建设项目档案工作的一般要求

1 建设项目档案工作的一般要求建设项目档案工作的一般要求 第一节第一节 建设项目及其档案工作概述建设项目及其档案工作概述 一 建设项目一 建设项目 一 建设项目的定义 二 项目建设程序 1 项日建议书阶段 2 可行性研究阶段 3 设计阶段 4 建设准备阶段 5 建设实施阶段 6 竣工验收阶殷 二 建设项目档案二 建设项目档案 一 概念 1 项目文件 2 项目文件归档 3 项目档案 二 项目档案的构成和特点 l 建世项日档案的构成 2 建设项目档案的特点 与其他档案相比较 建设项目档案具有以下特点 1 成套性 2 专业性 3 日志性 三 项目档案工作三 项目档案工作 一 建设项目档案工作内容 建设项目档案工作主要包括以下内容和环节 l 建设项目档案工作的组织 2 建设项目档案工作制度的制定和实施 3 建设项目文件的归档与整理 4 建设项目档案的移交 5 建设项目档案登记 6 建设项目档案验收工作 二 做好建设项目档案工作的意义 建设项目档案既是建设活动的真实记录做好建设项目档案工作 具有十分重要 2 的意义 1 做好建设项目档案工作 是适应项目建设工作需要的内在要求 2 做好建设项目档案工作 是贯彻国家有关法律法规规定的外在要求 3 建设项目档案工作的性质决定必须做好建设项目档案工作 三 做好建设项目档案工作的基本要求 1 熟知国家与关建设项目档案工作的法律法规 文件 标准 2 要建立健全建设项目档案工作的规章制度 3 要采取有效措施确保项目档案的完整 准确 系统 4 要及时介入做好建设项目档案工作的业务指导 5 认真做好项目档案专项验收 预验收 的准备工作 6 做好建设项目电子文件管理和项目档案信息化工作 第二节第二节 建设项目文件归档要求及档案整理规范建设项目文件归档要求及档案整理规范 一 项目文件形成的质量控制一 项目文件形成的质量控制 建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分 它是由项目 参建各方共同形成的 是项目建设的真实记录 是对建设项目进行稽查 审计 监 督 管理 验收以及维护 改扩建的重要形式 项目建设单位 筹建部门 勘察设 计单位 监理单位 施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求 把项目 建档工作作 为项目建设的重要组成部分 列入建设计划 明确各自的职责 使之与项目建 设同步进行 为此 参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成 与积累的质量进行监控 一 建设单位文件的质量控制 1 建设单位的职责 建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划 组织协调 监督指导的职责 2 建设单位的任务 1 明确项目档案工作计划 2 建立档案工作网络 明确各岗位任务 3 规范做法 打好基础 4 申报登记 接受监督 二 设计单位文件的质量控制 设计文件材料的规范 对竣工档案的内在质量有着密切联系 如果设计单位提供的施工图线条 字迹不清晰 就很难保证竣工图的字迹线条 清晰 如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容 题名 将对日后文件的整理和提供利用带来不便 因此 设计单位应在明确设计任务或者 在各专业分工时 应明确形成文件的内在质量和外在质量要求 把不合格的产品控 3 制在文件发出之前 保证设计文件的质量 尤其要注意每张施工图应有图号 图名 设计人 校对人 审核人签名 规范设计变更文件的编制和传送 设计修改通知单 不能一文修改多专业 同时要在有关栏目揭示修改内容 被修改图号 设计修改通 知单要按专业统一编号 变更人 审核人签名要完备 对急于施工先发传真的 事 后要补发原件 口头变更的要及时形成文件发往有关单位 必须明确行之有效的 特别办法 设计文件要按专业 文号顺序进行积累 在项目的设计 含变更设计 全 部完成后 设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案 纸质 电子 并移 交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录 详列该项目全 部的技术文件 设计变更文件 图纸勘误表目录 三 监理单位文件的质量监控 1 监理单位职责 1 中华人民共和国建筑法 以下简称 建筑法 赋予了建设 监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作 检查 审核项目档案的 完整 准确 系统的责任 监理应注意把好文件形成的质量关 在对施工记录进行 确认时 要检查所填各荐是否符合要求 对试验单位 设计单位移交的档案也应把 好质量关 2 工程建设监理规定 第十四条第五款规定 建设监理业务完成后 向 项目法人提交工程建设监理档案材料 这就意味着建设监理在审核参建各方档案 的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人 2 监理单位任务 1 参与招标工作时 在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中 应明确 文件的归档条款 如 竣工档案的数量 案卷的内在质量和外在质量 电子文件的 归档等 2 从事设计阶段监理时 在协助项目法人单位选择设计单位 后 除对设计方案的评选 审查和施工图绘制过程中的监控外 还要指定文件 积累 归档工作的责任人 并对设计文件 图纸进行检查 归档和验收 由于设计 中出现的质量问题对工程影响极大 有关资料已表明 工程出现的质量问题 40 在 于设计原因 投资问题则 80 决定于设计 所以 提高设计质量 增加投资效益一 定要把好设计质量关 同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累 3 从事施工阶段监理时 一是在监理机构内部要指定项目文 件的积累 归档工作的责任人 二是对各施工单位项目文件的形成 积累 进 行内在质量监控 三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整 准确 系统进行 审核 建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有 来自项目法人的文件 监理工程师受聘于项目法人 按照签 定的合同条款对项目进行监理 合同条款是监理工程师进行监理的依据 签定 合同后项目法人还会就工程建设的投资 进度 质量等方面 提出要求或提供有关 4 动态管理的文件 如 在材料供应 设备采购 项目部分功能的修改 工期的调整 施工期的水文地质 水文气象等到 对这些文件 信息管理监理工程师应妥善保管 来自设计单位的文件 这类文件对监理工程师正确理解设计意图 保证施工 质量至关重要 除了设计单位正式颁发的设计图纸 设计修改通知单以及设计变更 等材料外 其设计参数及计算方法也是收集范围 来自施工单位的文件 施工进度计划 施工方法说明 施工 作业报表 施工质量检验报告 月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关 进度 质量 费用 材料 设备 劳备 关税 索赔等方面的文件 这部分文件是 监理工程师进行进度 投资 质量控制的重要依据 如果施工单位提出索赔的话 还要建立索赔档案 来自项目建设的主管部门 质量监督站 项目所在地政府的 环保 公安 交通 税务 保险等方面的文件 这些文件也是监理工程师需要 知晓 处理的工作范畴 四 施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主 要依据 其数量在整个项目档案中占了最大的比重 是项目档案的主要组成部分 这一阶段也是项目文件积累的关键 其质量控制可从以下几方面进行 一是以公文形成的文件 要注意统一文号 施工单位围绕项目建设 将形成公 文形式的文件 如请示监理及项目法人等的文件要规范 如有统一的格式 统一的 文号 同时 每一份文件要有准确的题名 二是施工记录 必须真实 准确 耐久 有序 规范和完备的签署手续 三是竣工图必须字迹 线条清晰 图面整洁 修改到位 施工单位在签订承 发包合同后 应建立与工程承 发包方式相适应的项目档 案工作网络 按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累 整理工作 建设项目除了土建部分外 大多数的建设项目也都会有设备 在大型的生产设施方 面 施工是由两个不同类型的施工单位进行的 所以做法上有相通之处 但也有其 各自的特点 1 土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要 求 施工管理性文件可按问题积累 施工记录一般从部分到整体的 按分项 分部 单位工程积累 2 设备文件主要有三个方面 一是设备报价 询价等来往文件 这一部分文件 一般由建设单位监控 二是设备随机文件 三是安装 调式文件 设备部分的文件 质量监控 主要从设备的开箱起把好关 设备随机文件的监控是从设备开箱时进行 是根据设计文件 装箱清单等进行 五 项目质量监督部门的监控 六 档案行政管理部门的监控 5 二 建设项目文件的整理二 建设项目文件的整理 建设项目文件的整理 要求在完整收集的基础上进行 遵循文件材料的自然形 成规律 保持项目文件材料的成套性 按照一定的原则与方法进行分类 组卷 排 列 编目 形成符合国家档案工作规范的系统 一 归档文件的质量要求 1 归档文件应是原件 建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件 盖章签字方可归档 建设单位作为直接的收文单位 其文件归档时应保存正本 有些文件如发至上级主管单位 建设单位作为间接接收单位 且没有抄送字样 的 归档时可保存复制件 施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用 复印件外 其余施工文件均应移交原始文件 供建设单位归档保存 2 归档文件的内在质量要求 1 归档文件内容要真实 必须在项目建设过程中直接形成的 2 归档文件要准确 有效 图物相符 签署完毕 已按照一定的审批 检查 验收程序 负有责任的各方在文件指定位置上签署意见 签名 盖章 著明日期 3 归档文件必须耐久 易读 所使用的笔墨纸张 胶片 相纸 磁带等必须质 量优良 不得使用普通圆珠笔 各色铅笔 红色和纯蓝墨水等易褪色的材料 文件 中的字体端正 图像音质清晰易辨 二 归档文件整理的基本要求 1 整理步骤 项目档案材料的整理主要分以下几点 1 划分阶段 凡是归入建设项目档案的文字材料 图表 图纸 按立项 设计 施工 竣工四个阶段归类划分 不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起 2 鉴别 按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定 剔除不属 归档范围及重份的文件 以确保项目档案的完整性 对计划任务书的批复 项目任 务书的上报 征地权属证书等材料 应将原件归入项目档案 3 划分单位 分部 项 工程 同一单项工程的文件先按单位工程划分 同一单 位工程再进一步划分分部 项 工程 同一分部 项 工程的文件再按不同专业分别排列 4 排列 根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列 如管理性文件按 问题一时间排列 原材料 构件的出厂证明 试验报告可按结构或批量分类排列 质量检查 评定记录按单位 分部 分项工程分类排列 5 卷内文件排列 如果一个项目形成的同类型文件数量不多 可以组织为一个 案卷 其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列 如果图纸 文字性文件分别组 卷时 图纸的排列可按图纸目录的顺序进行 文字性文件遵循反映同一问题 同一 结构的文件排列在一起的原则 同一案卷中有若干个问题时 按问题的时间顺序或 6 重要程序排列 同一案卷中既有文字性文件 也有竣工图文件时 反映同一个问题 同一工作进程的文件排列 文件性文件材料在前 竣工图文件在后 2 组卷原则和要求 组卷要遵循项目文件的形成规律 保持案卷内项目文件的有机联系 便于档案 的安全保管和提供利用的原则 组卷时应注意 1 案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容 2 案卷内文件要齐全 完整 破损的文件修复后才能组卷 幅面不一致的文件 必须折成或裱成一致的幅面 鉴于目前文件使用的纸张有 16 开和 A4 两种规格 现 阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在 最好能统一为 A4 规格 对于其他规格的 文件 小于 16 开的文件用 A4 标准的白纸托裱 文件右边和下边分别与托裱纸右边 和下边靠齐 托裱时 不可将文字图表和数据掩盖 签署意见在装订线以内的要粘 贴补宽订装部分 3 卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存 不能用热敏纸 传真纸 文件 不能有铅笔 圆珠笔 复写纸书写的文件 4 案卷内文件的保管期限应基本一致 三 项目文件的组卷方法 案卷 是一组具有有机联系的 价值大体相同的科 技文件材料的集合体定的分类集中 按一定的方法排列 形成保管和利用的基本单 元 它按一 案卷组成包括两部分材料 经过整理的科技文件材料 在整理工作 中形成的卷内目录 卷内备考表 案卷封面封底以及卷盒 l 综合管理性文件材料的组卷 管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成 的涉及范围广泛的文件 如 立项申报与审批材料 可行性研究报告 征地拆迁材 料 报建材料 合同 协议 设计和在设计施工阶段形成的招标 投标文件 竣工 验收阶段形成的竣工验收文件 重点是依据性材料 这类型的文件材料的组卷 应先按问题 后按时间的原则组卷 如 立项 征 地拆迁 报建 招投标形成的文件材料自然分成几个问题 可把不同问题的文件材 料分开 同一问题形成的文件材料按时间顺序排列 文件材料数量多的 可以组成 几个案卷 不多的可组成一卷 卷内反映同一问题的文件应排列在一起 可按时间 顺序或重要程度排列 如 征地拆迁包括征地拆迁合同协议 征地批文 征地数量 一览表 占地图及土地证等 这些材料不能与招 投标文件放在一起 建设单位在 对管理性文件组卷时 应注意签发稿的归档 合同支付未委托监理业务的 组卷时 应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档 在竣工验收阶段应将 验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档 2 图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重 图纸是按阶段 结构 专业 形成的 图纸一般有图纸目录控制其排列顺序 因而在组卷时可按设计图纸目录的 顺序进行排列 若反映一个单位工程图纸数量少 可以组成一卷 卷内图纸排列按 7 目录进行 若图纸数量多 可按不同专业组成若干案卷 如果一张施工图由若干单 位施工 建设单位应指定汇总人 各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇 总 竣工图与施工图数量不一致时 有增有减 应重新填写目录 同时保留原图纸目 录 3 施工文件的组卷方案 施工文件的组卷要符合各自的形成规律 一般来说 原材料 构件的出厂证明 按批量形成 试验报告按结构形成 质量检查 评定记录是先形成分项 分部工程 评定记录 最后形成单位工程评定记录 因此 施工文件的组卷按分项工程施工工 序排列组卷 原则上可按以下方法组卷 按结构组卷 如果同一单位工程形成的施 工文件少 可组成一卷 如果数量多的 可区分分部 分项工程分别组卷 1 整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷 2 分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单 试验检测报告 按分项工程组卷 分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报 告之上 3 原材料试验报告 合格证等按批量形成 能区分工程部位的归入分部工程部 不能区分按单位工程统一组卷 4 围绕具体单位 项 工程的会议纪要 监理文件等可按单位 项 工程组卷 5 施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析 施工中如发生质量事 经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档 6 重大的质量事故处理要单独组卷 包括事故发生的原因 事故处理方案 事 故处理结果 7 设备部分文件材料单独组卷 已独立成册并编有页码的可保持原状 不需再 编页码 8 设备安装 调试文件 设备随机文件按台套集中组卷 外文设备文件拟写案 卷题名时 应翻译中文题名 修改通知单施工修改是经常发生的 因此会形成若干 修改通知单 修改通 知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面 一般是将一个单项工程 单位工程 形成的所有变更通知单集中起来 前面附上跟工程变更通知单目录 组成一卷 数 量多的 可按专业分别组卷 5 监理文件的组卷方法 建设项目监理文件组成 项目监理工作依据性文件 监理工作性文件 1 项目监理依据性文件的整理 项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内 部 形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中 随着建设项目工作的展开 形 成了各专业的监理实施细则 建筑 结构 机电 地质 测量 环保 档案信息管 理等专业的实施细则 在收集这一部分文件时 要依据该项目形成情况进行收集 项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档 排列方法一般按专业的先后 顺序 8 2 项目监理工作性文件的形成 积累 整理 项目监理工作性文件产生于整个 项目建设的各有关方面 它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录 是 建设项目的实质性文件 监理内部也要有统一的发文规范 每个项目要设立几个文 种要有统一规定 每一个文种的文件要有统一的编号 如 开工令 复工令等可设 文种 围绕工程质量 支付 会议纪要 备忘录也应分别设文种 文号 不同的专 业和业务范围分别设立文种 这样一来文件管理才能有序 监理文件排列时按发文 程序 一份文件如在拟稿 签发 审批记录 应将请示 批复放一起 以便于文件 的管理 同时 也便于随时了解发文数量等 对于监理过程中产生的文件材料 应按文种 或专业 一一时间整理组卷 如变 更支付 进度款支付 索赔支付要分别单独组卷 同时应把过程文件材料作为附件 一并归档 监理月报 按年度组卷 以项目有关的来往文件应整理归档 以工程有 关的但没有批文 没有结果的报告 应单独立卷 待竣工验收后处理 具体组卷的 排列方法参考如下 监理依据性文件归档时间在其形成后组卷 如 监理大纲 监理合同 监理 规划 监理实施细则 监理工作性文件的组卷工作在次年第开工 停工 复工令 监理文件 会议 纪要 理日志等 季度或积累到一定厚度及时组卷 如 备忘录 工程款项支付 监理简报 监 监理工作中形成的照片 录音 录像带可按形成内容随时组卷 6 特殊载体档案材料的整理 随着信息技术的普及 它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容 它是建设项目档案的补充 更是日后工作查考的重要的信息 它们涉及的内容相当 广泛 可以说上述几种文件中都有 由于它的信息记录形式比较特殊 在立卷中应 单独处理 1 照片的整理 照片档案应以本项目建设活动为主 选用具有查考价值大体可以包括以下几个 方面 本项目大筹建 施工 竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片 本项目领导活动的照片 上级有关领导在本项目视察活动的照片 本项目向有关单位提出内容和要求 组织拍摄或征集的照片 本项目在工作中选用的外单位的照片 照片档案的构成应当由底片 向外单位收集的可以没有底片 照片和文字说明 等部分构成 一组 若干张 联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明 采用组合照片 说明的照片 其单张照片说明可以从简 如一组初步设计审查会的照片 可能在查 看线路现场的照片 有在会议室具体讲座的照片 可以把这一闪会议形成的若干张 照片作为一组照片 又如一个单项工程的建设 可以把施工前的地形 地貌拍摄下 9 来 连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组 组合照片说明应概括揭示 该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项 同组中的每一张照片均应 在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号 组联符号按组依次采用 同组中的照片其组联符号相同 组联符号不应越册 组合照片说明 放在本组第一张照片的上方 对于某次活动只收集了单张照片的 则要以单张照片为单位拟写说明 照片说明 六要素 的内容 事由 照片所反映事件 事物的情由 时间 事件发生或事物变化 产生的时间和照片拍摄的时间 地点 被拍摄物所在的具体地点 人物 照片所反映的主要人物的姓名 单位和身份 背景 对揭示照片主题具有一定作用的背景 摄影者 照片的拍摄单位和拍摄人 伴随着施工进程 各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片 它们是工程竣 工文件主要组成部分 项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位 施工单位移 交前 根据分组说明写出照片档案的总说明 总说明应该介绍整个项目或单位工程 设计 竣工 管理情况 如果照片中有施工工艺的改进 质量问题的处理 还应重 点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后 还要编制照片档案目录 凡是归档的声像文件 必须图像清晰 声音清楚 并附以必要的文字说明 必 须是原版 原件 录音 录像档案以自然盒 盘 为一卷 每盒 盘 的外套上要帖有标签 注明其内 容 主要人物 形成日期 带长 分钟 编号 型号和保管期限等 并填写目录 四 案卷的装订 装订的案卷卷内文字材料 图纸统一折叠为 A4 标准 297X210 整册 A3 幅面 的图纸可不折叠 竣工图采用装订和不装订两种形式 整册 A3 规格的竣工图装订 成册后对折成 A4 规格入盒 大于 A3 图幅折叠成 A4 规格入盒 并在折叠好的图纸 右上角加盖 档号章 归档图纸折叠时按手风琴式 图幅内折 以便长久保护档 案寿命 文字材料一律用线装订 采用三孔一线方法 孔距 8cm 装订线距纸边 1 25cm 装订孔在案卷左侧 具体要求为 1 装订前必须除去原用于装订的金属物 以免锈蚀纸张 2 检查案卷封面 案卷目录 卷内目录 备考表等是否符合国标要求 3 每卷厚度 以薄卷为主 不宜太厚 图纸案卷一般不超过 5 cm 如同类材 料数量较多 可分成几卷 但每卷都必须有各自的封面 目录 备考表和封底 4 每卷内容排列顺序为 封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表 10 第三节第三节 项目档案的汇总移交及编目项目档案的汇总移交及编目 一 项目档案汇总移交一 项目档案汇总移交 设计 施工 监理单位在完成各自案卷的编制工作后 应把各自整理的档案连 同案卷目录 移交清单向建设单位移交 工程分包的 由分包单位向总包单位移交 再由总包单位汇总整理后向建设单位移交 由于公路建设项目参与单位多 为了便 于建设单位汇总和移交 项目各参建单位在完成项目档案的编制工作后 可用铅笔 编写临时档案号 如果在能把档案号固定下来的情况下也可编正式档案号 例子 临时档号编制规则 第一字母表示合同段编号 第二个字母为大类代号 1 综合性文件 2 设计文件 3 监理文件 4 竣 工图表 5 施工文件 6 科研文件 设备文件 第三个字母表示流水序号 例如某项目是由 A B C 若干个单位分包工的 A B C 等分别把各自编制 完毕的施工文件 竣工图向总包单位移交 其编号模式 A 5 l A 表示第一合同 段 5 表示施工文件 1 施工文件的第一卷 总包单位应按照项目档案整理的有关 要求 把 A B C 若干单位形成的施工文件按单项 单位工程理顺其排列顺序 归入施工阶段形成的文件内 把 A B C 三单位分别编制的竣工图 按设计图纸 的排列顺序理顺 归入竣工图表中 根据工程项目档案形成特点 需要建设单位在接收施工 设计 监理单位移交 的项目档案后 进行案卷的汇总整理 汇总整理的要求 1 把各单位移交的文件按阶段理顺 2 把各施工单位移交的档案按单项 单位工程理顺特别是建设项目竣工图 要进行全线竣工图的汇总 3 根据本单位的分类编号方案 给已理顺分类排列顺序的项目档案逐卷编制 档案号 使用了计算机打印的应同时向建设单位移交一份电子文件 电子文件的移目录交 见电子文件的归档管理 二 项目档案的编目二 项目档案的编目 应同时向建设单位移交一份电子文件 电子文件的移 编目是固定文件在一个 案卷内的位置以及每个案卷在整套项目档案中的位置工作 其目的 一是能清楚地 提示出文件的整理成果 达到固定排列顺序 反映案卷内的成份和内容 二是能确 切地反映案卷的特征和统一使用的名称 术语 符号 编目工作可分为 编制页号 11 档案号 卷内目录 备考表 案卷封面和档案索引目录等 l 编页号 编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量 确保其完整性 装订的案卷一律依序编制页号 顺序均从 1 开始 一页一号 正面在右下角编号 反面在左下角编号 每一卷 册 一个序号 均从 1 开始 不能若 干本一个序号 有些技术说明书 如果已经是装订成册的出版物并拥有序号 可以 不重新编页号 只需在备考表中说明此卷号的总页数 案卷采取不装订形式时 案 卷内的文件材料要按卷内目录的次序依次编号 散件文字材料和 A2 图纸一般应装 订成册 2 编写卷内目录 卷内目录是对案卷内的每一份文件 图纸有关事项确切登记的表格 其内容包 括 序号 文件编号 责任者 形成文件单位 合同是二个单位形成的 应写签章单 位 文件材料题名 日期 页次 备注 如果文件形成时对工程名称填写不准确的 编制卷内目录时要纠正 若会议纪要 变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷 内题名 揭示会议主题 修改内容等 某些图纸原来已有图纸目录的 就保留其目录 目录与卷内文件一致的可不再 另编制卷内目录 如果图纸目录与图纸内容不相一臻时 应当保留原图纸目录 并 重新予以仿制卷内目录 原图纸目录作为一份文件 在其首页加盖档号章 3 编制案卷目录 建设项目档案案卷目录是案卷的名册和提交利用档案的工具 它是以案卷为对 象进行编写的 内容包括 档号 题名 立卷单位 起止日期 页 份 数 期限 备注 起着固定整理的成果 4 编制备考表 备考表是说明案卷内文件状况表格 填写分两部分 上半部分在归档时由整理 人员填写 说明卷内文件材料的数量 完整 准确的程度 下半部分在归档后填写 填写管理中需说明的情况 对于项目法人而言有关工程投入使用后的变化情况 也 应在这部分有所反映 5 编制案卷封面 编制案卷封面直接揭示案卷文件材料的内容与成分卷题名 立卷单位 立卷日 期 保管期限 密级等 内容主要包括 档案号 案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括 应包括项目名称 按批准文件中的准 确的项目名称的全称 卷内文件的针对内容 重大的项目档案数量多时 案卷题名层 次可包括 项目名称 单位 分部 项 工程名称和文件材料名称等工程具体内容 例 如 虎门大桥二 2 号墩 4 号桩丛施工记录 质量检验评定 京珠高速公路 广 东段 K8 900 K8 960 土方路基 90 区填筑检查 实验 施工记录 拟写时既要符 12 合工程术语 同时又不违背档案用语 拟写案卷题名要注意问题的专指性 避免拟写过简或雷同的题名 要在充分了 解案卷内容的基础上 通过拟写案卷题名 准确揭示出案卷的特定内容 例如某大 桥的沉降位移观察记录按观察部位 观察时间分类组卷后 在案卷题名上应反映出 项目名称 观察部位 观察时间及文件材料的名称 如果相同内容有数卷时 不能 以 XXX 之一 之二字样出现 应以里程 桩号加以区别 例如 海湾大桥 1 5 桩基础沉移观测记录 虎门大桥 2 号墩 4 号桩 20 10 米 基础施工记录 质量检验评定 起止日期 填写案卷内文件材料形成的起止闩期 不是整理日期 保管期限 填写其划定的保管期限 一般分为 永久 长期 短期 密级 依据保密规定填写 无密级的不用填 6 编制档案号 建设项目档案号由分类号和案卷顺序号构成 可采用汉语拼音和阿拉伯数字混 合组成或全部采用阿拉伯数字作为代号两和形式 分类号应根据接收单位的分类编 号方案填写 案卷顺序号是分类号最后一个层次的流水号 1 建设单位生产设施项目档案编号参考 重大项目 例 B 1 1 2 1 1 案卷顺序号 专业代号 阶段代号 项目代号 生产设施类代号 档案代号 基建类 2 建设单位生活设施项目档案编号参与 例 B 2 1 1 案卷顺序号 项目代号 生活设施类代号 档案代号 基建类 3 建设单位项目档案编号参考 一般项目 例 B 1 1 1 案卷顺序号 项目代号 生产设施类代号 档案代号 基建类 7 编制档案索 13 档案索引的编制是为查找整套档案提供方便 其编排内容 顺序为 档案编制 说明 档案验收证书 档案移交接收单 案卷目录 卷内目录 为方便查找 整套 卷内目录的右上角应标明第几卷 索引目录的大小尺寸也应和案卷大小一样 封面 上标明 XXX 工程项目档案索引 索引不编案卷号 三 电子文件的归档整理 归档的电子文件应经过整理和著录编辑才能有效利用 整理工作一般由文件形 成部门负责 在介质归档时对电子文件的载体简单整理 并在载体或其包装盒表面 贴上标签 注明编号 项目名称 题名 密级 保管期限 软硬件环境等 整理完 毕后填写统一的 归档电子文件登记表 其内容包括电子文件形成单位 硬件环 境 软件平台 应用软件 文件题名 形成时间 文件性质 类别 载体编号 保 管期限等 归档的电子登记表可以电子表格 可由系统根据归档电子文件的机读目 录或著录信息自动填写 归档时应将电子文件及其机读目录 登记表同时移交给档 案部门 数字形式的归档电子文件登记表 还应赋有纸张打印功能 基建类档案归档范围及保管期限 一 综合 1上级有关基建工作的文件长期 2基建工作规章制度长期 3基建工作计划 总结 简报长期 4基建工作总体规划永久 5基建工作年度 季度 总结 统计报表永久 6基建工程财务预 决算永久 7全校性总体规