酒店财务部各岗位职责及工作流程(12P)

酒店财务部各岗位职责及工作流程 职 务 财务部经理 工作内容 协助财务部经理处理日常行政工作事务 联系部门 酒店各部门 工作职责 一 根据酒店所制定的年度预算 实施成本控制行政费用 营运费用及能源工程维修 固定费用控制 二 建立健全酒店内部管理制度 监督酒店资金管理 成本 费用 利润和财产管理 组织酒店的全面经济核算 审核会计科目 进行收入 成本 费用 利润的专题分析 编 制报表 保证各级核算的正确性 三 建立一整套财务系统及操作程序 1 财务系统 A 财务系统 B 总帐 应收帐 应付帐 总出纳 物资帐及各类明细帐和以表代帐的资料 2 操作程序 A 制定收银及收入审计的核算程序 B 制定各种所需的凭证 表格 C 建立帐帐之间核对 帐表之间核对等工作制度 确保所反映的经济活动情况的准确 性 四 参与酒店基本建设投资 客房 餐厅改造 经济利益分配 经济合同签订重要决 策 从经济管理的角度为领导提供参考数据 五 拟定财务内部的组织机构 提出各级主管人员的岗位职责 并与总经理或主管副 总经理确定会计主管人员的人选 分配工作任务 监督各级主管会计人员的工作 及时准 确编制财务报表 其中对外报送的财务报表要报领领导签章 六 控制资金先使用审核各部门的设备 物资 计划和酒店开支计划 并在报总经理批 准后 监督贯彻实施 维护酒店经济利益 七 审核酒店的收益报告和利益分配报告 监督财税计划和贯彻实施按期上交国家税费 协调酒店同银行税务等有关部门的关系 八 定期向总经理提出预算和决算报告 资产负债表给总经理审核同意后 组织贯彻 实施 九 负责财务部的日常行政管理工作 职 务 财务部副经理 联系部门 酒店各部门 工作职责 一 协助财务部经理组织和领导酒店的财务会计工作 对各项财务会计工作进行布置 和核查监督财务计划的实施 及时了解 计划执行中存在问题 解决实际问题 二 根据酒店的实际情况制定有关财务管理制度和实施细则 监督各项财力制度 财 经纪律和会计规则的正确执行 三 参加酒店有关经营管理活动的会议 协助财务部经理进行企业决策 审检每日销 售日报表 向酒店领导提供财会住处财务指导和改善酒店经营管理的建议 四 参与酒店编制财务预算 制定工作程序和财力管理措施 组织编制企业财务会计报 表和统计报表 五 制定和审查酒店有关费用开支的手续程序 制定有效的会计核算系统 制止违反 财务制度的现象发生 六 保护酒店的财产和物品财产管理的规定和报批手续 检查规定的执行情况 七 负责财务部员工的人事安排和工资历 奖励的评定 负责财务人员的思想教育和 业务培训 职 务 总帐会计 工作内容 主要负责酒店的财务系统 编制报表并协助财务部经理处理日常行政事务 工作职责 一 处理总帐业务及编制损益表 资产负债表及所属明细帐 二 处理应收帐 应付帐 总出纳 工资等帐目系统的业务 三 做好成本控制营业核数的帐目 报表核对工作 四 协助会计师事务所完成年度财务审计工作 五 负责各类税收的申报 六 负责各类保险的索赔工作 七 处理会计部内部行政事务 八 做好资料的存档 九 严格组织纪律 十 搞好内部分工 处理好各主管的工作关系 日常工作程序 一 在月初 5 日之前 总帐会计必须督促各分类核算部门按规定的时间做好各自的会 计记帐凭证汇总表 并移交主管审核科目分类是否正确 然后转交总帐会计入帐 二 根据不同性质的记帐汇总凭证 按照先后完成顺序编号逐一输入电脑进行期未结 算 编制试算平衡表 三 打印试算平衡表并及时核对有关明细表 1 核对资产负债类明细之余额 2 各银行日记帐及现金日记帐 应收 应付明细帐的余额 3 若发现总帐与明细帐不符并要核对清楚 查明原因及时将调整后的数据反映在当 期的财务报表中 4 打印出明细分类帐并逐项核对达到帐表相符 5 根据已发生的支出分别摊销有关费用分摊洗衣房的经营费用 员工餐厅费用 餐 饮部门行政费用 包括低值易耗品 保险费用及各类经营性支出 编制记帐凭证 四 在完成上述工作的基础上 由电脑生成并打印以下各种财务报表 1 资产负债表 2 损益表 3 财务报表说明书 4 主要经营指标完成情况统计表 五 营业部门利润表 1 客房利润表 2 餐饮部利润表 3 电话利润表 4 洗衣部利润表 5 其他经营部门利润表 包括商务中心 六 管理费用明细表 1 行政管理部门 2 销售部 3 工程部 4 人事部 5 保安部 七 财务报表的有关附表 1 酒店各部门在册员工分类统计表 2 各部门工资分析表 3 工资及有关福利费用分析表 八 在完成上述工作的前提下 将有关资料归类整理装订成册以便备查 九 配合年终会计事务所及税务等有关部门的查帐 根据编著要及时地提供有关资料 及有效凭证 职 务 成本会计 工作内容 主要负责对酒店营业成本核算和费用及固定费用进行控制 监督和分析 同时对成本控制 收货部仓库实施行政和人事的管理 工作职责 一 业务管理 控制职责 1 成本管理 A 根据餐饮部资料 制定出食物和饮品的成本 B 根据财务系统和操作程序的要求建立一整套有关帐目的控制表 以达到控制的目 的 C 运用正确的方法计算成本和费用 并要做到帐帐相符 帐表相符 D 定期出成本报告 分析总结酒店营运成本费用并提出合理的建议 二 仓库管理 1 建立物资帐目系统及控制程序 2 制定验收货物的控制程序 严格把好质量关 3 进行市场调查 掌握物质价格 4 做好信息工作 及时将有关资料信息反馈有关部门 5 搞好与各部门的协调工作 协助会计做好对帐工作 6 做好资料存档 7 爱护公物设施 注意防火安全 8 严格组织纪律洁身自爱 杜绝一切违法的思想和行为 工作程序和制度 一 日常工作程序 1 审查各部送来的仓库领料单 2 核查仓库送来的记由联在电脑中确认发货数据记帐联存档 3 审查收货部送来的收货记录 在电脑中进行数据确认存档收货记录 4 审查关计算部门间的转货单 5 根据餐饮送来的标准菜普计算出每一道菜及酒水的成本价格 为销售价格的制定 提货依据 6 月末对各仓库进行对帐及盘点 将实际盘点数汇总打印仓库盘点表 7 月末到出仓库差异报告 报批后做调整 8 每月底对各厨房及酒店进行月末盘点整理后输入电脑打印一套各厨房 酒店月末 盘点表 9 月末对商场进行盘点 并计算商场成本编制有关的记帐凭证送交总帐 10 月末编制各部门文具用品 耗用一览表送财务总监查明 11 月末计算当月食品 饮品成本及各种费用编制有关的记帐凭证送总帐会计 二 对低值耗品及固定资产的控制 1 每月摊销固定资产及低值易耗品的费用打印出有关的报表 编制记帐凭证交总帐 会计 2 每年年末对酒店所有固定资产及低值易耗品进行一交全面的盘点并编制盘点报告 送有关领导审查 一 物资报废处理 1 到部门送来的报损单 成本控制部门要及时到现场查看报损是否属实 报损的原 因是否属实和合理 2 报损单核查后要经成本部门签字后送交财务部经理或财务总监批准 3 固定资产及低值易耗品的报损需经工程总监证实 经财务总监总经理批准后方可 生效 4 成本会计要及时将报损物品输入电脑 月末打印本月报损物品清单 二 物品价格控制 5 每 5 天对菜单上物品的价格重新查价定价 确保酒店利益 6 每六个月对杂货表上的物品进行市场调查 及时高速因季节变化 而导致的不合理 的价格 7 日常对酒店常用物品要进行抽样市场调查以确保其人价格的合理 五 月末编制成本报告 1 全面概况分析 2 食品与饮品成本分析 3 预算成本与实际成本的比较 4 宴请及员工餐费成本一鉴表 5 仓库移动缓慢物品及过期食品项目表 6 酒店各类物品存货情况一览表 7 各部车辆耗油情况 职 务 仓库保管员 工作内容 主要负责保管酒店营运所需要的物资 工作职责 1 根据采购部送来的物资按发票的数量 单价验收货 物 2 必须把好质量关 3 负责保管食品 饮品 百货 工程用品 操作用品 等 营业所需物资 4 仓库保管员必须保证仓库整洁每天打扫仓库卫生 5 严禁仓库吸烟或吃东西 禁止闲杂人员进入仓库 6 妥善保管仓库钥匙 合理放置货物 确保仓库物资 的安全及物品的质量 7 仓库保管员要严格遵守职业道德 洁身自爱 杜绝一切违法的思想和行为 8 每日下班前编著当天收货记录及收发汇总表 9 了解部门对物品的要求和建设及时将信息反馈给成 本部门和采购部门 二 工作制度与规则 一 收货 1 保持工作环境的整洁 每天早上检查磅称是否准确 2 每天收货前核查采购定单和采购备忘 品名 数量 规格 有效人签字 3 根据采购部送来的资料和用货部门的要求严格收货 如发现货物与订购的数量规格 或单价不符合规定 即通知采购部或有关人员作出处理 4 质量不合要求的不予收货并通知有关采购人员 1 质量和数量不合要求的物品 如果用货部门坚持要使用 必须收货记录单上详细说 明并由负责人签字 2 已由部门领走的货物原则上不允许退货 特殊情况必 须上报成本部处理并在记录上记录 3 对无定单的货品或无货品的定单 收货人员不予收货 4 对已给验收的货物做出收货记录 并通知用货部门领货 收货 记录必须有供应商 和部门收货人的签收认可 5 仓库收货时 仓库保管员要严格检查罐装食品 饮品 保质期的期限确定 1 收货时距保质期限 本地采购为三个月 非本地采购为六个月 罐装啤酒一律为 半年 瓶装啤酒一律为三个月 2 不能按 1 条规定要求接收时 需要有效人士签有意见证实 3 进口食品罐上所显示日期为到期日期 国产仪器上所显示的日期为生产日期 但 一般有保持期限 凡进口物品必须有中文标签 无中文标签不得入库 9 编制每日收货控制表 连同收货记录交成本控制审核 10 多了解使用部门对货物的意见和建议 及时将信息反馈给采购部门对每日收货过 程中出现的问题做好记录并及时送交成本部 11 做好资料的存档 仓库主管必须经常检查仓库的实际库存数与帐面数是否一致 12 每天一上班和临下班都必须检查各个仓库的情况 合理放置物品避免因保管不当 造成的损失 13 经常检查各种物品的库存数量及时合理地作出补仓计划 14 仓库主管与采购部协调合作好 将应补仓的物品及时入仓 以避名断货 15 填写补仓单时 应注明上次采购名 品牌 规格 库存量及采购量依照程序送交 成本签批 16 补仓单仓联及有关的采购定单送返仓库时必须检查以下内容 1 是否补取消 2 取 消原因是否例题 应及时上报成本核算部 二 发货 1 收到各部门送来的领料单 仓库主管要检查领料单的签名是否有效及完整 已经批 准的领料单 不允许再增加品种和数量 如需要领菜种物品 要请重新出单据由经理级以 上人士签名认可 2 仓库保管员接到领料单检查部门所需之物品仓库是否有货 如断货物品到货 应立 即通知使用部门领用 3 在条件允许的情况下 保管员应事先将领料单上的物品备好 以缩知使用部门的取 货时间 4 及时将领料单的资料在电脑中登记汇入帐 出帐单价以本位币为准 有运费的物品 要以摊运费后的单价为准 将出帐后的领料单要及时送交成本部审核 5 发货时必须以先进先出为原则 6 要经常检查库存物品的质量 发现即将过期或变质物质要及时向成本部门报告 7 发现已变质的物品要及时填写报损单 注明进货时间报损原因然后交成本部控制部 门 三 记帐 电脑帐 1 按物品的类别设置物品明细帐 并进行物品编号 2 记帐要及时 准确 如有错帐应及时上报主管并更正 3 帐目资料必须每月打印分类整理存档 必须保证由帐目的连续性和完整性 4 记帐过程中发现电脑问题必须立即上报解决 四 对帐及实物盘点 1 每月 15 日 25 日各仓库要自盘自查 及时上报检查中的问题并纠正 2 月末要与成本部对帐 并进行实物盘点保证帐帐相符 帐物相符 3 对有差异的项目 要到出明细注明差异原因 上报批准后做出调整 4 月末盘点后制作一份移动缓慢物品及过期物品的清单送交成本部 月结时打印出仓 库存货 并将清单副本送往各部门以备领货时查阅 5 盘点过程中发现由个人疏忽造成的损失 当事人负责赔偿经济损失 职 务 前台收款 工作内容 主要负责酒店的营运收入进行审核 监督 前台收款主管 前台收款领班 和餐厅收款领班实施行政和人事的管理 工作职责 1 负责建立日间 夜间核数的审核操作及控制程序 2 负责前台帐款结算的全部工作内容的督导和培训 3 配合财务应收款主管解决挂帐客户结算 负责应收帐的帐单复查工作 4 经常与前台接待经理和主管 财务应收款主管 客房经理和主管以及大堂值班保 持联系 掌握客人的动向及付帐情况 以避免发生跑帐 漏帐及坏帐损失 5 向总经理 财务部经理报告住房客人拖欠帐项的金额 时间结算明细帐和解决措 施 6 向财务部经理报告所属员工的工作表现 评定员工奖惩和晋升情况解决客人在结 算工作中的投诉其他有关问题 7 完成财务部负责人安排的其他工作 工作制度和程序 1 按班次清点备用金 查阅所有交接班记录 2 核对前厅接待处送来的客人入住记录 检查随入住记录送来的信用卡凭证的有效 性 若入住资料不齐全或电脑记录不符 应立即退回接待处 3 按付款的方式 预收客人入住押金 根据押金种类在电脑入帐 并作好记录 4 检查客帐资料 及时向银行取及信用卡授权 5 根据各餐厅送来的客帐单和总机 洗衣房等部门送来的收单 核对房号和签名后 述入客帐 6 根据当天升汇牌价及银行和酒店的有关规定为客人输外币兑换 正确填写 兑换 水单 并记录要点交易 7 办理客人退房时 及时通知客房部和总机房 收回房门钥匙 若客人使用保险箱及 时收回保险箱钥匙 8 通回客人的人民币或非证券压金时 开出退款凭证 扣除应收款费用之后退还客 人 并要客人在凭证上签名作实 9 审核每天对外结算的帐目单据 包括施行社 长包房 合约单位 数字是否正确各 种单据是否齐全无误 10 检查现金收付款及试算平衡表是否正确 确保各自种数字准备无误 11 检查收款员的仪表 纪律 行为等是否达标按照店规严格要求下属员工 12 每班结束后 以移交封的形式缴交当天的营业收 职 务 餐厅收款领班 报告上级 前台收款主管 督导下级 餐厅收款员 职责规范 1 帐单和凭证的审核 2 餐饮收入报表的审核 1 审核餐饮部帐是否与每班收银员报告一致 2 审查餐单的结帐方式是否正确 3 检查宴席订单的处理和结算 4 审核招待单的手续是否完备和符合规定 5 审核高级员工工作餐的实用 计算批示标准的部分并转入员工帐户 6 审核餐饮的折扣 项目和单据的取消手续是事完备 职 务 总出纳 工作内容 主要负责酒店的现金管理 工作职责 1 负责所有收银点现金收入和转帐票据的收集 整理占核以及送存银行或到银行办 理托收事宜 2 负责支付酒店各部门报销帐款的现金 3 负责保管一切有价证券 工作制度和程序 1 负责现金收入管理 当日营业收入必须上缴银行严格划分收与支出的界限不允许 挪用营业收入 2 不允许有白条及预支单抵库现象 3 检查一切收 付缴收业务凭证 做到有凭证有审批手续完备 项目内容清楚齐全 大小定金额相符合 对检查无误的凭证及时办理收 付 缴业务 4 负责管理人民币 外汇券人民币备用金掌握结算付款的管理规定 5 负责编制酒店每日资金报表和银行存款每日报告 6 每日上班打开保险柜 由主管监督 或由二人互相监督 取出各收款