2020年档案调研报告4篇

20202020 年档案调研报告年档案调研报告 4 4 篇篇 目录目录 2020 年档案调研报告 农业与农村档案工作状况调研报告 学校档案工作调研报告 档案馆档案利用情况调研报告 为贯彻落实 省档案局关于 省民营企业档案管理办法 的意见精神 为更好的发挥档案部门在社会经济建设中的作用 更好的为民营企业服务 5 月 13 日 区档案局联合区工商联组 成调研组 深入民营企业 就新形势下民营企业对档案工作有 何需求 档案工作如何有效服务于民营企业进行调研 调研组走访了 矿山机械公司 省博文物资贸易 集体 公 司 烧鸡厂等民营企业 采取实地察看 召开座谈会 与企 业高层深入探讨 了解情况等多种形式 分析问题 总结规律 就 档案工作如何服务于民营企业 民营企业对档案管理部门 有何需求 民营企业档案工作现状 等主题展开了重点调研 我们认为随着我国经济体制改革的不断深化 民营企业得到快 速发展 但由于多种因素的影响 民营企业档案管理工作没有 得到足够的重视 档案管理工作滞后 远远不能适应新形势的 需求 加强和完善民营企业档案管理工作已成为档案部门乃至 全社会共同面临的一项新课题 新任务 必须引起足够的重视 并采取措施切实加强民营企业档案工作 才有利于民营企业的 健康发展 一 民营企业档案管理工作的现状一 民营企业档案管理工作的现状 随着改革开放的不断深化和社会经济的不断发展 我区民 营企业发展速度日益加快 企业规模不断扩大 民营企业在社 会经济中的重要地位日渐突出 在企业不断发展的同时 民营 企业对档案管理工作的需求日益增大 从整体来看 民营企业 档案管理工作严重滞后于经济发展 概括起来存在以下问题 1 民营企业档案归档情况不理想 民营企业档案归档情况不理想 一是企业缺乏档案意识 区现有民营企业按照规范标准 建立档案的几乎没有 即使建立档案的企业也仅仅是将部分文 件材料初步进行收集保管 或把认为重要的档案进行初步整理 保管 如财务档案 人事档案等 但管理分散并未进行集中统 一的规范化管理 二是没有档案管理专业人才 档案管理员缺乏档案专业知 识 且得不到系统的专业培训与指导 致使档案人员业务素质 及其工作方法 工作成效难以适应档案管理的要求 一些企业 个人仅凭经验办事 档案管理随心所欲没有章法 缺乏科学有 效的管理体制 三是民营企业档案资料面临流失 泄密的严重局面 由于 企业法人及其经营管理人员把主要精力和资金投放在生产经营 和产品销售上 对企业档案管理工作普遍不够重视 忽视了档 案管理工作 致使一些档案资料人为遗失或毁坏 或者平时不 注意保管 收集 导致档案资料的流失 绝大多数民营企业没有 相对固定的档案人员 一般都未建立档案管理制度 客观上造 成事无人做 责无人担 日常形成的原始材料大多数留存在各办 事人员手中 未实行集中统一管理 造成了档案材料在收集 整理 保管 利用等环节上的随意性 企业生产 产品 研发 经营 销售等档案得不到有效的管理 增加了流失 泄密的危 险性 分析造成民营企业档案工作发展滞后的原因主要有以下几 点 一是思想认识不到位 民营企业经营者对档案的重要性认 识不足 档案部门对民营企业档案管理工作仍置于次要位置 二是企业自身情况的影响 民营企业经营灵活 规模小 流动 性大 从业人员成分复杂 员工素质参差不齐 给企业档案管 理工作带来一定困难 三是档案宣传 制度监管不到位 档案 部门对民营企业在档案管理中出现的新情况 新问题 不能及 时的了解与解决 民营企业在档案管理过程中发现问题 遇到 困难不知找谁解决 致使档案部门和民营企业在档案管理工作 中很难实施有效的互动和联系 二 民营企业档案工作的对策二 民营企业档案工作的对策 1 加强法制宣传 推进依法治档 加强法制宣传 推进依法治档 从 依法保护民营企业 合法权益 切实为民营企业发展服务 的角度 加大对民营企业 档案法律法规的宣传力度 档案部门深化对民营企业档案管理 工作重要性和必要性的认识 努力扩大档案法规宣传覆盖面 增 强民营企业管理经营者的档案意识 提高其依法管理 保管档 案的水平 引导民营企业高度重视档案工作 使档案工作成为 企业管理不可缺少的一部分 为民营企业的长久发展奠定基础 2 建设工作平台 打牢档案基础 建设工作平台 打牢档案基础 随着民营企业的发展 企业档案管理工作将越来越显示出它的重要地位和作用 民营 企业要把档案管理工作作为企业重要的基础性工作 提上重要 的议事日程 及时研究解决档案工作中存在的问题 在人力 物力 财力上给予投入 在档案人员选配上 尽可能选配文化 层次较高 工作责任心强 能胜任档案工作的人员 并能够保 持相对稳定 要配备必要的硬件设施 对各门类档案实行集中 统一管理 确保民营企业档案工作的正常开展和档案的完整与 安全 3 加强自身建设 树立服务意识 加强自身建设 树立服务意识 开展民营企业档案工作 既是档案部门的一项重要工作职责 也是档案工作服务于社会 服务于人民 服务于经济建设的具体体现 要站在全面 协调 可持续发展的高度 充分认识民营企业档案工作的重要性 增 强做好民营企业档案工作的紧迫感和责任感 档案管理部门要 在调查研究的基础上 制定适合民营企业特点的规章制度 将 本区域的民营企业档案管理工作列入工作计划 对不同类型 不同规模的企业提出不同的要求 档案部门要加强对民营企业 档案管理工作的指导力度 加强监督与指导 积极地为民营企 业提供业务咨询 技术指导 主动上门服务 促进民营企业档 案工作健康发展 4 加强业务培训 提高档案管理员素质 加强业务培训 提高档案管理员素质 要加强民营企业 档案人员培训 针对民营企业特点 制定培训计划 选择培训 内容 采取举办培训班 以会代训 深入基层现场指导培训等 各种灵活多样的形式开展业务培训工作 逐步提高民营企业档 案人员的业务素质 提高创新能力 增强服务和管理本领 推 进民营企业档案工作的整体水平 5 加强分类指导 做好典型引路 加强分类指导 做好典型引路 由于民营企业范围广 门类多 数量大 开展档案工作的难度也较大 要按照自愿 扶持 服务的方针 有针对性地选择一些具备一定生产规模 有较好管理基础 有规范档案管理愿望的民营企业作为试点 重点指导 抓大扶强 树立样榜 达到典型引路 以点带面 共同提高的目的 从而促进民营企业档案工作深入广泛地开展 6 加强部门协作 形成共管合力 加强部门协作 形成共管合力 档案管理部门要积极与 各经济管理部门加强联系 齐抓共管 确保民营企业的档案得 到及时 科学管理 要协同各职能部门 在履行各自职责时 将档案工作纳入其中 把民营企业的档案工作作为一项基础建 设在自愿的情况下列入考核 促进民营企业档案工作不断发展 农业与农村档案工作状况调研报告农业与农村档案工作状况调研报告 2020 年档案调研报告 2 为全面提高我县农业农村档案工作水平 探索农业农村档 案工作服务 三农 的新途径 根据县委学科办 关于认真做好 第二批学习实践科学发展观活动学习调研阶段工作的通知 精 神 在学习实践科学发展观活动第一阶段 县档案局局长李美 萍带领县档案局有关业务人员 深入金马等乡镇及部分涉农单 位 采取现场查看 征求单位领导意见 与基层档案人员面对 面交流等方式 对我县当前农业农村档案工作进行了专题调研 现将调研情况报告如下 一 我县农业和农村档案工作的现状 县全县辖 5 镇 3 乡 81 个村委会 486 个村民小组 农业人 口占总人口的 90 以上 近年来 在县委 县人民政府的领导 下 档案部门和农 林 水 土 民政等涉农部门相互配合 全县农业和农村档案工作成效显著 全县各乡镇机关档案室管 理全部达到四星级以上等级标准 各乡镇涉农站所及村委会建 档率达 100 其中已有 5 个社区和 5 个村委会档案室建设达到 三星级等级标准 农村第二轮土地延包档案 土地经营权证补 换发档案 农村税改档案 集体林权制度改革档案等涉及广大 农民切身利益的档案全部规范建档 部分已接收进馆 二 我县农业和农村档案工作存在的主要问题 在充分肯定成绩的同时 我们应当清醒地认识到社会主义 新农村建设对档案工作提出了更高的要求 全县农业和农村档 案工作在管理体制 人员和设施设备的配备 经费落实 档案 资源建设及建立档案工作长效机制方面还存在不足 还不能适 应新农村建设发展的需要 这些问题主要表现在 一 档案管理体制不适应发展的需要 农业农村档案难 以实行集中统一管理 原有的档案工作体制不适应新时期农业 和农村档案工作发展的需要 乡镇作为一级政权组织 既有齐 全的职能部门 还有村委会 社区 站 所 等单位 但是 乡镇作为一个立档单位 其在县档案馆中只有一个全宗 乡镇 档案室作为综合档案室 必须集中管理乡镇各类档案 而事实 上 乡镇各类档案无法做到综合管理 而只是保管乡镇党委 人大 政府 群团的文件材料 所辖站 所 等单位的档案都 是分散在各站 所 管理 由各单位自行整理立卷保管 因而 难以实现档案集中统一管理 使乡镇档案无法反映乡镇档案的 全貌 阻碍了乡镇档案作用的发挥 二 农村基层档案意识淡薄 多数乡镇分管领导和档案 人员对档案工作的认识相对到位 但多数村委会干部对档案工 作知之甚少 受 就档案抓档案 重藏轻用 的传统思维影响 基层单位普遍只重视对档案的收集 整理 归档和保管工作 而没有把农业和农村档案与 三农 工作和社会主义新农村建设 有机地联系起来 缺乏主动服务的意识 档案的价值具有滞后 性 潜在性和间接性 导致基层干部群众缺乏对农业和农村档 案需求的迫切性 档案工作在他们心目中地位不重要 有的对 档案还不甚了解 上述原因致使农业和农村档案在服务新农村 建设 现代农业发展和农民增收致富方面 还显得内容单一 服务不力 二 发展不平衡 乡镇与乡镇之间 站所与站所之间 村与村之间明显存在差异 乡镇档案工作明显好于村级档案工 作 三 档案人员变动频繁 业务不熟练 目前 各乡镇档 案人员均为兼职 档案人员由于兼职过多 不能专心从事档案 工作 加之变动频繁 档案人员专业理论和专业技能难以得到 提高 造成档案业务不熟 难以独立完成立卷归档工作任务 更不能从事对基层档案业务的指导工作 少数兼职档案人员甚 至把档案工作当作一种额外工作 敬业精神不强 不能全身心 地投身农业档案工作 四 设施设备难以满足安全保管需要 少数乡镇受办公 用房的限制 没有专门的库房 综合档案室成为了杂物间 部 分乡镇机关档案室缺少防盗 防火 防潮 防尘设备 少数乡 镇档案室档案装具老化 数量不够 对档案安全保管极为不利 村民委员会档案保管条件更差 还存在无房无柜无设备现象 档案资料分散在个人抽屉里 五 归档整理和管理还不够科学 突出的表现在 一是 收集不够齐全 二是整理不规范 三是重文书档案轻其他如图 片 影像 实物等档案 六 现代化管理水平普遍较低 5 镇 3 乡虽然全部按要求统一安装了 南天档案计算机管理 信息系统 但目前还处于文书档案目录的录入阶段 部分档案 人员对 南天 软件的操作还够熟练 多数乡镇现代化管理档案 的工作仅仅是处于起步阶段 距原文数据库的建立还任重道远 村委会一级现代化管理档案工作几乎所有为零 此外 服务手 段还不够健全 档案检索方法还比较原始 七 撤并乡镇档案迟迟未接收进馆 撤并乡镇档案的移 交和接收制约因素较多 至今尚未接收进县档案馆 难以确保 齐全 完整和不发生安全事故 三 加强我县农业和农村档案工作的对策 针对以上我县农业农村档案工作存在的问题 为推动档案 工作切实有效地为社会主义新农村建设服务 按照省委农办 省档案局 省民政厅 省农业厅关于印发 加强社会主义新农 村建设档案工作的意见 的通知精神 各级档案部门 县属各 有关部门 各乡镇要从思想上高度重视 正确认识农业农村档 案工作应有的地位和作用 增强做好档案工作的责任感 认真 落实科学发展观 结合实际 扎扎实实地做好农业和农村档案 工作 一 完善机制 统筹规划全县农业和农村档案工作 县 档案行政部门要把做好为 三农 服务方面的档案工作当成档案 工作中的重中之重 认真履行筹划 组织 管理 监督农业和 农村档案工作的职责 依法加强对农业和农村档案工作的指导 监督 检查 要讲究工作方法 做到因地制宜 分类指导 宏 观指导与具体指导相结合 要针对我县档案工作中存在的问题 制定 加强 县农业和农村档案工作的意见 要制定和出台 县村级档案工作业务建设规范 县村级文件材料归 档范围和保管期限表 二 加强协作 促进农业农村档案工作不断发展 档案 部门 县属各有关部门 各乡镇要按照 中华人民共和国档案 法 和新修订的 云南省档案条例 的有关规定 把农业和农 村档案工作纳入建设社会主义新农村的整体规划和计划中 与 新农村建设同步发展 一是要进一步加强对农业农村档案工作 的领导 把农业农村档案工作提到重要议事日程 做到在研究 部署农业和农村工作的同时 强调切实做好农业农村档案工作 二是在下达有关农业和农村工作的规划 计划和任务时 强调 将工作中产生的文件材料收集归档 三是在检查新农村建设工 作时 同步检查新农村建设文件材料的归档情况 四是要及时 解决档案工作中的实际问题 不断加大投入 改善档案工作条 件 为档案事业的发展提供良好的工作环境 三 健全机制 强化乡镇档案工作职能 乡镇档案工作 是我国农村基层政权组织工作的重要内容 是农业农村档案工 作的重中之重 各乡镇要切实做好以下几项工作 一是要把档 案工作列入本乡镇国民经济和社会发展规划 列入有关部门的 工作目标 与其它工作同布置 同检查 二是主要领导要经常 过问 了解本乡镇档案工作情况 分管领导要落实责任 积极 协调理顺关系 从人力 财力 物力上对档案工作给予支持 三是要创造条件 为乡镇档案室建设 村委会 社区 档案室 建设解决好经费 库房 设施设备等各种实际问题 四是要保 持专 兼 职档案人员的相对稳定 保证他们有足够的精力和 时间 履行乡镇档案的行政管理职能 做好对乡镇机关 基层 站所 村委会 社区 档案的监督和指导工作 五是要注意收 集与农村经济发展 农民切身利益 农村政权建设 小城镇建 设密切相关的文件材料 以服务为宗旨 依托乡镇综合档案室 积极开展档案咨询 利用等服务 为农民查阅利用档案提供方 便 为农业农村工作提供优质服务 四 整体推进 全面完成村级建档升星级工作 村委会 社区 建档工作是新农村建设档案工作的直接责任主体 也 是农业和农村档案工作的难点和重点 一是各村委会 社区 文书要担负起兼职档案人员的工作职责 具体负责本行政村形 成的文件材料的收集 整理 保管 利用工作 二是各村委会 社区 要积极筹措档案工作必须的经费 有条件的要设立档 案室 条件好的要建成档案 图书 资料 科技信息合一的综 合档案室 条件有限的至少要有一组档案箱柜 确保档案的安 全保管 三是要以档案管理升星级工作进一步促进村级档案的 规范管理 已完成升星级验收的要进一步查缺补漏 做好巩固 提高工作 在安全保管 提供利用 搞好服务上下功夫 还未 开展升星级工作的 要按照年初县人民政府与各乡镇签订的目 标责任书要求 按时按质完成升星级验收工作 各村委会 社 区 要建立健全归档 保管 借阅 移交制度 并执行到位 维护集体和村民的利益 村委会换届时 有关人员应进行档案 移交 履行交接签手续 不得将档案资料据为己有或销毁 行 政村撤销 合并时 应明确档案的归属与流向 防止档案流失 四是要注重加大农村基层党群工作 村务公开和民主管理 村 务工作 农业生产活动 土地山林管理 基础设施建设 乡村 文化建设等活动中产生的各类文件材料的收集工作力度 并按 时整理归档 丰富农村档案信息资源 五 加强指导 提高农业农村档案规范化管理水平 一 是要创新服务机制 档案部门要按照 农业和农村工作发展到哪 里 档案工作就服务到哪里 的总体要求 抓住新农村建设中的 关键任务 结合实际 找准档案工作的切入点 制定出适应本 地区特点的具有长期指导意义的规划 并不断去发展和完善 要变被动服务为主动服务 利用广播 会议 宣传栏 印发资 料等多种形式 加大 档案法 云南省档案条例 等档案 法律法规的宣传力度 增强乡镇 村干部及农民的档案意识 要加快农村档案信息化建设步伐 不断增强 三农 档案工作的 公共服务能力 逐步使农业农村档案工作由乡镇 村委会建档 工作向整个农村经济社会档案工作转变 实现 三农 档案领域 的拓展 二是要加强督查指导 要针对乡镇 村委会 社区 基层档案人员兼职多 变动频繁等特点 以通俗简明实用 因 地制宜的方法 采取专题培训和集中辅导的形式 以乡镇为单 位 集中或分片辅导各村档案人员整理档案 提高农村档案人 员的业务素质和操作技能 要将乡镇和村委会 社区 档案管 理情况纳入年度档案行政执法检查的内容进行检查 推动乡镇 和村委会 社区 规范建档 保证乡镇和村委会 社区 档案 工作的连续性和长效性 三是要培育推广典型 要善于发现和 培养典型 及时总结推广 要进一步强化乡镇机关档案管理职 能 重视抓好撤并乡镇的档案移交工作 要建立村级档案管理 示范点 引导带动其它村建档 要建立和完善农业农村档案工 作联系点 及时了解掌握农业和农村档案工作新动向 指导和 推动农业农村档案工作的开展 四是要建立农村民生档案 要 结合现代农业和新农村建设发展的要求 切实做好新兴农业优 势产业 农业产业化 无公害农产品 农村劳动力转移 农村 养老保险 农村合作医疗等活动产生的文件材料 科技资料和 特殊载体 录音 录像 照片 电子文件 资料的归档和利用 工作 加强对行业协会 经济联社 专业合作社 规模种植 养殖 户等新经济组织的建档及开发利用的指导工作 充分 发挥其在农村生产和管理中的作用 总之 农业和农村档案工作是一项复杂 难度大的工作 涉及面广 工作量大 制约因素多 存在意识 体制 人才 资金等诸多历史和现实问题 只有想方设法多方配合 采取一 切有效途径和方法 克服重重困难 才能进一步做好农业农村 档案工作 更好地为新农村建设服务 学校档案工作调研报告学校档案工作调研报告 2020 年档案调研报告 3 学校档案作为档案工作的重要组成部分之一 历来受到各 级档案行政部门的高度重视 x 档案局早在 xx 年之前就指导 督促了原 7 所区属学校的建档工作 7 所学校先后按照区档案 局要求完成了规范化认定和升级工作 xx 年底 大企业所属中 小学校移交 x 政府管理后 区属学校由原来的 7 所增加到 30 所 数量上的变化给学校档案工作的管理带来了难度 x 档案局及时 调整工作思路 把区属学校档案工作列入 xx 年度工作重点 并 会同区教育局档案管理部门 加大对区属学校特别是大企业移 交学校档案工作的检查 指导力度 一 学校档案工作现状和存在的问题 一 学校档案工作现状和存在的问题 受攀枝花开发建设 先生产 后生活 的影响 攀钢 十九 冶等辖区大企业长期以来对档案工作实行内部管理 在管理方 法和管理体制上与市 区档案部门存在着很大差异 原大企业 所属学校由于档案工作长期接受企业内部档案部门管理 很多 学校实际上并未开展真正的建档工作 档案管理离市 区档案 行政部门对学校档案规范化认定标准的要求还有非常大的差距 因此 区档案局不得不花费很大精力对大企业移交 x 学校的建 档工作进行指导 检查 对发现的问题限期整改 xx 年 7 月至 8 月 区档案局和区教育局组织人员对校园档 案规范化建设工作进行了认真的检查和抽查 通过抽查发现 各学校档案规范化建设工作开展得还不够理想 对档案工作重 视和档案工作人员到位的学校 档案规范化建设工作就开展得 好一些 对档案工作重视不够 档案工作人员配备不合理的学校 档案规范化建设工作就滞后 这次检查发现存在的问题具体表 现为 1 部分学校领导对档案工作重视不够 部分学校领导对档案工作重视不够 主要体现在对档案 工作不理不问 档案人员待遇难以落实 将一些责任心不强 年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上 从制度 人员 管理 上削弱档案工作 2 立卷工作不规范 立卷工作不规范 领导机构 档案管理制度 档案收集 范围及保管期限表等相关内容不齐 如 教学档案管理制度 基 础数据汇编 专题概要等 没有形成完整的档案利用和管理体 系 3 对档案资料的收集 整理 录入不规范 对档案资料的收集 整理 录入不规范 主要表现为对 本单位自制档案资料的收集不齐 整理不规范 电子文档的挂 接不全 特别是对教学档案的收集 整理 录入有些学校还未 进行整理 4 档案存放不合理 档案存放不合理 主要是各种门类的档案排列顺序混乱 永久 30 年 xx 年等不同保管期限的档案放置混乱 给档案查 阅和利用工作带来了很大的困难 按照永久 30 年 xx 年排列 5 设备 设施难于满足档案保管的需要 还需进一步完善 设备 设施难于满足档案保管的需要 还需进一步完善 主要是还有少部分学校仍在用木制档案柜装档案 八防 和温 湿度计设施欠缺 没有按规定安装空调 温湿度计 不能将档 案室温度始终控制在一定范围内 湿度高低波动幅度大 不利 于档案存放 不利于维护档案的安全 从保护档案的设备上看 存在单一 老化的问题 6 档案保护意识缺乏 档案保护工作是为利用工作服务的 由于学校工作过分强调为教学服务 在一定程度上导致了保护 意识的减弱 表现在实际行动上就是对档案工作有所松懈 大 的方面 如资金的投入 人员的安排 小的方面 如在接收 利 用 整理 编研工作中忽视保护工作 将档案放置地上 不注 意防尘等 从中可以看出 档案保护意识在工作人员头脑中还 相对淡漠 7 学校档案人员受各种客观条件限制 培训力度不够 学校档案人员受各种客观条件限制 培训力度不够 档 案人员参加档案局组织的档案培训 尤其是档案保管技术专题 的培训相当有限 一些学校档案人员变动频繁 身兼数职 很 难抽出时间学习档案业务 往往是刚一熟悉了业务 就被安排 到其他岗位上 又重新换人接手档案工作 新手对档案工作还 一时难于适应 档案人员如果不随时补充知识 业务工作将无 从谈起 8 档案专业技术人员缺乏 档案专业技术人员缺乏 近几年 学校档案人员的学历 职称虽然都有明显提高 但既有理论知识 又有丰富实践经验 的档案专业技术人员却相当匮乏 各区属学校每年都要新进一 大批人员 但基本上都是担任教学工作 全区学校目前没有一 名档案专业技术人员从事档案工作 二 今后的工作思路和措施 二 今后的工作思路和措施 1 主动向上级主管部门和主管领导汇报工作 主动向上级主管部门和主管领导汇报工作 力争得到上 级部门从资金 政策等方面对档案工作给予大力支持 尽最大 努力改善学校档案工作的软 硬件设施 为档案人员提供良好 的工作环境 2 提高认识 加强领导 提高认识 加强领导 认真组织学校教职工 特别是分 管档案工作的学校领导和档案工作人员学习 档案法 档案法 实施办法 和王刚等中央领导同志对档案工作所 作的一系列重要指示 通过学习使全体档案人员认识到档案工 作的重要性 认识到从事档案工作和教学工作同样是件有意义 的事 同样是构建社会主义和谐社会的有机组成部分 3 落实科学发展观 强化档案业务培训工作 落实科学发展观 强化档案业务培训工作 去年 区档 案局组织了一次学校档案人员学校档案管理知识培训 取得了 良好的效果 许多学校的档案人员基本上掌握了学校档案管理 技能 今年秋季开学后 部分学校的档案人员由于退休 学校 整合等各种原因发生了变动 新接手人员对档案业务还不熟悉 今后 区档案局将根据工作需要 在适当的时候再开展一次学 校档案人员培训活动 着重对学校档案规范化认定标准和要求 进行培训 4 继续加强档案执法监督检查 以法制化推动档案工作健 继续加强档案执法监督检查 以法制化推动档案工作健 康向前发展 康向前发展 要把进一步提高教育部门特别是各学校领导档案 意识提高到一个极为重要的方面 积极向上级主管领导争取 力争把学校档案工作纳入对教育部门的年度考核和教育部门对 学校的考核框架内 使其把做好档案工作的责任落实到具体的 责任人头上 强化日常监督 统筹档案工作在本单位 本部门 的分配布置 确保档案工作同本部门业务工作 中心工作齐抓 共管 档案人员保持相对稳定 使其有时间和精力钻研档案业 务 提高档案管理水平 更好地为本单位各项工作服务 把加 强日常监管同注重提高质量结合起来 使档案监管常态化 形 成各学校人人支持档案工作的自觉行动 5 深入各区属学校 听取基层档案人员的合理化建议 深入各区属学校 听取基层档案人员的合理化建议 很 多基层档案人员身兼多项工作 如教学 后勤 校医等工作 承 担的工作任务繁杂 压力很大 每天工作时间疲于应付学校领 导交办的各项工作 很难有时间坐下来整理和录入档案 有些 事情仅仅依靠基层档案人员的努力是很难办到的 区档案局作 为全区主管档案工作的行政管理部门 要深入一线 了解档案 人员的工作情况 对于能办到的事情 要及时向学校领导通报 为基层档案工作营造一个宽松的环境 对于不能办到的事情 要主动和教育部门协调 向政府汇报 尽量把档案管理中出现 的问题解决在基层 三 区档案局通过对部分区属学校档案工作的检查 指导 三 区档案局通过对部分区属学校档案工作的检查 指导 发现发现 x 学校在档案管理工作中取得了一定成绩 主要体现在 学校在档案管理工作中取得了一定成绩 主要体现在 1 档案意识进一步提高 档案法制建设得到加强 档案意识进一步提高 档案法制建设得到加强 没有发 现违反 档案法 事件 档案法 的宣传 贯彻 实施力度 在加大 全区大部分学校都能做好档案资料的收集 整理归档 管理和开发利用工作 除加强文书 教学档案的收集外 开始 逐步重视科技 声像 照片等不同类型 不同载体的档案材料 收集 整理 尽量做到档案集中统一管理 逐步走上依法治档 的发展轨道 2 学校档案工作进一步规范 学校档案工作进一步规范 随着我区学校档案工作规范 化认定的开展 学校档案工作已开始走向规范化 现代化管理 的发展轨道 学校档案工作的管理体制得到加强 硬件设施得 到更大投入 档案管理更规范 档案资源进一步得到开发利用 档案工作已由传统管理模式向现代化管理方向发展 档案工作 层次得到提升 越来越发挥出档案为学校工作提供服务的作用 3 档案人员注意提高自身素质 档案人员注意提高自身素质 钻研档案业务 档案人员 责任心日渐增强 档案资料收集齐全完整 能够按照档案规范 化建设需要进行档案管理 xx 年 1 10 月 x 档案局在区教育 局等职能部门的配合下 完成了对市 9 小 14 小 16 中等区属 学校的档案规范化认定工作 初步实现了年初制定的学校档案 管理目标 剩下的 2 个月时间里 区档案局将一如既往 坚持 高标准 严要求 对还未认定的学校逐一地开展档案规范化认 定工作 为 xx 年学校档案管理工作画上一个圆满的句号 x 档案局 档案馆档案利用情况调研报告档案馆档案利用情况调研报告 2020 年档案调研报告 4 作为区 县 级档案馆 其档案利用更多的是与广大人民 群众的生活相联系着的 那么 近几年来其档案利用的现状又 如何呢 笔者试图以所在 区档案馆近几年来的档案利用现状 为例 作一分析 通过分析 思考 提出问题 并以期解决问 题 一 本馆基本状况 本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档 案馆 馆藏档案从 xx 年的 3 万余卷 件 增加到 xx 年 5 6 万 余卷 件 馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表 表一 xx 年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表 表二 xx 年区档案馆馆藏档案结构比例一览表 从以上二表的比较中可以看出 馆藏档案的数量以年平均 9 95 增加 其中文书档案所占比例下降 专门档案和科技档案 所占比例均有所上升 馆藏结构发生变化 得到改善 趋于合 理 特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻 城建执照 房屋拆迁 独生子女等内容的档案 即一部分民生档案的种类 与数量都增加了 随之而来的是档案利用的人数 范围 目的 等也相应发生了变化 见本馆从 xx 至 xx 年档案利用状况综合 统计表 表三 区档案馆 xx 至 xx 年档案利用状况综合统计表 分析此表可以看出 1 每年利用档案人数以年平均约 8 递增上升 说明馆藏 档案数量增加 结构优化是档案利用增加 利用范围扩大的前 提 2 调阅卷数相对于利用人数却减少下降 说明了二点 一 是档案信息化正在不断发挥作用 本馆在 xx 年底建成了馆藏档 案文件级目录约 80 万条的数据库 到 xx 年底增加至 93 万条 因此 检索速度及查准率都有所加快和提高 减少了档案案卷 的调用与翻阅查找 保护了档案 二是公民利用档案需求在随 着社会的发展变化而增加 但其所需档案的查到率还不高 3 关系到人民群众生活的档案 即民生档案 其利用需求 在不断增加 表中的 其他利用 一项包括招工名册 包括干部 职工调动 知青下放 包括学历证明 婚姻登记 独生子 女 房产权属 房产管理档案 建筑执照等 4 表中的另一个 其他 项则包含了公证档案 审计档案 名人档案等的利用 从整个利用情况看 涉及到个人待遇 身 份证明的招工名册 婚姻登记 学历 独生子女登记 建筑执 照等内容的档案利用率较高 而以学术研究 经济建设 宣传 教育为利用目的的档案利用率较低 当然民生档案的的概念是 近几来提出的 还没有准确的定义 但从一个侧面反映出一个 问题 即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的 切身利益息息相关 密不可分的 二 档案利用中出现的的问题 随着社会公众对档案利用需求的扩大 档案利用的内容和 方式在发生着巨大的变化 对档案利用的要求也日益提高 档 案利用依据的法律法规 档案利用理论及方式都面临着新的考 验与挑战 档案利用工作中不可避免会出现种种问题 现将本 馆档案利用中出现的问题一一提出 1 公民利用档案的权利与档案利用限制的关系 根据 中华人民共和国档案法 以下简称 档案法 第十九条及 中华人民共和国档案法实施办法 以下简称 实施办法 第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案 的权力 但查阅未开放档案是有限制的 在具体的接待利用档 案中 如何把握对未开放档案的提供利用与限 制利用的关系 是有一定的难度的 如本馆接收了区建设局 1964 年至 1993 年 形成的建筑执照档案 对于这部分档案的提供利用 工作人员 会遇到二个问题 一 是否作为开放档案来提供利用 因为按 照 档案法 第十九条 经济 科学 技术 文化等类档案向社 会开放的期限 可以少于三十年 二 是否作为部分限制利用 档案 因为在接收时 档案形成部门并未对不宜开放的部分提 出限制 因此在档案提供利用的具体操作中 工作人员难以把 握 作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满 这种 情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中 2 档案利用的方式 按照 实施办法 第二十二条 档案法 所称档案的利用 是指对档案的阅览 复制和摘录 为利用者提供利用档案 采 用阅览 复制的这二项方式不存在问题 只要公民符合利用条 件即可 而采用摘录方式提供利用档案 在具体操作中也存在 一定的难度和风险 仍以建筑执照档案为例 该专业档案在其 形成部门的利用有二个便利条件 一是其 部分限制 的政策很 容易自行掌握与操作 二是采用何种利用方式即出具何种方式 的档案证明就能满足公民的需要 档案形成部门也容易自行掌 握 而这二个问题是由专业档案的特性所决定的 其档案形成 部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度 范围掌握的准 确度 方便度肯定比较高 对于区级综合档案馆在提供这些专 业档案时难免会遇到种种问题 如有的利用者要求本馆提供摘 录式档案证明 那么在一张 建房申请表 上 有许多公章 签 简易建筑图 标注的各种数据等档案信息 遇到这种情况 采 用复制方式出证 可以保证档案证明的真实性 但却不能满足 利用者的需求 3 档案利用中的出证问题 在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档 案提出开具未查到档案证明的要求 档案馆依据所查到的档案 应该为利用开具其所需证明 但对未查到档案是否也应该按其 要求开具未查到证明呢 这在 档案法 及 实施办法 中并 未明确规定 但有关档案利用理论则提出 档案证明是指档案馆根据有关 档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况 有无记载和如何记载 而编制的一种书面证明材料 制发档案 证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一 以及 由 师范大学出版社出版的 档案信息化工作实用手册 中 档 案工作基础术语 解释档案证明 档案馆发给查询者的一种认 证文件 说明馆内有无所查询的文件 文件中有无所查询的有 关问题与事实的记载 以及该文件的存放地点 那么 如果按 照这种说法 如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到 档案证明是应该开具这种证明的 但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢 近年来各 级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明 在解决户口 工龄 工 资 土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用 一些人正 是看中了档案证明的这种独特作用 想方设法到档案馆骗取证 明 这种现象的出现 有人的因素 但出证制度不健全 特别 是出证程序不完善也是重要原因 这就提醒我们应当不断完善 档案馆出证程序 以规范出