固定资产与低值易耗品管理作业指引.doc

开发有限公司业务流程管理手册编号：版号：页码：第 6 页 共 6 页固定资产与低值易耗品管理作业指引编制日期审核日期审核日期批准日期 修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目标：1.1. 为加强公司固定资产、低值易耗品管理，合理控制办公费用，特制定本规定。2. 适用范围2.1. 适用于公司的固定资产(IT类设备除外)、低值易耗品管理工作。3. 术语与定义3.1. 固定资产：是指为制造商品、提供劳务或经营管理而持有的，单位价值2000元以上（含），使用年限在一年以上的生产经营设备设施，分为大类：房产、电器、车辆、家具及其它；不同时具备上述两个条件的为低值易耗品。4. 职责4.1. 行政管理部：4.1.1. 组织制定固定资产管理制度，并贯彻执行，4.1.2. 负责总部固定资产、低值易耗品的管理工作。4.2. 项目公司综合部4.2.1. 负责项目公司固定资产、低值易耗品的管理工作。4.3. 财务管理部4.3.1. 负责对总部固定资产增减、盘亏盘盈、报废等及时办理相关手续并登记台帐，并定期组织固定资产清查，填写统计报表。4.3.2. 审核总部办公用品采购申请单及费用预算。4.4. 财务部4.4.1. 负责对项目公司固定资产增减、盘亏盘盈、报废等及时办理相关手续并登记台帐，并定期组织固定资产清查，填写统计报表。4.4.2. 审核项目公司办公用品采购申请单及费用预算。5. 关键活动描述5.1. 固定资产管理5.1.1. 固定资产实行“谁使用，谁负责”的原则，各部门直接负责人为本部门所使用固定资产的第一管理责任者。5.1.2. 财务管理部（财务部）应动态掌握固定资产的增、减变化，做好固定资产的投入产出分析，对各部门固定资产的增加、转移、报废等及时进行会计处理。5.1.3. 行政管理部（项目公司综合部）是总部（项目公司）的固定资产的实物管理部门。5.1.4. 新增固定资产的管理a) 外购固定资产：n 行政管理部负责总部采购的固定资产，由使用部门提出固定资产购置申请，填写办公用品申购单，并附费用估算，由行政管理部、财务管理部审核，办公用品固定资产2000元以上由行政分管领导审核；办公用品固定资产2000元（含）以下由行政管理部经理审批。n 项目公司人事行政部负责总部采购的固定资产，由使用部门提出固定资产购置申请，填写办公用品申购单，并附费用估算，项目公司固定资产采购由项目公司综合部、财务部审核，办公用品固定资产500元（含）以上由总经理审批，并报总部财务管理部备案；办公用品固定资产500元（含）以下由项目公司综合部经理审批。n IT类设备由运营发展部完成。n 采购的固定资产由主管部门验收，验收后填写验收单，并由行政管理部（或项目公司综合部）进行明细登记且确定实物保管责任人后方可使用。n 固定资产购置的经办人应在购置完成后3日内持购置审批表、验收合格单及有效发票到财务管理部（财务部）办理报账手续。b) 政府奖励或其它单位赠与总部（项目公司）的固定资产，由行政管理部（或项目公司综合部）负责鉴定、确认，办理调入手续，登记固定资产台帐。c) 自制固定资产由使用部门验收，财务管理部（财务部）核算计价，行政管理部（项目公司综合部）组织自制部门、使用部门、财务管理部（财务部）进行鉴定、确认，并登记固定资产台帐。d) 对新增的较大型设备类固定资产（或审核部门认为有必要时），验收时采购执行部门应组织与之相关的部门共同验收，各参与人员应在验收单上签署意见。5.1.5. 固定资产登记管理a) 行政管理部（项目公司综合部）应建立固定资产卡片和固定资产管理台账，详细记录固定资产名称、规格型号、使用部门负责人、投入使用时间、原始金额、维修记录等情况。b) 财务管理部（财务部）应按有关规定设立固定资产明细卡，明细卡应注明固定资产的名称、原值、年折旧率、使用年限、使用时间、使用地点、保管人（或领用人）、主要附属设备等有关资料，并由保管人（或领用人）签字。5.1.6. 固定资产的使用和保养a) 固定资产的领用人为使用者所在部门的部门负责人。b) 各部门在使用固定资产时，应按照使用说明书或作业指导书的要求进行。c) 固定资产的日常保养由使用部门或使用人负责，发生任何故障，使用人或领用人应立即向行政管理部（项目公司综合部）报告。d) 行政管理部（项目公司综合部）要做好固定资产使用、维护和管理的指导、检查，防范不良使用情况。e) 行政管理部（项目公司综合部）将报修情况记录在维修台帐上，同时通知维修人员前来维修，维修结束后, 报修人须在维修台帐上签字予以确认。f) 对人为毁损固定资产的行为，按公司相关制度处理。5.1.7. 总部（或项目公司）固定资产调拨由行政管理部（项目公司综合部）负责办理相关手续，先填报固定资产（低易品）内部调拨单，经调出部门、调入部门负责人签署意见，调拨完成后，行政管理部（项目公司综合部）及时办理帐卡调整手续。5.1.8. 固定资产的赔偿a) 总部（项目公司）所有固定资产损失由公司责任部门、行政管理部（或项目公司综合部）、财务管理部（财务部）三方确定损失金额。b) 各部门发生故意或过失丢失、损伤、损毁固定资产等情形，责任人不清的，由责任部门负责人负全部赔偿责任。c) 发生故意或过失丢失、损伤、损毁固定资产等情形，有直接责任人的，由部门主管和直接责任人共同承担赔偿责任。责任大小的划分由责任部门、行政管理部（项目公司综合部）、财务管理部（财务部）决定，并报行政分管领导（项目公司总经理）核准。d) 以下情形不负赔偿责任n 固定资产正常损耗、故障n 固定资产已满折旧年限的n 其他公司认为不应赔偿并报领导核准的5.1.9. 对较长时间不用的设备类固定资产可作封存处理。拟作封存处理的设备由使用部门提报设备封存处理申请单，经行政管理部（项目公司综合部）审核，报行政分管领导（项目公司总经理）审批后，财务管理部（财务部）作相应账务处理。5.1.10. 固定资产清查与报废a) 行政管理部（项目公司综合部）应建立对固定资产的定期清查机制。每半年由行政管理部（项目公司综合部）会同财务管理部（财务部）、使用部门对固定资产进行全面的盘点清查。如出现盘盈或盘亏，则由行政管理部（项目公司综合部）负责查出盘盈、盘亏原因，并会同财务部提出处理意见，填报固定资产、低易品盘盈（亏）清单，统一经行政分管领导（项目公司综合部经理）审核、总经理（项目公司总经理）审批后处理，财务管理部（财务部）据处理结果做相应帐务处理，其中，属保管不善、玩忽职守或其他违纪违规等造成固定资产盘亏的，对相关责任人按公司相关制度处理。b) 固定资产清查时，应对固定资产仔细核对，确保帐、物、卡的一致。c) 固定资产报废。n 固定资产使用效率不能满足工作需求、失去使用价值或已满折旧年限的，可以申请报废。n 固定资产报废审批流程为：各领用部门填写固定资产报废审批表，行政管理部（项目公司综合部）审核，财务人员提报相关数据（购入时间、使用年限、原值、净值等），财务管理部（财务部）审核，总经理（项目公司总经理）审批。n 报废后固定资产由行政管理部（项目公司综合部）负责处理。5.1.11. 固定资产的财务处理要求a) 固定资产由财务部按规定每月计提折旧基金，计算净残值。b) 当月新增的固定资产当月不计提折旧；当月减少的固定资产当月仍需计提折旧，次月停止折旧；提前报废的在用固定资产，不再计提折旧；在用固定资产封存后，当月开始不再计提折旧。5.2. 易耗品管理5.2.1. 本制度所称易耗品范围为总部（或项目公司）办公用品、印刷品等。5.2.2. 行政管理部（项目公司综合部）为总部（项目公司）易耗品管理的归口部门，负责易耗品采购、验收入库和领用的管理。5.2.3. 易耗品的申购：a) 各部门有低值易耗品采购需求时，需提报物品申购单，行政管理部（或项目公司综合部）审批、财务管理部核算，按权限审批后方可购买。b) 特急用品：各部门急需购置的办公用品，可以填写办公用品申请单，经部门经理、行政管理部（项目公司综合部）同意，由申请部门自行购买，并到行政管理部（或项目公司综合部）补办入库、领用手续。c) 名片、表单等印刷类办公用品，行政管理部（项目公司综合部）委外印刷前，由需求部门（人）填报采购申请单。其中名片印制审批流程为：需求者本人提报，部门负责人审批, 行政管理部（项目公司综合部）核实职位信息；表单类印刷审批流程为：业务经办部门提报，行政管理部经理（项目公司综合部经理）审批。d) 其他易耗品（指酒烟茶等价值较高的物品），行政管理部（项目公司综合部）根据库存及工作实际需要及时补充采购；金额超过2000元的，必须由2人以上共同采购。5.2.4. 易耗品采购到位后，由采购人员填报入库单，经指定的保管人进行验收（数量、质量、金额等），财务管理部（财务部）据此入帐、保管人据此登帐。5.2.5. 易耗品的领用与管理a) 由领用人申请，审批流程为：使用人申请、部门审核、行政管理部经理（项目公司综合部经理）审批。b) 在库物品由行政管理部（项目公司综合部）负责指定专人管理。c) 领用办公用品须填写办公用品领料单。总部（项目公司）对员工领用物品费用进行内部财务核算，并进行成本效益综合评价。d) 贵重办公物品（如计算器、烟酒茶等），须经部门负责人批准后才能领用。5.2.6. 易耗品的调拨管理与固定资产的调拨管理相同，详见5.1.7。5.2.7. 对易耗品的盘点清查在库物品，每月进行收、发、存帐目以及库存实物的清查盘点，在每月25日前填写该月库存统计表，注明盈亏值，盘亏、盘盈的办公用品要查明原因，报财务检核，属保管不善、玩忽职守或违纪违规等造成办公用品亏少，对相关责任人按公司相关制度处理。5.2.8. 易耗品的报废a) 低值易耗品的报废需由各领用部门负责人提出，行政管理部（项目公司综合部）审批。b) 贵重用品报废时应由使用部门填写情况说明，交行政管理部（项目公司综合部）、财务部审核注销；员工调离，须与行政管理部（项目公司综合部）进行物品交接，否则按规定折价赔偿。5.2.9. 易耗品的核算采用一次摊销法，购入后费用直接进入当月成本。5.2.10. 易耗品供方管理a) 日常用量较大的办公用品，应确定长期供应商。b) 易耗品供方由行政管理部（项目公司综合部）、财务部于每年1月、7月联合进行评估，评估范围包括价格、质量、服务三个方面。c) 评估须邀请三家以上供方单位参与，评估优胜者优先作为公司长期供货单位。5.2.11. 各部门办公用品领用纳入