库房物资管理办法新

库存物资管理规定库存物资管理规定 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为加强公司库存物资管理 规范物资的入库 领用 保管与核算 特制定本规定 第二条第二条 本规定适用于公司所有工程物资 库存商品的管理 内容包括仓 库规划 收料作业 储存 领 发 料作业 退料 呆滞废料处理 盘点等作业 第三条第三条 仓管部门负责各仓库的物资仓储管理 财务部门负责出入库的 审核与核算 第二章第二章 物物资资的入的入库库 出 出库库 第四条第四条 入库物资以实际成本计价入账 实际成本取自采购协议 采购合 同 发出物资采用加权平均法计价 第五条第五条 物料进出一律凭单作业 只要物料异动发生 即凭出入库单据登 录计算机账务 第六条第六条 物资的入库 1 所有购进的材料 入库前必须由公司库管员和技术人员办理验收入 库手续并录入系统 2 库管员对验收无误的物资要及时办理入库手续 按照接收实物的数 量入库并开具入库单 3 购入材料计量单位与领用材料计量单位不一致时 主要是无缝钢管 和螺旋焊管 要求库管员实际测量管材米数 同时按相应换算公式进行计算 验证 误差较大时查明原因 并在管材上喷管号 对应米数 对应采购订单编 号 出库时在出库时按根测量 记录每根米数 以备工程核算 此类材料入库 需由技术员与库管员共同进行点数及测量 4 入库单应连续填制 数量填制有误时应作废重开 品名 规格有误 可由库管员直接更正 但应在更正处签章 技术员填制验收单并签字验收 入 库单及验收单应及时交财务部门复核入账 不得延误 入库单一式三联 一联 交财务入账 一联库管员入账 一联存根 5 对于入库后查出质量问题等原因需退回的外购物资 要及时与采购 部门联系 办理相关的退货手续 开具红字入库单 如果属于暂时的物资调换 可以不开具红字入库单 由库管员在备查账中登记 6 所有购入物资必须有 入库单 领用必须有 出库单 不准以发票 收据等其他形式直接列支成本 7 特殊情况下经采购部批准自购的 按上述规定办理 入库单上还需 由材料采购人员签字 验收单上由技术员签字验收即可 第七条第七条 物资出库 1 物料以先进先出为管理原则 先入库者优先发放 对有保质期限制 的物料 应采取进库日期和有效终止日期登录管理 严格要求先进先出 2 由工程人员针对每个单项工程所需材料填制 领料申请单 交库管 员一份 工程部门技术员按工程进度实际需要在单项工程材料预算范围内填 制 领料申请单 领料申请单一式三份 工程部门 库房 施工单位各一份 经工程部门主管确认后交财务部门审核 财务部门对 领料申请单 安装通 知单 进行审核 确定 领料申请单 是否在材料预算之内 根据合同回款情况 是否可以进行施工 审核无误后签字盖章 安装人员凭 领料申请单 到库房 办理物资领用手续 库管员根据 领料申请单 开具 出库单 一式三联 要标 明物资用于的工程项目 发出物资 由工程人员 库管员各自签字 一联库管 员留存记账 一联交财务室 一联由工程人员留存 3 客服中心维修用物资流程同工程人员领用物资流程并按 燃气公司 维修收费管理办法 规定办理 4 特殊情况物资的发放 对于直接送到施工现场检验并投入使用的物 资应在 24 小时之内办理出入库手续 紧急施工或紧急抢修用料 如当时不能 马上办理出库手续的必须经过工程部门主管同意方可发料 发料后必须在 24 小时之内补办出库手续 5 成本会计每月对 出库单 核查 由于库管员监督不力 造成安装员 故意或因失误多领物资造成损失的 公司视情节轻重给予安装员 库管员相 应的处罚 6 安装员安装完毕后 须将剩余物资及时退库 防止丢失 更杜绝占 为己有或送人情 一旦查出严肃处理 7 安装队退回物资时 填制 退料申请单 由相应主管审核 由库管 员根据退库单盘点退库物资 填制红字出库单 红字出库单上应将单价及金 额按最近购进日期单价填写 工程人员 库管员各自签章 一联库管员留存记 账 一联转交财务室 一联又施工单位留存 8 工程验收人员验收过程中按工程实际用料填写工程用料验收单一 式二联 一联验收员留存 一联转交财务室 并按单项工程汇总实际用料情况 由成本会计核对实际用料与物资出库是否一致 9 各子公司间尽量避免拆借物资 特殊情况下需向其他公司借用物资 的须由采购部填写 拆借物资申请表 报财务部批准 按有关规定进行账务处 理 第八条第八条 废损及呆滞物资处理 1 废损物资是指在库存货的残料和废料 呆滞物资是指长期不用的积 压物料 2 存货在库保管期间 如发现物资可能为废损 呆滞 物资时 应及时 向公司经理提出 由技术部门对废旧 呆滞 物资进行判定 3 判定为废损的物资 应查明原因 及时填制 废损物资报告单 由公 司经理审核后报采购部 由采购部确定能否由厂家调换 不能调换的由采购部 工程技术部 财务部共同提出处理意见 报总经理审批 仓库根据审批意见对 在库废损存货进行处理 4 判定为呆滞的物资 库管员应每年年末进行统计 填制 呆滞物资统 计表 上报采购部 采购部汇总 呆滞物资统计表 由采购部 工程技术部 财 务部共同提出处理意见 报总经理审批 5 工程部门应及时将残废料交回库房 由技术人员鉴定能否利用 不 能用的由库房统一保管 定期由财务室派人参与集中处理 将款项上交财务室 入账 第三章第三章 物物资资的保管及的保管及账务处账务处理理 第九条第九条 物资的日常保管 1 仓库内物资应分区摆放 将仓库划分为合格品存放区 不合格品及废 品存放区 物资应分类 集中 整齐有序的排列 要有明显的标识 每种物资存 放于同一个位置 物料叠放时要按上轻下重 上小下大存放 2 注意库房的清洁 日常通风 做好防火 防水 防晒 防盗 防霉变等工 作 第十条第十条 安全管理 1 仓库人员对出入库人员 车辆 货物要严格检查 验证和登记 无关 人员禁止出入 因业务需要进入库房的有关人员 必须由保管员亲自陪同 2 要建立防火 防水 防盗 防破坏等预案 3 危险品应做出明显标志 轻拿轻放 单独储存 妥善保管 严格出入 库手续 严禁私自将危险品放入库房 4 下班前检查库房内外有无异常情况 切断电源 关闭门窗 5 仓库人员要严格遵守消防规定 掌握灭火知识 会使用所配备的消 防器材 消防器材设备要配置适当 标志清楚 专人保管 禁止挪作他用 6 库区内要设置明显防火标志 严禁在库区附近进行燃放爆竹 吸烟 等违章活动 第十一条第十一条 物资的现场管理 1 施工人员根据现场实际情况及进度情况 合理安排物资进场 严禁 大量物资长期在露天存放 2 现场物资摆放要整齐 即保证使用上的放便 又要保证现场的整洁 和安全 同时做好防晒 防潮 防盗工作 第十二条第十二条 账务处理 1 库管员根据出 入库单每天及时录入当天物资收发情况 出 入库 单及相关单据每月按顺序装订成册 以便日后查询 2 成本会计兼任库房会计 根据库管员转来的单据及时复核出入库单 据的开具和数据录入的正确性 3 成本会计对物资出库每月末进行账务处理 物资入库可根据实际情 况随时进行账务处理 第四章第四章 物物资盘资盘点点 第十三条第十三条 库房保管的物资根据重要程度可分为 A B C 类 分类情况 详见 物资分类表 第十四条第十四条 盘点方式 1 按盘点范围分类可分为以下几种 A 全面盘点 对所有库存物资进行全面细致盘点 B 重点盘点 对 A B 类物资进行盘点 或根据抽查需要对指定的物资进 行盘点 2 按时间分类 A 日常盘点 由库管员日常对物资进行动态盘点 发现异常情况及时上 报处理 2 季末盘点 每季末财务部门组织进行 A B 类物资盘点 库管员对 C 类 物资自行盘点 3 半年盘点 每年 6 月末财务部 采购部组织全面盘点 4 年终盘点 每年 12 月末财务部 采购部组织全面盘点 5 不定期盘点 库管员交接或财务部根据实际需要组织抽查进行盘点 库 管员交接由公司财务室组织交接双方进行全面盘点 财务部 采购部组织抽查 进行重点盘点 第十五条第十五条 人员及职责 为办理物资盘点 应设置盘点人 复盘人 协盘人及监盘人 1 盘点人由库管员担任 负责初盘 点计数量 2 复盘人由财务部门人员或指派人员担任 负责复盘工作 3 协盘人由公司领导指派人员担任 负责盘点时的料品摆放 搬运及整 理工作等 4 监盘人由财务部门指派 负责盘点监督及盘点记录 与盘点人分段核 对 确认数据工作 第十六条第十六条 盘点准备工作 1 财务部门通知库房明确的盘点时间 并安排好盘点人员 准备统一 的盘点表格 2 库管员将应盘点的物资预先清理堆放准备妥当 各项物资出入库单 据应于盘点前录入完毕 并审核完成 3 盘点期间收料单独放置 与盘点物资分开 第十七条第十七条 全面盘点 1 财务部提前一周向各公司签发盘点通知 盘点通知包括盘点日期 人 员配置及注意事项 盘点由公司经理总负责 主管会计负责实施 2 盘点期间除紧急用料外 应暂停收发工作 盘点期间所需用料 应于 盘点前 1 天办理完毕 3 盘点人与复盘人对每一项物资清点数量一致时 由监盘人根据实际盘 点数 详实记录于 物资盘点统计表 并每小段应核对一次 若有出入者 必 须重新盘点 4 盘点时要按物资摆放顺序依次盘点 不得跳跃盘点 5 盘点完毕后 盘点人与监盘人核对记录 无误后由盘点人 复盘人和监 盘人共同在 物资盘点统计表 上签名 交财务部门核算盈亏 第十八条第十八条 季末盘点 不定期抽点 交接盘点都要按年终盘点要求设置人 员 并按年终盘点流程进行盘点并出具 物资盘点盈亏表 和盘点报告 第十九条第十九条 不定期抽点的盘点日期及项目以不预先通知有关部门为原则 第二十条第二十条 注意事项 1 所有盘点物资都应以静态盘点为原则 因此盘点开始后应停止财物 的进出及移动 2 盘点应加班加点从速进行 紧急情况下 盘点期间需出入库的 要 记清每项物资出入库时该种物资是否已经盘点 3 所有盘点数据必须以实际清点的确实资料为据 不得估计或伪造数 据记录 4 盘点开始至工作终了期间 盘点人员均受监盘人指挥监督 5 盘点使用的表格内所有栏位内容若遇修改之处 均须经盘点人员签 认方能生效 第二十一条第二十一条 盘点报告 财务部门安排的盘点 依有关人员签字确认的 物资盘点统计表 详细填 制 物资盘点盈亏表 核算盘点盈亏数量和金额 对于账实不符的要查明原因 提出改进措施 编写 盘点盈亏报告 上报财务部 财务部根据实际情况提出处 理意见 属于账务差错可由财务部门会同库房自行调整 如其他原因的盈亏 报总经理批准后进行相应处理 第二十二条第二十二条 奖惩 1 参加盘点工作的人员必须遵守本制度 对其盘点工作表现记入个人 绩效考核 2 工作玩忽职守 不负责任 虚构数字的 除责令重新盘点外 处以 100 至 1000 元以下的罚款 3 记账不及时 单据填写及保管不规范的 因漏账 记错 算错等原因 造成账实不符的 对有关责任人处以 500 元以下的罚款 4 库管员有下列情况者 除追究赔偿责任外 情节严重的予以开除处 分 直至依法追究刑事责任 A 对所保管的物资有盗卖 掉换或化公为私等营私舞弊的 B 对所保管的物资未经报准而擅自拨借或损坏不报告的 C 未尽保管责任或由于过失致使物资遭受被窃 毁损或盘亏的 第五章第五章 附附则则 第二十三条第二十三条 本规定经总经理批准后自颁布之日起执行 第二十四条第二十四条 本规定由总公司财务部负责解释及组织修订 附件 1 入库单 附件 2 出库单 附件 3 安装通知单 附件 4 工程用料单 附件 5 拆借物资申请表 附件 6 废损物资报告单 附件 7 呆滞物资统计表 附件 8 物资盘点统计表 附件 9 物资盘点盈亏表 附件 1 入库单 入入 库库 单单 第 号 供货单位 采购单编号 年 月 日 金 额 代 码品 名规 格 单 位 数 量单价 百十万千百十元角分 备 注 三 联 库 房 合计金额 大写 小写 采购员 保管员 一联 存根 二联 财务 三联 库房 附件 2 出库单 出出 库库 单单 第 号 工程项目 工程用料单编号 类别 年 月 日 代 码品 名规 格单位数 量单价金 额备 注 合 计 会计 保管员 领料人 一联 存根 二联 财务 三联 工程队 附件 3 安装通知单 安装通知单 年 月 日 用户名称详细地址 联系电话安装项目 财务部门 签字盖章 客服中心 签字盖章 施工人员 签字 备注 附件 4 工程用料单 工程用料单工程用料单 第 号 工程项目名称 类别 年 月 日 材料名称规格单位数量备注 合计 财务部门 工程主管 技术员 一联 存根 二联 库管 三联 财务部门 附件 5 拆借物资申请表 拆借物资申请表拆借物资申请表 根据施工进度的要求 公司需向 公司借如下材料 年 月 日 代 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额备 注 采购员 采购部经理意见 财务部经理意见 此表一式三联 一联由财务部门留存 一联由采购部留存 一联用于库房做出库凭据 附件 6 废损物资报告单 废损物资报告单废损物资报告单 单位名称 年 月 日 代 码品 名规 格单位数 量单 价金 额备 注 废损原因 公司经理 意见 采购部 财 务部 安技部 意见 副总经理 意见 总经理意见 财务主管 制单人 附件 7 呆滞物资统计表 呆滞物资统计表呆滞物资统计表 单位名称 年 月 日 代 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额备 注 财务主管 财务主管 制表人 制表人 附件 8