板正想了解这个上市活动您打算在何时进行 3 1 项目任务的输入项目任务的输入 3 1 1 直接输入直接输入 1 首先 我们开启一份新的 Project 文件 2 利用上章所描述的方法 使用 项目快速入门 建立新项目计划 其中 日程排定方法 使用 从项目开始之日起 而日历使用 标准 3 接着 移动鼠标的光标到 任务名称 字段中 4 我们可以利用人工的方式一一把所需的任务输入到 Project 环境中的 任务 名称 字段中 3 1 2 读取来至读取来至 Excel 的数据的数据 实际上 有不少使用者在不懂 Project 时便是把数据建立在像是 Microsoft Excel 中 一旦要调整时间进度 少者几个小时 多者甚至高达一天 便是为了重新 再绘制一份项目报表 因此 学习利用正确的工具来进行项目工作将可事半功 倍 效率上也会提升不少 可是如果数据早已经建立在 Excel 中了该怎么办呢 重新输入数据一次 还是 有更好的办法 此时 利用 Project 2003 我们有两种方式可以来进行 1 便是直接利用剪贴 即复制来至 Excel 后贴上到 Project 任务名称中 或是拖曳 方式 把 Excel 中的工作项目数据 转换到 Project 环境中 利用拖曳方式便可以把 Excel 中的工作项目转换到 Project 环境中 最后汇入来至 Excel 后的情形 注意 注意 在输入任务时 除了输入每项任务外 我们可以把第一个任务视为此项目的名在输入任务时 除了输入每项任务外 我们可以把第一个任务视为此项目的名 称称 或者也可以在菜单中选择或者也可以在菜单中选择 工具 选项工具 选项 接着 勾选 接着 勾选 显示项目摘要任务显示项目摘要任务 如此一来 如此一来 Project 便会将项目摘要任务设定在第一个任务名称中便会将项目摘要任务设定在第一个任务名称中 另外 适当的在任务中加入摘要任务以便我们可以藉由缩排的方式将项目信息另外 适当的在任务中加入摘要任务以便我们可以藉由缩排的方式将项目信息 以更具组织化的方式来排列以更具组织化的方式来排列 此外 在每个摘要任务后加入里程碑的任务 以便让主管人员清楚的掌握项目此外 在每个摘要任务后加入里程碑的任务 以便让主管人员清楚的掌握项目 状况也是十分重要的 状况也是十分重要的 适当在每个阶段加入摘要任务以及里程碑 以便让项目观看更完整 2 除了利用最简单的 复制 粘贴 外 在全新的 Microsoft Project 2003 中也 提供了 汇入 Excel 向导 的方式 将 Excel 的数据数据导入到 Project 环境 中 不同与之前的 复制 粘贴 利用这种方式最大的好处在于可以自动对应 到相关的字段 接着 我们便一起来练习这项功能 1 首先 我们可以先设定一个 Excel 的范例数据 如下表所示 任务名称工期资源名称成本 办公室计算机化 线路规划 设置1w工程师 A120000 计算机采购 设置1w工程师 A 工程师 B680000 信息系统建制1mon工程师 A 工程师 B540000 网络设置3w工程师 C220000 办公室计算机化上线0d 2 在这份 Excel 数据中包含了 任务名称 工期 资源名称 以及 成 本 等等字段 3 接着 我们可以透过 项目快速入门 中 选择 列出项目中的任务 此 时便会找到 从 Excel 导入任务 按下 导入向导 最后找到要汇入的 Excel 文件 即可 注意 注意 也可以由菜单中选择也可以由菜单中选择 文件 打开文件 打开 接着 在 接着 在 文件文件 类型类型 中选择中选择 Microsoft Excel 工作薄工作薄 再找到 再找到 Excel 的文件的文件 4 接着 便会进 导入向导 的对话框中 5 接着 便会进入 导入向导 的对话框中 按下 下一步 以便导入相关 数值 6 根据我们已经建立的 Excel 情况主要为任务方面的数据 故选择要导入的 任务数据为 任务 有三种导入档的方式 在此我们选择 新建映射 然后按一下 下一步 按钮 7 根据我们已经建立的 Excel 情况主要为任务方面的数据 故选择要导入的 任务数据为 任务 有三种导入档的方式 在此我们选择 作为新项目 然后按一下 下一步 按钮 8 接着 我们选择要导入的数据类型为 任务 同时在 Microsoft Excel 选 项中勾选 导入包含标题 9 接着 我们在 来源工件表名称 中 选择 Sheet1 此时 由于来至 Excel 的字段数据 我们已经与 Project 字段相符合了 所以便会自动对应 成功 注意 注意 如果在如果在 导入向导导入向导 任务映射任务映射 中中 Excel 的字段数据与的字段数据与 Project 的字段数据对的字段数据对 应错误 我们也可以以人工的方式进行修改 只需选择应错误 我们也可以以人工的方式进行修改 只需选择 到到 Microsoft Project 字段字段 中以下拉式的方式重新选择即可中以下拉式的方式重新选择即可 10 最后按下 下一步 并且按下 完成 便可以轻松把 Excel 的数据导入到 Project 的字段中 3 1 3 周期性任务周期性任务 除了直接输入或是读取来至 Excel 的任务数据外 如果我们的任务是一项重复 发生的任务 如 月会或是连续几次的相同而重复的工作 便可定义为周期性 任务 要输入周期性任务其方法为 1 由菜单中选择 插入 周期性任务 此时便会出现 周期性任务信息 对 话框 2 在 任务名称 字段中键入此任务名称 如 总结会议 3 在 工期 方块中键入此任务发生所需要的时间 4 在 重复发生方式 下按一下 每天 每周 每月 或 每年 并指 定任务发生的频率 5 最后 在 重复范围 中设定反复次数或是结束的日期 6 按下 确定 按钮便完成了输入周期性任务的工作 完成后的情形 依设定状况不同而有不同 3 2 设定任务工期设定任务工期 输入完任务的名称后 接着便是估计并输入此任务所需要花费的时间 而输入工期最简易的方式便是在 工期 字段中输入数值数据 虽然如此 Project 还提供了许多弹性的功能供我们输入 例如 如果在数值后面加上一个 问号 便是代表估计的意思 此外 尚有的输入方法如下 工作时间24 小时制时间 min 分钟emin 24 小时制分钟 hr 小时ehr 24 小时制小时 day 天edays 24 小时制天 wk 周ewk 24 小时制周 mo 月emo 24 小时制月 1 接着 我们在要更改的任务的 工期 字段中键入所需工期 2 若要标明此新工期是估计值 可在其后面键入一个问号 3 按 Enter 键完成输入工作 有时候我们实在很难估计这项工作到底需要花费多少时间 然而 倒是可以确 定的是 老板要求我们在哪一天前一定要完成否则就来不及了 或是这项工作 需要在哪个时间点后才可以开始 这时 我们该怎么输入呢 没关系 利用 任务信息 的功能便可以轻易做到 同时 一旦设定完毕后 Project 还会自 动帮我们换算成所需日期哦 要进行这项工作其方法为 1 选择要更改的任务的 2 首先 先设定开始日期为今天 或是您决定至少何时开始这项工作 3 连续按两下鼠标左键或是由工具栏中点选 任务信息 图标 4 此时便会出现 任务信息 对话框 选择 高级 标签 5 在 限制类型 中输入想要的条件 像是 不得晚于 完成 不得早 于 开始 等等 最后在 限制日期 中输入限制日期 6 按下 确定 按钮 这样便完成了 注意 注意 除非有必要 否则尽量不要加入限制条件 因为 当我们在之后调整工作之间除非有必要 否则尽量不要加入限制条件 因为 当我们在之后调整工作之间 的关系时 如 我们设定的关系时 如 我们设定 B 任务一定要在任务一定要在 11 1 完成 而完成 而 A 任务做完才能制作任务做完才能制作 B 任务 任务 A 任务开始日期在任务开始日期在 11 3 这样不是便矛盾了吗 这样不是便矛盾了吗 虽然 虽然 Project 会很智慧的告诉我们问题出现在哪儿 然而 如果一时之间我会很智慧的告诉我们问题出现在哪儿 然而 如果一时之间我 们忘了加入了如此的条件 便会觉得不知如何是好 们忘了加入了如此的条件 便会觉得不知如何是好 发生冲突的情形发生冲突的情形 如果想要放弃并更改成原来设定状况 只要把如果想要放弃并更改成原来设定状况 只要把 限制类型限制类型 中改变为中改变为 越早越越早越 好好 有些工作如 有些工作如 生产制作生产制作 是是 24 小时不停的运作的 这时 如果这项工作套用小时不停的运作的 这时 如果这项工作套用 原本项目的日历时便会出现问题 这时 同样可以在原本项目的日历时便会出现问题 这时 同样可以在 任务信息任务信息 中设定此工中设定此工 作套用不一样的日历作套用不一样的日历 如果此工作的行程特殊 也可以在 任务信息 中调整 3 3 调整任务的阶层调整任务的阶层 为了让我们将要追踪的任务分成明细层级 对于工作范围过大的任务便应该更 进一步的细分 例如 预先筹备阶段 下的工作有 举行筹备会议 检 讨会议内容 征选模特儿 便可以利用 Project 建立成摘要任务与子任 务 实际上 这个作法有点像是 Word 中的 大纲 功能 了解 Word 该功能的人 应该不难上手的 接着 说明如何在工作中建立摘要任务与子任务 7 首先 我们可以利用拖曳鼠标方式选择其属于子任务的工作 8 按下鼠标右键选择 降级 或是由工具栏中直接选择 降级 图示 9 此时 便会产生摘要任务与子任务之间的关系 10 值得一提的是 如果我们觉得其中一项任务不想属于此摘要任务中的子任 务 便可额外选择该任务 再利用 升级 方式改变其关系 11 全部调整完毕后 可再利用工具栏中的 显示子任务 与 隐藏子任务 的功能来显示或是隐藏子任务 12 最后 我们的项目便会变得更加结构化了 3 4 设定任务间的关联性设定任务间的关联性 当我们输入好任务名称 设定好工期 并且调整好阶层之后 最后便是设定任 务之间的关联性 什么是关联性呢 举例而言 地基要先建好才能盖房子 墙 先建设好时才能粉刷墙面等等 因此 我们在完成之前提到的设定工作后 最 后便是设定任务间的关联性 实际上 Project 一共提供 4 种任务的相依性 这 4 种的特色如下所示 不同的相依性 其工作应用的情形也有不同 以下为应用的范例 任务相依性例子 完成 开始地基要先建好才能盖房子 开始 开始所有的人员都到齐后会议才能开始 完成 完成所有的资料全部准备齐全后才能结案 开始 完成站岗时 下一个站岗的人来了 原本站岗的人才能回去 要设定其任务间的相依性其方法为 1 选取 任务名称 字段中要按所需顺序连结在一起的两项或多项任务 其 中 当我们要选取不相邻的任务 可以按住 Ctrl 键并按一下任务名称 要 选取相邻的任务 则按住 Shift 键并按一下希望连结的第一项和最后一项 任务 2 按一下 连结任务 图示 3 这样便会以 完成 开始 方式连结两者的工作 注意 注意 我们也可以利用鼠标拖曳方式来进行两项任务的连结工作 我们也可以利用鼠标拖曳方式来进行两项任务的连结工作 利用鼠标拖曳方式将利用鼠标拖曳方式将 举行筹备会议举行筹备会议 的甘特图拖曳到要连结的任务中便完成的甘特图拖曳到要连结的任务中便完成 了连结任务的工作了连结任务的工作 4 接着 如果需要改变或是删除任务的相依性 只要直接在线条上连续按两 下鼠标左键 便会出现 任务相依性 对话框 5 在这个画面中 我们可以选择任务连结的类型 是否在前一个工作完成时 需要延迟一些时间 或是删除两者之间的任务相依性 设定好任务间的关联性后的情形 6 利用 Project 来控管时间便是如此有效率而且简单操作 不难吧 4项目工作分配与设定项目工作分配与设定 资源管理资源管理 项目是众多工作的集合 因此一顶项目势必有许多工作需要进行 这些工作绝 大部份不可能交由一个人完全包办 也因此 项目中的任务需要以分配方式交 由许多人共同来完成 实际上 一个好的项目负责人除了可以将项目中的任务计划的十分详细 懂得 善加分配工作给小组成员并掌握小组成员的工作进度亦是十分重要的工作 我们利用 Microsoft Project 将项目所需的任务规划好了以后 接着 便需要拟 定如何有效的把这些工作交办由其它同仁们共同协力作业完成 因此 我们首 先找来了所有需要参与这项工程的所有小组成员进行一个会议 在这个会议中 经过大家沟通之后 大家决定了何人做哪些事项 而您 便是把所需的工作分配到 Project 的项目之中 如此一来 我们不但可以 追踪哪些人做哪些事情 工作的分配是否超出负载 我们都可以轻易藉由 Project 的功能轻易了解 当我们将项目进行分配之中 我们能够轻易掌握哪些人进行哪些工作 是否有 超出工作负载 4 1 建立项目所需的资源建立项目所需的资源 在进行工作分配之前 首先 我们要做的便是设定这次的项目中用到哪些资源 这些资源可能包含了像是 参与这次项目的人员 这次项目中所需要使用的设 备等等 接着 我们说明如何建立项目中所需的资源 1 首先 我们开启项目 2 接着 我们可以利用 项目快速入门 中选择 资源 3 接着选择 为项目指定人员与设备 4 在取得数据中 Microsoft Project 可以由 个部份取得资源 分别为 从 公司 通讯簿 新增资源 即电子邮件的账号数据中 或是 从公司目 录新增资源 即由服务器中取得人员名单数据 从 Microsoft Project Server 新增资源 以及 手动输入资源 4 1 1 手动输入资源手动输入资源 5 在这个练习中 我们先选择 手动输入资源 6 接着 我们便可以在此表格中输入所有参与此项目的相关资源 7 首先 我们可以在 资源名称 中输入资源的名称 如项目参与者的姓名 项目外包的厂商名称 工读生资料甚至项目所需的材料如 水泥 石材等 等 8 接着 我们可以设定此资源的类型 Project 2003 提供两种类型分别是 工时 的成本计算方式 材料 的成本计算方式 像是本范例中 很 明显的水泥便是材料 9 欲设定水泥为材料 只需利用鼠标连续按两下水泥这个资源名称 10 此时便会出现 资源信息 对话框 其中在 类型 中 我们可以把原来 的 工时 类型更改为 材料 类型 11 此外 在 材料标签 中可以设定此材料的计算方式是以包 箱 盒或是 其它的单位做为计算的方式 这里我们设定为 包 12 接着 我们在输入资源数据时 像是 工读生 或是 通信公司 我们并 没有指定是谁 这种资源我们称为 常规 资源 13 欲设定资源为 常规 资源 只需连续按两下该资源 如 工读生 接着 同样在 资源信息 对话框中勾选 常规 即可 设定为泛用资源后 其标记字段中会有一个符号 4 1 2 读取来至邮件通讯名单读取来至邮件通讯名单 如果项目中的资源参与 正巧也是我们邮件通讯名单中的成员 此时 我们倒 是可以利用 Project 来直接读取邮件通讯名单中的成员数据并用于资源分配中 同时 利用如此方式最好之处在于这些资源由于已经有电子邮件地址 因此 未来如果需要以电子邮件方式告之分配了哪些工作给他时 Project 还可以直接 以工作群组分配方式直接传送工作分配通知给所有有分配到工作的人 接着 我们试着同样加入一些资源 但是是直接读取来至邮件通讯名单的方式 来进行 1 在 Microsoft Project 的菜单中选择 视图 甘特图 2 此时 您可以发觉原本在 一般 工具栏中的 分配资源 图示便会启动 3 按一下此图示此时便会出现 分配资源 对话框 4 按下 添加资源 按钮 选择 从通讯薄 5 以按下 添加 方式便可以将有参与此项目的成员名单加入到 Project 中了 完成后多了许多资源可供我们选择 注意 注意 如果您的资源选择错误而想要删除时 得回到之前的如果您的资源选择错误而想要删除时 得回到之前的 资源工作表资源工作表 画面中才画面中才 能进行资源删除的工作 能进行资源删除的工作 当资源选择错误得回到当资源选择错误得回到 资源工作表资源工作表 画面中方能进行删除工作画面中方能进行删除工作 4 2 为资源定义相关信息为资源定义相关信息 当我们将资源读取进来后 接着 便可以为此资源定义更多的相关信息 这些 信息有如 资源的工作时间 资源所需要的成本 薪水 使用费用 以 及其它像是更仔细的描述 或是照片等等 接着 我们便一起试着为加入进来的资源定义更多的相关信息 1 接续之前的练习 我们可以在 项目快速入门 中选择 定义资源的工作 时间 2 在预设状况下 资源所套用的工作时间与项目的日历是一致的 然而 有 些单位中的人员是需要以轮班的方式来进行项目 这时 我们便需要为此 资源定义一个新的日历 并套用到此资源中 如需定义新的日历 则按下 定义新的基准日历 3 有关日历的定义方式 我们在之前的章节已经探讨过了 在此我们不再赘 言 再按一下 项目快速入门 可以回到原设定画面中 4 我们也可以为此资源加入一些附注说明 甚至照片也可以加入进去 要进 行这项工作 同样按一下 项目快速入门 选择 资源 再选择 链接 或者添加其他资源信息 5 按一下 添加备注 可以为此资源加入相关说明 例如 我们可以把此人 的长处或是在使用此资源时有哪些相关注意事项输入进去 6 此外 按下 插入对象 图标 可以为此资源加入像是照片等信息 7 选择像是位图图象的图型文件 加入后 便可以在此附注中预览得